پایه و اساس کار تیمی: موفق کردن همه افراد دیگر

فصل 9

پایه و اساس کار تیمی: موفق کردن همه افراد دیگر

تعهد فردی به تلاش گروهی – این چیزی است که باعث کار کردن یک تیم، کار کردن یک شرکت، کار کردن یک جامعه و کار کردن یک تمدن می‌شود. —وینس لومباردی

ما عبارت “تیم‌سازی” (team building) را فاسد کرده‌ایم. اغلب اوقات، تیم‌سازی به معنای زمانی در برنامه کاری است که ما هیچ برنامه‌ای نداریم، بنابراین در لحظه آخر چیزی را سرهم می‌کنیم. هر زمان که دو یا چند نفر با هم جمع می‌شوند و فعالیتی را انجام می‌دهند، کسی آن را تیم‌سازی می‌نامد. ممکن است مارگاریتا بنوشیم. ممکن است مسابقه ساخت گواکاموله داشته باشیم. ممکن است با لوله‌های دستمال کاغذی، کاغذ مومی و توپ‌های پنبه‌ای روی ساحل فلوریدا قایق بسازیم. همه این‌ها سرگرم‌کننده است. من فقط مطمئن نیستم که در حال ساختن یک تیم هستیم.

اکثر رویدادهای تیم‌سازی واقعاً رویدادهای خوشبختی‌سازی هستند. وقتی معاون رئیس‌جمهور فروش جهانی بین‌المللی تیم را به یک استراحتگاه برای گلف بازی کردن و/یا یک روز اسپا می‌برد، آن‌ها واقعاً برنامه‌ای برای کار بر روی مهارت‌هایی برای افزایش اثربخشی تیم ندارند. معاون رئیس‌جمهور می‌خواهد تیم را خوشحال کند. و معاون رئیس‌جمهور فکر می‌کند که یک تیم خوشحال، سخت‌تر کار خواهد کرد. معاون رئیس‌جمهور در حال خوشبختی‌سازی است.

شما در جلسه سالانه با مضمون “مشارکت” (Engage) یا “ارتقاء” (Elevate) شرکت می‌کنید. سپس در یک بازی شکار گنج/عبور از رودخانه گدازه آتشفشانی/ساخت برج اسپاگتی/ساخت برج مارشمالو/ساخت بازی ترکیبی برج اسپاگتی و مارشمالو شرکت می‌کنید. آیا این بازی‌ها واقعاً به چگونگی مؤثرتر یا مولدتر کردن یک تیم می‌پردازند؟ اعضای تیم بدون فشارهای کار روزمره با هم وقت می‌گذرانند. همه این فعالیت‌ها سرگرم‌کننده هستند. و مطمئناً می‌توانند احترام متقابل، رفاقت و تشویق دوستی‌ها را ایجاد کنند. باز هم، کارمندان در حال خوشبختی‌سازی هستند.

من خوشبختی‌سازی را دوست دارم. اکثر کارمندان و مدیران احتمالاً نگرش بهتری نسبت به فعالیت داشتند اگر آن را خوشبختی‌سازی می‌نامیدیم. به “تیم‌سازی” اشاره کنید و مردم همیشه چهره‌شان را جمع می‌کنند، آه می‌کشند و درباره “بچه بازی” بودن فعالیت نظر می‌دهند. آیا می‌دانید چند بار یک شرکت‌کننده به من گفته است: “من از تیم‌سازی متنفرم، اما در کارگاه شما به من خوش گذشت”؟ من دیده‌ام که بسیاری از مشتریان فعالیتی را شروع می‌کنند، و سپس شرکت‌کنندگان با نگرشی بد شکایت می‌کنند و غرغر می‌کنند زیرا کلمه “تیم‌سازی” را دوست ندارند. حدس بزنید چه؟ در عرض 10 دقیقه، همان شرکت‌کنندگان دارند کیف می‌کنند. می‌دانید چرا؟ چون یک شکار گنج در سن آنتونیو خیلی بهتر از گذراندن روز در پردازش، تولید، فروش، توزیع، توسعه، مدیریت یا هم‌افزایی است. تیم‌سازی اساساً زنگ تفریح برای بزرگسالان است. گاهی اوقات، بزرگسالان حتی با توپ هم بازی می‌کنند. هیچ‌کس برای زنگ تفریح پول نمی‌داد اگر آن را خوشبختی‌سازی می‌نامیدیم. یا، در واقع، اگر فقط آن را زنگ تفریح می‌نامیدیم. من بارها گفته‌ام: “همه می‌خواهند بازی کنند.” پایه و اساس و فرصت مناسب برای بازی را ایجاد کنید، و شرکت‌کنندگان با کمال میل از فرصت ساختن چیزی با اسپاگتی استفاده خواهند کرد.

کودکان مدرسه‌ای حداقل روزی یک بار زنگ تفریح دارند. بزرگسالان سالی یک یا دو بار زنگ تفریح رسمی از کار دارند. برخی بزرگسالان نیز شناخته شده‌اند که زنگ تفریح‌های مستقل، بدون مجوز و غیر رسمی خود را ایجاد می‌کنند. اگر فراگیر، قانونی، محترمانه و به نفع همه باشند، من کاملاً موافق زنگ تفریح‌های مستقل، بدون مجوز و غیر رسمی هستم.

ما به خوشبختی‌سازی نیاز داریم، و باید آن را اغلب داشته باشیم – شاید نه هر روز، اما اغلب. خوشبختی‌سازی فرهنگ کاری شما را ایجاد می‌کند. حس جامعه مشترک را ایجاد می‌کند. ایجاد غافلگیری و سرگرمی همیشه باید یکی از ارکان فرهنگ کاری شما باشد.

آنچه ما همچنین نیاز داریم، اثربخشی تیمی است

اثربخشی تیمی بسیار متفاوت از تیم‌سازی است. شما تیم خود را از قبل ساخته‌اید، بنابراین باز هم اصطلاح “تیم‌سازی” نادرست است. کاری که اکنون در حال انجام آن هستید، اثربخش‌تر، مولدتر و موفق‌تر کردن تیم شماست. ما زمان زیادی را صرف ساختن قایق، گلف بازی کردن و شکار گنج می‌کنیم که فراموش می‌کنیم در واقع در مورد چگونگی کار موثرتر با یکدیگر صحبت کنیم.

چه چیزی یک تیم اثربخش و مولد را می‌سازد؟

هر فصل این کتاب جنبه‌ای از یک تیم موفق را پوشش می‌دهد. شما فقط باید پیام‌ها را به کار بگیرید. به نظر من، کار تیمی خوب در بداهه‌پردازی و در کار به دو اصل اساسی باز می‌گردد:

1. مسئولیت نقش خود را بر عهده بگیرید و بهترین کار ممکن را انجام دهید.
2. به همه افراد دیگر کمک کنید تا به موفقیت دست یابند.

گاهی اوقات ما کار تیمی اثربخش را بیش از حد پیچیده می‌کنیم. اینطور نیست. همانطور که بارها گفته‌ام، همان اصول که در بداهه‌پردازی کاربرد دارند، در کار شما نیز کاربرد خواهند داشت. اگر می‌خواهید روی اثربخشی تیم کار کنید، پس روی این دو اصل کار کنید.

در طول سخنرانی‌هایم، دوست دارم مفهوم کار تیمی را ساده نگه دارم. بهترین پیامی که بداهه‌پردازی درباره کار تیمی به من آموخت:

1. سوال را بپرسید: “چگونه به افراد اطرافم کمک کنم تا موفق‌تر باشند؟“ این بخش آسان است.
2. به سوال پاسخ دهید. شما باهوش هستید. می‌دانید همکاران، مشتریان، شرکا و فروشندگان شما برای موفقیت به چه چیزی نیاز دارند.
3. بر اساس پاسخ عمل کنید. این بخش دشوار است. این همان چیزی است که یک شرکت بزرگ را می‌سازد.

اگر این کتاب را می‌خوانید، امیدوارم یک نمایش کمدی بداهه‌پردازی زنده را دیده باشید. بعد از هر اجرا، همیشه کسی از من می‌پرسد: “چگونه کار می‌کند؟” عضو مخاطب می‌خواهد بفهمد چگونه یک تیم از اجراکنندگان می‌توانند بدون یک متن، برنامه یا تمرین، اینقدر خوب با هم کار کنند.

ما در حال پرسیدن سوال بالا، پاسخ دادن به آن و عمل کردن بر اساس پاسخ هستیم. بداهه‌پردازی موفق به معنای ستاره بودن، یا بامزه‌ترین فرد روی صحنه بودن نیست. هر اجراکننده فعالانه انتخاب می‌کند که هم‌تیمی‌های خود را عالی جلوه دهد. آن‌ها سوال را می‌پرسند، پاسخ می‌دهند و بر اساس آن عمل می‌کنند.

عمل کردن بر اساس اطلاعات واقعاً بخش دشوار است. این شرکت‌های بزرگ را تعریف می‌کند. این‌ها شرکت‌هایی هستند که در لیست “بهترین مکان‌ها برای کار” ظاهر می‌شوند. و بهترین بخش: وقتی به افراد اطراف خود کمک می‌کنید موفق باشند، پاداش قابل توجهی دریافت می‌کنید. به چه کسی کمک می‌کنیم؟ ما تمایل داریم به افرادی کمک کنیم که به ما کمک کرده‌اند. ما این چیزها را متوجه می‌شویم.

مسئولیت نقش خود را بر عهده بگیرید و بهترین کار ممکن را انجام دهید

یک بازی بداهه‌پردازی که من استفاده می‌کنم “داستان یک خطی” نام دارد. من با دو نفر از مخاطبان شروع می‌کنم که در دو انتهای صحنه قرار می‌گیرند. یکی از داوطلبان جمله آغازین داستان ما را می‌سازد. شرکت‌کننده در انتهای دیگر صحنه باید خط آخر داستان ما را بداهه‌سازی کند. سپس از چهار یا پنج نفر از مخاطبان می‌خواهم که روی صحنه بیایند و یک خط به داستان اضافه کنند. آن‌ها می‌توانند در ابتدا، وسط یا انتها وارد شوند و خط خود را اضافه کنند. مهم نیست. سپس داستان را دوباره تعریف می‌کنیم. فرآیند را تکرار می‌کنم. چهار یا پنج خط اضافه می‌کنم و داستان را دوباره تعریف می‌کنم. این کار را ادامه می‌دهیم تا داستان کامل شود یا داوطلبان مخاطب تمام شوند.

هر نفر در داستان یک خط دارد. این به عهده هر شرکت‌کننده است که مسئولیت خط خود را بر عهده بگیرد. آن‌ها می‌توانند از خط خود برای ایجاد یک انتقال، اضافه کردن یک جزئیات، یا بردن داستان در مسیری دیگر استفاده کنند. داوطلبان می‌توانند خطوط را به صورت تصادفی و خارج از ترتیب اضافه کنند. این به عهده گروه بعدی از داوطلبان است که هر خط را در داستان بگنجانند و یک داستان بسازند. از آنجا که هر داوطلب فقط یک خط دارد، باید مسئولیت خط خود را بر عهده بگیرند.

داستان واقعاً زمانی کار می‌کند که شرکت‌کنندگان به یکدیگر کمک کنند تا داستان بهتری را روایت کنند. وقتی به یکدیگر گوش می‌دهند و خطوطی را اضافه می‌کنند که داستان را حمایت، کمک یا گسترش می‌دهند، همه موفق می‌شوند. برای اینکه بازی واقعاً کار کند، شرکت‌کنندگان باید مسئولیت‌پذیری کنند و بپرسند: “چه کاری می‌توانم انجام دهم تا داستان بهتر شود؟” داوطلبان تصمیم می‌گیرند که خط خود را کجا اضافه کنند تا بتوانند به پر کردن یک حفره در داستان، پاسخ دادن به یک سوال، یا جا انداختن خط تصادفی یک شرکت‌کننده دیگر کمک کنند.

به همه افراد دیگر کمک کنید تا به موفقیت دست یابند

آخرین باری که در محل کار بودید و فکر کردید: “چگونه به افراد اطرافم کمک کنم تا موفقیت بیشتری کسب کنند؟” چه زمانی بود؟ کار تیمی واقعی به طور مداوم این سوال را می‌پرسد. ایجاد کار تیمی موثر پیچیده نیست. فکر می‌کنم واقعاً به مسئولیت‌پذیری و پرسیدن این سوال هر روز بازمی‌گردد. تیم‌های موفق این سوال را خواهند پرسید. هر لحظه که من به عنوان یک بداهه‌پرداز روی صحنه هستم، می‌خواهم دیگر بازیکنان موفق شوند. می‌خواهم به آن‌ها کمک کنم تا مولد و اثربخش باشند. اگر همکاران من موفق باشند، من نیز موفق خواهم بود.

برخی افراد خط خود را هدر می‌دهند زیرا گوش نمی‌دهند، اهمیت نمی‌دهند، یا از خط خود برای تلاش و خنداندن دیگران به ضرر داستان استفاده می‌کنند. و البته، وقتی این اتفاق می‌افتد، داستان هرگز کار نمی‌کند. یک بار گروهی داشتم که هر خط یک فکر تصادفی و مستقل بود. هیچ خطی هیچ معنایی نداشت زیرا هیچ‌کس سعی نمی‌کرد به بازیکنان دیگر کمک کند. هیچ‌کس مسئولیت‌پذیر نبود. هیچ‌کس گوش نمی‌داد. هیچ‌کس کمک نمی‌کرد. یک کاسه بزرگ از فلفل ناامیدی بود.

همه ما در بسیاری از داستان‌ها یک خط داریم. ما داستان شغل، خانواده، سازمان‌ها، سرگرمی‌ها، ورزش‌ها و دوستانمان را داریم. با یک خط خود چه کار می‌کنید؟ آیا نهایت تلاش خود را کرده‌اید؟ آیا داستان را بهتر می‌کنید؟ آیا از یک خط خود برای کمک، خلق یا رهبری استفاده می‌کنید؟ آیا دیگران را موفق می‌کنید؟ اگر نمی‌توانید بفهمید که با یک خط خود چه کار می‌کنید، پس باید آنچه را که می‌خواهید به دست آورید دوباره ارزیابی کنید و تغییراتی ایجاد کنید.

بله، ما فقط یک خط در یک داستان بزرگ داریم. حدس بزنید چه؟ آن یک خط بسیار قدرتمند است. در بازی بداهه‌پردازی، یک خط می‌تواند کل داستان را تغییر دهد. یک خط می‌تواند به همه در دستیابی به موفقیت کمک کند. و، درست مانند بازی داستان یک خطی، هر داستان با یک خط شروع می‌شود.

چگونه به افراد اطرافم کمک کنم تا موفقیت بیشتری کسب کنند؟

من هرگز به شرکت‌کنندگان نمی‌گویم که با یک خط خود در داستان چه کار کنند. و هرگز به آن‌ها نمی‌گویم که در داستان به کجا بروند. هر شرکت‌کننده باید ابتکار عمل به خرج دهد. وقتی شرکت‌کنندگان به گروه روی صحنه می‌پیوندند، هیجان‌زده هستند. می‌توانید افزایش انرژی آن‌ها را ببینید. آن‌ها می‌خواهند مطمئن شوند که در جای درست به داستان می‌پیوندند، چیز ارزشمندی ارائه می‌دهند و داستانی بهتر خلق می‌کنند. در اعمال آن‌ها هیجان و اشتیاق وجود دارد. وقتی در میان تماشاگران بودند، از بازی لذت می‌بردند، اما هنوز در این فرآیند مالکیت نداشتند. نگرش آن‌ها پس از پیوستن به داستان تغییر کرد. آن‌ها اکنون می‌خواهند داستان موفق باشد.

من می‌توانستم به راحتی به همه کسانی که روی صحنه می‌آیند بگویم کجا بایستند و خط خود را بگویند. حتی می‌توانستم خط آن‌ها را به آن‌ها بدهم. فکر می‌کنید آن‌ها به همان اندازه لذت می‌بردند؟ فکر می‌کنید آن‌ها از این فرآیند به همان اندازه – یا اصلاً – لذت می‌بردند؟ من فرصت موفقیت را برای آن‌ها ایجاد کرده‌ام. باید به آن‌ها اجازه دهم ابتکار عمل و مالکیت بازی را به عهده بگیرند. مطمئناً، ممکن است اشتباه کنند. همه ما اشتباه می‌کنیم. می‌خواهیم اشتباهات را به حداقل برسانیم و از آن‌ها درس بگیریم، اما نمی‌توانیم از ریسک کردن بترسیم. آن‌ها یاد خواهند گرفت. و گروه بعدی به آن‌ها کمک خواهد کرد تا موفق باشند.

یک تیم موفق به نتیجه کار اهمیت می‌دهد. آن‌ها باید نسبت به آنچه برای تیم اتفاق می‌افتد پرشور باشند. اگر اهمیت ندهند، پرشور نیستند. به نظر یک راه حل ساده است، نه؟ شما باید فرصتی را برای تیم ایجاد کنید تا ابتکار عمل و مالکیت را به عهده بگیرد. همانطور که هر فرد درگیر می‌شود، می‌خواهند داستان موفق شود. شرکت‌کنندگان متوجه می‌شوند که موفقیت آن‌ها به دیگر افراد بازی بستگی دارد. یک خط بسیار قدرتمند است و می‌تواند داستان را تغییر دهد. یک خط می‌تواند به خطوط دیگر کمک کند. مخاطبان ممکن است فقط خط شما را به یاد بیاورند. با این حال، شما برای موفقیت یک خط خود به همه افراد دیگر نیاز دارید.

موفقیت من به موفقیت شما بستگی دارد

یک جنبه دیگر از بازی وجود دارد که می‌خواهم در مورد آن صحبت کنم. برخی خطوط در داستان ممکن است هیچ ربطی به خطوط دیگر نداشته باشند، با این حال هنوز به یکدیگر وابسته هستند. اگر برای یک شرکت بزرگ کار می‌کنید، ممکن است هرگز با برخی از مدیران و کارمندان در دفاتر دیگر صحبت نکنید. با این حال، موفقیت آن‌ها به موفقیت شما بستگی دارد. ما هنوز تحت یک نام تجاری هستیم. باید به همه اعضای تیم خود فکر کنیم، نه فقط به افرادی که کنارمان نشسته‌اند. یا همه در یک بازی بداهه‌پردازی موفق خواهند شد یا همه شکست خواهند خورد. و این در مورد کسب‌وکار نیز صدق می‌کند. فقط یک یا دو عضو تیم نیستند که به موفقیت دست پیدا می‌کنند. همه افراد تیم موفقیت را خلق می‌کنند. و به نظر من، اثربخشی تیمی همین است.

بازی کار می‌کند زیرا:

1. شرکت‌کنندگان می‌خواهند تیم موفق شود.
2. شرکت‌کنندگان شهامت دارند که از منطقه راحتی خود خارج شوند و به تیم کمک کنند.
3. شرکت‌کنندگان مسئولیت نقش خود را بر عهده می‌گیرند. آن‌ها همچنین درک می‌کنند که نقششان چگونه به نفع تیم است.
4. شرکت‌کنندگان دیگران را تشویق می‌کنند. هر بار که کسی یک خط اضافه می‌کند، داستان بهبود می‌یابد و تیم موفق می‌شود.
5. شرکت‌کنندگان آزادی عمل برای اشتباه کردن دارند. آن‌ها می‌دانند که یک هم‌تیمی دیگر آنجا خواهد بود تا به خطشان معنا دهد و داستان را بهبود بخشد.
6. هر شرکت‌کننده برابر است. و به مشارکت هر شرکت‌کننده ارزش داده می‌شود.

شما باید بخواهید یک تیم موفق ایجاد کنید و مسئولیت‌پذیری کنید. به یاد داشته باشید که مهم‌ترین سوال را بپرسید: “چگونه به افراد اطرافم کمک کنم تا موفق‌تر باشند؟” پاسخ شما اعمال شما را تعیین کرده و شما را به مسیر درست هدایت خواهد کرد.

حالا، چه کسی می‌خواهد برای خوشبختی‌سازی، یک برج اسپاگتی و مارشمالو بسازد؟

ایده‌های سریع

به نظر من، بخش بزرگی از اثربخشی تیمی، ارتباط در مورد آنچه برای دستیابی به موفقیت باید تغییر کند، است. این به ندرت در طول فعالیت‌های معمول تیم‌سازی که به نظر می‌رسد در هر جلسه‌ای اتفاق می‌افتد، انجام می‌شود. من یک راه‌حل دارم. این یک بازی آسان است که می‌تواند یک گفتگوی موثر در گروه شما ایجاد کند و همچنین ایده‌های قابل توجهی تولید کند.

اگر گروه بزرگی دارید، آن‌ها را به تیم‌های 6 تا 10 نفره تقسیم کنید. از تیم خود بپرسید که چه چالش‌هایی را دوست دارند مورد بحث قرار دهند. به هر تیم یک تخته کاغذ و یکی از چالش‌ها را بدهید. در اینجا چند نمونه از چالش‌هایی که از مشتریانم دیده‌ام آورده شده است:

• چگونه می‌توانیم ارتباط مؤثرتری بین بخش‌ها برقرار کنیم؟
• چگونه روحیه را افزایش دهیم و سرگرمی و اشتیاق بیشتری در محل کار داشته باشیم؟
• چگونه تعادل کار و زندگی بهتری ایجاد کنیم؟
• چگونه می‌توانیم موثرتر با هم کار کنیم؟

از هر تیم بخواهید چالشی را که می‌خواهند درباره آن بحث کنند، روی تخته کاغذ بنویسند. هر گروه باید با هم کار کند تا حد ممکن ایده‌هایی برای حل چالش ارائه دهد. سعی کنید تیم‌ها ایده‌هایی را توسعه دهند که کارمندان یا مدیران می‌توانند به صورت روزانه/هفتگی، ماهانه و سالانه انجام دهند. به یاد داشته باشید، این یک زمان خلاقیت است. فعلاً ایده‌های خود را تجزیه و تحلیل نکنید. یک تسهیل‌گر باید در اطراف اتاق حرکت کند تا به گروه‌ها یادآوری کند که وقت خود را صرف بحث و جدل درباره ایده‌ها نکنند. از زمان برای تولید ایده استفاده کنید.

• به گروه 20 تا 30 دقیقه فرصت دهید تا ایده تولید کند. همه تیم‌ها را دوباره گرد هم آورید و ایده‌ها را مورد بحث قرار دهید. اگر وقت دارید، می‌توانید درباره همه ایده‌ها صحبت کنید. اگر وقت کمی دارید، از گروه بخواهید بهترین‌های خود را انتخاب کنند. این زمان تجزیه و تحلیل است. گفتگو را بین همه شرکت‌کنندگان تشویق کنید.
• اگر واقعاً می‌خواهید برخی از این ایده‌ها را به کار بگیرید، برای هر گروه یک کاپیتان معرفی کنید. کاپیتان مسئول ارسال ایمیلی حاوی ایده‌های هر تیم و تلاش برای عملی کردن برخی از ایده‌ها است.
• پس از تمرین، کلوچه سرو کنید. کلوچه یک ماده مهم و اغلب نادیده گرفته شده برای اثربخشی تیمی است.