در یک دنیای ایده آل، کارمندان به کتابچه راهنما، عقل سلیم، مقررات دولتی و صنعتی و قوانین پایبند هستند. متأسفانه انسان ها کامپیوتر نیستند و رفتار افراد می تواند بسیار متفاوت باشد. استرس، فشارهای اجتماعی، تأثیر الکل یا عوامل مختلف دیگر را به آن اضافه کنید و دستور العملی برای سوء رفتار خواهید داشت.

رفتار نادرست می تواند در محل کار یا خارج از آن اتفاق بیفتد. رفتار یک کارمند اغلب بر کارفرمای آنها منعکس می شود و این شما هستید که باید به طور حرفه ای با رفتار نادرست آنها برخورد کنید. در اینجا نحوه انجام این کار با حداقل مشکلات در طول مسیر آمده است.

البته به خاطر داشته باشید که بهترین برنامه ریزی ها به ندرت از تماس با موقعیت های واقعی زندگی می کنند. از این نکات به عنوان یک راهنما استفاده کنید، اما توجه داشته باشید که ممکن است لازم باشد خود را با شرایط در حال تغییر وفق دهید.

نکته 1: رفتار نادرست را در سیاست های محل کار تعریف کنید

اولین کاری که باید انجام دهید این است که اطمینان حاصل کنید که در کتابچه راهنمای کارکنان خود خط مشی هایی دارید که مشخص می کند چه چیزی به منزله سوءرفتار است.

بدرفتاری به طور کلی به دو دسته تقسیم می شود: کلی و فاحش تقسیم می شود .

• رفتار نادرست عمومی رفتاری است که غیرقانونی نیست، اما ممکن است غیراخلاقی یا اغلب بی احترامی باشد. اظهارنظرهای گستاخانه، رفتارهای بی ادبانه، نافرمانی، تأخیر مزمن، و موارد دیگر از این قبیل، مشمول سوء رفتار عمومی می شوند. رفتار نادرست عمومی اغلب جایی است که شما نیاز به تعیین مرزها در کتابچه راهنمای خود دارید، زیرا سازمان‌ها و فرهنگ‌های مختلف می‌توانند اقدامات متفاوتی را در سطوح مختلف از شدت مشاهده کنند.
• در این میان، سوء رفتار فاحش ، سوء رفتاری است که عموماً زمینه‌ای برای خاتمه فوری کارمند متخلف است. اغلب، اگرچه نه همیشه، غیرقانونی است. به عنوان مثال، دزدی و کلاهبرداری، اختلاس، خسارت مالی، تجاوز، آزار جنسی و سوء مصرف مواد مخدر همگی می توانند انواعی از سوء رفتار فاحش باشند.

سوء رفتار فاحش اغلب می تواند به سادگی به عنوان فعالیت های غیرقانونی تعریف شود، اما ممکن است بخواهید تعاریف خاص تری را برای برخی رفتارها در نظر بگیرید. به عنوان مثال، خط ترسیم شده برای آزار جنسی ممکن است کم و بیش سختگیرانه باشد و «رفتار توهین آمیز» عمومی نیز می تواند متفاوت باشد. علاوه بر این، رفتار نادرست مانند نقض پروتکل ایمنی ممکن است کاملاً غیرقانونی نباشد، اما به خطر انداختن ایمنی سایر کارکنان یک تخلف شدید است.

باید مطمئن شوید که تعاریفی برای سوء رفتار دارید که در دسترس عموم است و همه کارمندان از آنها آگاه می شوند تا از مشکلاتی در مورد مجازات کارمندان به خاطر سیاست هایی که اصلاً تصوری از وجود آنها نداشتند جلوگیری شود.

به طور کلی، سوء رفتار جزئی باید منجر به تذکر شفاهی و مستندسازی شود. اخطار کتبی و رسمی اگر برای یک هشدار شفاهی خیلی شدید باشد یا اگر به کارمند قبلاً اخطار داده شده باشد، تضمین می شود. برای تخلفات شدیدتر یا برای کارمندانی که قبلاً نوشته شده اند، ممکن است نیاز به تعلیق یا آموزش اجباری برای مسائل داشته باشید. در نهایت، برای فعالیت‌های غیرقانونی، فعالیت‌هایی که به شرکت یا سایر کارمندان شما آسیب می‌رساند، یا سایر اشکال سوء رفتار فاحش – و همچنین زمانی که یک کارمند قبلاً تعلیق شده است – خاتمه به گزینه نهایی تبدیل می‌شود، بدون اتهامات جنایی.

نکته شماره 2: یک فرآیند را توسعه دهید

بسیاری از محل‌های کار سیاست «سه اعتصاب» را برای تخلفات کمتر شدید، معمولاً سوء رفتار عمومی، اجرا می‌کنند. این به کارمندان خوب اجازه می دهد تا رفتار خود را تنظیم کنند، به ویژه در مواردی که آداب فرهنگی متفاوت است. برای مثال، آنچه که یک گروه ممکن است شوخی‌های بازیگوشانه در نظر بگیرد ممکن است برای دیگری تحقیرآمیزتر یا توهین‌آمیزتر باشد. صدور هشدار برای این نوع رفتارهای نادرست می تواند به کارکنان متخلف اجازه دهد تا رفتار خود را اصلاح کنند، اصلاح کنند و وضعیت خود را بهبود بخشند.

در عین حال، بندهایی می خواهید که مجازات های سخت تری را برای رفتار غیرقابل جبران تعیین کند. برای مثال، اگر کارمندی در حال آزار و اذیت جنسی شخصی، نقض قوانین کیفری، یا ارتکاب کلاهبرداری علیه یا از طرف شرکت دستگیر شود، به طور کلی یک هشدار کافی نیست. مجازات باید متناسب با جرم باشد. سیاست‌های عدم تحمل برای رفتارهای نادرست که چنین اقداماتی را تضمین می‌کند ضروری است.

یکی دیگر از بخش های تعریف شده فرآیند شما باید انتظارات از کارمندانی باشد که شاهد رفتار نادرست هستند. آیا از آنها انتظار می رود که حوادث را گزارش کنند، و اگر چنین است، به چه شکل و به چه کسی؟ وقتی مدیریت ادعاهایی را دریافت می کند، چه می کنند؟ این باید تعریف شود.

نکته شماره 3: برای تأثیرات نامطلوب مراقب باشید

یکی از چالش برانگیزترین جنبه های رسیدگی به تخلفات، اجتناب از تأثیر نامطلوب، اقدامات نامتناسب و رفتار ناعادلانه در محل کار است. خیلی معمول است که مدیریت بالاتر از دوستان خود کوتاه بیاید، زمانی که آنها فوراً یک کارمند کمتر را به خاطر همان اقدام اخراج می کنند. همچنین برای کارمندان اقلیت بسیار رایج است که به دلیل اقدامات مشابهی که در اکثریت کارمندان عواقب چندانی ندارد، شدیدتر مجازات شوند.

به همین دلیل است که داشتن خط مشی های روشن و فرآیندی روشن از قبل وجود دارد. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که با کل نیروی کار خود منصفانه رفتار می کنید  و به شما کمک می کند از عواقب قانونی رفتار تبعیض آمیز جلوگیری کنید.

نکته 4: اطلاعات جمع آوری کنید

کلید هر حادثه سوء رفتار جمع آوری اطلاعات در مورد اتهامات بدون توجه به موقعیت است. صدور مجازات بر اساس حرف یک کارمند ممکن است برای ارائه شهادت دقیق از یک حادثه کافی نباشد.

در برخی موارد، جمع آوری اطلاعات ممکن است به سادگی مصاحبه با چند کارمند و جمع آوری داستان های آنها باشد. در موارد دیگر، ممکن است نیاز داشته باشید که فیلم دوربین های امنیتی را بگیرید، با طرف های خارجی مصاحبه کنید یا جزئیات مهم یک موقعیت را تأیید کنید. حتی ممکن است در موارد شدید تحقیقات را به مجریان قانون بسپارید.

“اگر یک تحقیق داخلی بی طرفانه امکان پذیر نیست، باید از شخص ثالثی بخواهید که یک تحقیق منصفانه و بی طرفانه درباره تخلف کارمندان انجام دهد. اگر یک محقق محل کار آموزش دیده در کشتی ندارید، این نیز مهم است. علاوه بر این، اگر با یک شکایت پیچیده و بالقوه وقت گیر سر و کار دارید، ممکن است ایده خوبی باشد که یک بازپرس خارجی را در نظر بگیرید. – AIHR .

به طور کلی، شما می خواهید یک اقدام مقدماتی انجام دهید، مانند مرخصی دادن کارمند متخلف در حین تحقیق. همچنین ممکن است لازم باشد اقداماتی را برای جلوگیری از پنهان کردن ردپای خود، مانند تعلیق موقت دسترسی به سیستم‌های کامپیوتری، انجام دهید. در هر صورت، مگر اینکه شواهد بدون ابهام باشند و رفتار نادرست به اندازه کافی شدید باشد، معمولاً قضاوت فوری ایده آل نیست.

نکته شماره 5: کانال های ارتباطی ایمن ارائه دهید

یک مشکل رایج در مورد سوء رفتار در محل کار، به خصوص اگر ناشی از مدیریت یا مدیریت سطوح بالاتر باشد، این است که افرادی که مسئول رسیدگی به گزارشات هستند افرادی هستند که رفتار نادرست خود را انجام می دهند.

بنابراین، هر شرکتی که به طور جدی قصد رسیدگی به تخلفات را دارد باید دو چیز داشته باشد:

• راهی برای کارمندان (و افراد خارج از شرکت، در صورت لزوم) برای گزارش تخلف، به طور بالقوه به صورت ناشناس، تا از عواقب آن جلوگیری شود.
• بیش از یک نفر دارای صلاحیت پیگیری اتهامات.

به این ترتیب، کارمندان شما در موقعیت‌هایی قرار نمی‌گیرند که گزارش آزار و اذیت شغل آنها را تهدید می‌کند یا تنها مرجعی که می‌توان به آن گزارش داد، فردی است که رفتار نامناسبی داشته است.

نکته شماره 6: علل ریشه ای را برطرف کنید

این یکی مهمه گاهی اوقات، در مورد سوء رفتار عمومی، دلایل اساسی وجود دارد که می توانید با حمایت بیشتر از کارمندان خود آنها را حل کنید.

به عنوان مثال، اگر یک کارمند به طور مزمن تاخیر داشته باشد، ممکن است به دلیل تعهدات غیر قابل انعطاف مراقبت از کودک باشد. ارائه کمک هزینه مهدکودک، ارائه ساعات انعطاف پذیر تا زمانی که میزان کار مناسب انجام شود، یا حتی ارائه کار از راه دور جزئی در روزهایی که نمی توانند مراقبت از کودک پیدا کنند، همگی می توانند گزینه های خوبی باشند.

به طور مشابه، اگر کارمندی با سوء مصرف مواد، سلامت روان یا مسائل مشابه مشکل دارد، می‌توانید در شبکه‌های پشتیبانی و دسترسی به درمانگران به عنوان بخشی از مزایای کارکنان سرمایه‌گذاری کنید. از این گذشته، اغلب بهتر است که به کسی کمک کنید تا مشکلاتش را برطرف کند تا اینکه به دلایلی مانند اعتیاد یا مشکلات سلامت روان، آنها را از طریق پایان دادن به آنها تشدید کنید.

نکته 7: سوابق را حفظ کنید

کارمندانی که سابقه سوء رفتار جزئی دارند ممکن است ضمانت خاتمه فوری نداشته باشند، اما در طول زمان ممکن است به یک مسئولیت تبدیل شوند. هر چه مدت طولانی تری به آنها اجازه داده شود در رفتار نادرست خود پافشاری کنند، تأثیر سرکوبگر بیشتری بر روحیه، بهره وری و وفاداری سایر کارکنان خواهند داشت.

نگهداری سوابق مسائل گذشته به شما کمک می کند تا در صورت بروز ادعای جدید، سابقه سوء رفتار قبلی را مشاهده کنید. در اینجاست که چندین اخطار و اعتصاب وارد می‌شود. اگر قبلاً یک اخطار شفاهی برای رفتار نادرست صادر کرده‌اید، ممکن است زمان آن رسیده باشد که به یک هشدار کتبی تبدیل شوید. اگر اخطار کتبی صادر کرده اید، ممکن است به اقدامات انضباطی مانند آموزش حساسیت اجباری بپردازید. اگر مجازات شدید قبلی صادر شده باشد و حادثه دیگری رخ دهد، فسخ احتمالی روی میز است.

نکته 8: برای کنترل آسیب آماده باشید

فرهنگ جهانی به سرعت در حال رشد است که ارتباط بیشتری با رفتار افراد دارد. مهمتر از آن، فرهنگ به سمت مسئول نگه داشتن شرکت ها برای رفتار کارکنان خود تغییر کرده است. روزهایی که می گوییم «آنچه در زمان خاموشی انجام می دهند دغدغه ما نیست» به پایان رسیده است. در عوض، اکنون انتظار می رود که رفتار نادرست در خارج از محل کار بر کارفرما منعکس شود و اقداماتی که کارفرما انجام می دهد بیشتر بر شهرت آنها منعکس می شود.

اگر اتهاماتی وارد شد، به ویژه از منابع خارجی، آماده باشید تا در مورد موضوع و اینکه در حال بررسی آن هستید، اظهارنظر کنید. به همین ترتیب، برای بحث در مورد سیاست ها و اقدامات انضباطی بر اساس نتایج تحقیقات خود آماده باشید. شما ممکن است به خوبی نیاز به دفاع از شرکت خود داشته باشید، که می تواند به خاتمه دادن به کارمندان مشکل ساز برای خیر و صلاح تجارت گسترش یابد.

نکته 9: بدانید چه زمانی باید تشدید شود

تشدید فراتر از تصمیم استخدامی و تحقیقات جنایی احتمالی ممکن است در شرایط خاصی ضروری باشد. این عملاً هرگز برای سوء رفتار عمومی صدق نمی کند، اما انواع خاصی از سوء رفتارهای فاحش ممکن است آن را تضمین کند. به عنوان مثال، تجاوز، کلاهبرداری، سرقت، و سایر موارد نقض قانون می تواند منجر به فسخ و پس از طی مراحل قانونی شود.

با این حال، این گزینه نباید به عنوان یک تهدید در نظر گرفته شود. این به سادگی واقعیتی است که در مورد سوء رفتار وجود دارد که آن را تضمین می کند.

همچنین ممکن است در مورد تحقیقات جدی تر، شناخت آژانس های محلی برای تحقیقات، مانند یک شرکت پزشکی قانونی کامپیوتری، مفید باشد.

نکته 10: قوانین فسخ را بدانید

بسته به جایی که در آن قرار دارید، ممکن است قوانین مختلفی برای تنظیم اخراج یک کارمند داشته باشید. ممکن است لازم باشد با یک وکیل کار مشورت کنید و اطمینان حاصل کنید که توجیهی برای اخراج منصفانه دارید، مگر اینکه در یک حالت دلخواه باشید و بتوانید یک کارمند را در هر زمانی به هر دلیلی اخراج کنید.

فسخ عادلانه مستلزم باور منطقی و شواهدی مبنی بر تخلف فاحش، اثبات تحقیقات کامل در مورد موضوع و توجیه قانونی فسخ است.

“به دلیل این مانع قانونی قابل توجه برای نمونه های فسخ، بسیار مهم است که در هر مرحله از فرآیند یادداشت برداری دقیق داشته باشید. این تضمین می‌کند که به همه کارمندان رسیدگی می‌کنید و سابقه یا سوابق روشنی دارید که از تصمیم انضباطی شما حمایت می‌کند.» – استخدام شونده

آخرین چیزی که شرکت شما به آن نیاز دارد، یک شکایت طولانی مدت برای فسخ نادرست است.

نکته 11: موارد سوء رفتار را به حداقل برسانید

مانند بسیاری از مشکلات، راه حل های واکنشی اغلب بدتر از راه حل های فعال هستند. آموزش مداوم برای کارکنان شما می تواند به آنها کمک کند تا از آنچه در محل کار در مورد رفتار و رفتار نادرست عمومی قابل قبول است و چه چیزی قابل قبول نیست آگاه شوند. به همین ترتیب، حفظ آگاهی از خط مشی‌های شرکت به مردم کمک می‌کند تا از کجا خط است آگاه شوند و هرگونه تغییر در این سیاست‌ها باید اعلام شود.

مهمتر از آن، فرهنگ شرکت شما باید فراگیر، فعال و با هدف به حداقل رساندن تعارضات ناروا باشد. ممکن است در وهله اول نیاز به سرمایه گذاری در آموزش برای رهبری، استراتژی های ارتباطی و سایر چارچوب ها برای کاهش احتمال سوء رفتار داشته باشید.

نکته ۱۲: ثابت قدم باشید

مهمتر از همه، هنگام رسیدگی به اتهامات سوء رفتار کارکنان، ثبات بسیار مهم است.

شما باید در تایید اتهامات، بررسی مسائل احتمالی، و مجازات بر اساس نوع، درجه و شدت تخلف، ثابت قدم باشید. تردید، طرفداری، و «سستی» برای رفتار خوب؛ همه اینها به عنوان اعمال تبعیض آمیز یا نامطلوب ظاهر می شوند.

هر چه بیشتر بتوانید از قبل تعریف کنید، و هر چه بیشتر بتوانید در اسناد، فرم ها و فرآیندهای بی طرفانه بارگذاری کنید، مدیریت شما با حوادث سازگارتر خواهد بود.

رفتار نادرست همیشه نباید منجر به فسخ فوری شود، اما اجرای سیاست ها باید ثابت باشد، صرف نظر از اینکه این یک استخدام جدید، یک دست قدیمی، یک کارگر سطح اول، یک مدیر اجرایی یا هر فرد دیگری باشد.

آیا در مورد رسیدگی به تخلفات کارکنان در محل کار سؤال یا نگرانی دارید؟ اگر چنین است، لطفاً نظر خود را در زیر بگذارید، و ما گفتگو را آغاز خواهیم کرد! من بسیار خوشحال خواهم شد که به هر یک از سؤالات شما پاسخ دهم و هر طور که بتوانم به شما کمک کنم!