وقتی کارمندان برای تعطیلات برنامه ریزی شده یا روزهای شخصی از محل کار مرخصی می گیرند، می توانید از قبل برنامه ریزی کنید تا مطمئن شوید که غیبت آنها تأثیر منفی بر بهره وری، عملکرد تیم، سود و کیفیت کار ندارد. البته، در هر کسب‌وکاری، می‌توانید انتظار داشته باشید که گهگاه شرایط غیرمنتظره‌ای برای افراد پیش بیاید و باید برای یک روز تماس بگیرند یا دیر بیایند.

با این حال، در یک نقطه خاص، تاخیر و غیبت می تواند بیش از حد شود.

بهترین راه برای صحبت با کارمندان در مورد حضور ضعیف چیست؟ چگونه باید ارتباط برقرار کنید که غیبت آنها بر کل تجارت تأثیر گذاشته است؟

هنگامی که برای اولین بار از یک مشکل حضور و غیاب آگاه می شوید، بهتر است اطلاعاتی را جمع آوری کنید و بفهمید که چرا یک کارمند دیر سر کار آمده است یا اصلاً به سر کار نمی آید. هنگامی که فرصت صحبت با آنها را پیدا کردید، می تواند به شما کمک کند تا راه حلی پیدا کنید و گام های بعدی را تعیین کنید.

چه زمانی غیبت بیش از حد می شود؟

وقتی کسب و کاری را اداره می کنید، غیبت چیزی است که نمی توانید کاملاً از آن اجتناب کنید. صرف نظر از اینکه تیم شما چقدر قابل اعتماد و فداکار است، گاهی اوقات شرایطی پیش می آید که آنها مجبور به غیبت از کار شوند. چه آنها با یک اورژانس خانوادگی سر و کار داشته باشند، چه احساس بیماری داشته باشند یا برای جلوگیری از فرسودگی به یک روز سلامت روان نیاز داشته باشند، غیبت گهگاهی برای کارمندان کاملاً منطقی است.

اما در چه مرحله ای غیبت بیش از حد می شود؟

یک تعریف مشخص از غیبت مفرط وجود ندارد. برای تعیین اینکه چه چیزی به عنوان حضور ضعیف در سازمان شما واجد شرایط است، باید به سیاست ها و رویه های شرکت خود، سطح معمول غیبت مورد انتظار در صنعت خود نگاه کنید و برای درک علت اصلی غیبت برای هر کارمندی تلاش کنید.

چرا باید به حضور ضعیف توجه شود؟

در حالی که هر صاحب یا مدیر کسب و کار انتظار دارد غیبت های گاه به گاه در طول ماه یا سال ظاهر شود، حضور ضعیف مداوم می تواند بر کل سازمان تأثیر منفی بگذارد. بیایید به برخی از راه‌هایی نگاه کنیم که کارمندانی که مکرراً کارشان را از دست می‌دهند، می‌تواند بر شرکت شما تأثیر بگذارد.

کاهش بهره وری

یکی از آشکارترین تأثیرات حضور ضعیف بر یک شرکت کاهش بهره وری است. کارمند غایب نه تنها در روزهایی که غیبت می‌کند کار خود را انجام نمی‌دهد یا در روزهایی که دیر می‌گذرد کار کمتری انجام می‌دهد، بلکه سایر کارمندان ممکن است با غیبت مکرر هم تیمی‌هایشان انگیزه خود را از دست بدهند.

کاهش کیفیت کار

غیبت نه تنها می تواند منجر به انجام کار کمتر شود، بلکه می تواند کیفیت کاری را که انجام می شود نیز کاهش دهد. هنگامی که افراد اغلب روزها را از دست می دهند، می تواند به این معنی باشد که از جریان کاری خود خارج می شوند. آنها ممکن است کمتر درگیر پروژه هایی باشند که روی آنها کار می کنند و برای رسیدن به ضرب الاجل در آنها عجله کنند.

همانطور که در بخش بعدی بحث خواهیم کرد، حضور ضعیف می تواند به روحیه در دفتر آسیب برساند. این بدان معناست که کیفیت کار ممکن است از غایب مکرر کارمند و هم تیمی های آنها آسیب ببیند.

کاهش روحیه

کار در محیطی که یک کارمند به طور مداوم غیبت می کند می تواند به طور جدی بر روحیه همکاران آنها تأثیر بگذارد. این امر به ویژه زمانی صادق است که چندین کارمند اغلب دیر به محل کار می آیند یا سر کار نمی آیند. زمانی که همکارانتان به اندازه شما کار نمی کنند، می تواند اشتیاق، اعتماد به نفس و تمایل شما را برای انجام کارهای فراتر از آن کاهش دهد.

روحیه پایین در محل کار می تواند اثر گلوله برفی داشته باشد. بهره وری را کاهش می دهد، تضاد اداری را افزایش می دهد و گردش مالی بیشتری ایجاد می کند. همچنین ممکن است یک دور باطل در مورد غیبت و روحیه وجود داشته باشد: حضور نامناسب مکرر روحیه را کاهش می دهد و کاهش روحیه می تواند باعث شود که کارکنان بیمار تماس بگیرند یا دیر بیایند.

نکته مثبت این است که این امکان وجود دارد که اقداماتی برای تقویت روحیه در محل کار بتواند غیبت کارکنان را کاهش دهد. اگر با چندین کارمند سر و کار دارید که بیش از حد معمول غیبت دارند، ممکن است روحیه پایین باعث افزایش عملکرد ضعیف، نارضایتی کارکنان و غیبت شود.

افزایش استرس

کارمندی که به طور مداوم سر کار نمی آید می تواند سطح استرس همه افراد در دفتر را افزایش دهد. اگر فرد مسئولیت هایی دارد که از آنها مراقبت نمی کند، اغلب به این معنی است که شخص دیگری باید آنها را به عهده بگیرد. در حالی که اکثر کارمندان اهمیتی ندارند که هر چند وقت یکبار یک یا دو کار اضافی را انجام دهند، زمانی که احساس کنند بیشتر از وزن خود می کشند، ممکن است به مرور زمان اضافه شود.

افزایش گردش مالی

به عنوان یک مدیر یا صاحب کسب و کار، می دانید که گردش مالی گران، زمان بر است و در نهایت برای فرهنگ شرکت عالی نیست. سازمان ایده آل دارای یک تیم هسته ای قوی از کارکنان وفادار خواهد بود که به ایجاد یک فرهنگ سالم، سازنده و شکوفا کمک می کند.

هنگامی که یک استخدام شده جدید می بیند که کل تیم به طور مکرر حضور دارند و از حضور در محل کار خوشحال هستند، احتمال اینکه بخواهند در شرکت مستقر شوند و برای سال های آینده در شرکت بمانند بسیار بیشتر است. از طرف دیگر، وقتی کارمندان شما می بینند که همکارانشان اغلب کارشان را از دست می دهند، به احتمال زیاد به دنبال یافتن کار در جای دیگری فکر می کنند.

چگونه با کارمندان در مورد حضور ضعیف صحبت کنیم

اگر متوجه شده اید که یک یا چند نفر از کارمندان شما شروع به از دست دادن کار فراتر از آنچه در شرکت شما عادی تلقی می شود، کرده اند، باید زمانی را برای صحبت با آنها تعیین کنید. نزدیک شدن به این مکالمه با شفقت، مکانی عالی برای شروع است، زیرا ممکن است کارمندان شما دلایل موجهی برای غیبت یا تأخیر خود داشته باشند.

حتی اگر چند کارمند اخیراً کار خود را از دست داده باشند، تمرکز بر روی هر فرد به صورت جداگانه هنگام ملاقات با آنها ضروری است. در حالی که ممکن است فرهنگ غیبت در دفتر شما شکل گرفته باشد، اما این احتمال وجود دارد که چندین کارمند دلایل قابل درک برای دیر حاضر شدن یا غیبت در محل کار خود در یک دوره مشابه داشته باشند.

با آنها به صورت خصوصی ملاقات کنید

هنگامی که یک کارمند مرتباً بیمار است، دیر حاضر می شود یا اصلاً حاضر نمی شود، اولین قدم این است که به طور خصوصی با او ملاقات کنید. بحث در مورد غیبت آنها در اتاق ناهار یا یک فضای اداری باز با دیگران ایده خوبی نیست.

اولین باری که به این موضوع می پردازید، می خواهید مطمئن شوید که لحن مربوط به نگرانی و جمع آوری اطلاعات به جای نظم و انضباط باقی می ماند. شما نمی خواهید آنها را در محل قرار دهید یا از آنها در مورد حضور ضعیف آنها در حالی که همه همکارانشان در حال تماشا هستند سؤال کنید. انجام این کار باعث می‌شود افراد احساس تدافعی و خجالت کنند، و احتمالاً احساس راحتی نخواهند کرد که چرا وقتی مخاطبی در آنجا حضور دارند، کار خود را از دست داده‌اند.

اگر کارمند اعلام کند که به زودی کار را برای یک موقعیت در یک شرکت دیگر ترک خواهد کرد، حداقل اکنون اطلاعات لازم برای شروع فرآیند استخدام را دارید. قبل از شروع جستجوی یک نامزد جدید، ممکن است در نظر بگیرید که آیا سازمان شما می‌تواند از اجرای  فرآیند استخدام کور سود ببرد .

مهربان باش

زمانی که یک کارمند مرتباً کار خود را از دست می دهد یا دیر حاضر می شود، به راحتی می توان تصور کرد که به سادگی این کار را انجام می دهد زیرا به شغل خود اهمیت نمی دهد. با این حال، مهم است که ابتدا با نگرانی و دلسوزی به موضوع نزدیک شوید. ممکن است چیزی در زندگی آنها در حال وقوع باشد که بر توانایی آنها برای رسیدن به موقع یا انجام وظایف شغلی تأثیر بگذارد.

دلیل غیبت آنها بسیار مهم است، و شما می خواهید که وقتی برای اولین بار در مورد حضور کارمند خود صحبت می کنید، نسبت به آنها دلسوز باشید.

کارمند شما ممکن است مشکلات حمل و نقل داشته باشد یا از مشکلات سلامتی رنج می برد. شاید آنها با یک موقعیت شخصی چالش برانگیز، مانند طلاق یا مرگ اخیر یکی از عزیزانشان سر و کار دارند.

در طول این جلسه، گوش دادن و همدلی ضروری است. از طریق ارتباط باز، ممکن است دریابید که مناسب است به کارمند خود مرخصی بدهید یا راه حل دیگری پیدا کنید که برای آنها مفید باشد.

شفاف ارتباط برقرار کنید

هنگامی که با کارمند خود صحبت کردید، ممکن است متوجه شوید که به نظر می رسد دلیلی برای توضیح غیبت مکرر خود از محل کار ندارند. این ایده خوبی است که با تلاش برای بهبود سیاست های مشخص شده در کتابچه راهنمای کارمندان، به طور فعال با موضوع غیبت برخورد کنید. اگر مناسب به نظر می رسد، با توجه به اطلاعاتی که از کارمند خود به دست آورده اید، می توانید این زمان را برای یادآوری خط مشی های نوشته شده در دفترچه راهنما و نحوه اعمال آنها در موقعیت خاص خود اختصاص دهید.

همچنین می توانید از این زمان برای توضیح دادن به کارمند خود استفاده کنید که چگونه روزهای کاری از دست رفته آنها بر تیم و تجارت آنها تأثیر می گذارد. آنها ممکن است متوجه تأثیر منفی آن بر روی شرکت نباشند وقتی صدای بیماری می کنند.

البته، شما می خواهید تعیین کنید که آیا مناسب است در این زمان به کتابچه راهنمای اشاره کنید یا در مورد تأثیر منفی غیبت آنها بر تجارت صحبت کنید. اگر کارمند شما اعلام کرده است که با موقعیت دشواری مواجه است که بر توانایی آنها برای حضور منظم در محل کار تأثیر می گذارد، بهتر است این بخش از بحث را برای زمان دیگری ذخیره کنید. در عوض، می توانید برای ایجاد راه حلی کار کنید که هم برای کارمند و هم برای سازمان شما مفید باشد.

مشکل را فوراً حل کنید

مانند بسیاری از مسائلی که در یک کسب و کار پیش می آید، بهتر است به جای اینکه اجازه دهید برای مدت طولانی ادامه پیدا کند، به مشکل غیبت فورا رسیدگی کنید. تنش بین کار و زندگی شخصی کارمند شما ممکن است باعث استرس زیادی برای آنها شود و فقط داشتن فرصتی برای توضیح دادن خود به مدیر یا صاحب کسب و کار می تواند سنگینی بر دوش آنها باشد.

هرچه زودتر به مشکل رسیدگی کنید، زودتر می توانید راه حل را پیاده سازی کنید.

آیا با کارمندی سر و کار دارید که هم به شدت غیبت می کند و هم رفتار نامناسبی دارد؟ اگر چنین است، این پست اخیر را در مورد رسیدگی به تخلفات کارکنان مانند یک حرفه ای بررسی کنید.

برای یافتن راه حل کار کنید

هنگامی که با کارمند خود صحبت کردید و دلیل عدم حضور مکرر آنها را یاد گرفتید، می توانید برای حل مشکل تلاش کنید. به عنوان مثال، ممکن است یک مانع نسبتاً ساده وجود داشته باشد که مانع از رسیدن به کار مداوم شده است، مانند مشکلات حمل و نقل. اگر اینطور است، ممکن است بتوانید ساعات کاری آنها را کمی تنظیم کنید تا با برنامه اتوبوس عمومی کار کند.

اگر کارمند شما با یک موقعیت شخصی ناراحت کننده دست و پنجه نرم می کند، ممکن است به او مدتی دور از کار بدهید. گاهی اوقات افراد نیاز به زمان کمی دارند تا بتوانند با تمرکز، درگیر شدن و انرژی برگردند. هنگامی که آنها به سر کار باز می گردند، باید حضور آنها را زیر نظر داشته باشید و ببینید آیا وضعیت بهبود می یابد یا خیر. در غیر این صورت باید دوباره به آن رسیدگی شود.

به نظارت بر حضور پس از جلسه خود ادامه دهید

پس از ملاقات با کارمند خود و تلاش برای ایجاد راه حل، گام بعدی این است که مراقب حضور در آینده آنها باشید. اگر مشکل همچنان ادامه داشت، باید فوراً به آن رسیدگی کنید. با این حال، اگر متوجه شدید که حضور آنها بهبود می یابد، این فرصت عالی برای برقراری ارتباط با کارمند خود است که از اینکه آنها برای بهبود حضور خود تلاش کرده اند قدردانی می کنید.

در حالی که بسیاری از کارمندان ممکن است دلایل موجهی برای غیبت یا تأخیر خود داشته باشند، این امکان نیز وجود دارد که کارمندی که مکرراً غایب است، یک پای خود را از در خارج کرده باشد. به عنوان مثال، زمانی که شخصی قبلاً شروع به جستجوی شغل دیگری کرده است، غیرمعمول نیست که از نظر ذهنی موقعیت فعلی خود را بررسی کند.

اگر مشکوک به این موضوع هستید، ممکن است نشان دهنده این باشد که اگر قبلاً این کار را نکرده اید، زمان شروع فرآیند استخدام فرا رسیده است. هرچه در جذب نیرو فعال تر باشید، زمان بیشتری برای یافتن نامزد مناسب برای پر کردن موقعیت دارید.

آیا به دنبال راه حلی برای استخدام بر اساس نیاز خود هستید؟ اگر چنین است، امروز با ما تماس بگیرید .

آیا چیزی را در مورد صحبت با کارمندان در مورد حضور ضعیف از دست دادیم؟ آیا در مورد نحوه برخورد با موضوع با تیم خود سؤالی دارید؟ اگر چنین است، لطفاً نظر خود را در زیر بگذارید، و ما گفتگو را آغاز خواهیم کرد! ما بسیار خوشحال خواهیم شد که به هر یک از سؤالات احتمالی شما پاسخ دهیم و نگرانی هایی را که ممکن است داشته باشید برطرف کنیم!