هیچ شرکتی نیروی کار کاملی ندارد. گاهی کارمندان ترک می کنند، گاهی درگیری ایجاد می شود و گاهی رفتارها از کنترل خارج می شود تا جایی که باید اقدام کرد. هیچ صاحب کسب و کاری از تصمیم گیری برای پایان دادن به کار کسی لذت نمی برد ، اما هر از گاهی باید این کار را انجام داد.

حذف (و جایگزینی) یک کارمند به طور کلی باید با احتیاط انجام شود. ایجاد یک رویداد بزرگ از آن می تواند عواقبی داشته باشد، از جمله اینکه سایر کارمندان به دلیل آن تصمیم به ترک آن می گیرند. ناگفته نماند که اخلال در یک فسخ عمومی که حواس بقیه کارگران شما را پرت می کند.

قبل از اینکه به فکر اخراج یک کارمند باشید، باید مطمئن شوید که از حقوق خود برای انجام این کار برخوردار هستید. مطمئناً، قوانین استخدامی در بسیاری از ایالت‌ها این امکان را فراهم می‌آورد که هر کارمندی را، با یا بدون دلیل، در هر زمانی اخراج کنید، اما این بدان معنا نیست که در صورت اخراج نادرست، خود را در معرض شکایت نادرست فسخ قرار نخواهید داد. شخص در زمان نامناسب به دلیل اشتباه مثلا:

• اخراج یک کارمند زن مدت کوتاهی پس از ذکر برنامه ریزی فرزند یا برنامه ریزی مرخصی زایمان
• اخراج کارمندی که برای درمان پزشکی نجات دهنده مرخصی می گیرد
• اخراج کارمند به دلیل مرخصی در تعطیلات مذهبی
• اخراج یک کارمند به دلیل بحث درباره اطلاعات مربوط به اتحادیه یا حقوق

اینها همه نمونه هایی از فسخ نادرست است. حتی اگر این دلایل ذکر شده برای فسخ آنها نباشد، اگر آنها بتوانند پرونده را در دادگاه مطرح کنند، در موقعیت بدی قرار می گیرید. بنابراین، یک “نکته شماره 0” برای این لیست این است که اطمینان حاصل کنید که یک کارمند را بدون باز کردن مسئولیت خود اخراج می کنید. در اینجا یک چک لیست است برای اخراج نادرست از دیدگاه کارمند وجود دارد. می توانید از آن برای تأیید اینکه آنها پرونده ای علیه شما ندارند استفاده کنید.

اگر تأیید کرده اید که به دلایل موجه باید یک کارمند را اخراج کنید و می خواهید این کار را با احتیاط انجام دهید، در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند روند را راحت تر کنید.

1: تعیین زمان

اولین کاری که می خواهید انجام دهید این است که تعیین کنید چه زمانی کارمند را اخراج خواهید کرد. سه عامل اصلی برای در نظر گرفتن وجود دارد.

اولین عامل هر موقعیت ویژه ای است که خاتمه را به خصوص بی ادبانه می کند. اخراج یک کارمند در روز تولدشان، درست هنگام تولد فرزند جدید، درست قبل از تعطیلات، یا زمان ناگوار دیگری را می توان توهین آمیز مرزی در نظر گرفت. ما می‌دانیم که همیشه نمی‌توان از چنین زمان‌بندی اجتناب کرد، اما اگر می‌توانید، باید. در غیر این صورت، به عنوان شرکتی که “کسی را درست قبل از کریسمس اخراج کرد” شهرت پیدا خواهید کرد، که هنگام استخدام افراد دیگر خوب به نظر نمی رسد.

به یاد داشته باشید، روایت می تواند قابل توجه باشد، و شما سعی می کنید محتاطانه رفتار کنید. خاتمه دادن به یک نفر باعث ایجاد سوء نیت می شود، اما او به اندازه ای که اگر در موقعیت بدتری خاتمه داده شود، شروع به پخش داستان یا گذاشتن نظرات بد در هر جایی که می تواند کند، وجود ندارد.

عامل دوم این است که کارمند چگونه احتمالاً واکنش نشان می دهد و مهمتر از آن، دسترسی آنها به اطلاعات یا سیستم های حیاتی است. خاتمه دادن به یک کارگر خط مقدم با مسئولیت های کم و بدون دسترسی قابل توجه یک موضوع حساس یا فوری نیست. از سوی دیگر، اخراج یک مدیر عالی رتبه، یک کارمند مهم فناوری اطلاعات، یا فرد دیگری در نقش حساس می تواند خطرناک باشد.

اکثر مردم قصد ندارند در راه خروج از کسب و کار شما خرابکاری کنند، و همچنین تلاشی برای سرقت اطلاعات شما نخواهند داشت، که هر دو نقض قرارداد و غیرقانونی هستند. با این حال، بهتر است مسائل را به شانس واگذار نکنید، به خصوص در مواردی که ممکن است برای ماه ها یا سال ها آسیب کشف نشود.

تصویر شخصی که توسط نیروهای امنیتی از ساختمان اسکورت می‌شود، می‌تواند به شایعات دامن بزند، همانطور که یک ختم ناگهانی و عصبانیت می‌تواند به شایعات دامن بزند. برای جلوگیری از شلوغی زمان، می تواند ایده خوبی باشد که خاتمه آنها را زمان بندی کنید.

سومین عاملی که باید در نظر گرفت این است که نقش آنها چقدر ضروری است و بنابراین، چقدر سریع باید جایگزین شوند. یک کارمند مهم ممکن است نیاز به تعویض فوری داشته باشد، به طوری که هنگام خاتمه دادن به آنها باید یک جانشین در صف قرار دهید. مواقع دیگر، ممکن است شما آن تجمل را نداشته باشید.

2: یک برنامه برای استخدام یک جایگزین ایجاد کنید

کار بعدی که می خواهید انجام دهید این است که برای جایگزینی کارمند برنامه ریزی کنید. اخراج یک کارمند به اندازه کافی مخرب است، اما رها کردن بقیه اعضای تیم بدون راهنمایی یا کارگران کافی برای انجام کار، آن را برجسته تر می کند.

البته، شما نمی خواهید دست خود را خیلی زود نوک بزنید. اگر کارمندان شما متوجه شوند که شما یک لیست مشاغل عمومی برای یک نقش قبلاً پر شده ارسال کرده اید، می توانند حدس بزنند که هرکسی که در آن نقش باشد به زودی جایگزین خواهد شد. این می‌تواند باعث ایجاد درام و مشکلات دیگری شود، که دقیقاً همان چیزی است که شما امیدوارید از آن اجتناب کنید.

شما در اینجا چند گزینه دارید.

• می توانید توصیه های شفاهی را از منابع قابل اعتماد خارج از سازمان خود جستجو کنید . هنوز هم ممکن است اخبار منتشر شود، اما می‌توانید از یک فرآیند استخدام غیررسمی برای مصاحبه با نامزدها برای یک نقش بدون ارسال عمومی شغل استفاده کنید.
• شما می توانید استخر نامزد موجود خود را بررسی کنید . اگر کارمندی که از کار اخراج می‌کنید اخیراً استخدام شده است، یا اخیراً برای نقشی مشابه استخدام کرده‌اید، ممکن است برای دیگران علاقه‌مند به این نقش، سرنخ‌های گرمی داشته باشید. می توانید در مورد شغل جایگزین به آنها مراجعه کنید و ببینید که آیا آنها علاقه مند هستند و طبق معمول در بقیه مراحل استخدام پیشرفت می کنند.
• می توانید یک آگهی استخدام در تابلوهای شغلی کمتر برجسته ارسال کنید. در حالی که کارمندان شما ممکن است به طور مرتب Indeed یا Glassdoor را بررسی کنند، ممکن است یک تابلوی شغلی خاص را بررسی نکنند . از سوی دیگر، اگر در آن جایگاه قرار بگیرند، ممکن است فوراً آن را ببینند. اگر همچنان نیاز به انتشار آشکار لیست مشاغل داشته باشید، ریسکی است که می پذیرید.
• شما می توانید به دنبال ارتقاء داخلی باشید . به عنوان مثال، فرض کنید در حال پایان دادن به یک مدیر هستید. در این صورت، می‌توانید یکی از گزارش‌های آن‌ها را به موقعیت خود ارتقا دهید، یک کارمند سطح پایین‌تر را به تیم ارتقا دهید، و فردی را برای نقش سطح پایین‌تر استخدام کنید، که مشکوک‌تر خواهد بود، به خصوص اگر موقعیتی با تعداد زیادی باشد. از ریزش
• با یک آژانس پرسنل یا یک استخدام‌کننده کار کنید تا فرآیند استخدام واقعی را تا نقطه امضای یک پیشنهاد، دور از دید عموم انجام دهید . این گزینه مخصوصاً می تواند مرتبط باشد اگر یکی از اعضای بخش منابع انسانی شما باشد که شما جایگزین آن می شوید.

نکته کلیدی در اینجا این نیست که کدام گزینه را انتخاب می کنید. این است که شما یکی را انتخاب کرده و قبل از اخراج کارمند اجرا کنید. در غیر این صورت، با شکاف قابل توجهی در بهره وری مواجه خواهید شد و مردم متعجب می شوند که چه اتفاقی افتاده است.

3: فقط به کسانی که نیاز به دانستن دارند اطلاع دهید

اخراج یک کارمند به ندرت یک حرکت یک جانبه است. شما باید یک نفر در امور مالی، منابع انسانی و احتمالاً مدیر او در هیئت مدیره داشته باشید و از وضعیت آگاه باشد، و به طور بالقوه حتی “سوگند به رازداری” داشته باشید، اگرچه لزوما نمی توانید چنین قولی را اجرا کنید.

هرچه افراد کمتری از وضعیت اطلاع داشته باشند، کنترل شایعات آسان تر خواهد بود و از نمایش نادرست بازی تلفن در محل کار جلوگیری می کند. در بیشتر موارد، اکثر کارمندان شما واقعاً اهمیتی نمی‌دهند، اما شایعات به سرعت پیش می‌روند و بخشی از اجتماعی شدن در محل کار است، بنابراین همیشه نمی‌توان از آن جلوگیری کرد.

افرادی که باید بدانند کسانی هستند که در هنگام تغییر شغل، وظایفشان الزامی است. ممکن است لازم باشد با:

• منابع انسانی ، برای پردازش اسناد و مدیریت وظایف، جایگزینی، و اشکال قانونی.
• حقوقی ، در صورت وجود هرگونه سوء ظن فسخ نادرست، نقض قرارداد، یا سایر موارد قانونی.
• مالی ، برای اطمینان از اینکه چک های حقوق نهایی پرداخت می شود، حساب های بازنشستگی به درستی انجام می شود و سایر جنبه های مزایا به درستی کار می کنند.
• مدیران ، بنابراین آنها می دانند که چرا یک کارمند ناپدید شده است و می توانند تیم خود را برای رسیدگی به وضعیت آماده کنند.

همه اینها بسته به اینکه چه کسی را خاتمه می دهید و به چه دلیلی متفاوت است. برای مثال، اگر فردی را به دلیل نقض مرزهای فیزیکی یا آزار جنسی اخراج می‌کنید، ممکن است نیاز به گفتگوی نزدیک‌تر با حقوقی و قربانی آزار و اذیت در محل کار داشته باشید.

4: استدلال مستند داشته باشید

اگر کسی آنها را متقاعد کند که وضعیت می تواند به نفع آنها عمل کند، حتی کارمندانی که اراده بدی علیه شما ندارند، ممکن است یک شکایت نادرست فسخ را در نظر بگیرند. همیشه بهتر است از خود محافظت کنید و ایمن باشید تا اینکه متاسف باشید.

به این ترتیب، شما باید رفتارها را مستند کنید و در صورت وجود هرگونه سوال در مورد آن، پرونده ای برای خاتمه ایجاد کنید.

برخی از دلایل ممکن است نیازی به این سطح از اسناد نداشته باشند. یک موضوع آزار و اذیت در محل کار، که به اندازه کافی بررسی شده است، نقض فوری قرارداد و رفتار است و منجر به فسخ می شود. تنها چیزی که نیاز دارید اثبات این است که این اتفاق افتاده است.

در موارد دیگر، ممکن است به یک دلیل «پشتیبان» نیاز داشته باشید، مانند عملکرد ضعیف. با این حال، شما نمی توانید به سادگی کسی را به دلیل عملکرد ضعیف و بدون مستندات قبلی خاتمه دهید. کارمند ممکن است بتواند بررسی های عملکرد گذشته را در جایی که به عنوان عالی ثبت شده اند انجام دهد یا ممکن است بتواند ثابت کند که شما هرگز آنها را تنبیه نکرده اید یا به آنها بازخورد نداده اید. اگرچه از نظر فنی نقض قانون یا قرارداد نیست، اگر سیاست‌های کارمند شما بیان می‌کند که فسخ یک‌طرفه امکان‌پذیر نیست، می‌توان از آن علیه شما استفاده کرد.

مستندات از شرکت محافظت می کند و وظیفه منابع انسانی، مدیر کارمند و شما است که تولید کنید. فقط مطمئن شوید که سعی در ایجاد یک پرونده بر اساس کلاهبرداری ندارید. کارمندان در صورت لزوم از خود دفاع خواهند کرد و شما نمی خواهید بفهمید که چه کاری می توانند انجام دهند.

5: فسخ را تجدید نظر کنید

ممکن است در برخی موارد ختم کور لازم باشد. کارمندی که در محل کار یا خارج از ساعت تعصب نشان می دهد، در رسانه های اجتماعی مسئولیتی ایجاد می کند، سایر کارمندان را مورد آزار و اذیت قرار می دهد یا از خطوط غیرقابل عبور عبور می کند، باید خاتمه یابد.

از سوی دیگر، اگر کارمندی عملکرد ضعیفی داشته باشد، ممکن است راه‌هایی وجود داشته باشد که بتوانید با ظرافت بیشتری این وضعیت را مدیریت کنید.

• شما ممکن است اجرای یک برنامه بهبود عملکرد را در نظر بگیرید. گاهی اوقات، کارمندانی که عملکرد ضعیفی دارند دلایلی برای آن دارند. آموزش ضعیف، مسائل شخصی، یا اهداف نامشخص و قطع ارتباط می تواند منجر به موقعیت های دشوار شود. شما می توانید با ارائه آموزش روشن و مسیری روشن برای بهبود با اهداف ملموس، یک کارمند متوسط ​​یا ضعیف را به یک کارمند خوب تبدیل کنید.
• انگیزه ای برای ترک سیگار در نظر بگیرید . گاهی اوقات، اگر کارمندی را که می‌خواهید برود، ممکن است خاری در چشم شما باشد، اما ممکن است حاضر به ترک کار باشد. آمازون به طور معروف تا 5000 دلار را به کارمندان پیشنهاد می دهد تا از کار کنار بکشند ( با اخطار ). اگرچه ممکن است به نظر برسد که شما در حال پرداخت آنها هستید، اما می تواند به طور موثر یک کارمند مشکل را حذف کند.
• یک بخش را بازسازی کنید . اگر کارمند مشکل شما یک مدیر است، به فکر ادغام دو بخش مشابه و یکپارچه کردن آنها باشید تا مدیر مشکل بیکار شود و موقعیت آنها کاهش یابد. فقط مطمئن شوید که تیم ها می توانند با هم کار کنند، و مدیر باقی مانده می تواند آن را مدیریت کند. در غیر این صورت وضعیت بدتری خواهید داشت.

همیشه این امکان وجود دارد که جایگزین هایی برای فسخ وجود داشته باشد. اغلب اوقات، افراد مسئول منابع انسانی یا یک کسب و کار دید محدودی نسبت به گزینه های موجود دارند. علاوه بر این، سوگیری‌های شخصی علیه یک کارمند مشکل‌ساز می‌تواند دیدگاه منفی را تشدید کند و حتی منجر به نگاه بدتر به یک کارمند از آنچه واقعاً هستند، شود.

گاهی اوقات فسخ اجتناب ناپذیر است. در این صورت، بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که تا حد امکان با احتیاط آنها را جایگزین کنید.

با این حال، گاهی اوقات، محتاط بودن بهترین راه حل نیست. نگه داشتن فسخ در “پایین” می تواند شایعات را بدتر از فسخ عمومی افزایش دهد. ممکن است لازم باشد بیانیه ای برای تیم فرد در مورد خاتمه آنها صادر کنید و جزئیات غیر شخصی در مورد علت وقوع آن ارائه دهید. فقط مطمئن شوید که اگر این کار را انجام دهید، آن را طوری بیان نکنید که تهدیدی برای بقیه اعضای تیم تلقی شود.

نحوه برخورد با فسخ، چیزهای زیادی در مورد سبک مدیریتی شما و اینکه چگونه شرکت شما می تواند رشد را مدیریت کند و موانعی که به همراه دارد، می گوید. فقط بهترین کاری را که می توانید انجام دهید، از اشتباهاتی که در این مسیر مرتکب می شوید درس بگیرید و هر بار که نیاز به اجرای فرآیندهای خود دارید، سعی کنید آنها را بهبود ببخشید.

آیا شما یا شرکتتان سؤالی در مورد جایگزینی محتاطانه یک کارمند دارید یا اینکه چگونه شرکت شما می تواند این کار را به درستی انجام دهد؟ اگر چنین است، لطفاً نظر خود را در زیر بگذارید، و ما گفتگو را آغاز خواهیم کرد! همانطور که اشاره کردیم، بسیار مهم است که بتوانیم این کار را به درستی انجام دهیم تا از کمترین اثرات نامطلوب ممکن اطمینان حاصل کنیم، بنابراین ما بسیار خوشحال خواهیم شد که هر طور که می توانیم به شما کمک کنیم!