برنامه بهبود فرآیند کسب و کار نتایج بسیار خوبی از نظر افزایش کارایی عملیات، حذف ضایعات و همچنین در اجرای فرآیندهای جدید با استفاده از فناوری پیشرفته به همراه دارد. اغلب تمرین‌های BPI بر جنبه‌ای از تجربه مشتری تأثیر می‌گذارد و آن را بهبود می‌بخشد، بنابراین ارزشی به فرآیند کسب‌وکار می‌افزاید.
برنامه ریزی BPI با تشکیل تیم های EIT (تیم پیاده سازی اجرایی) و PIT (تیم بهبود فرآیند) و آموزش آنها در مفهوم، روش شناسی و تکنیک های بهبود فرآیند کسب و کار آغاز می شود. در مرحله دوم، انتصاب رهبر PIT و همچنین انتخاب تیم های وظیفه فرعی در دپارتمان انتخابی انجام می شود. تیم وظیفه فرعی متشکل از مدیران اجرایی است که مسئول برخی از فرآیندهای فرعی هستند و سرپرستانی که عوامل تغییر خواهند بود. اعضای وظیفه از تمام گروه هایی که به فرآیند اصلی وابسته هستند و همچنین در تعامل با فرآیند اصلی هستند، انتخاب خواهند شد.
در مرحله بعدی، رهبر PIT نقشه‌برداری فرآیند و ترسیم نمودار فرآیند یا بلوک دیاگرام را انجام می‌دهد . این بلوک دیاگرام پس از گفتگوهای دقیق با صاحبان فرآیند و قدم زدن در طبقه و همچنین پس از بررسی تمام داده ها و اسناد مربوط به کل فرآیند به طور دقیق ترسیم می شود. بلوک دیاگرام که به این ترتیب ترسیم شده است، مشخص کردن مرزهای فرآیند انتخاب شده برای تمرین BPI را نشان می دهد. نمودار مرز آغاز و پایان فرآیند را مشخص می کند و همچنین داده های ورودی و همچنین خروجی های خروجی را در مراحل مختلف فرآیند مشخص می کند.
بررسی اجمالی فرآیند
هنگامی که بلوک دیاگرام توسط اعضای PIT ترسیم شد، مورد بحث و بررسی قرار گرفت، فرآیند باید بیشتر مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد و بر اساس موارد زیر توضیح داده شود:
- ورودی ها و منبع ورودی در فرآیند.
- خروجی نیازمند مشتریان خروجی و فرکانس خروجی و غیره است.
- شناسایی سایر فرآیندها از جمله فرآیندهای فرعی یا فرآیندهای تعاملی که درگیر یا مرتبط با فرآیند انتخابی هستند.
اغلب دیده می‌شود که اگرچه این فرآیند برای مدت طولانی در جریان بوده است، اما افرادی که این فرآیند را دنبال می‌کنند ممکن است از اینکه مشتریان دقیق آنها چه کسانی هستند آگاه نباشند و اهمیت خروجی‌ای که به مشتریان داخلی خود ارائه می‌دهند ممکن است شناخته نشده باشند.. در مورد پردازش سفارش فروش و فرآیند صورتحساب، ورودی‌ها، سفارش‌های فروش است که از منابع مختلف از جمله تیم فروش، نمایندگی‌ها، شعب و غیره وارد می‌شوند. نیاز به بررسی اطلاعات سفارش فروش است که از طریق کانال‌های مجاز مختلف و اطمینان حاصل شود که داده ها در قالب استاندارد دریافت می شوند و داده های دریافتی سازگار هستند. ساده سازی داده های دریافتی به ایجاد کارایی فرآیند کمک می کند. در بسیاری از موارد، مدیران فروش و همچنین مدیران شعب باید در ساده‌سازی و اطمینان از پایبندی به ارسال سفارش فروش در قالب و فرکانس مورد نیاز مشارکت داشته باشند.
تا آنجا که به خروجی واحد پردازش سفارش فروش مربوط می شود، مشتری اصلی بخش لجستیک خواهد بود که سفارش فروش را برای صورتحساب و حمل و نقل بیشتر پردازش می کند. پردازش سفارش فروش که حیاتی‌ترین و قابل مشاهده‌ترین فرآیندی است که شامل مشتریان خارجی و همچنین درآمد فروش می‌شود، این فرآیند باید به خوبی تنظیم شود تا اطمینان حاصل شود که خروجی به شیوه‌ای سازگار و مطابق با زمان‌بندی مورد نیاز ارائه می‌شود. بخش لجستیک و سایر مشتریان داخلی. کل فرآیند ممکن است با چندین فرآیند فرعی یا همپوشانی دیگر شامل امور مالی، برنامه‌ریزی و غیره درگیر باشد. بنابراین درک سایر فرآیندهای فرعی و ارتباط خروجی این فرآیند با تصویر کلی کلی به PIT کمک می‌کند.
بدون نظر