رویدادی که گنجاندن یک سخنران اصلی را تضمین می‌کند، تقریباً طبق تعریف یک موضوع بزرگ است. مردم برای بسیاری از رویدادها، از جمله همایش‌ها، کنفرانس‌های فنی و جشن‌های تجاری، سخنرانان اصلی را رزرو می‌کنند.

آمادگی می تواند تضمین کند که یک سخنرانی کلیدی نه تنها خوب، بلکه استثنایی خواهد بود!

اگر سخنران اصلی خود را با دقت رزرو کنید، بر اساس تحقیق، تماشای ویدیوهای ارائه های قبلی آنها، و شاید صحبت با برنامه ریزان رویداد که با آنها کار کرده اند، می توانید از آنها انتظار داشته باشید که بازی “A” خود را بیاورند. در واقع، بیشتر سخنرانان اصلی، افرادی با انگیزه بالا هستند که تمایل دارند در مورد رویداد آینده وبلاگ یا توییت کنند تا به افزایش هیجان کمک کنند.

اما اگر مسئول رزرو و آماده‌سازی برای یک سخنران اصلی هستید، باید به جزئیات زیادی توجه کنید تا بهترین تجربه ممکن را برای مخاطبان و بهترین بازگشت سرمایه برای هزینه‌ای که برای رزرو سخنران خرج می‌کنید، تضمین کنید.

با ارتباط خوب شروع می شود

در ابتدا مشخص کنید که آیا نقطه تماس شما خود سخنران است یا یک دستیار. مطمئن شوید که هر دوی شما تک تک نکات قراردادی را که امضا می کنید متوجه شده اید، و اگر سوالی وجود داشت، بپرسید و سعی کنید در اسرع وقت پاسخ دریافت کنید. سخنران اصلی چه تجهیزاتی به همراه خواهد داشت؟ چه چیزی را باید ارائه دهید؟ چه مقدار سپرده از قبل لازم است و چه زمانی باید هزینه ها به طور کامل پرداخت شود؟ آیا سخنران بعد از ارائه جلسه پرسش و پاسخ خواهد داشت یا خیر؟ هیچ یک از این مسائل نباید تا روز (یا هفته) ارائه اصلی باقی بماند.

قبل و روز ارائه، محل برگزاری را بررسی و دوباره بررسی کنید

سیستم صوتی و تجهیزات ارائه‌ای که ارائه می‌دهید را کاملاً آزمایش کنید. اگر “اتاق سبز” وجود دارد، مطمئن شوید که تمیز است. صحنه و اطراف آن را برای هر گونه مسائل ایمنی بالقوه بررسی کنید و مطمئن شوید که هم نورهای تماشاگران و هم چراغ های صحنه درست کار می کنند.

اگر بیش از یک نفر نور، صدا و سایر وظایف مربوط به صحنه را انجام می دهند، باید هدست های واکی تاکی داشته باشند تا بتوانند فوراً با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، بنابراین می توان به سرعت مشکلات را حل کرد یا به طور کامل از آن جلوگیری کرد. اگر یک مکان خارجی رزرو کرده اید، بیاموزید که کارکنان آنها چه خدماتی ارائه می دهند.

قبل از روز رویداد اصلی، تمام سیستم های صدا، نور و ارائه را به طور کامل آزمایش کنید.

رویداد را برای مخاطبان تبلیغ کنید

به محض امضای قراردادتان با سخنران اصلی خود، می‌توانید شروع به ایجاد سروصدا کنید. اگر یک هماهنگ کننده رسانه های اجتماعی دارید، از او بخواهید اطلاعات مربوط به سخنران و رویداد را در رسانه های اجتماعی سازمان شما درج کند. اگر یک رویداد داخلی و فقط برای کارمندان است، از شبکه اجتماعی داخلی یا شبکه ایمیل خود برای اطلاع رسانی به مخاطبان در مورد رویداد استفاده کنید.

برخی از سخنرانان از قبل یک مصاحبه تلفنی یا تصویری کوتاه انجام می دهند و در صورت ارائه، باید از این فرصت استفاده کنید. مخاطبی که می داند برخی از آنچه خواهد دید، مخاطبی است که مشتاق تر و درگیرتر خواهد بود.

برنامه های پشتیبان را آماده داشته باشید

وقتی نوبت به برنامه ریزی رویدادهای کلیدی می رسد، کمی وسواس گونه مشکلی ندارد. به همه “چه می شد” فکر کنید و برای آنها برنامه ریزی کنید. اگر پرواز گوینده تاخیر داشته باشد چه؟ اگر سیستم صوتی خراب شود چه؟ اگر اتفاقی برای سالن بیفتد و شما مجبور شوید رویداد را در آخرین لحظه جابجا کنید چه؟ مطمئناً، هیچ یک از این چیزها خیلی محتمل نیست، اما آمادگی برای آنها، شما و گوینده را راحت می کند.

رویدادهای کلیدی مناسبت‌های خاصی هستند که برای شروع یا پیوند دادن جلسات صنعتی، اطلاعیه‌های بزرگ و انتقال‌های جدید استفاده می‌شوند. انتخاب سخنران کلیدی مناسب، البته بسیار مهم است، اما همچنین مهم است که تمام مراحل مقدماتی برای اطمینان از اینکه رویداد بدون مشکل برگزار می شود، انجام شده است. برنامه ریزی کنید، ارتباط برقرار کنید و سناریوهای پشتیبان را در دست داشته باشید و می توانید اطمینان حاصل کنید که سخنران اصلی شما تأثیر مثبت فوق العاده ای دارد.