هر کسب‌وکاری، دیر یا زود، با موضوع پیچیده‌ای مواجه می‌شود که همان انطباق است. خواه مقررات ایمنی محل کار OSHA، مقررات حفظ حریم خصوصی HIPAA، مقررات قانونی رازداری، یا موارد دیگر، رعایت آن همیشه وجود دارد. همچنین چیزی نیست که یک تجارت بتواند نادیده بگیرد. نقض مقررات انطباق می تواند منجر به هر چیزی شود، از جریمه تا یک نهاد دولتی که کسب و کار شما را تا زمانی که تغییرات ایجاد شود تعطیل کند یا بدتر.

در دنیای استخدام، مشاغل باید از مقررات خاصی پیروی کنند تا از قوانین استخدام فدرال پیروی کنند. نقض این مقررات نادیده گرفته نمی شود. از طریق EEOC:

کمیسیون فرصت های شغلی برابر ایالات متحده (EEOC) امروز تفکیک دقیق 67,448 اتهام تبعیض در محل کار را که آژانس در سال مالی 2020 دریافت کرده است، منتشر کرد. این آژانس 439.2 میلیون دلار برای قربانیان تبعیض در بخش خصوصی و دولت ایالتی و محلی تضمین کرد. محل کار از طریق تصمیم گیری های داوطلبانه و دعاوی قضایی.

مگر اینکه بخواهید کسب و کار شما به این آمار اضافه شود، باید از مقررات انطباق آگاه باشید و از آنها پیروی کنید.

درک انطباق به معنای آگاهی از فشار و کشش دو نیروی مختلف است. از یک طرف، شما می خواهید بهترین کارمندان ممکن را برای کسب و کار خود در هر نقش باز استخدام کنید. از سوی دیگر، باید مطمئن شوید که آن کارمندان را جستجو نمی‌کنید، آنها را فیلتر نمی‌کنید یا بر اساس اطلاعات محافظت شده آنها را از بررسی حذف نمی‌کنید.

انطباق چیزی فراتر از اجتناب از مجازات های فدرال و شکایت های حقوقی است. این در مورد ایجاد یک فهرست متنوع و قانع کننده از کارمندان است. خواه  جذب نامزدهای زن بیشتری باشد  و ایجاد احساس امنیت در محل کار، به ارمغان آوردن تجربیات و دیدگاه‌های بین‌المللی، یا صرفاً گسترش تنوع ایده‌ها، انطباق برای یک شرکت مدرن موفق از اهمیت زیادی برخوردار است.

چه نوع مقررات انطباق را باید در نظر داشته باشید؟ تعداد انگشت شماری وجود دارد که همه از اهمیت یکسانی برخوردارند.

مطابقت با رده محافظت شده

شاید برجسته ترین شکل انطباق، حفاظت از اشکال مختلف اطلاعات در مورد یک نامزد باشد. کسب و کار شما ممکن است تصمیمات استخدام یا استخدام، تصمیمات حقوق، یا سایر تصمیمات خط مشی را بر اساس دسته بندی های محافظت شده اتخاذ نکند. دسته بندی های محافظت شده شامل نژاد، رنگ پوست، مذهب، هویت جنسی، گرایش جنسی، منشاء ملی، ناتوانی، بارداری و غیره است.

درک این نکته بسیار مهم است که تبعیض لزوماً به معنای تعصب آشکار نیست. بسیاری از اقدامات و فقدان آنها وجود دارد که می تواند منجر به اقدام نامطلوب، سوگیری یا تبعیض ضمنی شود، حتی اگر هیچ قصد عمدی پشت آن نباشد.

یک مثال معمولی شامل عبارت “باید قادر به بلند کردن و حمل حداقل 50 پوند باشد.”در فهرست شغلی برای نقشی که نیازی به فعالیت بدنی ندارد، مانند شغل اداری. در حالی که ممکن است آن را با صحبت کردن در مورد چاپگرهای متحرک یا دسته‌های کاغذ توجیه کنید، ظرفیت فیزیکی برای انجام کار ضروری نیست و درخواست آن می‌تواند علیه افراد دارای ناتوانی‌های جسمی، مشکلات کنترل حرکتی یا سایر ویژگی‌های محافظت شده تبعیض آمیز باشد.

انطباق در اینجا از ابتدای ترکیب آگهی‌ها و آگهی‌های شغلی که برای ارتقای نقش باز، سؤالات مصاحبه (در یک لحظه بیشتر در مورد آن بیشتر می‌شود) و اجرای سیاست‌ها در سازمان شروع می‌شود.

مطابقت با موضوع مصاحبه

مصاحبه یکی از حیاتی‌ترین بخش‌های فرآیند استخدام و استخدام است و همچنین مملو از مسائل مربوط به رعایت قوانین است.

هنگام انجام مصاحبه، ارزیابی مهارت ها یا سایر غربالگری های قبل از استخدام، باید مراقب باشید که از درخواست یا حتی در نظر گرفتن محافظت از اطلاعات خودداری کنید. بر اساس HRMSWorld  :

سوالات مصاحبه باید بر توانایی متقاضی برای انجام کار متمرکز باشد و نباید به موضوعاتی مانند ناتوانی، نژاد، رنگ، جنسیت، مذهب و غیره منحرف شود. هر آزمونی که بخشی از فرآیند استخدام است باید کاملاً با موقعیتی که شما در آن هستید مرتبط باشد. به دنبال پر کردن هستند و نباید بر اساس هر یک از دلایل ذکر شده در بالا حذف شوند – همچنین یک آزمون نباید متقاضیان 40 سال یا بالاتر را حذف کند.

یکی از راه‌های رایج برای جلوگیری از تعصب و تبعیض در فرآیند مصاحبه، استفاده از کارت امتیازی مصاحبه است. کارت امتیازی مصاحبه به عنوان الگویی برای سؤالات هر کاندیدا، با سؤالات از پیش تنظیم شده و روبریکی عمل می کند که با آن می توان پاسخ ها را از دیدگاهی بی طرفانه قضاوت کرد. در اینجا می توانید درباره کارت امتیازی و همچنین نحوه ایجاد آنها بیشتر بدانید .

بررسی پیشینه انطباق

بررسی پیشینه راهی ضروری برای تأیید اطلاعات مربوط به متقاضی و محافظت از کسب و کار شما در برابر نامزدهایی است که سابقه رفتار نامناسب برای استخدام دارند. آنها در درجه اول راهی برای تأیید اینکه یک نامزد همان چیزی است که ادعا می کند و تأیید سوابق مانند سوابق تحصیلی، سابقه شغلی و سایر اطلاعات مانند سوابق رانندگی، سابقه آزمایش مواد مخدر و محکومیت است.

مقررات اولیه برای انطباق در بررسی پیشینه، قانون گزارش دهی اعتبار منصفانه است. این قانون قبل از اینکه بتوانید چنین بررسی و رویه‌های خاصی را برای رسیدگی و استفاده از اطلاعات موجود در بررسی پیشینه شروع کنید، به رضایت کتبی صریح برای بررسی پیشینه نیاز دارد.

برخی از اطلاعات موجود در بررسی پیشینه نیز بسته به حوزه قضایی ایالت شما ممکن است محافظت شود. به عنوان مثال، استفاده از داروهای خاص، سوابق اعتباری و سوابق  قدیمی تر از تعداد معینی از سال  همگی قابل محافظت هستند. استفاده از اطلاعاتی که به عنوان بخشی از تصمیم محافظت می شود، نقض انطباق است.

علاوه بر این، بررسی های پیشینه باید به طور مساوی توزیع شوند. شرکتی که به بررسی پیشینه در مورد انواع خاصی از متقاضیان نیاز دارد اما برای سایرین نیاز به بررسی پیشینه دارد، به طور پیش فرض تبعیض آمیز است.

مطابقت فرم رضایت

به عنوان بخشی از انطباق با بررسی‌های پس‌زمینه، یک شرکت باید قبل از شروع یک غربالگری پس‌زمینه از هر نوع، یک فرم رضایت امضا شده دریافت کند. بسیاری از شرکت‌ها نمی‌دانند که این فرم رضایت خود یک سند با دقت تنظیم شده با قوانین فدرال است که بر آنچه می‌تواند و نمی‌تواند حاوی آن باشد، نظارت می‌کند.

فرم رضایت ممکن است فقط شامل دو بخش باشد: مجوز و افشا. مجوز درخواست امضا از نامزدی است که مورد بررسی قرار می گیرد. افشای عبارتی است که می گوید قصد دارید یک بررسی پس زمینه انجام دهید.

مشکلات رایج این فرم ها عبارتند از:

• شما در حال جاسازی رضایت در سند دیگری هستید. فرم رضایت غربالگری شما باید یک سند مستقل باشد و هدفش مشخص باشد و نمی توان آن را با سایر اسناد یا مجوزها جمع کرد.
• شما اظهارات یا اطلاعات دیگری را درج می کنید. یک مثال متداول آزادسازی مسئولیت است. با گنجاندن چنین انتشاری، فرم رضایت شما نامعتبر و ناسازگار می شود.
• شما قوانین دولتی را نادیده می گیرید. مقررات فدرال فرم های رضایت را راهنمایی می کند، اما  ایالت های خاص  ممکن است قوانین سخت گیرانه تری در مورد اینکه چه چیزی می تواند در بررسی پیشینه و اسناد مربوطه گنجانده شود، داشته باشد.

فرم های رضایت نامه غیر انطباق، یکی از رایج ترین موارد نقض انطباق در کشور است و بنابراین برای هر کسب و کاری ارزش بررسی دارد.

انطباق با اقدام نامطلوب

اقدام نامطلوب به دو صورت است. یکی کلی است که در این مقاله با جزئیات بیشتری به آن می پردازیم  . دیگری به صراحت به بررسی پیشینه مربوط می شود.

هنگامی که یک بررسی پیشینه انجام می دهید و اطلاعاتی را در مورد یک نامزد کشف می کنید که در غیر این صورت فاش نشده و محافظت نشده است، که تصمیم شما را برای استخدام نامزد تغییر می دهد، باید از پروتکل خاصی پیروی کنید.

این پروتکل یک فرآیند سه مرحله ای است.

1. هنگام کشف اطلاعاتی که ممکن است منجر به اقدام نامطلوب شود (معمولاً پس گرفتن پیشنهاد استخدام) باید به نامزد اطلاعیه ارسال کنید.
2. باید پنج روز کاری صبر کنید.
3. شما باید یک اخطار رسمی و نهایی درباره تصمیم به انصراف از پیشنهاد یا استخدام نامزد به دلیل اطلاعات موجود در بررسی پیشینه آنها ارسال کنید.

هدف این فرآیند این است که به داوطلب این فرصت را بدهد  که اعتبار  بررسی پیشینه و اطلاعات موجود در آن را رد کند.

بررسی پیشینه اشتباه نیست! هر ساله مواردی پیش می آید که افراد به اشتباه شناسایی می شوند و از اطلاعات نادرست مربوط به فرد دیگری علیه آنها استفاده می شود.

انطباق با غربالگری دارو

غربالگری برای استفاده از مواد مخدر ممکن است بسته به حوزه قضایی ایالت شما مجاز باشد یا نباشد. در حالی که بسیاری از مواد کنترل شده غیرقانونی هستند، یکی از نگرانی های خاص ماری جوانا است. تا همین اواخر، مشاهده سیاست‌های تحمل صفر به عنوان یک امر احتمالی برای استخدام و ادامه اشتغال، با استفاده از غربالگری‌های دارویی پراکنده برای تأیید انطباق کارمندان، رایج بود.

با گسترش استفاده از ماری جوانا پزشکی، و فشار مداوم برای قانونی کردن ماری جوانا در سطح ایالتی در بسیاری از ایالت ها، غربالگری مواد مخدر خطرناک تر می شود. استفاده پزشکی، به ویژه، محافظت می شود. در ایالت هایی که استفاده تفریحی قانونی است، تصمیم گیری برای استخدام یا انجام اقدامات نامطلوب بر اساس نتایج غربالگری دارو (یا حتی نیاز به غربالگری دارو در وهله اول) ممکن است مطابقت را نقض کند.

یکی از استثناهای بالقوه این، مشاغل دولتی است. قابل ذکر است، مشاغل دولت فدرال دارای مجموعه کاملی از مقررات انطباق اضافی هستند که باید آنها را دنبال کنید. صرفنظر از این، در بسیاری از ایالت ها غربالگری بر اساس مصرف ماری جوانا برای شرکت ها خطرناک شده است و دانستن مقررات ایالتی بسیار مهم است.

مطابقت با تاریخچه اعتباری

یکی دیگر از عناصر رایج بررسی پیشینه که ممکن است بر تصمیم استخدام تأثیر بگذارد، سابقه اعتباری است. در حالی که استفاده از گزارش های اعتباری و سابقه اعتباری در سطح فدرال غیرقانونی نیست، بسیاری از ایالت ها و حتی برخی از شهرها ممنوعیت ها و مقررات خاصی در مورد سابقه اعتباری در تصمیم گیری استخدام دارند.

منطقی سازی ساده است: سابقه اعتباری اغلب خود تبعیض آمیز است و اطلاعاتی که در آنها وجود دارد به ندرت به انجام وظایف مورد نیاز در یک شغل مرتبط است. بدهی، مانده اعتبار یا چندین حساب اعتباری یک فرد چه ارتباطی با توانایی کار به عنوان صندوقدار، کارمند اداری یا مدیر دارد؟ هیچ یک.

علاوه بر این، تاریخچه اعتباری توسط عوامل خاصی که مستقیماً به طبقات محافظت شده مرتبط است، سوگیری دارد. مهاجران اخیر اغلب سابقه اعتباری کمی دارند یا اصلاً سابقه اعتباری ندارند. اقلیت ها اغلب قربانی تبعیض در مسکن، بانکداری و سایر صنایع هستند که منجر به سرکوب امتیازات اعتباری می شود. افراد جوان معمولاً نمرات اعتباری پایین تری دارند، به این معنی که اعتبار می تواند تبعیض سنی نیز باشد. نمرات اعتباری می تواند طیف گسترده ای از سوگیری ها و شیوه های تبعیض آمیز را منعکس کند و استفاده از آنها نیز می تواند تبعیض تلقی شود.

رعایت سابقه حقوق و دستمزد

به همین ترتیب، درخواست حقوق گذشته در محل کار قبلی معمولاً هم نامربوط و هم تبعیض آمیز است. در اکثر مواقع، سابقه حقوق و دستمزد گذشته تنها برای توجیه پرداخت حقوق کمتر به نامزد نسبت به آنچه که در غیر این صورت برای نقشی که می‌پذیرد شایسته آن است، استفاده می‌شود.

همانطور که در  بحث خود در این زمینه نوشتیم :

متأسفانه، سابقه حقوق و دستمزد برای توجیه بسیاری از شیوه های بد در سراسر صنعت اشتغال استفاده شده است. مثلا:

مردم از سابقه حقوق برای حذف نامزدهای با حقوق کم استفاده کرده اند، با این فرض که اگر واقعاً ماهر بودند، درآمد بیشتری داشتند.

مردم از سابقه حقوق و دستمزد برای حذف نامزدهای با حقوق بالا استفاده کرده اند، زیرا آنها “خیلی گران” هستند، حتی اگر آن نامزد ممکن است مایل به کاهش حقوق باشد.

مردم از تاریخچه حقوق و دستمزد برای تشدید تبعیض حقوقی مستمر جنسیتی استفاده می کنند. پرداخت متفاوت به افراد بر اساس جنسیت غیرقانونی است، اما اگر در گذشته حقوق متفاوتی دریافت کرده باشند و برای توجیه آن از سابقه حقوق استفاده کنید، قانونی می شود.»

بسیاری از ایالت ها و شهرها درخواست سابقه حقوق یا حتی استفاده از اطلاعات حقوق داوطلبانه داوطلب را ممنوع کرده اند. علاوه بر این، اغلب بهتر است برای جلوگیری از مسائل مربوط به حقوق در استخدام، محدوده حقوقی را در لیست مشاغل عمومی ارائه دهید. و البته، حصول اطمینان از اینکه کارمندانی که در نقش های مشابه هستند، مبالغ مشابهی دریافت می کنند بسیار مهم است.

انطباق با Ban-The-Box

یکی دیگر از فشارهای مدرن برای حذف تبعیض از استخدام، کمپین “Ban-The-Box” است. “جعبه” مورد بحث، چک باکس در غربالگری های استخدامی است که بیان می کند که نامزد به یک جنایت محکوم نشده است.

منطق این است که محکومیت های جنایی به ندرت به شغل مربوط می شود و کسانی که به جرم محکوم می شوند کمتر از کسانی که محکوم نشده اند توانایی انجام یک شغل را ندارند. به دلیل نابرابری در سیستم قضایی کشور و نیروهای پلیس، محکومیت ها نیز می تواند مغرضانه علیه سایر طبقات حمایت شده باشد.

سی و شش ایالت و بیش از 150 شهر قوانین و مقررات ممنوعیت جعبه را در سطح فدرال برای مشاغل دولتی ایجاد کرده اند. حتی اگر در آن ایالت ها کار نمی کنید تا جلوتر از منحنی ها بمانید، ارزش برداشتن جعبه را دارد.

حفظ انطباق

رعایت در استخدام پیچیده است، اما این قانون است، و بسیار ارزشمند است.

در صورتی که یک نامزد یا کارمند تصمیم به پیگیری قانونی داشته باشد، حفظ انطباق فقط به معنای اجتناب از جریمه و مسئولیت به عنوان یک شرکت نیست. همچنین به کسب و کار شما کمک می‌کند تا نیروی کار قوی‌تر و متنوع‌تری ایجاد کند،  که برای شرکت مؤثرتر  است. اقداماتی را برای بازنگری خط‌مشی‌ها، شیوه‌ها و مقررات محلی خود انجام دهید تا از انطباق زودتر مطمئن شوید.