متأسفانه بسیاری از جلسات به دلیل روتین برگزار می شود. شاید همیشه یک جلسه صبح جمعه وجود داشته است و همیشه خواهد بود. این دلیل کافی برای برگزاری یک جلسه نیست، و این احتمال وجود دارد که بسیاری از چنین جلساتی پر سر و صدا، کسل کننده و هیچ نتیجه ای نداشته باشند.

لازم نیست جلسات یک “شر ضروری” باشد. آنها می توانند مفید، سازنده و حتی لذت بخش باشند.

با این حال، گاهی اوقات جلسات ضروری هستند و می توانند بهترین راه برای انتقال ایده ها و استراتژی های طراحی باشند. چگونه می توانید اطمینان حاصل کنید که هر جلسه تیمی ضروری، سازنده و توانمند است؟ در اینجا شش نکته برای اطمینان از مؤثر بودن جلسات تیمی و انجام کاری که قرار است انجام دهند، آورده شده است.

1. اطمینان حاصل کنید که جلسه دارای یک هدف قابل تعریف و قابل اندازه گیری است

اگر جلسه شما باعث پیشرفت به سمت  یک تصمیم بزرگ و یکباره یا تصمیمات معمولی نمی شود که دارای اهمیت هستند ، پس شاید شما نباید آن را داشته باشید. هر جلسه باید یک هدف قابل تعریف و قابل اندازه گیری داشته باشد، که می تواند هر چیزی باشد، از تعیین اینکه کدام تحقیق برای یک کنفرانس فنی ارسال می شود تا مکان های کوتاه لیست برای ناهار سالانه تعطیلات.

2. افراد مناسب را به جلسه دعوت کنید

متأسفانه، سازمان‌هایی وجود دارند که در آن افراد تا حد امکان در جلسات شرکت می‌کنند تا احساس مفید بودن کنند، «اطلاعات جمع‌آوری کنند»، یا صرفاً شلوغ‌تر یا مورد تقاضاتر از آنچه هستند ظاهر شوند. افرادی که به جلسات دعوت می کنید باید بر اساس نقش آنها در پیشرفت به سمت هدف جلسه دعوت شوند. از جمله شرکت کنندگان غیر ضروری به ندرت کاری انجام می دهد مگر اینکه سرعت کارها را کاهش دهد.

3. اطلاعات پس زمینه را روز قبل توزیع کنید

وقتی روز قبل از جلسه اطلاعات مربوطه را بین شرکت‌کنندگان در جلسه توزیع می‌کنید و این اطلاعات هدف جلسه را تقویت می‌کند، می‌توانید جلسات را کوتاه‌تر و سازنده‌تر کنید. دلیلی وجود ندارد که وقت ملاقات با ارزشی را صرف کنید که همه از قبل نتایج آزمون را بخوانند یا اطلاعاتی را که به راحتی می توانند به تنهایی یاد بگیرند، یاد بگیرند.

4. جلسات را متوقف نکنید تا به کسانی که دیرتر می‌آیند کمک کنید تا به عقب برسند

زمانی که کسی دیر در جلسه حاضر می شود، از عقب نشینی خودداری کنید. اگر آن شخص برای جلسه ضروری است، آن را دوباره برنامه ریزی کنید. اگر اینطور نیست، با وادار کردن همه افراد حاضر در اتاق به بازخوانی اطلاعاتی که قبلاً پوشش داده‌اند، به آنها برای تأخیر «پاداش» ندهید. این بی ادبی و بی انصافی برای کسانی است که تلاش کردند به موقع حضور داشته باشند و می تواند کل سرعت جلسه را از بین ببرد.

شفاف سازی کنید که از حضور به موقع و شرکت مردم قدردانی می کنید. 

5. در جلسات به پروژه های گروهی نویسی نپردازید

فناوری می تواند وظیفه ایجاد یک سند تیمی را بر عهده بگیرد. اگر تیم شما هنوز اسناد گروهی را در اطراف یک میز ایجاد می کند، کیفیت آن اسناد احتمالاً در بهترین حالت متوسط ​​است و احتمالاً با انجام این کار وقت چندین نفر را تلف می کنید. سرمایه گذاری در آموزش تیم خود در استفاده از نرم افزارهای مشترک و یادگیری استفاده از اسناد مشترک را در نظر بگیرید. می تواند در طولانی مدت زمان قابل توجهی را ذخیره کند.

6. نتایج جلسه را ظرف 24 ساعت مستندسازی و توزیع کنید

اگر جلسه شما هدفی دارد و از مسیر خارج نمی شود، باید در پایان آن چیزی برای گزارش داشته باشید. لازم نیست این یک سند مفصل باشد و می توان آن را از طریق ایمیل یا حتی چت گروهی ارسال کرد. اما شما باید تکمیل هدف جلسه خود را به شکلی مستند کنید، هم برای ارجاعات بعدی و هم برای روشن شدن آنچه اتفاق افتاد. به عنوان مثال، «جوانا و مایک نتایج آزمون های تحمل مهندسی را برای ارائه به کنفرانس سالانه می نویسند. کارول، جین و دیوید باید صفحه‌گسترده داده‌های خود را قبل از جمعه برایشان ارسال کنند.» هم مختصر و هم برای اهداف شما کافی است.

جلسات تیمی یک واقعیت زندگی است و وقتی هدف و جهتی داشته باشد، می تواند برای پیشرفت عالی باشد. متأسفانه، بسیاری از مردم صرفاً  داشتن  یک جلسه را با پیشرفت یکسان می دانند، و این لزوماً اینطور نیست.

اطمینان حاصل کنید که هر جلسه یک هدف دارد، افراد مناسب را شامل می شود، اطلاعات پیشینه را زودتر از موعد در دسترس قرار می دهد و نتایج را مستند می کند، و تا اطمینان حاصل کنید که جلسات تفاوت ایجاد می کنند، راه طولانی را طی می کنید. اگر به شرکت‌کنندگان اطمینان داده شود که برای افرادی که دیرتر وارد می‌شوند، هیچ پشتیبان‌گیری و شروع مجدد وجود نخواهد داشت، و جلسات طاقت‌فرسا «گروه‌نویسی» وجود نخواهد داشت، به احتمال زیاد به جای ترس از جلسات، مشتاقانه منتظر جلسات هستند.

جلسات یک عنصر در فرهنگ کلی سازمانی است و درست کردن آنها یک گام مثبت برای همه افراد درگیر است. از شما دعوت می‌کنم درباره خدمات فرهنگ سازمانی من بیشتر بیاموزید   زیرا فرهنگ سازمانی برجسته جایی است که نوآوری و موفقیت در آن رشد می‌کند.