حضور در کسب و کار بسیار مهم است. اگر کارمندان شما سر کار حاضر نمی شوند، کارشان را انجام نمی دهند و این یک مشکل است. این فقط برای آنها مشکل نیست. این یک مشکل برای هم تیمی هایی است که باید سستی را انتخاب کنند، یک مشکل برای مدیری که باید با کوتاه دست بودن کنار بیاید، و یک مشکل برای کسب و کاری که کمتر موثر عمل می کند.

اگر متوجه شده اید که یکی از کارمندان مشکلات حضور و غیاب دارد، احتمالاً باید اقدام کنید. سوال این است که چگونه؟

1: یک خط مشی حضور و غیاب ایجاد کنید

اولین کاری که باید انجام دهید این است که مطمئن شوید یک خط مشی حضور و غیاب کارمندان دارید و هر کارمند یک کپی از آن خط مشی را دارد.

اگر شرکت بزرگ‌تری هستید، به احتمال زیاد از قبل یک خط‌مشی – حتی اگر فقط یک خط‌مشی دیگ بخار کپی شده از جای دیگر باشد – در پرونده‌ای در جایی دارید. شاید ارزش آن را داشته باشد که آن را بررسی کنید و آن را برای محیط فعلی و رویه های عملیاتی کسب و کار خود سفارشی کنید. به عنوان مثال، یک خط مشی حضور و غیاب سنتی ممکن است برای یک تیم توزیع شده، از راه دور و کار از خانه در اینجا در سال 2022 به خوبی کار نکند.

اگر قبلاً خط مشی حضور و غیاب ندارید، می خواهید آن را بنویسید. با این حال، نوشتن یکی می تواند به طرز شگفت آوری دشوار باشد. شما یک خط‌مشی محکم اما انعطاف‌پذیر می‌خواهید که برای همه منصفانه باشد و احتمالاً تأثیر نامطلوبی بر طبقه محافظت شده (مانند والدین یا کسانی که بیماری‌های مزمن دارند) نداشته باشد.

شرکت‌های مختلف فرهنگ‌های متفاوتی دارند و ممکن است رویکرد متفاوتی به حضور داشته باشند. به عنوان مثال، بسیاری از شرکت‌های مدرن اکنون موضعی را اتخاذ می‌کنند که «هر کارمند فهرست وظایفی دارد. تا زمانی که آنها کار را انجام دهند، مهم نیست که چه زمانی آن را انجام می دهند.» برخی دیگر می‌خواهند که کارمندانشان هر روز از ساعت 9 تا 5 ساعت کار داشته باشند و به همان اندازه که بتوانند از پس آن برآیند، انعطاف‌پذیری کمی دارند. این بخشی از فرهنگ شرکت شماست.

به یاد داشته باشید، یک سیاست سختگیرانه به روحیه آسیب می رساند، اما یک سیاست سست به بهره وری آسیب می رساند. کارمندان بیمار که مجبور به کار می شوند منجر به کارمندان بیمار بیشتر، روحیه پایین تر و بهره وری پایین تر می شود، اما اجازه دادن به کارمندان برای گذراندن روزهای مریضی برای همه چیز منجر به حضور کمتر و بهره وری کمتر می شود. این تعادلی است که باید خودتان پیدا کنید.

در اینجا نکات بیشتری برای تنظیم یک خط مشی حضور و غیاب، با حسن نیت ارائه شده از «وقتی کار می کنم» آورده شده است.

2: با کارمند صحبت کنید و دلیل آن را بیاموزید

وقتی متوجه شدید که یک کارمند با مشکلات حضور و غیاب مواجه است، زمانی را به یک گپ معمولی با او اختصاص دهید تا بفهمید چه اتفاقی در حال رخ دادن است.

شما می خواهید این جلسه خصوصی باشد، اما می خواهید غیررسمی باشد. این جلسه انضباطی نیست شما نمی خواهید ترس ناشی از یک بیانیه خالی “در دفتر من ملاقات کنید” را القا کنید. بسته به فرهنگ اداری خود، ممکن است بتوانید آنها را از طریق Teams یا Slack خطی بیندازید، قبل از اینکه روز بیرون بروند، با آنها ملاقات کنید، یا حتی از آنها بخواهید که در یک میخانه در نزدیکی ناهار با آنها صحبت کنید.

هدف این است که نگرانی های خود را مطرح کنید، نه به عنوان یک اقدام انضباطی، بلکه به عنوان یک نگرانی. کارمندی که نمی تواند به طور قابل اعتماد ظاهر شود، کارمند ارزشمندی نیست. اما هیچ‌کس نمی‌خواهد تنبل باشد، بنابراین باید چیزی در حال وقوع باشد. دلایل مختلفی وجود دارد که چرا یک کارمند ممکن است با مشکلات حضور و غیاب مواجه شود، مانند:

• با مشکلات روانی دست و پنجه نرم می کند.
• مبارزه با فرسودگی ناشی از ساعات طولانی، بارهای کاری سنگین یا استرس خارج از محل کار.
• سر و کار داشتن با یک خانواده بیمار یا بیماری خودشان.

البته دلایل کمتری نیز وجود دارد که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• مشکلات سوء مصرف مواد
• سوء استفاده از ارشدیت تحت فرض مجوزها.
• آزار و اذیت در محل کار.

کشف علت غیبت به شما این امکان را می دهد که با ابزاری غیر از اقدامات انضباطی به حل مشکل کمک کنید. به هر حال، اگر یک کارمند با استرسی مواجه است که باعث می‌شود او تمایلی به سر کار نداشته باشد، هشدار دادن به او برای سرکار نیامدن دقیقاً عکس کمک را انجام می‌دهد.

3: در صورت امکان، اقامتگاه های معقول را در نظر بگیرید

به یاد داشته باشید که حضور و غیبت جدا نیست. اگر می‌خواهید کارکنانتان مشکلات خود را حل کنند و به کار خود ادامه دهند، می‌توانید از ایجاد تسهیلات، انعطاف‌پذیری و پشتیبانی برای کمک به آنها بهره ببرید. ممکن است شما این گزینه ها را از قبل در دسترس داشته باشید و کارمند از آنها اطلاعی نداشته باشد. یا ممکن است بتوانید آنها را راه اندازی کنید و مزیت جدیدی به همه اعضای تیم اضافه کنید.

چه نوع اقامتگاه هایی ممکن است مرتبط باشند؟

• کمک هزینه مراقبت از کودک . در خانواده‌ای که والدین هر دو کار می‌کنند، اختلال در برنامه مدرسه می‌تواند باعث ایجاد مشکلاتی شود، زمانی که کودک به طور ناگهانی در ساعات کاری به مراقبت نیاز دارد. پیشنهاد پرداخت هزینه حداقل برای مراقبت از کودک / نگهداری از کودک می تواند یک مزیت قوی باشد.
• ارتباطات و پوشش برای مسائل مربوط به سلامت روان و سوء مصرف مواد . ممکن است درمان و درمان‌های مرتبط تحت پوشش بیمه نامه کارمند شما باشد یا نباشد. با این حال، ایجاد یک رابطه شرکتی با ارائه دهندگان خدمات برای دسترسی به کارمندان می تواند مفید باشد.
• استخدام کارمندان جدید را در نظر بگیرید . یکی از دلایل اصلی غیبت، حجم کاری سنگین است، به خصوص زمانی که مداوم باشد. مطمئناً، در کوتاه‌مدت کار با یک خدمه اسکلت ارزان‌تر است، اما وقتی همه آنها سوختند و رفتند، چیزی برای شما باقی نمی‌ماند. استخدام کارکنان کافی در ابتدا گران تر است اما بهره وری، حفظ و روحیه را افزایش می دهد.

همچنین می توانید از این فرصت برای شناسایی و رسیدگی به مسائلی که نمی دانستید وجود دارند استفاده کنید. آزار و اذیت یک امر بزرگ است. اگر مشخص شود یکی از کارمندان یا مدیران شما سایر کارمندان را آزار می دهد، کارمند مشکل باید خاتمه یابد. به همین دلیل، سیاست های آزار و اذیت نیز باید در کتابچه راهنمای کارمندان شما ذکر شود.

نکته دیگری که ممکن است داشته باشید این است که آیا سیاست های حضور شما واقعاً مورد نیاز است یا خیر. برای مثال، بسیاری از کسب‌وکارها در طول همه‌گیری از کار در دفتر به کار از راه دور تغییر مکان دادند. با این حال، بسیاری هنوز نیاز به حضور از 9 تا 5 با مدیریت ساعت زمان و همه چیز دارند. آیا تا زمانی که کار به درستی انجام شود، واقعاً حفظ آن ضروری است؟ ممکن است زمان آن رسیده باشد که سیاست های موجود خود را تجزیه و تحلیل کنید و تغییراتی ایجاد کنید.

4: گزینه های کارمند را یادآوری کنید

به یاد داشته باشید که کارمندان ممکن است گزینه های دیگری داشته باشند که می توانند از آنها استفاده کنند اما این کار را نکرده اند. یکی از بزرگترین و اشتباه ترین گزینه ها FMLA، قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی است. در حالی که ثبت نام و نگهداری آنها آزاردهنده است، اما روشی مهم (و از نظر قانونی محافظت شده) برای مرخصی برای کنار آمدن با استرس، مشکلات پزشکی، مسائل خانوادگی و سایر موقعیت ها بدون خطر اخراج به دلیل استفاده از تمام تعطیلات است. روزها.

بسته به شرایط، ممکن است بخواهید کارمند را به روش‌های دیگری نیز در نظر بگیرید. اغلب، هرچه کارفرما منعطف تر و سازگارتر باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که کارمند بتواند مشکلات خود را حل کند و به طور موثر به کار خود بازگردد. دادن مرخصی با حقوق اضافی به آنها برای تشویق روحیه و حفظ روحیه می تواند یک مبادله معتبر باشد، البته، شما باید تعیین کنید که آیا ارزش تمدید چنین پیشنهادی را دارد یا خیر.

5: افزایش تنبیه فقط در صورت لزوم

کف دست باز بیشتر از مشت بسته دوستان بیشتری به دست می آورد. اقدامات انضباطی به ندرت مشکلی را حل می کند. تنها مشکل حضور و غیاب که حل می کند مواردی است که یک کارمند از سیستم ها سوء استفاده می کند و هیچ مشکل اساسی واقعی برای مواجهه ندارد.

این بخشی از این است که چرا اولین گام یک جلسه جمع آوری اطلاعات اتفاقی است و نه یک جلسه انضباطی. اگر تهاجمی و تهدیدآمیز شروع کنید، کارمندان شما پیشرفت نخواهند کرد. با دوستانه بودن و بحث در مورد مشکلات در یک محیط محرمانه و در عین حال معمولی، چیزی (به جز زمان، شاید) از دست نمی دهید.

سپس، اگر تشخیص دهید که مشکلات غیبت کارمند از چنین بهانه‌هایی سرچشمه می‌گیرد، مانند «من فقط به خواب زیاد ادامه می‌دهم» یا «خب، گسترش MMO جدید به تازگی منتشر شده است…»، می‌دانید که نیازی به تطبیق دادن ندارید. در آن مرحله، کارمند می داند که در اشتباه هستند و مستحق اعتصاب علیه سابقه خود است.

6: اجازه ندهید که موضوع از بین برود

هدف همه موارد فوق رسیدگی مناسب به موضوع است. مهمتر از آن، این است که ثابت کنید که موضوع را به شیوه ای ثابت مدیریت می کنید.

پس از حقیقت یابی، هدف شما تشویق کارمند به انجام اقدامات مناسب است. اگر این به معنای استفاده از مزایای کارکنان است که نمی‌دانستند دارند (یا برای FMLA ثبت نام کرده‌اند)، عالی است! این بدان معناست که کارمند از تمام منابعی که در اختیار دارد استفاده می کند. برعکس، اگر کارمند هیچ توجیه واقعی ندارد و از اجرای ضعیف قوانین سوء استفاده می کند، خوب، زمان اجرای قوانین فرا رسیده است.

هدف در اینجا این است که مطمئن شوید که در کل نیروی کار خود به طور مداوم با این موضوع برخورد می کنید. ایجاد تسهیلات برای کارمندی که به دلیل فرسودگی شغلی غایب است، اما عدم ایجاد شرایط مشابه برای فردی که مشکل پزشکی دارد، می‌تواند شما را در معرض شکایت تبعیض‌آمیز و پیامدهای دیگر قرار دهد. همیشه از تعصب شخصی خود در اجرا نیز آگاه باشید.

7: قانونی بودن فسخ را سه بار بررسی کنید

اکثر مکان‌ها در سراسر کشور دارای قراردادهای کاری «به اراده» هستند. شما به طور کلی آزاد هستید که یک کارمند را تقریباً به هر دلیلی در هر زمانی اخراج کنید. تنها خطر این است که استدلال شما در یک دسته محافظت شده قرار گیرد. شما نمی توانید یک کارمند را به دلیل بارداری یا شرکت در مراسم مذهبی اخراج کنید.

بنابراین، اگر در نظر دارید یک کارمند را به دلیل مشکلات حضور و غیاب اخراج کنید، باید اقداماتی را برای محافظت از خود و شرکتتان انجام دهید. اقدامات انجام شده ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• اطمینان از وجود سیاست های حضور و غیاب . شما نمی توانید کسی را به دلیل زیر پا گذاشتن قانونی که تا قبل از اخراج او وجود نداشت، اخراج کنید.
• اطمینان از نگهداری سوابق مناسب اخراج شخصی به این دلیل که “خب، به نظر می رسد که آنها خیلی دیر حاضر می شوند” در صورتی که کارمندان دیگری با سوابق بدتر وجود داشته باشند، اما آنها را نمی بینید که اغلب دیر وارد می شوند، نامناسب است.
• تأیید اینکه علت غیبت مربوط به دسته ای از اقدامات محافظت شده نیست.
• استفاده از سیاست های شما اگر خط مشی سه ضربه ای برای حضور دارید، مطمئن شوید که آن دو ضربه اخطار اول را قبل از تعقیب و گریز انجام داده اید.

حتی می تواند مفید باشد که قبل از انجام هر اقدام نهایی در مورد وضعیت با یک وکیل کار صحبت کنید.

«تا زمانی که اخراج به عنوان یک نتیجه احتمالی در خط مشی حضور و غیاب گنجانده شود، شما آزادید که کارمند را از دست بدهید. در حالی که خط مشی حضور و غیاب کارکنان شما اخراج واقعی را ناخوشایند نمی کند، اما به حفظ شرکت شما در یک سطح قانونی و محکم کمک می کند. – هوشمند را ردیابی کنید.

و، البته، مطمئن شوید که همه چیز را به صورت کتبی مستند می کنید تا مطمئن شوید که اگر کارمند تصمیم گرفت شما را به چالش بکشد، شواهد لازم برای دفاع از خود را دارید.

8: وقتی همه چیز شکست خورد، آنها را رها کنید

هیچ کس دوست ندارد یک کارمند را از دست بدهد، به خصوص اگر کارمند خوبی باشد که از مشکلات خارج از کنترل خود رنج می برد. با این حال، گاهی اوقات نمی‌توانید بدون اینکه نسبت به سایر کارمندانتان ناعادلانه باشد، برای آنها تسهیلات بیشتری ایجاد کنید.

اگر می ترسید به نقطه ای نزدیک می شوید که باید یک کارمند را از دست بدهید، ابتدا مطمئن شوید که همه پایه های خود را پوشش داده اید. هنگامی که این کار انجام شد، ممکن است زمان آن رسیده باشد که به دنبال جایگزینی بگردید. شما نمی خواهید یک کارمند را اخراج کنید و تنها پس از آن شروع به جستجوی جایگزین کنید. زمان از کار افتادن، که در طی آن بقیه اعضای تیم شما باید بار کار کارمند از دست رفته را به دوش بکشند، می تواند منجر به فرسودگی بیشتر، استرس بیشتر، روحیه پایین تر و مشکلات دیگر شود.

بنابراین، به یاد داشته باشید:

• برای تعیین ریشه ای که باعث غیبت می شود، با حقیقت یاب شروع کنید.
• هر گونه تطابق منطقی لازم را برای کمک به کارمند در مسائل خود انجام دهید.
• کارمند را به سمت استفاده از منابعی که در اختیار دارد، مانند FMLA یا درمان راهنمایی کنید.
• خط مشی حضور و غیاب شرکت و مجازات های مربوط به آن را به کارمند یادآوری کنید.
• اطمینان حاصل کنید که سوابق کامل تخلفات حضور و غیاب و سایر جزئیات را نگه دارید.
• اخطارهای لازم را مطابق با کتابچه راهنمای کارمندان و خط مشی ها صادر کنید.
• تنها در این صورت است که می توانید کارمند را در حالی که از نظر قانونی محافظت می کنید، اخراج کنید.

سیاست ها مستلزم اجرای مداوم است. مهمتر از آن، کارکنان اغلب می توانند از یک دست ملایم و تلاش برای حل مشکل قبل از جهش به پایان کار سود ببرند. قبل از هر چیز به دنبال راه حل باشید، نه جایگزین.

آیا در مورد بهبود مشکلات حضور و غیاب کارمندان خود سؤالی دارید؟ اگر چنین است، لطفاً نظر خود را در زیر بگذارید، و ما گفتگو را آغاز خواهیم کرد. هیچ پاسخ درستی برای این موضوع وجود ندارد، بنابراین بهتر است مطمئن شوید که بسته به مورد کدام راه حل را اجرا کنید.