شرکت ها همیشه نیاز به بهینه سازی فرآیندهای تجاری خود دارند و تعداد کمی از آنها به اندازه فرآیند استخدام اهمیت دارند. بخشی از استخدام این است که بدانید دقیقاً به دنبال چه کسی برای ایفای نقش هستید.

نه، منظور ما این نیست که فرد خاصی را برای شکار سر یا شکار غیرقانونی از یک رقیب انتخاب کنید، هرچند که مطمئناً می تواند در بالاترین سطوح مدیریتی و تیم های اجرایی اتفاق بیفتد. منظور ما ایجاد پروفایل نامزد است.

این مقاله شما را با پروفایل های نامزد معرفی می کند و به شما نشان می دهد که چگونه می توانید آنها را در فرآیند استخدام خود به کار ببرید. ما همچنین چند نمونه از نمایه های نامزد را پوشش خواهیم داد که می توانید برای الهام گرفتن از آنها در هنگام ایجاد پروفایل خود استفاده کنید.

بیایید حفاری کنیم!

مشخصات کاندیدا چیست؟

در تیم های بازاریابی و فروش، شرح مفصلی از یک مخاطب به نام نمایه مشتری وجود دارد. نمایه های مشتری شما توصیفی از ظاهر یک مشتری معمولی است. فروشگاهی که لباس های کودک می فروشد ممکن است مشخصات مشتری برای مادری جوان داشته باشد که برای اولین بار است که مطمئن نیست چگونه در آب آشفته والدین سپری شود و به دنبال لباس ایمن و راحت برای فرزندش باشد. آنها همچنین ممکن است مشخصات مشتری برای پدری داشته باشند که کاملاً نمی داند چه کاری انجام می دهد یا والدین مجردی که با درآمد کم دست و پنجه نرم می کنند.

نمایه مشتری اقدامات بازاریابی و فروش را هدایت می کند. شما می دانید که برای چه کسانی بازاریابی می کنید، و این به شما اجازه می دهد تا بدانید چگونه برای آنها بازاریابی کنید. تبلیغاتی که هدف آن مادران مجرد جوان است، متفاوت از تبلیغاتی است که برای زوجی که فرزند سومشان را هدف قرار می دهند. کمپین های مختلف اهداف متفاوتی دارند و در نتیجه کپی های متفاوتی دارند.

مشخصات نامزد یک مفهوم نسبتا مشابه است که برای استخدام به کار می رود. شما می دانید که چه موقعیتی را باید پر کنید، بنابراین به عقب کار می کنید و متوجه می شوید که چه ویژگی هایی از یک نامزد مهم است. این اساساً طرحی است که از سه مجموعه کیفیت تشکیل شده است:

• ویژگی های شخصیتی.
• سابقه کار و تجربه قبلی.
• مهارت ها و توانایی ها، چه نرم و چه سخت.

این‌ها، با هم، نمایه‌ای را تشکیل می‌دهند که تصویری از نوع فردی است که می‌خواهید نقش شما را پر کند. همانطور که هارور می گوید:

“اگر می خواهید بفهمید که چه گام هایی برای بهبود فرآیند استخدام خود بردارید، می توانید این کار را با تمرکز استراتژی استخدام خود بر روی نامزد ایده آل خود انجام دهید.”

نمایه مشتری از یک جهت عمده با نمایه نامزد متفاوت است: جمعیت شناسی. پروفایل مشتری می تواند از اطلاعات جمعیت شناختی مانند نژاد، سطح درآمد، جنسیت و گرایش جنسی به عنوان عواملی برای تأثیرگذاری بر بازاریابی استفاده کند. نمایه نامزد نمی تواند شامل هیچ یک از این نوع ویژگی ها باشد، زیرا آنها اطلاعات محافظت شده ای هستند و طبق قانون نمی توان از آنها برای تصمیم گیری در مورد استخدام استفاده کرد .

این خوب است، البته؛ هنگامی که در حال پر کردن یک فرصت شغلی هستید، هدف شما این است که موقعیت خود را با فردی ماهر و آگاه پر کنید. اینکه آن شخص سیاهپوست باشد یا سفید، مرد باشد یا زن، یا چیزی خارج از دسته بندی های سنتی مهم نیست. تا زمانی که آنها بتوانند با فرهنگ شرکت شما منطبق باشند، وظایف نقش خود را انجام دهند و به موفقیت کسب و کار شما کمک کنند، این تنها چیزی است که شما نیاز دارید.

چه چیزی در پروفایل کاندیدا قرار می گیرد؟

همانطور که گفته شد، پروفایل نامزد دارای سه مجموعه اطلاعاتی است که می‌خواهید در یک نامزد ایده‌آل جستجو کنید. به طور معمول، این ها سپس به دو دسته تقسیم می شوند: کیفیت های ضروری و ویژگی های خوب برای داشتن.

ویژگی‌های ضروری به ویژگی‌هایی گفته می‌شود که برای اینکه داوطلب بتواند در نقش خود عمل کند، لازم است. برای مثال، یکی از اعضای موفق تیم فروش شما ممکن است نیاز داشته باشد:

• شخصیت برونگرا، پرشور، برونگرا.
• مهارتهای ارتباطی گفتاری و نوشتاری قوی.
• نگرش مثبت و خوش بینانه.
• هدف گرا و با انگیزه KPI ها.
• حرکت حل مشکل برای کمک به مشتریان.

ممکن است وسوسه شوید که ویژگی هایی مانند “آشنا با نرم افزار پلت فرم فروش ما” را اضافه کنید، اما این یک ویژگی ضروری نیست.

سخت یا غیرممکن است که فردی را آموزش دهید که انگیزه حل مشکلات را برای مشتریان داشته باشد، بنابراین هنگام استخدام به دنبال آن کیفیت باشید. شما همیشه می توانید شخصی را برای استفاده از نرم افزار خود آموزش دهید.

• در اینجا نمونه ای از نمایه نامزد فروش از HubSpot آمده است. همانطور که می بینید، نیازی نیست که پیچیده، طولانی یا پیچیده باشد. این به سادگی راهنمای نقش، ویژگی هایی است که تیم استخدام شما باید به دنبال آن باشند، و الگویی برای استفاده در هنگام تهیه پیش نویس یک آگهی شغلی .
• در اینجا نمونه‌ای از پروفایل نامزد توسعه‌دهنده از Sunscrapers آمده است است. این یک نمایه نامزد با فرمت معمولی تر و طولانی تر است، از نوعی که برای نشان دادن ویژگی های ایده آل یک نامزد برای خود آن نامزدها استفاده می شود. آنها ممکن است یک نمایه نامزد استفاده داخلی داشته باشند که به عنوان راهنمایی توسط تیم منابع انسانی آنها استفاده می شود، که بسیار کوتاه تر و مختصرتر است.
• در اینجا یک نمونه از یک الگوی عمومی، از CareerPlug است. این نمایه نامزد یک الگو است که هیچ چیزی به طور خاص برای هر نقشی پر نشده است، فقط دستورالعمل های کلی برای آنچه ممکن است بخواهید برای نقش خود سفارشی کنید. می توانید از این به عنوان یک الگوی کلی استفاده کنید و جاهای خالی نقش های شرکت خود را پر کنید.

اکنون که چند نمونه و درک درستی از نحوه کار اینها داریم، بیایید برای ساختن یک نمایه نامزد برای خودتان تلاش کنیم.

چگونه یک پروفایل نامزد بسازیم

اگر می خواهید یک پروفایل نامزد جمع آوری کنید، باید برای بررسی چندین جنبه از شرکت خود وقت بگذارید.

• فرهنگ شرکت شما چه ویژگی هایی در شرکت شما ارزشمند یا ارزشمند هستند؟
• فرهنگ تیم شما شرکت‌های بزرگ‌تر به‌ویژه ممکن است فرهنگ‌های فردی را در تیم‌ها و بخش‌های خاص پیدا کنند. نمایه نامزد شما باید نشان دهنده تیمی باشد که به آن ملحق خواهند شد، نه الزاماً شرکت.
• نقش خاص مشخصات نامزد باید مختص به نقش باشد. شما نمی توانید از نمایه نامزد یکسانی برای یک نقش فروش، یک نقش توسعه دهنده و یک نقش مدیریت استفاده کنید، زیرا این سه نقش همگی نیازمندی های متفاوتی دارند.

با در نظر گرفتن این موضوع، در اینجا یک فرآیند گام به گام برای توسعه پروفایل های نامزد برای شرکت شما ارائه شده است.

 مرحله 1: فرهنگ شرکت یا تیم خود را تعریف کنید، هر کدام که مرتبط تر است. شرکت‌های بزرگ بیانیه‌های مأموریت و ایده‌آل کلی خواهند داشت، اما هر یک از تیم‌های آن‌ها فرهنگ خاص خود را خواهند داشت.

شرکت‌های کوچک‌تر ممکن است یک فرهنگ فراگیر داشته باشند که کل شرکت را هدایت می‌کند، زیرا «تیم‌ها» از ۲ تا ۳ نفر تشکیل می‌شوند نه ده‌ها نفر.

وظیفه شما این است که بررسی کنید فرهنگ در مرتبط ترین حوزه چیست. شما به دنبال ویژگی هایی هستید که یک کارمند بالقوه اگر بخواهد در تیم جا بیفتد و بخشی از تیم باشد، به آنها نیاز دارد. همانطور که گرگ کیلستروم برای فوربس می نویسد :

برای موفقیت واقعی، یک برند باید با فرهنگ سازمانی همسو باشد. تنها در این صورت است که پیامی که با مشتریان و کارمندان فعلی و بالقوه به اشتراک گذاشته می‌شود، صادق بوده و منجر به روابط پایدار با همه این مخاطبان مهم می‌شود.»

 مرحله 2: وظایف و الزامات نقش را تعریف کنید. در مورد هر کیفیتی که وسوسه می‌شوید بنویسید خوب فکر کنید و آن را در یکی از سه سطل طبقه‌بندی کنید:

• کاندید اگر می خواهد موفق شود باید قبلاً این را داشته باشد. اینها ویژگی هایی هستند که نمی توان آنها را آموزش داد یا آموزش داد و باید قبلاً آموخته شده یا ذاتی شخصیت فرد باشد.
• نامزد در صورت داشتن آن سود می برد، اما برای موفقیت در نقش ضروری نیست. اینها ویژگی هایی هستند که به فرد کمک می کنند تا موفق شود، اما یا برای موفقیت ضروری نیستند یا می توان آنها را آموزش داد.
• نامزد به این نیاز ندارد، زیرا ما می توانیم آن را به آنها بدهیم. دانش زیادی از نرم‌افزارهای سازمانی خاص، شیوه‌های صنعتی و مقررات در این دسته قرار می‌گیرد، مگر اینکه برای نقشی استخدام کنید که نیاز به دانستن آنها دارد، مانند حسابرس داخلی شرکت.

این فهرست از ویژگی ها به ویژه مهم است زیرا باید مهارت های سخت و مهارت های نرم را در بر بگیرد. مهارت های سخت چیزهایی مانند دانش ریاضی و علوم داده یا دانش PHP و SQL یا دانش Salesforce و Magento هستند. در این میان، مهارت‌های نرم، ویژگی‌های شخصیتی و ویژگی‌های آن‌ها به‌عنوان یک فرد است که آنها را در نقش خود یا به عنوان بخشی از یک تیم موفق می‌کند. طبیعت همکاری، شخصیت های برون گرا، خوش بینی و تلاش برای حل مشکلات، همگی مهارت های نرم هستند.

در این مرحله، اشکالی ندارد که خیلی بیشتر از آنچه لازم است، طوفان فکری کنید و یادداشت کنید. در مراحل بعدی می‌بینید که این ویژگی‌ها و الزامات را تا حد ضروری اصلاح می‌کنید.

 مرحله 3: برای الهام گرفتن به موفق ترین کارمندان خود نگاه کنید. اگر خودتان آن موقعیت را نداشته باشید، جمع آوری لیستی از آنچه برای یک نقش ضروری است، می تواند دشوار باشد. ممکن است شخصی در حوزه منابع انسانی نداند که چه چیزی یک فروشنده خوب را می سازد، یا چه چیزی یک توسعه دهنده خوب را می سازد، یا چه چیزی یک کارگر خط کارخانه خوب را می سازد. بنابراین، می توانید به عنوان مثال به کارمندان با تجربه و موفق خود در آن نقش مراجعه کنید.

شما می توانید این اطلاعات را به چند روش مختلف پیدا کنید.

• آنها را در نقش خود مشاهده کنید. آنها چه کار می کنند، چگونه آن را انجام می دهند، و چگونه در جایی که دیگران نیستند موفق هستند؟
• با مدیران آنها صحبت کنید. چه چیزی باعث می شود این کارمند متمایز شود و در جایی که دیگران موفق نیستند موفق شود؟ آنها چه ویژگی هایی دارند که می توان آنها را در استخدام یک عضو جدید تیم تکرار کرد یا جستجو کرد؟
• مستقیم با آنها صحبت کنید. از آنها سؤال کنید که چه کاری انجام می دهند، چه چیزی در مورد آن دوست دارند، چه چیزی آنها را تشویق می کند. از دیدگاه آنها چه چیزی برای موفقیت آنها مهم است؟

گرفتن این اطلاعات از منابع مختلف به شما این امکان را می دهد که دیدگاه متفاوتی در مورد آنچه برای یک نقش مورد نیاز است به دست آورید. همچنین می‌توانید با مدیران و رهبران تیم، به‌ویژه افرادی که با یک کارمند جدید کار می‌کنند، صحبت کنید تا ببینید چه مهارت‌ها و تجربیاتی برای این نقش ضروری است.

 مرحله 4: مهارت های سخت را که باید داشته باشید، اصلاح کنید. شما فهرست بزرگی از مهارت های سختی دارید که با نقش شما مرتبط است. اکنون باید این لیست را به شکلی اصلاح کنید که به عنوان یک الگو برای فهرست شغلی، مصاحبه‌ها و کل چارچوب استخدام خود قابل استفاده باشد. همانطور که گفته شد، شما می خواهید این مهارت ها را به سطل هایی تقسیم کنید: آنچه نیاز دارید و نمی توانید آموزش دهید، آنچه نیاز دارید اما می توانید آموزش دهید، آنچه می خواهید و آنچه لازم نیست.

هر چیزی را که نمی توانید آموزش دهید در انبوهی که باید داشته باشید می رود. این مهم‌ترین فهرست شماست و بخش عمده‌ای از مشخصات نامزد شما را تشکیل می‌دهد، همچنین فهرست شغلی و فرآیند مصاحبه شما را تشکیل می‌دهد. برای مثال، اگر از ابزارهایی برای تنظیم ارزیابی‌های قبل از استخدام یا آزمون‌های مهارتی استفاده می‌کنید، انتخاب آزمون‌هایی که اجرا می‌کنید با این فهرست از مهارت‌های سخت هدایت می‌شود.

 مرحله 5: مهارت های نرم را که باید داشته باشید، اصلاح کنید. مشابه مهارت‌های سخت، اکنون فهرست بزرگی از مهارت‌های نرم مرتبط با نقش دارید، و باید آن فهرست را در فهرستی قابل استفاده از نیازمندی‌ها اصلاح کنید. بر خلاف مهارت‌های سخت، آزمون مهارت‌های نرم بسیار دشوار است و معمولاً آموزش دادن آنها غیرممکن است، بنابراین باید در مورد آنچه که باید انتخاب می‌کنید، گزینش‌تر باشید. هر چه موارد ضروری بیشتری در لیست خود داشته باشید، یافتن نامزدی که نیازهای شما را برآورده کند دشوارتر خواهد بود.

این لیست از مهارت های نرم در درجه اول در نوشتن لیست شغلی شما و همچنین آنچه مدیران استخدام شما باید در هنگام مصاحبه با نامزدها به دنبال آن باشند، وارد می شود. شما می توانید برخی از این اطلاعات را از یک نامه پوششی به دست آورید، چیزی که وین السی در فوربس می گوید :

«آنچه در نامه حمایتی ضروری است این است که ببینیم آیا آنها برای درک شرکت و موقعیتی که برای آن درخواست داده اند، وقت گذاشته اند یا خیر. جلد نامه می تواند همه چیز را بگوید.»

 مرحله 6: چیزهای خوب خود را اصلاح کنید.هنگامی که مهارت های سخت و نرم خاصی را برای ایجاد نیازهای سخت خود انتخاب کردید، می توانید شروع به پر کردن لیستی از ویژگی ها، مهارت ها و ویژگی های خوب کنید که یک نامزد را بالاتر از بقیه قرار می دهد. شرکت ها اغلب در اینجا با دو مشکل مواجه می شوند.

اولین مشکل این است که بسیاری از چیزهای خوب را در انبوه وسایل ضروری قرار دهید. وقتی انبوه وسایل ضروری خیلی طولانی باشد، تعداد نامزدهای شما خیلی کوچک می شود و هرگز کسی را پیدا نمی کنید که همه آنها را برآورده کند. مشکل دوم این است که در مجموع تعداد زیادی از چیزهای خوب را شامل می شود. این کار فهرست مشاغل شما را افزایش می دهد، انواع خاصی از متقاضیان را سرکوب می کند، و آب استخدام را گل آلود می کند.

آنچه در اینجا به دنبال آن هستید، چند ویژگی کلیدی است که می‌توانید از آنها برای جستجو استفاده کنید، اما به عنوان ویژگی‌هایی که به دنبال آن هستید تبلیغ نکنید. اینها ویژگی‌های کلیدی هستند که می‌توانید از آنها برای علامت‌گذاری رزومه‌ها و برنامه‌های خاص به عنوان نامزدهای سطح بالا استفاده کنید.

 مرحله 7: مشخص کنید که نامزدهای ایده آل شما احتمالاً کجا هستند، تا بدانید کجا شغل خود را تبلیغ کنید . اکنون که نمایه نامزد خود را جمع آوری کرده اید، زمان استفاده از آن فرا رسیده است. شما تصویر دقیقی از نوع فردی که به دنبال آن هستید دارید. اکنون باید آنها را پیدا کنید. شما کجا وقت می گذرانید؟ آنها چه کار می کنند، کجا می توانید به آنها دسترسی پیدا کنید؟

از نمایه نامزد خود برای راهنمایی در انتخاب روش های تبلیغاتی که برای انتشار آگهی استخدام خود استفاده می کنید، استفاده کنید. از آن برای هدف قرار دادن تبلیغات به سمت افراد مناسب استفاده کنید. از آن برای فیلتر کردن رزومه ها و نامه های پوششی استفاده کنید و بهترین نامزدها را به بالای استخر بیاورید. و البته، از آن به عنوان پایه ای برای فرآیند مصاحبه خود استفاده کنید تا مطمئن شوید که بهترین فرد ممکن را برای این کار انتخاب می کنید.