جزر و مد کسب و کار. ابهامات کلی اقتصاد، فصلی بودن یک جایگاه یا یک کسب و کار فردی، و حتی در دسترس بودن بودجه بازاریابی شما می تواند باعث ایجاد فشار و کشش در هر چیزی که به کسب و کار شما مربوط می شود، باشد. استخدام نیز از این قاعده مستثنی نیست.

دلایل زیادی وجود دارد که شما ممکن است نیاز به پر کردن یک نقش باز در طول زمان تنگنا داشته باشید. شاید یک کارمند منتقد در طول پروژه ای که بیشترین تقاضا را دارد ترک کرده است. شاید کارمندی با مسائل پزشکی غیرمنتظره مواجه شده باشد. شاید ساییدگی آهسته به گونه ای ایجاد شده باشد که، همراه با افزایش تقاضای فصلی، باید هر چه سریعتر صندلی های سطح پایه را پر کنید.

استخدام در زمان تنگنای زمانی، فشار مبتنی بر زمان را بر یک فرآیند از قبل سخت وارد می کند. شما را مجبور می کند تا خود را با یک بازه زمانی کوتاه وفق دهید. شما لوکس یک فرآیند طولانی با مصاحبه های متعدد و تست مهارت های فشرده را ندارید. در عوض، شما باید بهترین قضاوت خود را در سریع ترین زمان ممکن انجام دهید. در عین حال، باید از استفاده از احساسات درونی یا صفات سطحی برای تصمیم گیری اجتناب کنید .

چگونه می توانید به طور موثر در زمان تنگنا استخدام کنید؟ در اینجا مهم ترین نکاتی است که باید در نظر داشته باشید.

اصول را نادیده نگیرید

پایه و اساس استخدام موثر، ایجاد زمینه ای برای اطمینان از انتخاب افراد مناسب برای نقش های مناسب است. نادیده گرفتن برخی از این زمینه ها به دلیل زمان زیادی که می خواهد بسیار وسوسه انگیز باشد، اما تنها کاری که انجام می دهید، در صورت انجام این کار، به حداقل رساندن شانس یافتن یک استخدام خوب و بلند مدت است.

“زمینه کاری” که باید انجام دهید چیست؟

 پروفایل نامزد خود را ایجاد کنید.

ایجاد نمایه کاندیدای خود به معنای قرار دادن شرحی از نقش و وظایفی است که کارمند باید انجام دهد. سپس، می‌توانید مهارت‌های ضروری لازم برای موفقیت و مهارت‌های اختیاری که یک نامزد را به یک انتخاب عالی تبدیل می‌کند، انتخاب کنید. همچنین می‌توانید عواملی را انتخاب کنید که حتی یک نامزد عالی را از رقابت حذف کنند. مونتاژ این نمایه ممکن است کمی طول بکشد، اگرچه هر چه مدت بیشتری این کار را انجام داده باشید، آسان‌تر خواهد بود.

همچنین ممکن است یک سند قدیمی با نمایه نقش مربوط به قبل از ترک کارمند فعلی خود داشته باشید. اگر چنین است، گرد و غبار آن را پاک کنید و آن را با نیازهای مدرن نقش به روز کنید. مطمئن شوید که آن را همانطور که هست استفاده نکنید، مگر اینکه آن را بررسی کنید تا مطمئن شوید هنوز دقیق است. به هر حال، در یک تجارت مدرن، نقش ها، وظایف و تعاریف شغل در طول زمان تغییر می کند.

 آگهی شغلی خود را ایجاد کنید

آگهی شغلی شما بخش مهمی از استخدام است. مگر اینکه به طور انحصاری از داخل تبلیغ کنید یا نامزدهای منفعل را تعقیب کنید، پست شغلی شما جایی است که بیشتر سرنخ های خود را به دست خواهید آورد. چیزهای زیادی به یک پست شغلی خوب اختصاص می‌یابد – که به هر حال باید بسیاری از آنها را به عنوان یک الگو در دسترس داشته باشید – اما همیشه باید آن را برای نقش خاصی که می‌خواهید پر کنید سفارشی کنید. در اینجا راهنمایی برای متمایز کردن آگهی شغلی شما آمده است.

 منابع موجود را بررسی کنید.

هنگامی که کسب و کار شما راه اندازی شد، به ندرت پیش می آید که در هنگام استخدام نیاز به شروع از صفر مطلق داشته باشید. شما باید منابع موجودی داشته باشید که بتوانید آنها را بررسی کنید.

• نامزدهای قبلی که برای این نقش درخواست داده بودند اما در آن زمان موفق به آن نشدند . گرم نگه داشتن استخر کاندید یک استراتژی همیشه سبز است.
• نامزدهای منفعل شناخته شده ای که ممکن است اکنون که نقشی باز شده است علاقه مند شوند . تعامل با نامزدهای منفعل یک پروژه بلندمدت است، اما ممکن است بتوانید فرآیند جذب یک نامزد خوب را در مدت کوتاهی تسریع کنید.
• ارجاع کارمندان برای ایفای نقش با افرادی که توصیه هایی از کارمندان فعلی شما دارند. البته، به توصیه یک کارمند فعلی نمی‌توانید کل فرآیند را نادیده بگیرید، اما می‌توانید سرنخ‌های خوبی دریافت کنید.
• ترفیع‌های داخلی می‌توانند به شما این امکان را بدهند که نقش‌های سطح بالاتر را با کارمندان موجود و تعداد شناخته شده پر کنید و سپس از فرآیند استخدام با فشار پایین‌تر برای پر کردن نقشی که آنها خالی کرده‌اند استفاده کنید.

اینها می توانند راه های بسیار خوبی را برای پر کردن یک نقش باز در مدت زمان نسبتاً کوتاه به شما بدهند.

 مدیریت انتظارات

گاهی اوقات شما فقط به دنبال یک کارمند موقت برای یک پروژه خاص یا یک نقش فصلی هستید و می‌دانید که پس از اتمام پروژه فرصتی برای نگه داشتن آنها در کارکنان نخواهید داشت. در این موارد، شما باید از آن اطلاعات آگاه باشید. آخرین چیزی که شما نیاز دارید این است که سه مرحله عمیق در فرآیند مصاحبه با یک نامزد امیدوارکننده داشته باشید، فقط به ذکر این نکته که این نقش موقتی است و بلافاصله آنها را ترک کنید.

مدیریت انتظارات بخش مهمی از استخدام است، صرف نظر از اینکه آیا زمان زیادی در دست دارید یا نه، اما به ویژه زمانی که وقت تلف شده ویرانگر باشد، بسیار حیاتی است.

الزامات شغلی بیش از حد محدود کننده را هرس کنید

شاید قبلاً این جمله را شنیده باشید:

“کامل دشمن خوبی است.”

یک تله معمولی که افراد در آن گرفتار می شوند – چه در حال یادگیری یک مهارت جدید باشند، چه در حال انجام یک کار جدید یا استخدام یک کارمند جدید – تلاش برای رسیدن به آن کامل است. در 99 درصد مواقع، “به اندازه کافی خوب” به اندازه کافی خوب است. کمال بسیار بیشتر بر بار کار اضافه می کند و تکمیل آن را به تاخیر می اندازد.

در استخدام، رایج ترین منبع این امر ایجاد یک نمایه نامزد بیش از حد و بیش از حد گسترده و رد کردن هر نامزدی است که با آن 100% مطابقت ندارد.

این اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که بخواهید یک کارمند خاص را در یک نقش خاص جایگزین کنید، و نمایه نامزد شما بیش از حد شبیه مشخصات کارمندی است که ترک کرده است. هیچ کس مشابه فردی که ترک کرده است نخواهد بود، و جدا کردن آنچه ضروری است از آنچه که فقط تلاش برای کپی کردن کارمند سابق است، ضروری است.

یکی از بزرگترین مقصران، لیست مهارت ها و تجربیات است. چه تعداد از مهارت‌های فهرست «باید» شما واقعاً ضروری هستند؟ در بیشتر مواقع، می‌توانید فهرست را کاهش دهید و فهرست نامزدهای خود را برای گروه وسیع‌تری از مردم باز کنید. سپس، شما توانایی بیشتری برای انتخاب فردی برای ایفای نقش دارید. هر چیز دیگری، شما می توانید در محل کار آموزش دهید.

با این حال، مهم است که بدانیم برخی از مهارت ها در واقع ضروری هستند. شما باید تعیین کنید که آیا زمان و تجملات آموزش یک کارمند جدید برای برآورده کردن نیازهای نقش را دارید یا نه یا اینکه آیا تنگنای وقت شما به این معنی است که باید آنها را مجبور به کار کنید.

این اغلب به تفاوت بین یک بحران زمانی که مستلزم کامل بودن حقوق و دستمزد شما است یا یک تنگنای زمانی است که تحویل و ضرب‌الاجل‌های مشخصی در پیش است.

اگر بتوانید زمان صرف شده برای استخدام را به نفع آموزش زمان بیشتر کاهش دهید، این اغلب راه موثرتری برای استخدام کارمندی است که به شرکت شما پایبند باشد. از سوی دیگر، اگر وقت تجملاتی برای آموزش آنها ندارید، باید در یافتن افراد با شرایط مناسب سخت‌گیرانه‌تر عمل کنید و این می‌تواند بیشتر طول بکشد.

فرآیند استخدام را ساده کنید

فرآیند استخدام مراحل زیادی دارد، از ایجاد یک آگهی شغلی گرفته تا مصاحبه نهایی، استخدام و پذیرش. هرچه بیشتر بتوانید ساده کنید و سرعت خود را افزایش دهید، وضعیت بهتری خواهید داشت.

بزرگ‌ترین زمینه‌هایی که می‌توانید ساده‌سازی کنید، ارتباطات، آزمون مهارت‌ها و مصاحبه هستند.

هنگامی که ارتباطات را ساده می کنید، می خواهید در پیام های خود پاسخگو و سریع باشید. شما زمان محدودی برای ایفای یک نقش دارید، بنابراین باید در برقراری ارتباط با نامزدهای خود پیش قدم باشید و آنها باید در پاسخ‌های خود سریع باشند. اطمینان حاصل کنید که با انتظارات خود شفاف هستید. اگر نامزدهای بزرگ را به دلیل تخلفاتی که نمی دانستند قوانینی برای شکستن آنها وجود دارد حذف می کنید، از دست می دهید.

«برای کسب‌وکارهایی که سرعت استخدام دارند، مطمئن شوید که نامزدها فرصت‌های فوری در دسترس خود را درک کرده و در مورد چشم‌اندازهای بلندمدت صادق باشند. آیا این فقط یک نقش توقف است یا چشم انداز اشتغال و رشد طولانی مدت در شرکت وجود دارد؟ نامزدها از شفافیت قدردانی خواهند کرد.» 

برای تست مهارت، دو چیز را درک کنید: اینکه آیا واقعاً به آن نیاز دارید یا نه ، و اگر دارید، چگونه آن را تسریع کنید .

پلتفرم‌های ارزیابی مهارت‌ها اغلب برای انجام تست‌های آزمایشی در مدت زمان محدود طراحی شده‌اند، اما شما باید انتظارات خود را روشن کنید. هر کسی که به مرحله ای از فرآیند استخدام می رسد که باید ارزیابی کند، باید بداند که تعداد روزهای محدودی برای انجام این کار فرصت دارد. باز هم، همه چیز در مورد مدیریت انتظارات است.

برای فرآیند مصاحبه، انعطاف پذیر بودن ضروری است. اگر سعی کنید به یک برنامه دقیق حضوری و در ساعات کاری برای مصاحبه ها پایبند باشید، با درگیری های زمان بندی و تاخیر مواجه خواهید شد. در عوض، در نظر بگیرید:

• برای انجام مصاحبه با افرادی که در همان ساعات کار شما کار می کنند و بنابراین در آن زمان ها در دسترس نیستند، در ساعات بعد از ساعت کاری خود بچسبید.
• امکان مصاحبه آنلاین شما اغلب نیازی به ملاقات حضوری با نامزدهای خود ندارید تا در مراحل بعدی فرآیند. ممکن است مصاحبه‌های اولیه به صورت دیجیتالی آسان‌تر تنظیم شوند و فرصت کافی برای مصاحبه‌های غربالگری آسان و بحث‌های خط اولی را در اختیار شما قرار دهند که باعث می‌شود یا قابلیت‌های یک نامزد را از بین ببرد.
• کاهش تعداد مصاحبه ها هر چه دورهای بیشتری از مصاحبه ها را انجام دهید، بیشتر طول می کشد، به خصوص اگر بیش از چند نامزد مناسب داشته باشید. اگر بتوانید یک مصاحبه را حذف کنید و سوالات را از آن به دیگران بفرستید، سرمایه گذاری زمانی را به میزان قابل توجهی کاهش می دهید.

تقریبا همیشه راه هایی وجود دارد که بتوانید فرآیند استخدام خود را ساده کنید. اغلب، به سادگی انتخاب یک پلتفرم ATS خوب و پیکربندی صحیح آن می‌تواند کمک زیادی به فیلتر اولیه کند و شما را به سمت تصمیم‌های پیشرفته‌تر و شخصی هدایت کند که یک انسان باید بگیرد.

از ریختن پول روی مشکل نترسید

ممکن است مطالعاتی را در مورد بازار کار مدرن امروزی دیده باشید که نقش‌های سطح ابتدایی با کمبود را نشان می‌دهد، در حالی که نقش‌های سطح بالاتر (و نقش‌هایی با پاداش بهتر) هرگز کمبودی ندارند. دلیل خوبی برای این وجود دارد و آن فقط پول است.

پول می تواند بسیاری از فرآیندها را سرعت بخشد و بسیاری از دست اندازهای جاده را هموار کند.

• برای فیلتر کردن و مدیریت موثرتر لیست نامزدهای خود، بیشتر روی یک ATS سرمایه گذاری کنید.
• برای اینکه در مدت زمان کوتاه تری در معرض دید بیشتری قرار بگیرید، روی تبلیغات یک لیست شغلی بیشتر سرمایه گذاری کنید.
• برای جذب نامزدهای بهتر به این نقش، حقوق پایه بالاتری ارائه دهید.
• برای ارجاع کارمندانی که با موفقیت به شرکت پایبند هستند، جایزه ای ارائه دهید.

همچنین ممکن است استخدام یک استخدام کننده متخصص در استخدام سریع را در نظر بگیرید. البته این کار هزینه اضافی خواهد داشت، اما آنها در پرکردن سریع نقش‌ها تجربه بیشتری خواهند داشت و می‌توانند به شما کمک کنند که فردی با چکمه‌ها را سریع‌تر از خودتان روی زمین بیاورید.

هرگز استخدام را متوقف نکنید

مشکل رایج بسیاری از شرکت ها این است که آنها استخدام را به عنوان یک کار فردی می دانند که زمانی اتفاق می افتد که نقشی داشته باشند که باید انجام شود. به این ترتیب، زمانی که نیاز فعالی به کارمندان جدید نداشته باشند، فرآیند استخدام آن‌ها تعطیل می‌شود. باز کردن بسته بندی و راه اندازی آن فرآیند در صورت لزوم زمان بیشتری می برد.

در عوض، اقداماتی را انجام دهید تا روند استخدام خود را همیشه گرم و آماده نگه دارید.

• یک صفحه مشاغل را حفظ کنید و برنامه ها را بپذیرید حتی اگر به طور فعال استخدام نمی کنید.
• از طریق یک خبرنامه معمولی با گروه نامزد خود ارتباط منظم برقرار کنید.
• پروفایل های نامزد را برای هر موقعیتی در شرکت خود ایجاد و حفظ کنید، مهم نیست که چقدر پر شده اند یا کارگران فعلی شما چقدر وفادار هستند.
• اطمینان حاصل کنید که مدیران استخدام شما در فرآیند استخدام تمرین کرده اند و می توانند با یک کلاه شروع به کار کنند.

در حالی که ممکن است بار غیرضروری برای کارکنان منابع انسانی و مدیران استخدام به نظر برسد، اما آماده شدن در صورت نیاز به سرعت روند را به طور چشمگیری افزایش می دهد.

دیر یا زود، هر کسب و کاری در زمان استخدام با مشکل مواجه می شود، چه نیاز به پر کردن سریع کارکنان باشد و چه نیاز به تعویض یک کارمند ضروری در کوتاه مدت. دانستن اینکه چگونه فرآیند استخدام خود را تسریع کنید و در عین حال دقت را حفظ کنید و گردش مالی را کاهش دهید، یک مجموعه دانش ضروری است.

آیا سؤال یا نگرانی در مورد استخدام در زمان بحران دارید؟ اگر چنین است، لطفاً نظر خود را در زیر بگذارید، و ما گفتگو را در مورد موضوع آغاز خواهیم کرد! ما بسیار خوشحال خواهیم شد که به شما و شرکت شما هر طور که بتوانیم کمک کنیم!