خروج یک کارمند به ندرت دلیلی برای جشن گرفتن است. روزهای 50 سالگی مشاغل و جشن های بازنشستگی به پایان رسیده است و این اتفاقات نادر است. امروزه، زمانی که کارمندان کار را ترک می‌کنند، احتمالاً این کار را انجام می‌دهند، زیرا شغل بهتری دارند.

این نوع گردش مالی می تواند هم آزاردهنده و هم پرهزینه باشد. نه تنها یک کارمند خود را از دست می دهید، بلکه ممکن است در حال حاضر با کمبود کارکنان مواجه شده باشید، ممکن است در میانه ای از زمان پرتعداد سال باشید یا آنها ممکن است یک کارمند ستاره باشند. از دست دادن آنها نه تنها در تیم آنها یا بهره وری کلی شما، بلکه نتیجه نهایی شما نیز احساس خواهد شد.

وقتی همه اینها بر ذهن شما سنگینی می کند، فراموش کردن برخی از ادب های متداول ضروری برای اجازه دادن به کارمند با لطف و حسن نیت آسان است. یکی از این نزاکت ها پاسخ به نامه استعفا است. این که آیا این کار را فراموش کرده اید یا مطمئن نیستید که چگونه به درستی پاسخ دهید، بیایید در مورد موضوع بحث کنیم.

زمینه را تعیین کنید

کارمندی که با استعفا نامه ترک می کند، به طور کلی یکی از نتایج بهتر است، باور کنید یا نه. وقتی گزینه جایگزین یک “من استعفا دادم!” است. شما را در تنگنا قرار می‌دهد، داشتن اخطار نامه استعفا موقعیت بسیار خوبی است.

ابتدا به دلیل اینکه کارمند ترک را انتخاب می کند، نگاه کنید. به طور کلی، این دلایل را می توان به دو گروه تقسیم کرد: دلایلی که می توانید رد کنید و دلایلی که نمی توانید.

به عنوان مثال، اگر کارمندی یک وضعیت اضطراری خانوادگی داشته باشد و نمی تواند به طور نامحدود به کار خود ادامه دهد – مانند مراقبت از والدین یا همسر – لزوماً نمی توانید کار زیادی برای نگه داشتن آنها انجام دهید.

از سوی دیگر، شرایطی مانند:

• کارمند به دنبال فرصت های دیگری برای پیشرفت شغلی خود است.
• کارمند برای شغل همسر در سراسر کشور نقل مکان می کند.
• کارمند دیگر از بسته مزایای شما راضی نیست.

اینها را می توان رد کرد. به طور خاص، می توانید برای نگه داشتن کارمند در هیئت مدیره، مزایا و مزایا بیشتری ارائه دهید. با رسیدگی به سه شکایت فوق، می توانید:

• یک مسیر تعریف شده برای ارتقاء، افزایش یا افزایش عنوان و وظایف ارائه دهید.
• گزینه کار از راه دور را ارائه دهید.
• افزایش مزایا را ارائه دهید.

برای یک کارمند عالی، اقدام برای نگه داشتن آنها ممکن است برای متقاعد کردن آنها برای تغییر نظر کافی باشد. اغلب، کارمندان لزوما نمی خواهند آن را ترک کنند. آنها ثبات و شغلی طولانی مدت می خواهند. متأسفانه، رکود در نیروی کار اغلب به این معناست که مسیرهای شغلی به روشی که قبلا وجود داشت وجود ندارد. گاهی اوقات، تنها راهی که یک فرد می تواند پیشرفت کند، گرفتن یک موقعیت جدید در یک شرکت متفاوت است.

گاهی اوقات، کارمند به دلیلی ترک می‌کند که می‌توان به آن رسیدگی کرد، اما بعید است. به عنوان مثال، اگر آنها با مدیری درگیری مداوم داشته باشند، خاتمه دادن به آن مدیر می تواند آنها را در اطراف نگه دارد. به طور مشابه، فرهنگ محل کار که آنها سمی می دانند می تواند تنظیم شود. با این حال، این تغییرات عمده هستند و بسیاری از کارفرمایان بعید به نظر می‌رسند که این تغییرات را برای یک کارمند انجام دهند.

یک جدول زمانی ایجاد کنید

جدول زمانی سنتی برای خروج یک کارمند یک اخطار دو هفته ای است. این بازه زمانی به کارفرما زمان می‌دهد تا انتقال وظایف خود را به سایر کارمندان آغاز کند، به دنبال جایگزینی باشد و سایر اقدامات مرتبط مانند رسیدگی به تمام اسناد، پرداخت مزایای باقیمانده و رسیدگی به انتقال پوشش بیمه را انجام دهد.

گاهی اوقات، کارمند ممکن است کم و بیش اخطار بدهد. دو هفته استاندارد است، اما در هیچ حوزه قضایی لازم نیست.

«هیچ قانون فدرال یا ایالتی وجود ندارد که کارمند را ملزم کند قبل از ترک کار، دو هفته به کارفرمای خود اطلاع دهد. […] همه ایالت ها به جز مونتانا قاعده اراده را پذیرفته اند، که یک دکترین معمولی است که بیشتر روابط کاری را تعریف می کند. به استثنای موارد استثنا، دکترین اراده به کارفرما این حق را می دهد که در هر زمان، بدون دلیل یا هیچ دلیلی، کارمند خود را اخراج کند. به همین ترتیب، کارکنان نیز مجاز به ترک شغل خود در هر زمان و بدون دلیل هستند. بنابراین، نه کارفرما و نه کارمند ملزم نیستند که به دیگری اخطار دهند که رابطه کار پایان یابد.» – کتابچه راهنمای قانون استخدامی .

اخطار دو هفته ای ممکن است در قرارداد کار نوشته شود. در این صورت، اگر کارمند با اخطار کمتری آنجا را ترک کند، به طور بالقوه می توانید او را به دلیل نقض قرارداد تعقیب کنید. در عمل، این عملاً هرگز ارزش تلاش و هزینه را ندارد.

در برخی موارد، کارمند ممکن است اخطار طولانی تری بدهد و قصد خود را برای ترک در تاریخ معینی در آینده اعلام کند. این اطلاعیه اضافی برای شما مفید است، زیرا به شما زمان بیشتری برای رسیدگی به انتقال می دهد. این معمولی نیست و نباید انتظارش را داشته باشید.

اولین هدف شما باید تعیین یک جدول زمانی بر اساس میزان توجه شما باشد. ضروری است بدانیم که بعید است این کار تا آخرین روز کاری برای کارمند «تجارت طبق معمول» باشد. در عوض، این زمان باید برای انتقال دانش سازمانی، افزودن به پایگاه دانش، انتقال حساب‌ها و وظایف، آموزش جایگزین، و رسیدگی به سایر وظایف مورد نیاز برای اطمینان از انتقال روان استفاده شود.

در حالت ایده‌آل، البته، شما باید به اندازه کافی کارمند در دسترس داشته باشید تا بتوانید شخص دیگری را برای تصدی این سمت ارتقا دهید، اما بسیاری از شرکت‌ها این روزها با تعداد کمی از کارکنان کار می‌کنند، بنابراین ممکن است این امکان وجود نداشته باشد. بهترین کار را برای توزیع موقت وظایف و ثبت دانش سازمانی در حین جستجوی جایگزین انجام دهید.

یک پاسخ رسمی صادر کنید

استعفا نامه رسمی معمولاً مستلزم پاسخ رسمی است. این پاسخ رسمی اولین گام در کاغذبازی است که باید برای پایان دادن به قرارداد کاری کارمند در حال خروج تکمیل شود.

یک پاسخ نامه رسمی باید:

• در قالب نامه تجاری رسمی باشید . این نامه یک توافق گاه به گاه نیست، و پاسخ شما ممکن است بخشی از شواهد یا بحث های بعدی در نظر گرفته شود، به خصوص اگر یک اختلاف قانونی وجود داشته باشد.
• پذیرش استعفای دولتی به طور معمول، پاراگراف اول شامل تصدیق قصد کارمند برای ترک، و همچنین بیانیه روز پایانی مورد نظر آنها می شود.
• دلسوزی نشان دهید و پشتیبانی ارائه دهید . این شامل سفارشی ترین قسمت نامه است. این باید احساسات حرفه ای را بیان کند که از دیدن رفتن آنها ناراحت می شوید و به آنها در تلاش های آینده شان پشتیبانی می کنید، از جمله اینکه مرجعی برای جستجوی شغل آینده هستند. البته، این باید متناسب با رابطه و شرایطی باشد که با کارمند در حال خروج دارید.
• تصحیح شود . هیچ چیز بدتر از جاودانه کردن یک اشتباه تایپی یا چرخش ضعیف عبارت در یک نامه رسمی نیست که بایگانی می شود و برای سال های آینده نگهداری می شود.
• نجات پیدا کن نامه استعفای کارمند و پاسخ شما باید در پرونده آنها با منابع انسانی برای مدت زمان مناسب نگهداری شود. این سوابق باید در صورت بروز اختلاف در آینده نگهداری شوند.

گزینه های زیادی برای نامه های رسمی وجود دارد. برخی از شرکت ها آنها را به عنوان یک امر طبیعی و به عنوان بخشی از رویه خود صادر می کنند. دیگران آن را کم و بیش رسمی می دانند، در حالی که همه چیز به شیوه ای غیررسمی، کلامی و حضوری انجام می شود. همچنین به رابطه بین شرکت، منابع انسانی، مدیر آنها و کارمند بستگی دارد. اگر تضاد یا سوء نیت وجود داشته باشد، ممکن است این روند در پشت رسمی بودن محفوظ بماند. اگر همه چیز معمولی و دوستانه باشد، نامه ممکن است کمی بیشتر از ثبت سوابق باشد.

برای نمونه هایی از حروف و الگوهایی که می توانید استفاده کنید، بررسی کنید:

• تحلیل Linguaholic از نامه‌ها و پاسخ‌های دریافت استعفا.
• تجزیه و تحلیل Indeed و نسخه های الگوی نامه های پاسخ.
• نامه های نمونه از MyCareersFuture.
• نامه ای نمونه از GreatSampleResume.

نامه شما ممکن است حاوی تلاشی برای چانه زدن برای نگه داشتن کارمند باشد یا نباشد. باز هم، این ممکن است به رابطه شما با کارمندتان و دلیل آنها برای ترک بستگی داشته باشد. ارائه یک پیشنهاد متقابل، ارتقاء یا بسته دیگری برای حفظ کارمند ممکن است بتواند نظر او را تغییر دهد و او را در اطراف نگه دارد.

توجه داشته باشید که حفظ کارمندان یک موضوع پیچیده است. اگر یک کارمند قصد خود را برای ترک اعلام کند و شما به او پیشنهاد متقابلی برای ماندن بدهید که او قبول کند، این یک سابقه ایجاد می کند. سایر کارمندان ممکن است از این به عنوان اهرمی برای درخواست افزایش از خود استفاده کنند، که می تواند موجی از تقاضاها یا موجی از استعفا را ایجاد کند. موقعیت‌هایی مانند این دلیلی است که حفظ چالش برای پیمایش است.

مراحل بعدی را وارد کرده و ادامه دهید

پس از پذیرش نامه استعفا، باید فوراً انتقال دانش و وظایف را آغاز کنید. کارمند شما کارهایی برای انجام دادن داشت، اما دیگر لزوماً آن کار را انجام نخواهند داد. وظایف آنها باید به کارمندان دیگری واگذار شود که می توانند به طور موقت از عهده آنها برآیند، یا کارمند دیگری باید ارتقا یابد تا آن وظایف را به عهده بگیرد و وظایف آنها توزیع شود و غیره. گاهی اوقات این کار با تقسیم کار ساده بین یک تیم موجود آسان است. گاهی اوقات این مجموعه ای از تغییر مسئولیت ها است که منجر به تجدید ساختار بخش می شود.

در پشت صحنه، تا آنجایی که به کارمند مربوط می شود، باید شروع به استخدام یک جایگزین کنید، چه برای کارمند یا برای شخصی که به جای کارمند ارتقا یافته است. بسته به فرآیند استخدام شما، ممکن است لازم باشد از صفر شروع کنید یا مجموعه ای از سرنخ های داغ آماده داشته باشید تا برای مصاحبه یا پیشنهاد با آنها تماس گرفته شود.

در حالت ایده آل، جدول زمانی ارائه شده و ساختاری که در HR ایجاد کرده اید به شما این امکان را می دهد که انتقال را به راحتی انجام دهید.

چه کاری نباید انجام داد

واکنش نامناسب به نامه استعفا می تواند عواقب فاجعه باری برای کسب و کار شما داشته باشد. بسته به نحوه واکنش شما، ممکن است:

• سایر کارمندان را وادار به مطالبه غرامت یا مرخصی کنید.
• به برند و شهرت کارفرمای خود برای کارمندان آینده آسیب بزنید.
• به توانایی شما برای انتقال هموار به کارمند جدید آسیب برساند.
• نقض قرارداد یا نقض سیاست های رفتاری و منجر به مجازات یا اقدام قانونی.

بنابراین، دانستن اینکه چه کاری باید انجام دهید کافی نیست. همچنین باید بدانید که از چه چیزهایی باید اجتناب کنید.

 آن را شخصی نگیرید.

در برخی موارد، شما دلیل ترک کارمند هستید. اکثر اوقات حتی اگر اینطور باشد حرفه ای عمل می کنند و دلیل آن را بیان نمی کنند. صرف نظر از اینکه درست است یا نه، لطفاً آن را فرض نکنید یا مانند آن رفتار نکنید.

واکنش شخصی یا تدافعی یک واکنش طبیعی به یک رویداد نامطلوب است، اما شما باید در برابر آن مقاومت کنید. کارمندان می آیند و می روند. بخشی از انجام تجارت است. این واقعیت را به خود یادآوری کنید.

 با کارمند جر و بحث و سرزنش نکنید.

“شما نمی توانید ترک کنید. تو اخراجی!” پاسخ مناسبی نیست واکنش با عصبانیت، چانه زنی، یا تلاش برای استدلال مبنی بر اینکه دلایلی که آنها را ترک می کنند معتبر نیست، تنها باعث ایجاد بدخواهی بین آنها و شرکت شما می شود.

بدتر از آن، می تواند به سایر کارمندان و حتی به نامزدهای فراتر از دیوارهای دفتر شما سرایت کند و این نوع واکنش می تواند عواقب طولانی مدت داشته باشد.

 تسکین یا خوشحالی را ابراز نکنید.

حتی اگر در واقع، از دیدن رفتن آنها خوشحال هستید، به کسی اجازه ندهید که بداند.

«هرگز فوراً به هر کارمند دیگری نگویید که چقدر از رفتن کارمند در حال خروج راحت هستید. این کار را به صورت انفرادی انجام ندهید، یا حتی اگر رابطه خوبی در خارج از محل کار دارید. این باعث می شود که شما غیرحرفه ای به نظر برسید و سایر کارمندان را متعجب کند که آیا افکار مشابهی در مورد آنها و عملکرد آنها دارید یا خیر. حتی اگر از اینکه کارمند در حال خروج است خوشحال هستید، صبر کنید تا با شریک یا دوست غیر کاری خود باشید تا از خوشحالی خود لذت ببرید.» – زیپیا _

اگر تمام این اقدامات احتیاطی را رعایت کنید، به احتمال زیاد رابطه مثبت با کارمند سابق خود را تضمین خواهید کرد، که می تواند منجر به ارجاع نامزدهای جدید در آینده و همچنین به طور کلی یک برند کارفرمایی مثبت تر شود. دیر یا زود، این وضعیتی است که باید با آن کنار بیایید. یادگیری نحوه رسیدگی به آن به عنوان یک کارفرما یک مهارت ضروری است.

اگر پس از خواندن، سؤال یا نگرانی دیگری در مورد پاسخ به نامه استعفای کارمند دارید، لطفاً نظر خود را در زیر بگذارید، و ما گفتگو را آغاز خواهیم کرد. پیمایش می‌تواند موقعیت دشواری باشد، بنابراین ما با کمال میل هر یک از نگرانی‌هایی که ممکن است داشته باشید را برطرف خواهیم کرد.