فرض کنید در حال ایجاد یک مجموعه نامزد برای یافتن فرد مناسب برای ایفای نقش باز در سازمان شما بوده اید. شما تا کنون چندین هفته را صرف آن کرده اید و رزومه و برنامه های کاربردی را از انواع پلتفرم های مختلف تهیه کرده اید. افراد حاضر در استخر شما فعالانه به دنبال کار هستند، و شما می توانید آنها را به با ارزش ترین، بهترین و با مهارت ترین کاندیداها برای لیست کوتاه خود فیلتر کنید.

شما یکی را انتخاب می کنید و آنها را استخدام می کنید. با بقیه افراد لیست چه می کنید؟

اگر بخواهید بعداً به آنها مراجعه کنید، یک سیستم ردیابی متقاضی خوب، پروفایل های نامزد را در پرونده نگه می دارد. شاید نامزد انتخابی شما پیشنهاد شغلی شما را رد کند. شاید پیشنهاد شما را بپذیرند، چند ماه کار کنند و تصمیم بگیرند که بروند. شاید شش ماه دیگر پیشنهاد بهتری دریافت کنند. صرف نظر از این که چرا، به طور ناگهانی، شما به دنبال این هستید که یک بار دیگر همان موقعیت را پر کنید.

اگر اطلاعات جمع کاندیدای قدیمی خود را در اطراف خود نگه داشته اید، باید بتوانید بهترین کاندیدای بعدی خود را در اختیار داشته باشید، درست است؟ به هر حال، آن افراد در یک نقطه علاقه داشتند. آنها هنوز باید علاقه مند باشند.

مشکل تخریب داده ها

شاید شما با نامزد ردیف دوم تماس بگیرید. می گویند نه؛ آنها قبلاً در یک شرکت دیگر شغل پیدا کرده اند و علاقه ای به ترک این مدت ندارند. به نفر بعدی در صف میرسی. می گویند نه؛ آنها از ایالت نقل مکان کرده اند و علاقه ای به بازگشت ندارند. شما به سراغ نفر بعدی می روید و آنها نیز امتناع می کنند. چقدر باید حفاری کنید تا نامزدی را پیدا کنید که هنوز هم مایل به کار برای شما باشد؟

البته، پاسخ متفاوت است، اما فیلتر کردن مجدد لیست نامزدها می تواند بسیار زمان بر باشد. شرایط تغییر می کند. همه افراد در گروه نامزد شما فعال هستند، مهارت‌های خود را ایجاد می‌کنند، به دنبال شغل دیگری هستند، گواهی‌نامه‌ها را دریافت می‌کنند و موارد دیگر. برخی بازار کار را ترک می کنند و برخی دیگر به طور کامل صنعت را ترک می کنند.

هرچه بین ساختن یک استخر کاندید و استفاده فعالانه از آن فاصله بگیرید، ارزش آن استخر کمتر خواهد بود. این دقیقاً مانند لیست های بازاریابی، لیست های خبرنامه ایمیل و هر لیست دیگری از داده ها است که در طول زمان تغییر می کند. افراد جدید علاقه مند هستند، نامزدهای قدیمی ترک می کنند و افرادی که هنوز در لیست هستند علایق و موقعیت های متغیری دارند.

«فرآیند استخدام زمانی شروع نمی‌شود که یک شغل خالی در سازمان وجود داشته باشد، بلکه مدت‌ها قبل از باز شدن فرصت شغلی شروع می‌شود. این نشانه یک متخصص منابع انسانی توانا است که ساختار یک بخش منابع انسانی را به گونه‌ای تنظیم کند که استعدادیابی مداوم وجود داشته باشد – و برای این کار، حفظ پایگاه داده نامزد بسیار مهم است. –  انجمن توسعه استعدادها

وظیفه شما به عنوان یک مدیر منابع انسانی یا مدیر استخدام این است که شیوه هایی را برای گرم نگه داشتن این مجموعه نامزد اجرا کنید تا زمانی که باید یک نقش باز را پر کنید، داده ها را آماده کنید. راه های زیادی برای انجام این کار وجود دارد، بنابراین ما پنج روش اصلی را ایجاد کرده ایم که می توانید از آنها استفاده کنید.

1: داده های لینکدین را نظارت کنید

در بسیاری از صنایع، بهترین پلتفرم برای حفظ اطلاعات نامزدها، لینکدین است. لینکدین که به عنوان شبکه ای حرفه ای برای کسب و کارها، برندها و جویندگان کار به حساب می آید، یک منبع گسترده است، حتی اگر به طور فعال از آن برای استخدام استفاده نکنید.

داده‌های لینکدین را می‌توان توسط یک ATS مدرن با قابلیت یکپارچه‌سازی جمع‌آوری کرد، یا می‌توانید بخش‌های خاصی از داده‌ها را که می‌خواهید تماشا کنید، یادداشت برداری کنید و در صورت نیاز به بازخوانی اطلاعات خود، تغییرات را بررسی کنید. البته اولی بهتر است. انجام خودکار آن باعث صرفه جویی در ساعات کاری و هزینه می شود.

چگونه می توانید از داده های لینکدین به نفع خود استفاده کنید؟

• مراقب تغییرات در مهارت‌هایی باشید که ممکن است یک نامزد متوسط ​​را به پیشنهاد جذاب‌تری تبدیل کند. داوطلبانی که مهارت‌های خود را به طور فعال توسعه می‌دهند، گزینه بهتری هستند، و کسانی که گواهینامه‌ها یا آموزش‌های حرفه‌ای خود را دنبال می‌کنند همچنان جذاب‌تر هستند.
• به دنبال تغییرات شغلی باشید . یک نامزد منفعل عالی ممکن است برای استخدام در دسترس نباشد، اما در صورت تغییر وضعیت شغلی آنها ممکن است به دنبال فرصت های جدیدی باشند. این زمان عالی برای نزدیک شدن به آنها با یک پیشنهاد جدید است.
• مراقب نامزدهایی باشید که نمایه کسب و کار شما را مشاهده کرده اند . لینکدین ابزارهای کسب و کار را به شرکت هایی ارائه می دهد که مایل به پرداخت هزینه برای آنها هستند، و یکی از این ابزارها به شما امکان می دهد نامزدهایی را ببینید که در حال مشاهده نمایه شما هستند. این می تواند نشان دهنده این باشد که آنها بیشتر پذیرای ارتباط شما خواهند بود.

لینکدین به تنهایی استخر نامزد شما را گرم نگه نمی دارد یا از تخریب داده ها جلوگیری نمی کند. با این حال، با تغییر اطلاعات، دسترسی راحت به اطلاعات را برای شما فراهم می‌کند و می‌تواند نشانه‌هایی از اینکه چه زمانی می‌تواند مؤثرتر باشد، به شما ارائه می‌دهد.

2: کاندیداهای استخدام شده را رد نکنید

فقط به این دلیل که یک نامزد وضعیت خود را از “جویای کار” به “شاغل” تغییر داده است، به این معنی نیست که آنها دور از دسترس هستند. اگر بتوانید از راه درست با آنها تماس بگیرید و به آنها پیشنهاد مناسب بدهید، نامزدهای منفعل می توانند بهترین افراد برای استخدام باشند.

به خاطر داشته باشید که جویندگان کار منفعل معمولاً از شغل فعلی خود راضی هستند و حاضر نیستند بدون توجه جدی وارد شغل دیگری شوند. این امر باعث می‌شود هنگام تلاش برای جذب کارجویان منفعل، ایجاد رابطه ضروری باشد.» –  SHRM _

هنگامی که در حال جمع آوری اطلاعات برای به روز نگه داشتن لیست نامزدهای خود هستید، ممکن است با نامزدهای برتر روبرو شوید که دیگر فعالانه به دنبال کار نیستند. برخی از آنها ممکن است تصمیم گرفته باشند که بازار کار را ترک کنند و از بیکاری یا درآمد همسر خود زندگی کنند، اما بیشتر آنها به احتمال زیاد از راه دیگری استخدام شده اند و دیگر به دنبال آن نیستند.

این نامزدها ممکن است همچنان از پیشنهاد مناسب استقبال کنند. شما فقط باید تعیین کنید که چگونه به آنها دسترسی پیدا کنید و چه چیزی به آنها پیشنهاد دهید که موقعیت فعلی آنها چنین نیست. برخی از ایده ها عبارتند از:

• حقوق بالاتر . بسیاری از کاندیداها پول در ذهن دارند و مایلند تغییرات قابل توجهی در حرفه خود ایجاد کنند تا حقوق بیشتری داشته باشند. اگر بتوانید بیش از هرکسی که در حال حاضر برایش کار می‌کند، پیشنهاد دهید، بهتر است آن‌ها را قلاب کنید.
• مزایای بهتر . چه در حال ارائه ساعات منعطف، زمان مرخصی بیشتر، مزایای کار از خانه یا کار از راه دور، پوشش بیمه بهتر یا چیز دیگری باشید، مزایا می توانند پیشنهاد را ایجاد کنند یا شکست دهند و یک نامزد منفعل را متقاعد کنند که از کشتی پرش کند.
• تحرک داخلی بهتر به سمت بالا . یک واقعیت تاسف بار این است که مشاغل مدرن از نظر تحرک محدود هستند، به این معنی که نامزدها اغلب برای پیشرفت شغلی خود نیاز به تغییر شرکت دارند. کاندیداها این کار را دوست ندارند – عدم اطمینان و تغییرات زیادی در آن وجود دارد – بنابراین ارائه حرکت رو به بالا می تواند به تقویت وفاداری کمک کند و گزینه شغلی جذاب تری باشد. هیچ کس دوست ندارد در یک شغل بن بست کار کند.
• تناسب بیشتر با مهارت های نامزد . گاهی اوقات، ناامیدی یک نامزد را وادار می کند تا یک فرصت کمتر از حد نصاب را فقط برای گذاشتن غذا روی میز بپذیرد. حتی اگر آنها دیگر فعالانه به دنبال کار نباشند، ممکن است از اینکه موقعیت فعلی خود را به نفع شغلی که با مهارت ها و تجربه آنها سازگارتر است را ترک کنند، خوشحال باشند.
• نقش چالش برانگیزتر برخی افراد چالش را دوست دارند. آنها تمایل دارند در یک نقش مشخص به اندازه کافی برای “حل” آن کار کنند، به طوری که چالش های منحصر به فردی که با آن مواجه می شوند دیگر چالش برانگیز نیستند. اگر بتوانید کارهای منحصر به فرد و جذاب تری برای این افراد ارائه دهید، می تواند برای آنها بسیار جذاب باشد.
• شرکتی با شهرت بهتر . برخی از کاندیداها فقط به مزایای ملموس یک شغل توجه نمی کنند. اما با شرکت به عنوان یک کل. آنها ممکن است نخواهند با شرکت هایی کار کنند که شهرت ضعیفی داشته اند، و ممکن است چیزی در مورد شرکت فعلی خود کشف کرده باشند که دوست ندارند، اما این تجمل را ندارند که بدون داشتن چیز دیگری از آنجا خارج شوند.

اگر به فکر متقاعد کردن نامزدی هستید که از کارفرمای فعلی خود بپرد و به سراغ شما بیاید، باید از چالش وفاداری نیز آگاه باشید. این نامزدها در حال حاضر نشان می دهند که مایلند نقش فعلی خود را برای یک پیشنهاد بهتر ترک کنند. چگونه می توانید آنها را در اطراف نگه دارید؟ به زبان ساده، باید همچنان بهترین پیشنهاد موجود باشید. این ممکن است برای شرکت شما امکان پذیر باشد یا ممکن نباشد، به ویژه بالاتر از یک نقطه خاص، که در آن پرداخت، مزایا، و تحرک به دلیل ماهیت کسب و کار شما محدود شده است.

3: یک استراتژی توسعه توسعه دهید

ارتباط مجدد با ارجاعات قدیمی یا یک استخر نامزد سرد بسیار مهم است، بنابراین باید این کار را به روش صحیح انجام دهید.

توسعه یک استراتژی فراگیر بسیار مهم است.

• یادتان باشد خودتان را معرفی کنید . کاندیداها ممکن است به یاد نداشته باشند که شما کی هستید یا شرکت شما چه می کند، به خصوص اگر برای ده ها یا صدها فرصت درخواست داده باشند.
• یک پیشنهاد آینده نگر در دست داشته باشید . لازم نیست برای استخدام در محل آماده باشید، اما حداقل ایده ای داشته باشید که ممکن است آنها را برای چه نقشی باز استخدام کنید و چرا فکر می کنید آنها مناسب هستند.
• یک فراخوان واضح برای اقدام ارائه دهید . اگر این نامزد علاقه مند باشد، باید چه کار کند؟ یک پیوند و دستورالعمل واضح برای کلیک و اعمال استاندارد است.
• قبل از تماس دوباره اطلاعات را بررسی کنید . یک نامزد ممکن است آنقدر که شما فکر می کنید مناسب نباشد، به خصوص اگر اطلاعات خود را به روز نگه نداشته باشد. قبل از تماس دوباره بررسی کنید تا ابتدا آنچه را که می توانید تأیید کنید.
• یک انصراف ارائه دهید . در حالی که گرم نگه داشتن نامزدهای قدیمی به عنوان افراد بالقوه مهم است، باید مطمئن شوید که وقت خود را تلف نمی کنید. اگر فردی می‌داند که دیگر علاقه‌ای به آنچه ارائه می‌دهید ندارد، به او اجازه دهید خودش را از فهرست شما حذف کند، در زمانی که در غیر این صورت برای هدف قرار دادن آنها تلف می‌کنید، صرفه‌جویی می‌کند.

یادگیری نحوه ارتباط صحیح با کاندیداها یک جنبه حیاتی در استخدام آنها است. شما نمی توانید به حروف فرم و تلاش های کلی برای تازه کردن علاقه آنها تکیه کنید. شما باید شخصی شوید بگذارید بدانند که با آنها ارتباط برقرار می کنید ، نه فقط هر کسی که کلمه کلیدی مناسب را در نمایه اجتماعی خود دارد.

4: در ارتباطات فعال بمانید

اگر بتوانید در ارتباط فعال با بهترین سرنخ های خود بمانید، همیشه کمک می کند. ایجاد یک لیست ایمیل که کاندیداها را از نقش‌های باز ارزیابی می‌کند، معمولاً یک ایده عالی است. این لیست باید از سایر لیست های پستی که ممکن است داشته باشید (مثلاً برای بازاریابی) متمایز باشد و باید به طور فعال حذف شود تا تا حد امکان در هدف قرار گیرد.

به خاطر داشته باشید که بهترین نامزدها ممکن است فقط برای مدت کوتاهی در بازار باشند.

واجد شرایط ترین کاندیداها معمولاً ظرف 10 روز از بازار خارج می شوند. یک کاندیدای اجرایی، که احتمال بیشتری برای دریافت یا دریافت چندین پیشنهاد وجود دارد، ممکن است حتی برای کمتر از 10 روز در بازار حضور داشته باشد. –  قابل اجرا

یک گروه نامزد فعال می تواند در کمتر از دو هفته به مجموعه ای از نامزدهای منفعل و بی علاقه تبدیل شود. اغلب، تنها راه شما برای دستیابی به این نامزدها از طریق ارتباطات منظم است و ایده کسب و کار خود را برای آنها گرم نگه دارید.

5: در ATS خود یادداشت برداری کنید

چگونه همه چیزهایی را که در بالا لیست کرده ایم پیگیری می کنید؟ یادداشت. یک سیستم ردیابی متقاضیان مدرن دارای ویژگی هایی است که به به روز نگه داشتن داده ها کمک می کند، اما تنها موارد زیادی وجود دارد که این سیستم ها می توانند به تنهایی ردیابی کنند. آن‌ها می‌توانند فیدهای داده‌ای مانند LinkedIn را نظارت کنند، و می‌توانند به درخواست‌های حذف کاربر از فهرست پاسخ دهند، اما همیشه نیاز به عنصر انسانی برای به‌روز نگه داشتن برخی از داده‌ها وجود دارد.

یادداشت برداری عموماً بهترین راه برای اصلاح و به روز نگه داشتن اطلاعات است. این یادداشت ها می تواند شامل هر چیزی باشد، از اطلاعات کلی که مدیر استخدام شما ارزش توجه به آن را دارد تا یادداشت ها و نظرات خاص از یک مصاحبه. نکته کلیدی این است که یادداشت ها را در دسترس داشته باشید و آنها را تا حد امکان به روز نگه دارید.

هیچ اشتباهی نکن؛ زنده نگه داشتن استخرهای نامزد شما برای بیش از چند ماه می تواند یک چالش مهم باشد و زنده نگه داشتن آنها برای یک سال یا بیشتر بسیار دشوار است. این نیاز به پالایش داده‌های فعال، حذف فهرست و ارتباطات زیادی دارد. هنگامی که به درستی انجام شود، می توانید زمان استخدام یک فرد جدید را برای ایفای نقش به میزان قابل توجهی کاهش دهید، بنابراین ارزش وقت و تلاش را دارد.

آیا در رابطه با برقراری ارتباط مجدد با نامزدها، مدیریت داده های قدیمی یا هر چیزی مشابه سؤالی دارید؟ در هر زمان با خیال راحت تماس بگیرید، و ما خوشحال خواهیم شد که گفتگو را آغاز کنیم!