بهبود فرآیند کسب و کار فرصتی عالی برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا عملیات موجود خود را بازنگری کنند، کارایی را افزایش دهند، ضایعات را حذف کنند و همچنین روش‌های جدید و بهبودیافته کار را پیاده‌سازی کنند. زمینه پروژه‌های BPI نه تنها با سازمان‌هایی است که قصد دارند از یک عملیات وابسته به مردم به سازمان‌های فرآیند محور حرکت کنند، بلکه سازمان‌هایی هستند که قبلاً به فرآیندها وابسته هستند اما به دنبال اصلاح فرآیندهای فعلی خود در راستای انتظارات مشتری، سازگاری و سازگاری هستند. فن آوری جدید را پیاده سازی کنند و استانداردهای داخلی و کارایی عملیاتی خود را ارتقا دهند.
پروژه BPI در مرحله اول شامل انتخاب و تشکیل تیم EIT است که مدیریت به ویژه مدیران بازرگانی و مدیران ارشد را تشکیل می دهد که به عنوان حامیان مالی عمل می کنند و از منظر مدیریت صاحب پروژه می شوند. این تیم EIT است که منطقه و فرآیندی را که تحت پروژه BPI انجام می شود، انتخاب یا شناسایی می کند. تیم EIT نیز با تهیه و تصویب بودجه و منابع پروژه نقش مهمی ایفا می کند.
در مرحله بعد به انتخاب رهبر PIT، تیم PIT و تیم وظیفه فرعی انتخاب شده از فرآیند یا دپارتمان انتخاب شده می رسیم. در هر سطح از انتخاب تیم ها، آموزش مناسب در روش، مفهوم و تکنیک BPI باید به تیم ارائه شود.
برنامه ریزی و سازماندهی واقعی برای پروژه BPI با نگاشت جزئیات فرآیند انتخاب شده، ترسیم بلوک دیاگرام، شناسایی مرزها و منجمد کردن محدوده پروژه در فرآیند مذکور و سپس ترسیم یک فرآیند دقیق بر روی View آغاز می شود.
ترسیم نمای کلی فرآیند مستلزم شناسایی و بررسی ورودی‌ها، منبع ورودی‌ها، خروجی‌ها، مشتریانی است که فرآیند برای ارائه خدمات در مراحل مختلف طراحی شده است و فرآیندهای فرعی که با آنها در تعامل است. است.
شناسایی خروجی، گرفتن جزئیات خروجی مورد نیاز از نظر اطلاعات یا داده های دقیق، قالب، فرکانس و حالت داده های خروجی باید بررسی و مستند شود. به منظور شناسایی، به شناسایی دسته‌های مختلف مشتریان، هم داخلی و هم خارجی و سایر دسته‌های مشتریانی که این فرآیند به آنها خدمت می‌کند، کمک می‌کند.
فرآیند انتخاب شده دارای چندین دسته از مشتریان است که در زمان های مختلف به آنها خدمات می دهد. دسته بندی مشتریان می تواند به شرح زیر باشد:
- مشتریان اولیه – مشتریانی که دریافت کنندگان مستقیم خروجی فرآیند انتخابی هستند، مشتریان اولیه خواهند بود. در صورت فرآیند سفارش فروش، بخش لجستیک مشتری اصلی خواهد بود.
- مشتریان ثانویه – در بسیاری از موارد، فرآیندهای تجاری دیگری وجود دارند که برای شروع فرآیند خود به خروجی فرآیند سفارش فروش وابسته هستند و به عنوان مشتریان ثانویه دسته بندی می شوند. اگر در فرآیند سفارش فروش، خروجی به امور مالی، تیم موجودی و همچنین بخش خرید برای هماهنگی خرید کالای خریداری شده یا به امور مالی برای کنترل اعتبار و بررسی ارسال شود، همه این بخش ها به مشتریان ثانویه تبدیل می شوند. به درک و مشخص کردن اهمیت خروجی برای مشتریان ثانویه و بررسی کیفیت خروجی و کارایی خروجی کمک می کند.
- مشتریان غیرمستقیم – به شناسایی و فهرست کردن همه مشتریان غیرمستقیم که فرآیند انتخابی از طریق خروجی آن تأثیر می‌گذارد یا به آنها خدمات می‌دهد کمک می‌کند تا بتوان تأثیر کلی خروجی فرآیند را برای تیمی که در عملیات‌ها درگیر هستند، مشخص کرد. درک تصویر بزرگتر و تأثیر کارایی عملیاتی و اثربخشی فرآیندی که آنها انجام می دهند به خوبی درک می شود و تیم به اهمیت عملکرد خود در کل عملیات تجاری پی می برد. در مورد فرآیند سفارش فروش، مشتریان غیرمستقیم می توانند بسیاری از جمله تولید، بسته بندی، تیم حمل و نقل و انبار و غیره باشند.
- مشتریان خارجی – در مورد فرآیند سفارش فروش، مشتریان خارجی نیز ممکن است به عنوان ذینفع از به روز رسانی ها و هشدارها درگیر شوند. اگر قرار است فروشندگان یا مشتری نهایی به‌روزرسانی وضعیت پردازش سفارش فروش یا تأیید سفارش را دریافت کنند، چنین خروجی‌هایی باید شناسایی و در جزئیات فرآیند پوشش داده شوند.
در تمام موارد فوق، مهم است که PIT در مورد اینکه چه کسی از خروجی استفاده می کند، چگونه مشتری از خروجی دریافتی استفاده می کند و تأثیر کیفیت و صحت خروجی بر روند مشتری سؤال می کند. این به درک وضعیت فعلی از نظر کیفیت خروجی، خطاها، بازخورد و فرآیند تصحیح که در حال حاضر فعال است کمک می کند.
پوشش جزئیات فرآیند، یادداشت‌برداری و شناسایی ورودی‌ها، خروجی‌ها و همچنین مشتریانی که این فرآیند به آنها خدمت می‌کند، به ایجاد وضعیت همانطور که هست که مبنایی برای بهبود فرآیند خواهد بود، کمک می‌کند.
بدون نظر