فرم I-9 ایالات متحده یک سند ضروری برای هر کسی است که به دنبال کار است. این فرم «تأیید صلاحیت اشتغال» است و تأیید می‌کند که فردی که استخدام می‌شود همان کسی است که ادعا می‌کند و واجد شرایط کار در ایالات متحده است. هم برای شهروندان و هم برای غیرشهروندان ایالات متحده ضروری است و باید توسط کارفرمایان و کارمندان پر شود.

در بیشتر موارد، این خوب است. شما با استخدام جدید به عنوان بخشی از فرآیند استخدام ملاقات می کنید. از آن‌ها می‌خواهید که مدارک خود را با خود در جلسه بیاورند – مواردی مانند کارت شناسایی دولتی، کارت گذرنامه، یا کارت سبز، مواردی از لیست مدارک قابل قبول – و در حین حضور آنها را بررسی کنید. آنها مدارک را امضا می کنند، شما مدارک را امضا می کنید و آنها آماده هستند.

همه چیز برای کارمندان از راه دور کمی پیچیده تر می شود. اگر کارمندی که استخدام می کنید صدها یا هزاران مایل دورتر باشد چه اتفاقی می افتد؟

مشکل استخدام از راه دور

بزرگترین مشکل برای استخدام از راه دور، پر کردن صحیح فرم I-9 است. دو محدودیت در راه است.

کارمند قبل از شروع کار باید یک I-9 امضا شده و تأیید شده داشته باشد.

این محدودیت مستلزم آن است که کارمند قبل از شروع کار برای شرکت شما، مدارک خود را توسط دولت ایالات متحده پردازش و تأیید کند. این الزام به نظر زیاد نمی رسد، اما چه اتفاقی می افتد اگر بخواهید برای استخدام افراد جدید برای شرکت خود عجله کنید، اما آنها از راه دور زندگی می کنند؟ آنها نمی توانند به طور قانونی شروع به کار کنند تا زمانی که مدارک مورد بررسی قرار گیرد، و زمانی که فرم های پستی و اسناد را به صورت رفت و برگشت در نظر بگیرید، زمان می برد. اگرچه، با آمادگی کافی، این نباید مشکلی ایجاد کند. مشکل زمانی ایجاد می شود که آن را با محدودیت دوم ترکیب کنید.

مدارک ارائه شده توسط کارمند باید اصل باشد و شخصاً بررسی شود.

نکته اصلی در اینجا این است که مدارک باید حضوری بررسی شوند و اصل باشند. این بدان معنی است که نمی توانید از کارمند احتمالی بخواهید اسناد خود را از طریق تماس زوم یا چت وب کم به شما نشان دهد زیرا این یک معاینه حضوری نیست. همچنین به این معنی است که آنها نمی توانند فتوکپی کنند و کپی ها را برای شما از طریق پست برای بررسی بفرستند زیرا آنها اصلی نیستند. هر راهی که برای دور زدن این موضوع فکر کنید احتمالاً چیزی است که دولت صراحتاً آن را ممنوع کرده است.

این محدودیت به این معنی است که شما چند گزینه محدود دارید.

• کارمند آینده نگر می تواند مدارک خود را برای بررسی به شما پست کند . این گزینه وحشتناک است. نامه ممکن است گم شود و اسناد حساس بسیار مهم هستند. به علاوه، تأخیر زمانی نامه همچنان حداقل چند روز قبل از پردازش کارمند اضافه می‌شود.
• کارمند احتمالی می تواند با مدارک خود به دفتر شما سفر کند تا پردازش شود . این گزینه پرهزینه، وقت گیر است و ممکن است غیرممکن باشد اگر کارمند نیاز به ورود به کشور داشته باشد در حالی که مجوز انجام این کار را ندارد.

خوشبختانه، دولت یک راه برای حل این موضوع ارائه می دهد: نمایندگان مجاز.

استفاده از یک نماینده مجاز برای تأیید اسناد

طبق USCIS، یک نماینده مجاز می تواند برای استخدام از راه دور، اسناد I-9 را تکمیل کند. به طور مشخص :

«کارفرمایان ممکن است یک نماینده مجاز را برای پر کردن فرم I-9 از طرف شرکت خود، از جمله افسران پرسنل، سرکارگران، نمایندگان یا دفتر اسناد رسمی تعیین کنند. وزارت امنیت داخلی نماینده مجاز را ملزم به داشتن توافقات خاص یا سایر اسناد برای اهداف فرم I-9 نمی کند. اگر نماینده مجاز از طرف کارفرما فرم I-9 را پر کند، کارفرما همچنان مسئول هرگونه تخلف در رابطه با فرم یا فرآیند تأیید است.

هنگام تکمیل فرم I-9، کارفرما یا نماینده مجاز باید با حضور فیزیکی کارمند، هر مدرک ارائه شده را بررسی کند تا مشخص کند که آیا به طور منطقی به نظر می رسد واقعی است و به کارمندی که آن را ارائه می دهد مربوط می شود یا خیر. بررسی یا بررسی اسناد از طریق وب کم مجاز نیست.

اگر نماینده مجاز از تکمیل فرم I-9 (شامل امضا) امتناع کند، ممکن است نماینده مجاز دیگری انتخاب شود. اگر کارفرما یک سردفتر استخدام کند، سردفتر به عنوان نماینده مجاز کارفرما عمل می کند نه به عنوان سردفتر. سردفتر باید همان اقدامات لازم را به عنوان نماینده مجاز انجام دهد. هنگامی که سردفتر به عنوان نماینده مجاز عمل می کند، نباید مهر دفتر اسناد رسمی را در فرم I-9 ارائه کند.

بنابراین، راه حل اولیه برای مشکل کار از راه دور، تماس با یک نماینده در همان محل کارمند احتمالی است، که معمولاً یک دفتر اسناد رسمی است.

این نماینده مجاز مسئولیت تأیید استخدام و امضای فرم I-9 را بر عهده دارد و به همین دلیل در موقعیت قابل اعتمادی قرار دارد. اگر نماینده تعیین شده اسناد جعلی را تأیید کند، کارفرما همچنان مسئول است، اما ممکن است عواقبی نیز برای نماینده داشته باشد.

با این حال، گاهی اوقات مشکلاتی در استفاده از دفتر اسناد رسمی وجود دارد. بسیاری از دفاتر اسناد رسمی وقتی I-9 ارائه می دهند نمی دانند چه کاری انجام دهند و ممکن است از خدمات خودداری کنند.

جان فی، از طریق SHRM ، توصیه می کند فهرستی از عوامل بالقوه ای تهیه کنید که یک کارمند آینده نگر می تواند برای خدمات با آنها تماس بگیرد.

فی گفت: «کارفرما می‌تواند بهترین انتخاب‌های ممکن را بر اساس تجربه قبلی فهرست کند و دستورالعمل‌ها یا راهنمایی‌های اضافی را که ممکن است مفید باشد، درج کند. او به مشتریان توصیه می‌کند که متخصصان منابع انسانی در سازمان‌های مجاور، کتابداران محلی، وکلا یا حسابداران، کارکنان آژانس نیروی کار دولتی یا دفاتر اسناد رسمی را در نظر بگیرند. فهرست سراسری دفاتر اسناد رسمی را می توانید در اینجا بیابید. فی گفت: «بهتر است فردی را انتخاب کنید که از قبل با فرآیند فرم I-9 آشنا باشد تا از روند راستی‌آزمایی هموار و سریع اطمینان حاصل شود. همچنین مهم است که بدانید کدام ایالت ممکن است دفاتر اسناد رسمی را از تکمیل فرم I-9 منع کنند یا شرایط متفاوتی داشته باشند. برای مثال، کالیفرنیا نشان داده است که تکمیل فرم I-9 مستلزم عضویت شما به عنوان مشاور مهاجرت است.»

به عنوان کارفرما، لزوماً مسئولیت انتخاب یک نماینده خاص در محل کارمند احتمالی شما نیست. اگر کارهای قانونی را برای شناسایی و تماس با چنین نماینده ای از قبل انجام دهید و آن نماینده خاص را به کارمند خود توصیه کنید، می تواند روند را ساده تر کند. با این حال، آنها همچنین آزادند هر کسی را که مایل به داشتن شرایط یک نماینده مجاز باشد، بیابند.

همانطور که فی می گوید، برخی از ایالت ها مانند کالیفرنیا ممکن است شرایط خاص و اضافی برای تأیید فرم I-9 داشته باشند.

خوشبختانه، الزامات واقعی برای یک نماینده مجاز به طور کلی حداقل است. نماینده باید مستندات را بررسی کند و تأیید کند که تا جایی که می‌داند، اسناد مشروع و منظم هستند. آنها نیازی به تأیید فرم ندارند و همچنین نیازی به انجام اقدامات استثنایی برای تأیید اسناد ندارند.

تأثیر COVID-19 در تکمیل فرم I-9

همه‌گیری جهانی کرونا، به دلایل خوبی، بسیاری از فرآیندهای مختلف دولتی و اجتماعی را مختل کرده است.

به ویژه، این الزام که اسناد به صورت حضوری بازرسی شوند، هم برای نماینده مجاز و هم برای کارمند احتمالی خطرناک شده است. بسیاری از منابع نمایندگی مجاز، مانند کتابخانه ها، ممکن است در طول قرنطینه یا قفل شدن باز یا در دسترس نباشند.

این مشکل یک آچار اضافی را برای تأیید کارمندان از راه دور وارد طرح می کند. این امر بدتر می‌شود زیرا بسیاری از کسب‌وکارها برای برخی یا همه کارکنان خود به کار از راه دور موقت یا دائمی روی می‌آورند و بسیاری دیگر شروع به استخدام کارمندان از راه دور می‌کنند در حالی که قبلاً هرگز مجبور به این کار نبودند. اگر در این موقعیت هستید چگونه مشکل فرم I-9 را هدایت می کنید؟

پاسخ، چشم پوشی موقت از الزامات از سوی دولت است. آژانس هایی از جمله اداره مهاجرت و گمرک و وزارت امنیت داخلی سیاست های موقتی را برای چشم پوشی از بازرسی فیزیکی اسناد اجرا کرده اند. در اینجا چیزی است که آنها اکنون نیاز دارند:

• نیازی نیست که اسناد را شخصاً بررسی کنید.
• شما همچنان باید اسناد را بررسی کنید، اما می توانید این کار را از طریق یک ابزار دیجیتالی مانند ایمیل، تماس ویدیویی یا فکس انجام دهید.
• برای اهداف بخش 2 I-9 باید ظرف سه روز کپی از اسناد مربوطه را تهیه کنید.

علاوه بر این، این یک تعویق است، نه یک چشم پوشی. هنگامی که این محدودیت‌ها برداشته شد و عملیات عادی از سرگرفته شد، از شما خواسته می‌شود که فرم اصلاح‌شده‌ای را همراه با بررسی فیزیکی مناسب مدارک و «کووید-۱۹» که دلیل تأخیر ذکر شده است، ارسال کنید.

شایان ذکر است که برخی از عدم قطعیت و انعطاف پذیری در این قوانین وجود دارد.

• اگرچه این قوانین در ابتدا برای شرکت‌هایی بود که کار از راه دور موقت را برای کارمندانی که در نهایت شخصاً کار می‌کنند ارائه می‌کردند، به نظر می‌رسد که معمولاً برای کارمندان کاملاً از راه دور و شرکت‌هایی که قصد بازگشت به دفتر را ندارند، استفاده می‌شود، بدون اینکه عواقبی تا کنون داشته باشد.
• این ماده قبلاً تقریباً چندین بار تمام شده است. ICE و DHS تصمیم گرفتند آن را تمدید کنند وقتی مشخص شد که همه‌گیری هنوز تمام نشده است (در واقع، بدتر از همیشه است) و از زمان نگارش این مقاله در حال حاضر تا 30 آوریل 2022 تمدید شده است. این صفحه یا این صفحه را بررسی کنید. برای به روزترین اطلاعات در مورد خط مشی ها و مهلت های جدید.
• شرکت شما ملزم به تکمیل تأیید از راه دور و به تعویق افتادن اسناد نیست. اگر شما و کارمند احتمالی شما مایل به انجام این کار هستید و می توانید یک نماینده مجاز را پیدا کنید که مایل به انجام این کار است، تأیید می تواند به طور معمول انجام شود. این را می توان به صورت موردی برای هر کارمند از راه دور انجام داد.

همچنین ممکن است قوانین تأیید از راه دور دائمی شوند. از پایان سال 2021، DHS به دنبال نظراتی بود در مورد اینکه آیا قوانین جدید باید دائمی شوند یا نه تا بار استخدام کارگران از راه دور را کاهش دهند. به هر حال، روش‌های ارتباطی جهانی و مدرن، استخدام کارگران کاملاً از راه دور از سراسر جهان را آسان‌تر از همیشه کرده‌اند. نیاز به موانع تند برای تأیید اسناد، مانع غیرضروری بر این توانایی می‌شود.

نظرات تا 27 دسامبر 2021 پذیرفته شد. در حال حاضر، آژانس‌ها در حال بررسی نظرات هستند و در آینده تصمیم خود را خواهند گرفت. در اینجا می توانید بیشتر در مورد آن بخوانید .

آیا احتمال موفقیت آن وجود دارد؟ این مسئله بعدا بررسی خواهد شد. این آزمایش ممکن است نشان داده باشد که DHS و ICE که از طریق تأیید حضوری می‌توان به‌دست آورد و این بازرسی کمک چندانی به مبارزه با کلاهبرداری نمی‌کند، در حالی که برای سازماندهی آن بار غیرمجاز بر دوش مشاغل می‌گذارد. از سوی دیگر، همه ما می دانیم که سازمان های دولتی به کندی تغییر می کنند، بنابراین این امکان وجود دارد که بازگشت به قوانین قدیمی در کارت باشد.

شرکت‌های پیشرو در فناوری پیشرفت‌های اخیر را در ضبط اسناد انجام داده‌اند که راه را برای بررسی خودکار یک سند I-9 با سطح اطمینان بالاتری در رابطه با اعتبار و اعتبار آن هموار می‌کند. –  جان فی .

شاید محتمل ترین نتیجه ایجاد قوانین و فناوری های خاص و همچنین یک سیستم اختصاصی برای تأیید اسناد از راه دور باشد. با این حال، این که چه شکلی به خود خواهد گرفت، باید دید.

شرکت شما چه کاری باید انجام دهد؟

اگر شرکت شما به دنبال استخدام یک کارمند از راه دور است، اولین کاری که باید انجام دهید این است که پیوندهای DHS و ICE را بررسی کنید تا ببینید آیا قوانین فعلی از زمان نوشتن این مقاله تغییر کرده است یا خیر.

اگر اعتبارسنجی از راه دور همچنان مجاز است، این کار را انجام دهید. شما باید مطمئن شوید که یادداشت برداری کرده اید و اگر زمانی فرا رسید که از شما خواسته شود تا تأیید دستی اسناد و I-9 اصلاح شده را ارسال کنید، آماده باشید. بسته به تصمیماتی که در ماه‌ها و سال‌های آینده توسط دولت اتخاذ می‌شود، ممکن است لازم باشد یا نباشد.

آیا نباید کارمندان از راه دور را استخدام نکنید؟ خیر. مزایای استخدام کارمندان از راه دور بسیار بیشتر از معایب پیمایش یک موقعیت دشوار برای اسناد استخدامی آنهاست. استخر گسترده‌تر استعداد، انعطاف‌پذیری یک تیم از راه دور، و کیفیت کار انجام شده در حین ایمن نگه‌داشتن کارکنان در طول یک بیماری همه‌گیر بسیار مهم هستند که صرفاً برای جلوگیری از کار با یک فرآیند پیچیده، از دست دادن آن‌ها مهم است.

آیا در گذشته برای ثبت یا تأیید فرم I-9 یا از زمان شروع همه‌گیری و کاهش قوانین مشکلی داشته‌اید؟ اگر چنین است، لطفاً در نظرات زیر در مورد آنها صحبت کنید. علاوه بر این، اگر در مورد پر کردن صحیح فرم I-9 سؤال دیگری دارید یا نیاز به کمک دارید، لطفاً نظر خود را در زیر بگذارید، و ما گفتگو را آغاز خواهیم کرد!