مرحله 1: وظایف تکرار شونده خود را بشناسید.

اولین کاری که باید انجام دهید تا موفقیت آمیز کسب و کار خود را منظم کنید ، مشاهده و ارزیابی دقیق تمام کارهای روزانه و هفتگی است که شما و همه افراد در کسب و کارتان انجام می دهید. شما باید همه چیز را به شیوه ای دقیق، دقیق و قابل فهم به کار بگیرید. اینجا چقدر ساده است:

1. یک سند جدید باز کنید
2. هر فعالیتی را که باید انجام دهید یادداشت کنید.
3. تک تک مواردی را که مسئول آن هستید بنویسید.
4. اطمینان حاصل کنید که هر کار دارای عنصر زمانی است. شما باید زمان دقیقی را که برای به پایان رساندن چنین کاری طول می کشد، اختصاص دهید. اگر مدت زمان دقیق را نمی دانید، می توانید تخمین بزنید.
5. پس از ثبت نام همه چیز، همه چیز را بر اساس مدت زمان سازماندهی کنید.
6. سپس هر کار را یک به یک با پرسیدن این سوال ارزیابی کنید: “آیا می توانم این کار را به شخص دیگری محول کنم؟”

اگر می توان آن را به شخص دیگری واگذار کرد یا تفویض کرد، این کار را انجام دهید. اگر نمی توان آن را به شخص دیگری اختصاص داد، پس متعهد به انجام آن باشید. زمانی که کارهایی را که به سادگی می‌توانید به شخص دیگری محول کنید، حذف کنید، متوجه خواهید شد که چگونه می‌توانید خود را از شر وظایف خلاص کنید.

مرحله 2: ساختار دایرکتوری داشته باشید.

پس از اتمام فهرست کارها، می توانید به ایجاد دایرکتوری ادامه دهید. دایرکتوری به کارکنان شما این امکان را می دهد که بدانند اگر مطمئن نیستند که چگونه یک کار خاص را انجام دهند یا اجرا کنند، با چه کسی تماس بگیرند و به دنبال آن بگردند. شما می توانید به روشی سازماندهی کنید که برای شما راحت باشد، اما اگر بتوانید در هر بخش ساختار دهید، بهتر است.

مرحله 3: فرآیندهای سند.

هنگامی که وظایف را شناختید و سلسله مراتبی را که باید دنبال کنید، شناسایی کردید، می توانید مستندسازی روش های خود را شروع کنید. این در حقیقت بخشی است که بیشتر وقت شما را می گیرد. اگرچه زمان بر است، اما بسیار سودمند خواهد بود زیرا نیاز شما را به حضور شخصی در استخدام های جدید در آینده برطرف می کند. هنگامی که همه چیز به درستی مستند شد، می توانید به راحتی آن را توسط کارمندان جدید بخوانید. کارمندان جدید می توانند به سادگی با مطالعه اسنادی که شما تهیه کرده اید به وظایف و کار خود ادامه دهند. با انجام کارهای زیر می توانید به راحتی این کار را برای هر کار انجام دهید:

1. یک سند جدید باز کنید
2. فرآیندهای مربوط به یک کار مشخص را مشخص کنید
3. یک راهنمای گام به گام با تمام جزئیات مورد نیاز ممکن ارائه دهید.
4. برای هر مرحله اگر کاری است که روی رایانه انجام شده است، از صفحه نمایش عکس بگیرید.
5. اگر کاری است که به صورت دستی انجام می شود از دوربین استفاده کنید.
6. هر اسکرین شات را حاشیه نویسی کنید تا جنبه های مهم را برجسته کنید

هیچ چیز نباید گیج کننده یا مبهم باقی بماند. هر کسی باید بتواند یک کار را فقط با پیروی از دستورالعمل های شما با موفقیت به پایان برساند. انجام این کار به نوعی درمان خواهد بود زیرا شما را در جایگاه یک مبتدی قرار می دهد. این به شما یادآوری خواهد کرد که آماتور بودن در چیزی چقدر سخت است. بر اهمیت صبر و فروتنی تأکید خواهد کرد.

مرحله 4: اثربخشی آن را آزمایش کنید: از کارکنان خود بخواهید تا یک کار را اجرا کنند.

آیا راهنمای گام به گام مستند خود را آزمایش کرده اید؟ مراقب سؤالات موضوع آزمون خود باشید. این بدان معنی است که راهنمای شما ناقص است. شما باید به درستی اقدام به ویرایش راهنما کنید. نظراتی را در مورد تغییراتی که ایجاد کرده‌اید اضافه کنید تا به همه افرادی که از آن استفاده می‌کنند پیام ارسال کنید مبنی بر اینکه چنین مرحله‌ای واضح‌تر شده است.

مرحله 5: هر بار بهبود پیدا کنید.

SOP شما کامل نخواهد بود. افراد زیادی از آن استفاده خواهند کرد و هر زمان که نیاز به ویرایش داشتید نباید شوکه شوید. اوضاع باید اینطور باشد. قرار است از طریق استفاده و در طول زمان بهبود یابد و از هوا جلوگیری کند.

امروز را نظام مند کنید

مراحل زیر را برای هر کار احتمالی در کسب و کار خود انجام دهید و از اینکه سیستم سازی زمان، انرژی و پول بیشتری به شما می دهد شگفت زده خواهید شد. سازماندهی کسب و کار خود را از همین امروز شروع کنید.

مراحل سیستم سازی  کسب و کار

در ادامه الگوریتم مربوط به سیستم ­سازی کسب و کار یا همان مراحل سیستم سازی معرفی خواهد شد. این الگوریتم شامل گام­های کلیدی زیر است:

• تعریف ارزش­های کسب و کار
• تعیین اهداف کسب و کار
• کشف سیستم­های وضع موجود
• مدلسازی سیستم­های وضع موجود
• مدلسازی سیستم­های وضع موجود
• استخراج فرایندهای وضع موجود هر سیستم
• مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
• تحلیل و بهبود فرایندهای موجود
• استخراج فرایندهای مطلوب
• اجرا کردن سیستم­ها و فرایندها
• پایش و کنترل سیستم­ها و فرایندها