ما قبلاً در مورد اهمیت فرآیند ورود کامل نوشته ایم برای کارکنان جدید نوشته‌ایم. یک فرآیند خوب کاریابی، ادغام با نیروی کار شما را افزایش می دهد و شغلی طولانی تر و وفادارتر را تشویق می کند. از آنجایی که گردش مالی بسیار گران است، کاهش آن به هر نحوی که می توانید ضروری است.

روی دیگر سکه چطور؟ Offboarding، در بسیاری از موارد، به اندازه سوار شدن اهمیت دارد. با این حال، اغلب اوقات، به عنوان یک فکر بعدی تلقی می شود. یک تجربه خوب آفبوردینگ:

• به حفظ روحیه بالا کمک کنید تا نشان دهد که شرکت چقدر برای کارکنانش ارزش قائل است.
• به کاهش گردش مالی کمک کنید، زیرا ایجاد یک معامله بزرگ برای خروج یک کارمند باعث می شود احساس کنید که یک رویداد نادر و خاص است.
• به اطمینان از انتقال آرام به هر کسی که جایگزین کارمند خروجی می شود، و همچنین به موقعیت بعدی یا بازنشستگی آن کارمند خروجی کمک کنید.
• داستان هایی در مورد اینکه شرکت شما چقدر محل کار خوب است، ایجاد کنید، که می تواند برای ارجاع کارمندان مفید باشد.

متأسفانه، یک نگرش فراگیر در تجارت وجود دارد که کارمندی که ترک می‌کند، کارمندی نیست که ارزش بررسی داشته باشد، و هیچ چیز نمی‌تواند دور از واقعیت باشد. واقعیت این است که، علاوه بر مزایایی که آفبوردینگ برای کارمندان فعلی شما دارد، می‌تواند برای بهبود شهرت کلی شما، جلوگیری از سوختن پل‌ها، و حتی به طور بالقوه بازگرداندن کارمند از دست رفته در صورت تغییر شرایط مؤثر باشد.

«به عنوان یک کارفرما، ممکن است فکر کنید که چیزی برای ارائه به کارمندی که تصمیم به ترک شرکت شما گرفته است ندارید. حتی ممکن است احساس آسیب یا رنجش کنید. اما مهم این است که این احساسات را کنار بگذارید و روی نحوه پیاده‌سازی کارکنان خود بدون سوختن پل‌ها و ارائه پشتیبانی و جهت‌گیری برای همه افراد درگیر تمرکز کنید.» – پول شکن .

بنابراین، چگونه می توانید یک فرآیند سودمند کنار گذاشتن کارکنان را پیاده سازی کنید؟ در اینجا نکات، توصیه‌ها و بهترین شیوه‌های برتر ما آمده است.

فرآیند را درک کنید

اولین و مهم‌ترین نکته‌ای که می‌توانیم ارائه کنیم، ایجاد و درک فرآیند offboarding است. شما می خواهید این روند برای هر کارمند کم و بیش یکسان باشد. اینکه آن کارمند یک سال یا سی سال برای شما کار کرده باشد، مهم نیست. شما همچنان باید با همان دقت و توجه به خارج شدن از هواپیما بروید.

همچنین ضروری است که هر چه زودتر فرآیند خروج یک کارمند را آغاز کنید. در صورت امکان، می‌خواهید هفته‌ها یا ماه‌ها را با توسعه پایگاه‌های دانش داخلی و مستندات، مواد آموزشی برای استخدام جایگزین و کاهش آهسته وظایف کارمند بگذرانید.

در حالت ایده‌آل، جانشین کارمند در حال خروج قبل از خروج استخدام و سوار می‌شود، زیرا این امر به اطمینان از انتقال روان کمک می‌کند.

«انتقال دانش یکی دیگر از وظایفی است که باید چک لیست خارج کردن کارکنان خود را بررسی کنید. پیدا کردن یک جایگزین برای یک عضو تیم در حال خروج ممکن است کمی طول بکشد. در این بین، بهره وری کارکنان ضربه جدی می زند. به همین دلیل این تمرین خوب است که فعال باشید. برای شروع فرآیند انتقال دانش منتظر خروج اعضای تیم نباشید. در عوض، آن را بخشی از مسئولیت های کاری مداوم خود قرار دهید.» – صنعت آموزش الکترونیکی

البته این بخش همیشه امکان پذیر نیست. دلایل زیادی می تواند منجر به خروج ناگهانی شود. شاید کارمند سیاست ها را نقض کرده باشد و شما باید آنها را اخراج کنید. شاید به طور ناگهانی از دنیا رفتند. شاید احترام کافی بین آنها و شرکت وجود نداشته باشد که بیش از دو هفته اخطار را تضمین کند. با این حال، در صورت امکان، فرآیند offboard باید زودتر شروع شود تا از اختلال در روند کار شرکت جلوگیری شود.

اطمینان حاصل کنید که همه افراد مرتبط می دانند

بخش مهمی از offboarding این است که اطمینان حاصل شود که بخش کارمند در سیستم شما به درستی مدیریت می شود. بخش‌های مختلف باید درباره پایان کار کارمند، چه از طریق بازنشستگی، چه خروج داوطلبانه یا خاتمه، بدانند. آنها همچنین باید بدانند که آیا خاتمه موقت (مانند مرخصی، همانطور که در طول همه‌گیری دیده‌ایم) موقت است یا دائمی. تیم های مختلفی که نیاز به اطلاع دارند ممکن است عبارتند از:

• منابع انسانی، به طور کلی، برای مدیریت گردش کار کلی و پردازش جنبه های مختلف خاتمه و خارج کردن هواپیما.
• فناوری اطلاعات، برای شناسایی و بازیابی هر گونه دارایی شرکت، از نشان های کلیدی کارکنان گرفته تا لپ تاپ ها و تلفن ها یا کارت های اعتباری شرکت. علاوه بر این، IT باید حساب های کارمندان را به درستی قفل کند تا از مسائل امنیت سایبری یا دسترسی غیرمجاز پس از پایان کار جلوگیری کند.
• امور مالی، برای مدیریت چک‌های حقوق نهایی، نقدینگی مرخصی‌های پرداخت شده، 401(k)s و سایر سرمایه‌گذاری‌ها و پردازش بسته شدن حساب‌های کارمند.
• استخدام، برای ردیف کردن جایگزینی برای کارمند گمشده، با این فرض که قبلاً ترتیب داده نشده است.
• امنیت، در مورد یک کارمند اخراج شده، برای قفل کردن آنها و اسکورت آنها، تا در هنگام خروج آسیبی وارد نشود.

علاوه بر این، هر تیمی که کارمند در آن عضویت داشته است، باید برای کمک به آنها در مدیریت وظایف و تقسیم کار تا زمانی که یک فرد جایگزین در آن عضو شده و با تیم ادغام شود، مطلع شود.

به کارمند در حال خروج هر چیزی که نیاز دارند بدهید

وقتی کارمندی را ترک می‌کند، اغلب اسناد زیادی وجود دارد که باید آن‌ها را پر کنند، اطلاعات مهمی که باید داشته باشند، و اسنادی که در آینده باید به آنها ارجاع دهند. ارائه این اطلاعات به آنها و تماسی که می توانند در صورت نیاز به بازیابی آن اطلاعات در آینده استفاده کنند نیز ضروری است. چه نوع اطلاعاتی باید بخشی از این بسته باشد؟

• جزئیات چک نهایی، از جمله آنچه برای پایان دادن به مزایا اتفاق می افتد، روزهای مرخصی ذخیره شده و مرخصی با حقوق، و حساب های بازنشستگی.
• جزئیات مزایای باقیمانده، مانند گزینه های سهام و سرمایه گذاری.
• جزئیات مزایای مستمر مانند بیمه درمانی از طریق COBRA .
• قوانین و مقررات مربوط به استرداد اموال شرکت.
• جریمه های احتمالی برای عدم استرداد اموال شرکت، به اشتراک گذاشتن اسرار شرکت، یا نقض عدم رقابت .

اینکه چقدر از این موضوع مرتبط است بستگی زیادی به سطح کارمند، استفاده از دارایی های شرکت، مدت زمان استخدام و ماهیت کار آنها دارد. با این حال، ایجاد یک چک لیست دقیق برای پوشش همه پایه ها، حتی زمانی که آنها مرتبط نیستند، بهتر از استفاده از یک چک لیست جزئی و فراموش کردن یک جنبه ضروری از خارج کردن هواپیما است.

یک مصاحبه خروجی انجام دهید

مصاحبه های خروج اغلب نادیده گرفته می شوند، اما برای منافع عمومی شرکت بسیار مهم هستند. مصاحبه خروج پیامدهای مهمی خواهد داشت زیرا می تواند اطلاعاتی را در اختیار شما بگذارد که بتوانید از آن برای هدایت بهتر شرکت خود استفاده کنید. در درجه اول، مصاحبه خروج به شما کمک می کند دلیل ترک کارمند را درک کنید. اگر این دلیل چیزی است که می توانید برای حفظ بهتر تغییر دهید، دانستن آن بسیار مهم است.

کارمندانی که به دلایل شخصی مانند سلامت روحی یا جسمی، بحران در خانواده یا شغل بهتر همسر در سراسر کشور ترک می‌کنند، دلایل رایجی هستند که نمی‌توانید در مورد آنها کار زیادی انجام دهید. با این حال، به طور بالقوه می توانید به کارمند این گزینه را پیشنهاد دهید که به جای ترک، از راه دور کار کند.

کارمندانی که به دلایلی مانند رئیس بدرفتار، فقدان حقوق یا مزایا، یا عدم تحرک رو به بالا ترک می‌کنند، می‌توانند نقصی را در مدیریت شما نشان دهند که قابل اصلاح است. احتمالاً نمی‌توانید کارمند ترک را حفظ کنید، اما ممکن است بتوانید تغییراتی را برای جلوگیری از ضررهای آینده ایجاد کنید.

در حالت ایده آل، شما برای بهینه سازی شرکت خود تلاش خواهید کرد تا هیچ چیز در مصاحبه خروج غافلگیر کننده نباشد . متأسفانه، اغلب برای رسیدن به آن نقطه در وهله اول به اطلاعاتی از مصاحبه های خروج نیاز دارد.

 

توسعه یا اجرای طرح انتقال

مگر اینکه کارمند به دلیل کوچک شدن شرکت اخراج شود، به احتمال زیاد در اسرع وقت به جایگزینی برای آن کارمند از دست رفته نیاز خواهید داشت. بنابراین، اگر یک طرح انتقال داشته باشید یا برای این موارد و موارد استفاده در آینده توسعه داده باشید، کمک خواهد کرد.

یک طرح انتقال، تمام مبانی وظایف کارمند از دست رفته و فرآیند استخدام برای جایگزینی آنها را پوشش می دهد. شما موضوعاتی مانند:

• انتقال دانش بین کارمند ترک و تیم آنها یا جایگزینی آنها.
• انتقال مخاطبینی مانند مخاطبین فروش، فروشندگان یا اطلاعات مشتری به دیگران.
• انتقال دسترسی به اسناد مهم یا سیستم های حیاتی.

اغلب اوقات، یک شرکت می بیند که یک کارمند مرخصی می گیرد، فقط برای اینکه هفته ها یا ماه ها بعد متوجه شود که کارمند تنها کسی است که به اطلاعات مهم مشتری، فروشنده یا سیستم داخلی دسترسی داشته است.

اگر چنین مشکلی را کشف کردید، ممکن است ارزش آن را داشته باشد که توسعه یک پایگاه دانش داخلی و همچنین داده ها و افزونگی دسترسی را برای جلوگیری از این مشکلات در آینده تحت فشار قرار دهید.

کارمند را در صورت لزوم جشن بگیرید

کارکنانی که شرکت شما را با شرایط خوب ترک می کنند باید مورد تجلیل قرار گیرند. کارمندان بلندمدت که در حال بازنشستگی هستند می توانند مهمانی های بازنشستگی داشته باشند. پیام‌های داخلی را می‌توان برای همه افراد شرکت که در طول دوران حرفه‌ای خود از دستاوردهای خود جشن می‌گیرند، ارسال کرد. اگر آنها در حال انتقال به یک شغل جدید هستند، می توان به آن اشاره کرد و از آن تجلیل کرد.

“مهمترین جنبه یک فرآیند خروج کارکنان خوب این است که با کارمندان به گرمی بدون توجه به دلیل خروج آنها رفتار کنید. دستاوردهای آنها را جشن بگیرید و به آنها احساس قدردانی برای تلاش هایشان کنید. چه کسی می داند؟ این همه عشق می تواند باعث شود کارمندان شما مثل بومرنگ به سازمان بازگردند.» –  KissFlow .

هدف این فرآیند دوگانه است. اولا، به کارمند ترک کمک می کند تا احساس ارزشمند بودن کند. آنها خطوط ارتباطی خود را باز نگه می دارند، در مورد تجربیات مثبت خود صحبت می کنند و ممکن است بتوانند نامزدهای آینده، مشتریان یا شرکای بالقوه خود را به شما معرفی کنند.

جنبه دیگر این امر برای روحیه کارکنان فعلی شما است. با نشان دادن اینکه شرکت برای دستاوردها، تاریخچه و پیشرفت کارمند در حال خروج ارزش قائل است، کارکنان فعلی می دانند که آنها نیز به دلیل مشارکتشان ارزش قائل خواهند شد. احساس قدردانی بیشتر منجر به وفاداری بیشتر، بهره وری بهتر و تعامل عمیق تر می شود.

اعتماد کنید، اما تأیید کنید

حتی اگر کارمندی با شرایط خوب کار را ترک کند، همه چیز به آرامی پیش می‌رود و هیچ مشکلی در روند کار وجود ندارد، بررسی هر مرحله از فرآیند بسیار مهم است.

• اطمینان حاصل کنید که کارمند سیستم ها را خراب نکرده یا به داده ها در هنگام خروج آسیب نرسانده است.
• نظارت بر رقبا و فروشندگان دارک وب در صورت لزوم برای مشاهده نشت داده های داخلی.
• دوبار یا سه بار بررسی کنید که دارایی های فیزیکی شرکت بازگردانده شده باشد.

البته نباید تا آنجا پیش بروید که حریم خصوصی را نقض کنید. هیچ دلیلی برای جاسوسی از صندوق ورودی یا نامه‌های ارسالی کارمند در حال خروج وجود ندارد، مگر اینکه مشکوک به اشتباه باشید، و حتی در این صورت، ممکن است این کار بیشتر برای اجرای قانون باشد تا فرآیندهای داخلی شما.

به کارمندان خود اعتماد کنید تا کار درست را انجام دهند، اما مطمئن شوید که با وجود این اعتماد هیچ مشکلی پیش نیامده است.

یاد بگیرید و بهبود بخشید

تعداد بسیار کمی از شرکت‌ها فرآیندی عالی برای انتقال از یک کارمند قدیمی به کارمند جدید، انتقال دانش و وظایف، و کنار گذاشتن کارمند در حال خروج دارند. برای بقیه، همیشه جا برای پیشرفت وجود دارد.

چیزهایی مانند مصاحبه خروج تنها راه برای بازخورد نیست. همچنین می توانید از کارمندان فعلی در مورد روند خروج بازخورد بخواهید. چه چیزی را دوست داشتند و چه چیزی را نداشتند؟ آیا آنها توصیه هایی دارند؟ آیا شکاف غیرمنتظره یا پیش بینی نشده ای در پوشش وظایف یا دانش وجود داشت؟

همه این اطلاعات را در نظر بگیرید و تغییراتی را در فرآیند offboarding خود اعمال کنید. به این ترتیب دفعه بعد که کارمندی را ترک می کند، روند روان تری خواهید داشت. با گذشت زمان، فرآیند آفبورد شما به یک انتقال تقریباً یکپارچه تبدیل خواهد شد و وقفه اندکی در بهره وری کسب و کار خواهید دید.

همیشه شرایط و مسائل پیش بینی نشده ای وجود خواهد داشت. چه نارضایتی باشد، چه خرابکاری عمدی، یا صرفاً کاغذبازی گم شدن در این میان، داشتن توانایی برای بهبودی دلپذیر از مشکلات ضروری است.

شرکت شما همیشه به یادگیری، تنظیم فرآیندها و رشد نیاز دارد. این امر به طور یکسان در مورد ورود، استخدام، فروش، بازاریابی و خارج شدن از هواپیما صدق می کند. گاهی ممکن است نیاز به فداکاری باشد. شاید فرآیند خارج کردن هواپیما باید سریع‌تر باشد، یک کارمند دستاوردهای کمتری برای جشن گرفتن داشته باشد، یا خروج او چندان خوشایند نباشد. رسیدگی به این مسائل بسیار مهم است.

شرکت ها موجودات زنده ای هستند و باید با آنها رفتار شود. ایجاد یک فرآیند آرام خارج کردن هواپیما بخشی از تضمین یک شرکت سالم است.

اگر نظر، سوال یا نگرانی در رابطه با فرآیند خروج کارکنان دارید، در هر زمانی که بخواهید با ما تماس بگیرید! ما بسیار خوشحال خواهیم شد که به هر نیازی که شرکت شما ممکن است داشته باشد کمک کنیم.