BPI Exercise – Process Walk Through on the Floor

پروژه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار به روشی برای زندگی در هر سازمان تجاری تبدیل شده است، جایی که آنها این پروژه‌ها را آغاز می‌کنند تا بازده عملیاتی داخلی خود را برای دستیابی به معیار بالاتر و کمک به آنها در ایجاد برتری در رقابت آغاز کنند. پروژه های BPI نه تنها به افزایش کارایی عملیات کمک می کند، بلکه با کاهش هزینه و همچنین زمان چرخه نیز سود می برد. پروژه های BPI خود را به هیچ یک از حوزه های عملیاتی یا بخش محدود نمی کنند. هر یک از فرآیندها یا عملکردها می تواند به منظور بازنگری فرآیند و افزایش کارایی عملیاتی، تحت پروژه BPI قرار گیرد. از آنجایی که پروژه BPI مستلزم زمان، منابع و تلاش است، مدیران کسب و کار با در نظر گرفتن اهداف تجاری خود و مشتریان، فرآیند را با احتیاط انتخاب می کنند.

اثربخشی تیم BPI به مجموعه مهارت های فردی و همچنین آموزش هایی که در رابطه با مفهوم BPI، روش شناسی و استفاده از ابزارهای آماری و تکنیک های حل مسئله به آنها ارائه می شود بستگی دارد .

پروژه BPI با نقشه برداری دقیق فرآیند و تهیه نمودار جریان آغاز می شود. تهیه نمودار جریان دقیق مستلزم آن است که اعضای PIT (تیم بهبود فرآیند) عملیات را با جزئیات طی کنند، هر کار را به طور دقیق بررسی کنند و همان را ثبت کنند. استفاده از نوع مناسب نمودار جریان برای به تصویر کشیدن کل فرآیند، علامت گذاری مرزهای فرآیند و همچنین شناسایی ورودی و خروجی از و به فرآیند بسیار مهم است تا بتوان تصویر دقیقی از فرآیند را در ماکرو و همچنین میکرو به دست آورد. جزئیات

هنگامی که نمودارهای جریان تهیه و بررسی شدند، مرحله دوم فعالیتی که آشکار می شود، روند گذر از طریق یک نمای است. در این مرحله، ویژگی‌های فرآیند از جمله زمان چرخه، کمی‌سازی منابع، اثربخشی، کارایی و هزینه عملیات باید تعیین شده و فرآیند با توجه به این ویژگی‌ها اندازه‌گیری شود. یافته‌ها را می‌توان به‌عنوان خط پایه برای تعیین وضعیت فعلی فرآیند مورد استفاده قرار داد، به‌گونه‌ای که بهبودهایی که پس از انجام شدن می‌توانند با خط مبنا اندازه‌گیری و ارزیابی شوند.

فرآیند نه تنها شامل رویه، جریان، مستندات، ورودی، خروجی، ابزارها و سیستم و غیره است، بلکه مهمتر از آن از افراد تشکیل شده است. این افراد هستند که فرآیند را هدایت می کنند و باعث می شوند که اتفاق بیفتد. بنابراین مشاهده این روند از دید مردم بسیار مهم می شود.

در این مرحله، در صورتی که این فرآیند با افرادی که درگیر این فرآیند هستند انجام شود، بهتر درک می‌شود . قدم زدن در کل فرآیند و بررسی فرآیند و افرادی که درگیر هستند می تواند تمرینی جامع باشد. بنابراین توصیه می شود که فرآیند را به بخش هایی تقسیم کنید و دو عضو BPI به همراه سرپرست تیم را برای تشکیل یک تیم اختصاص دهید. تیمی متشکل از سه عضو برای گذراندن بخشی از فرآیند و بررسی عملیات، اسناد و همچنین درک اپراتوری که فرآیند را مدیریت می کند، ایده آل خواهد بود. از آنجایی که سرپرستی که از فرآیند کلی و اهمیت هر کار آگاه است، به تیم پروژه BPI کمک می کند تا مشکلات و شکاف ها را به راحتی درک و شناسایی کند.

پیمودن بخشی از فرآیند توسط تیم فردی نیازمند انجام تکالیف دقیق قبل از ادامه مراحل است. تیم باید نمودار فرآیند، مستندات، تمام جزئیات ورودی و خروجی و همچنین سوابق کیفی جمع آوری شده را جمع آوری کند. علاوه بر این، جمع آوری مطالعه و درک هر یک از شرح وظایف یا شرح وظایف با جزئیات مهم است. پس از مطالعه تمام سوابق، تیم BPI می تواند به طور ایده آل یک پرسشنامه دقیق بسازد که به آنها کمک می کند داده ها و اطلاعات مربوطه را جدا از بحث ها و مشاهدات در طول پیاده روی جمع آوری کنند. پرسشنامه تفصیلی باید سعی کند جزئیات را از همه زوایای بررسی کند، از جمله موانع، موانع،

پس از تکمیل فرآیند، مرحله منطقی ملاقات با سرپرست یا مدیر بخش فرآیند خاص و مصاحبه با او خواهد بود . تیم BPI باید ورودی‌ها و درک خود را از فرآیند و تیم جمع‌آوری کند و همچنین یافته‌های خود را در طول فرآیند در اختیار او قرار دهد و بازخورد او را در مورد مشاهدات جداگانه ثبت کند.

مجموعه ای از داده ها، سوابق، یافته ها و مشاهدات جامع به تیم BPI کمک می کند تا یافته های خود را گزارش کند که نور زیادی را در زمینه های مشکل پرتاب می کند. یافته‌ها اغلب می‌توانند عواملی مانند عدم تطابق بین سند فرآیند با عملیات واقعی، نیاز به آموزش مجدد، مسائل زیرساختی، مسائل نرمی که باید مورد توجه قرار گیرند و همچنین دلایل مختلفی که کارایی و خروجی فرآیند را مختل می‌کنند را نشان دهد. .

گذر از فرآیند همراه با مردم می تواند بخش بسیار حساسی از پروژه باشد و نیاز به برنامه ریزی دقیق و مدیریت با حساسیت مناسب دارد. هنگام برخورد با مردم، مهم است که محیط مناسبی را ایجاد کنید که در آن احساس آزادی کنند و تشویق شوند که توضیح دهند و همچنین ورودی های مناسب را ارائه دهند و نظرات خود را بدون ترس بیان کنند. برنامه ریزی برنامه، برقراری ارتباط با روسای بخش که به نوبه خود با تیم خود ارتباط برقرار می کنند و کل تمرین را تسهیل می کنند و توضیح کل مراحل پیاده روی برای تیم بخش مهمی از تمرین پروژه را تشکیل می دهد. درست لباس پوشیدن، درست صحبت کردن و حفظ جدول زمانی نیز به هدایت پروژه در راه درست کمک می کند.

بعد افراد وقتی به فرآیندی که نقشه‌برداری شده اضافه می‌شود، دید متفاوتی را برای ناظر PIT فراهم می‌کند. متغیرها با اشاره به توانایی‌ها، مهارت‌ها، درک و سایر عوامل مانند زبان و موانع فرهنگی، ارزش‌ها و دیدگاه‌ها و غیره تصویر متفاوتی از عملیات در دست ارائه می‌دهند. در واقع مناطق مشکل پس از اضافه شدن زاویه انسانی که به فرآیند کمک می کند، ظاهر می شوند.