بررسی عملکرد، ارزیابی عملکرد یا ارزیابی عملکرد بخش مهمی از فرآیند هر شرکت است. هر کارمند، به طور دوره‌ای در طول دوران کاری خود، باید عملکرد خود را ارزیابی کند. این ارزیابی یک ابزار ضروری برای اهداف مختلف است، بنابراین باید بدانید که شامل چه مواردی می‌شود، برای چه مواردی استفاده می‌شود، و اگر به هر نحوی درگیر فرآیند هستید، چگونه می‌توانید آن را انجام دهید.

امروز، من امیدوارم که با تعریف آن، توضیح نحوه استفاده از آن و ارائه چند مثال، این فرآیند را ابهام زدایی کنم.

بیایید شروع کنیم!

تعریف ارزیابی عملکرد

در حالی که اصطلاحات مختلفی برای ارزیابی عملکرد وجود دارد، همه آنها به یک رویداد اشاره می کنند. ارزیابی عملکرد جلسه‌ای است که معمولاً بین یک کارمند و مدیر یا رئیس بخش آن‌ها انجام می‌شود و به طور بالقوه شامل یک مدیر منابع انسانی، یک مدیر اجرایی سطح C یا یکی دیگر از اعضای مدیریت ارشد می‌شود.

این جلسه به طور سنتی ارزیابی عملکرد کارکنان از زمان آخرین بررسی آنها (یا اولین بررسی آنها از زمان استخدام) است.

اینها هستند:

• جلسات برنامه ریزی شده ارزیابی عملکرد جلسات برنامه ریزی شده است. کارکنان باید از آنها آگاه باشند، برای آنها آماده باشند و از وجود آنها آگاه باشند. با توجه به اهمیت آنها در فرصت‌های رشد حرفه‌ای، پاداش و سایر جنبه‌های شغلی کارمند، آنها نباید از بررسی غافلگیر شوند.
• جلسات منظم ارزیابی ها باید طبق یک برنامه منظم برگزار شود. به طور معمول، ارزیابی عملکرد یک یا دو بار در سال انجام می شود، اگرچه برخی از سازمان ها ممکن است آنها را به صورت فصلی پردازش کنند.
• جلسات رسمی ارزیابی عملکرد یک فرآیند دقیق به عنوان بخشی از مدیریت، سازماندهی و حسابداری برای شرکت است. آنها ثبت می شوند و در پرونده نگهداری می شوند، برای ترسیم پیشرفت کلی یک کارمند استفاده می شوند، و می توانند هم برای هدایت کارمند به سمت بهبود و هم برای تشخیص مسائل با تیم، بخش یا شرکت به عنوان یک کل استفاده شوند.
• جلسات استاندارد ارزیابی های عملکرد فقط به اندازه داده هایی که جمع آوری می کنند معتبر هستند. اگر آنها غیررسمی یا ناسازگار باشند، اطلاعاتی که ارائه می کنند نمی توانند به طور دقیق با ارزیابی های گذشته مقایسه شوند و در نتیجه ارزش آنها کاهش می یابد.
• جلسات بی طرفانه یک عنصر اصلی ارزیابی عملکرد موثر، خنثی بودن آن است. به ویژه، اگر ارزیابی به عنوان دلیل فسخ مورد استفاده قرار گیرد، ممکن است به دلیلی در اتهام فسخ تبعیض آمیز تبدیل شود، همانطور که اغلب در گذشته اتفاق افتاده است .

ارزیابی عملکرد عملکرد شغلی کارمند مورد نظر را ارزیابی می کند. بنابراین، سوال مرتبط این است که عملکرد شغلی چیست؟ از  AIHR Digital :

«عملکرد شغلی درجه ای است که یک کارمند وظایف شرح شغل خود را انجام می دهد. افرادی که عملکرد شغلی خوبی دارند، تمام الزامات شغلی خود را برآورده می کنند، به اهداف شغلی خود می رسند و معیارهای عملکرد را برآورده می کنند. به این عملکرد شغلی درون نقشی نیز گفته می شود.

علاوه بر عملکرد شغلی درون نقشی، یک کارمند ممکن است به دلیل عملکرد خارج از نقش خود نیز مورد ارزیابی یا ستایش قرار گیرد. عملکرد خارج از نقش شامل رفتارهایی است که برای کل سازمان، تیم کارمند یا برند شرکت مفید است. کارمندان فراتر از الزامات شغلی خود عمل می‌کنند، از راه خود برای تسهیل پذیرش یا راهنمایی یک استخدام جدید خارج می‌شوند، یا سایر رفتارهای «شهروندی سازمانی» همگی تحت این عنوان قرار می‌گیرند.

حفظ تمایز بین این دو ضروری است. هنگامی که عملکرد فرا نقشی یک کارمند عادی شد و به عنوان پایه ارزیابی شد، انگیزه ای برای کناره گیری از آن عملکرد یا ترک نقش می شود. کارمندانی که احساس نمی‌کنند برای انجام کارهای بالاتر و فراتر از آن قدردانی می‌کنند، به بیان ساده، فراتر نخواهند رفت.

ارزیابی عملکرد برای چه مواردی استفاده می شود؟

ارزیابی عملکرد اهداف زیادی دارد.

 ارزیابی به کارکنان کمک می کند تا از عملکرد خود آگاهی داشته باشند.  اگر یک کارمند از نادرست بودن رفتار خود آگاه نباشد، نمی تواند رفتار خود را تنظیم کند. ارزیابی عملکرد راهی برای مدیر یا سرپرست برای ارائه بازخورد به کارمند است و به آنها اطلاع می‌دهد که آیا عملکردشان خوب است یا ضعیف، آیا مشکلاتی دارند یا اینکه دقیقاً هدفشان هستند.

با این حال، ارزیابی نباید غافلگیر کننده باشد. در یک سازمان مدرن، یکی از ارکان اصلی رضایت کارکنان و مدیریت موثر، ارتباطات شفاف است. کارمندان باید مدت‌ها قبل از بررسی، از طریق نشست‌های اطلاعاتی بیشتر و جلسات موقت، از کاستی‌ها آگاه باشند و برای رسیدگی به مسائل مدت‌ها قبل از تبدیل شدن به مشکل، بازخورد بدهند.

ارزیابی عملکرد صرفاً راهی برای رسمی کردن و مدون کردن بررسی‌های منظم عملکرد کارکنان است و به عنوان راهنمای بی‌طرف برای اندازه‌گیری آن عملکرد عمل می‌کند.

 ارزیابی به کارمند کمک می‌کند تا مسائلی را که ممکن است به‌عنوان موضوع تشخیص ندهند، آگاه کند و به آنها کمک می‌کند تا به سمت حل‌وفصل شوند. گاهی اوقات، یک کارمند ممکن است نداند که چه مقدار از بازخورد آنها درخواست های شخصی یا مستقیم از یک مدیر است و چه مقدار از آن بازخورد مهم تر مربوط به کسب و کار است.

این اشتباهات اغلب یک شکست ارتباط هستند، اما ارزیابی عملکرد می تواند به اهمیت بازخورد مناسب کمک کند. یک بازبینی به ندرت دلیلی برای پایان کار است، اما می تواند کارمند را به ارزیابی مجدد رفتار و مسئولیت های کاری خود سوق دهد تا مسیر خود را قبل از بررسی های بعدی تنظیم کند.

 ارزیابی کارمند را به دلیل عملکرد رضایت بخش و مثال زدنی برای تشویق عملکرد بیشتر تحسین می کند. با این حال، ارزیابی عملکرد هرگز نباید کاملاً منفی باشد. هر کارمند دارای ویژگی های بازخرید کننده است، در غیر این صورت سازمان هنوز آنها را به کار نمی گیرد. بنابراین، یک ارزیابی عملکرد خوب، بازخورد منفی را با بازخورد مثبت متعادل می کند. مشخصات هر دو باید در بررسی آنها ذکر شود و به عنوان مثال استفاده شود. آنها باید بدانند که چه کارهایی را باید بیشتر انجام دهند و از چه کارهایی باید اجتناب کنند.

هیچ کس کامل نیست. ارزیابی عملکرد به ندرت باید کاملاً مثبت باشد، اما نباید بی امان منفی باشد. ارزیابی های صرفاً منفی عملکرد می تواند به روحیه کارکنان شما آسیب برساند، آنها را کمتر برای بهبود کار کند و احتمال بیشتری دارد که قبل از پایان کار، شغل جایگزین پیدا کنند و یک نقطه سیاه در کارنامه آنها وجود داشته باشد.

 این ارزیابی به سازمان کمک می کند تا میزان پرداخت بودجه خود را برای پاداش ها، افزایش ها و سایر مزایا تعیین کند. یک عنصر حیاتی در فرآیند ارزیابی عملکرد، توانایی شرکت برای استفاده از یک رویکرد بی طرفانه و ثابت برای تعیین پرداخت مشوق های مالی و سایر پاداش های کارکنان است.

بودجه‌ها محدود هستند، و شایسته است به عملکرد نمونه به عنوان انگیزه‌ای برای تشویق عملکرد برجسته بیشتر پاداش داده شود.

 ارزیابی می تواند زمینه ای را برای اخراج یک کارمند با عملکرد ضعیف مزمن ایجاد کند. هیچ مدیری از اخراج یک کارمند لذت نمی برد. با این حال، اگر یک کارمند دائماً اشتباهات فاجعه‌باری انجام می‌دهد یا مرتکب اشتباهات فاجعه‌بار می‌شود، ارزیابی باید مشخص کند که آیا آنها بیشتر ضرر می‌کنند یا خیر.

شرایط می تواند منجر به کاهش عملکرد شود. اغلب گزینه های متعددی برای کمک به شرایط یک کارمند قبل از توسل به خاتمه وجود دارد. به عنوان مثال، آیا آنها به مرخصی پزشکی، آموزش، دسترسی به درمان یا سیستم دیگری که می توانید برای رسیدگی به مشکلات آنها ارائه دهید، نیاز دارند؟ آیا بین اعضای تیم شما اختلاف نظر وجود دارد یا عامل بیرونی محیط کار شما را مسموم می کند؟ ارزیابی عملکرد می‌تواند فرصتی برای بحث در مورد مشکلات موجود باشد و سپس بحث‌ها را به سمت تک تک اعضای تیم سوق دهد. هنگامی که ریشه مشکل را شناسایی کردید، می توانید برای حل فشارهایی که عملکرد شغلی را به صندلی عقب مجبور می کند، کار کنید.

ارزیابی عملکرد چگونه انجام می شود؟

اشکال مختلفی برای ارزیابی عملکرد وجود دارد و هیچکدام کامل نیستند:

 خود ارزیابی روشی رایج است که کارکنان می توانند دیدگاه خود را از موقعیت خود ارائه دهند، اما برای ارزیابی رسمی عملکرد مناسب نیستند. با این حال، آنها می توانند یک ابزار مقدماتی عالی برای کمک به مدیریت در درک آنچه که یک کارمند در مورد وضعیت خود انجام می دهد و نمی داند باشد.

 چک لیست های رفتاری قالبی هستند که در آن یک فرم با لیستی از رفتارها، معمولاً در مورد وظایف و عملکرد، ایجاد می شود. اینها اغلب یک چک لیست ساده بله/خیر هستند. این قالب از رفتارهای تعمیم بیش از حد اجتناب می کند و بسیار سریع پر می شود. با این حال، فرمت تفاوت های ظریف و توانایی بحث در مورد اهداف و فرصت رفتن به تجزیه و تحلیل دقیق را حذف می کند.

 بازخورد 360 درجه  شکلی از ارزیابی عملکرد است که بازخوردی را به کارمند ارائه می‌دهد، نه فقط از سوی سرپرست یا مدیر، بلکه از سوی سایر اعضای تیم، در بخش خود، و در مدیریت بالایی که ممکن است در این فرآیند دخیل باشند. در نتیجه، آنها می توانند ارزیابی های خوب و جامعی از تصویر بزرگتر ارائه دهند. با این حال، همه افراد، به ویژه همتایان، قادر به ارائه بازخورد سازنده نیستند. علاوه بر این، افرادی که در این فرآیند دخیل هستند اما مستقیماً با کارمند تعامل ندارند، ممکن است سهم زیادی نداشته باشند.

مقیاس های رتبه بندی  به اشکال مختلفی ارائه می شوند. آنها ممکن است دارای یک مقیاس +1 – 0 – 1 از «بیش از حد، برآورده کردن، ناتوانی در برآورده کردن انتظارات» باشند. آنها ممکن است دارای مقیاس ضعیف تا عالی، 1 تا 10 باشند. صرف نظر از مقیاس، هدف تعیین رفتارها، ویژگی ها و کیفیت های خاص برای ارزیابی است. به‌علاوه، هر کدام از این‌که چقدر در طرح کلی چیزهای درون سازمان اهمیت دارند، سنجیده می‌شوند. به این ترتیب، رتبه‌بندی‌های پایین در مورد رفتارهای جزئی، با رتبه‌بندی بالا در مورد کیفیت‌های اساسی‌تر مقابله نمی‌کند.

اشکال اولیه این مقیاس ها مبهم بودن، پیچیدگی و سوء تفاهم است. برای یک کارمند و حتی یک مدیر می تواند دشوار باشد که در یک نگاه متوجه شوند که چه چیزی به عنوان نتیجه “خوب” در نظر گرفته می شود و چه چیزی نیست. علاوه بر این، این مقیاس ها – به ویژه مقیاس های وسیع تر 1-10 – ذهنی تر هستند و می توانند منجر به نتایج مغرضانه شوند. ممکن است مدیریت فکر کند که یک کارمند کار عالی انجام می دهد و به او نمره 8/10 می دهد، اما آن کارمند ممکن است نگران باشد که به نحوی عملکرد ضعیفی دارد. می توانید موضوع را اینجا ببینید.

ممکن است در شرایط خاص از اشکال دیگر ارزیابی استفاده شود.

به عنوان مثال،  ارزیابی حادثه بحرانی  می تواند یک نقطه بازخورد ارزشمند برای نحوه عملکرد یک کارمند در طول یک حادثه غیر معمول اما شدید باشد. اینها جایگزینی برای ارزیابی عملکرد منظم نیستند، اما می توانند کمکی برای نشان دادن رفتار غیرعادی در طول یک بحران باشند.

یک ارزیابی عملکرد باید چه معیارهایی را اندازه گیری کند؟

ایجاد ارزیابی عملکرد قبل از انجام ارزیابی ها ضروری است. ایجاد سابقه برای آنچه مهم است و ارزش نظارت دارد بسیار مهم است. پس ارزیابی شما باید چه اندازه ای داشته باشد؟

• شایستگی های شغلی اصلی  اینها مهارت‌ها، توانایی‌ها و ویژگی‌های عملکردی هستند که همه افراد درون بخش (یا شرکت) برای موفقیت به آن‌ها نیاز دارند – برای مثال، توانایی برقراری ارتباط در داخل و بدون بخش خود.
• شایستگی های نقش  اینها مهارت ها، توانایی ها و ویژگی هایی است که کارمند برای موفقیت در نقش خاص خود به آن نیاز دارد. به عنوان مثال، این موارد می‌تواند شامل تسلط به سیستم فروش بلیط برای یک نماینده پشتیبانی، تسلط به نوعی نرم‌افزار برای یک توسعه‌دهنده، یا توانایی با یک زبان برنامه‌نویسی برای یک برنامه‌نویس باشد.
• انتظارات نقش  از کارمند چه انتظاری می رود و چقدر آن انتظارات را برآورده می کند یا از آن فراتر می رود؟
• کارمند چقدر با تیم خود و سایر اعضای شرکت همکاری می کند؟
• کارمند از نظر حضور، عملکرد و سایر جنبه های نقش خود چقدر قابل اعتماد است؟

اینها فقط برخی از  تعداد زیادی از ویژگی های احتمالی هستند که  ارزیابی شما می تواند بررسی کند. ارزیابی های عملکرد، بر حسب ضرورت، برای شرکت، بخش و نقش کارمند، در یک چارچوب کلی سفارشی می شوند. همه جنبه ها برای همه نقش ها اعمال نمی شود. برای مثال، یک توسعه‌دهنده داخلی به دلیل نداشتن مهارت‌های خدمات به مشتری، اگر در موقعیت خدماتی قرار نگیرد، نیازی به قضاوت شدید ندارد.

ارزیابی عملکرد خوب و بد چگونه است؟

هنگام توسعه ارزیابی عملکرد، دیدن اینکه ارزیابی های خوب چگونه به نظر می رسند می تواند مفید باشد. مهمتر از آن، برای جلوگیری از افتادن خود به اشتباهات مشابه، دیدن ارزیابی‌های بد با ارزش است.

• این پست از والامیس  شامل چهار مثال، دو تا خوب و دو بد است. این مشکلات رایج، مانند بررسی عملکرد بیش از حد تعمیم، کم خاص، و بیش از حد شخصی را به نمایش می گذارد. همچنین نشان می‌دهد که چگونه می‌توان بررسی‌های منفی عملکرد را به شیوه‌ای شخصی‌سازی شده و مفید، بدون عبارات اتهامی، منفی‌گرایی آشکار یا سایر مشکلات رایج انجام داد.
• این پست از Business News Daily  پنج نمونه از حکایت‌های ارسالی توسط کاربر را نشان می‌دهد، بررسی‌های عملکردی که از بدترین موارد ارسال شده بودند.
• این پست از Venngage  مجموعه ای از قالب ها و الگوها را برای اسناد ارزیابی عملکرد عمومی (اما مفید) ارائه می دهد. آنها دارای متن نمونه پر شده هستند، و پست همچنین شامل مشاوره از یک مدیر منابع انسانی است. به طور کلی، این منبع خوبی برای شروع فرآیند ارزیابی شما است، در این مرحله می توانید آن را برای شرکت خود سفارشی کنید.

به طور کلی، نشان دادن نمونه‌هایی از ارزیابی‌های عملکردی به‌طور واضح خوب یا بد دشوار است، زیرا به دلیل ماهیت آن‌ها، این ارزیابی‌ها برای شرکت، بخش و نقش سفارشی شده‌اند. تا زمانی که آنها بتوانند به طور دقیق یک کارمند را بر اساس ویژگی ها و رفتارهای مرتبط با کار اندازه گیری کنند، اغلب به اندازه کافی خوب هستند. فقط مطمئن شوید که فرآیند ارزیابی شما با کیفیت های بالا مطابقت دارد – منظم، برنامه ریزی شده، رسمی، بی طرفانه و استاندارد شده – تا بتوان از آنها برای قضاوت دقیق عملکرد کارمندان استفاده کرد.

در مورد ارزیابی عملکرد چه احساسی دارید؟ سوال دیگه ای از من دارید؟ آیا در حال حاضر این موارد را در سازمان خود اجرا می کنید یا قصد دارید؟ لطفا در نظرات زیر با ما به اشتراک بگذارید! من لازم است به هر نظر سازنده ای که دریافت می کنم پاسخ دهم و دوست دارم از شما بشنوم!