نیاز به تعاریف عملیاتی معیارها

در حین رسیدن به معیارهای عملیاتی، نباید فراموش کرد که ابتدا منظور آنها را روشن و تعریف کنیم. این به این دلیل است که احتمال زیادی وجود دارد که ممکن است در مورد معنای واقعی متریک ابهام وجود داشته باشد. برای درک بهتر چگونگی دستیابی به تعاریف عملیاتی، روش زیر باید دنبال شود.

واژگان یکسان: واژگان یکسان باید در سراسر سازمان دنبال شود. این امر یکپارچگی در آنچه که توسط افراد از امکانات یا مکان‌های مختلف منتقل می‌شود، تضمین می‌کند.

یک فروشنده خودرو با 4 شعبه را در نظر بگیرید. سه شعبه اعلام می کنند که خودرو را 2 روز پس از سفارش مشتری تحویل می دهند در حالی که یک شعبه اعلام می کند که تحویل خودرو 3 روز طول می کشد. ممکن است به این باور برسیم که این نمایندگی روند شکسته ای دارد. با بررسی دقیق تر، ممکن است که تفاوت در واژگان علت واقعی باشد.

این امکان وجود دارد که سه نمایندگی روزی را که مشتری سفارش را ثبت کرده است به عنوان روز 0 و نمایندگی چهارم آن را روز اول نامیده باشد. بنابراین زمان تحویل هر دوی آنها یکسان یعنی 72 ساعت بود. فقط واژگان استفاده شده متفاوت بود. چنین ناهماهنگی می تواند مدیریت را گمراه کند و آنها را مجبور به تصمیم گیری اشتباه کند. از این رو هنگام تعریف معیارها، واژگان مربوطه نیز باید تعریف شود.

چگونه داده ها جمع آوری می شود؟ همچنین این احتمال وجود دارد که در نحوه جمع آوری داده ها توسط نمایندگی های مختلف اختلاف وجود داشته باشد. فرض کنید یکی از نمونه‌گیری تصادفی برای جمع‌آوری داده‌ها استفاده کرد در حالی که دیگری از نمونه‌گیری طبقه‌ای استفاده کرد. نتایج بدیهی است که قابل مقایسه نیستند زیرا روش های استفاده شده یکسان نیستند. از این رو روش های جمع آوری داده ها باید بدون ابهام مشخص شود.

محاسبات چگونه انجام می شود؟ بخش‌های مختلف نیز احتمالاً محاسبات را به روش‌های مختلف انجام می‌دهند. این نیز احتمالاً باعث ایجاد اختلاف در ارزش معیارهای مورد استفاده می شود. یک بخش ممکن است اعشار را گرد کند در حالی که دیگران ممکن است نه و در برخی موارد ممکن است تفاوت قابل توجهی در مقادیر ایجاد کنند. برای جلوگیری از این امر باید روش های استانداردی برای محاسبه تجویز شود. ممکن است جمع آوری و محاسبه داده ها باید خودکار باشد.

توسعه محدوده: معیارها همیشه در یک خط قرار نمی گیرند. آنها تقریباً یک مقدار دارند، اما دقیقاً یک مقدار نیستند. بنابراین محدوده ای که معمولاً در آن قرار می گیرند باید طراحی شود. این معمولاً با ایجاد نمودارهای کنترلی انجام می شود. اگر معیارها در محدوده داده شده قرار داشته باشند، اگر این روند خوب کار کند، اگر اینطور نیست، به شخص ارشد هشدار داده می شود.

طبقه بندی آنچه اتفاق می افتد اگر متغیرها فراتر از محدوده بروند: حتی زمانی که متغیر از محدوده خارج می شود، طبقه بندی هایی وجود دارد. اگر متغیر از حد بالایی عبور کند یک معنی و اگر از حد پایینی عبور کند معنای دیگری دارد. همچنین میزان عبور آن از حد بالا و پایین می تواند منجر به طبقه بندی متغیرها به طور جداگانه شود.

معیارها تنها در صورتی مؤثر خواهند بود که مدیریت کنترل کاملی بر نحوه ایجاد آنها داشته باشد. اعداد باید قابل مقایسه باشند و دقیقاً معنی آنها را نشان دهند.