برنامه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار مورد علاقه اکثر سازمان‌های شرکتی است که از آن به عنوان ابزاری برای کمک به تغییر عملیات و فرآیندهای کسب‌وکار با هدف ایجاد کارایی و اثربخشی بهبود یافته همراه با تأثیر تجاری ثابت شده استفاده می‌کنند و سازمان را قادر می‌سازد تا به جایگاهی بالاتر ارتقا یابد. امتیاز رقابتی را کسب کنید و آن مزیت رقابتی را نیز به دست آورید.
BPI به عنوان یک ابتکار سازمان باید تحت حمایت و مالکیت مدیریت ارشد متشکل از روسای واحد تجاری و سایر رهبران مدیریت قرار گیرد. تیم اجرایی اجرایی متشکل از این رهبری ارشد خواهد بود که فرآیندهای حیاتی را که نیاز به بهبود دارند انتخاب می‌کند و انتظارات را از نظر اهداف، اهداف و زمان‌بندی تعیین می‌کند تا از طریق برنامه اجرای BPI به دست آید.
ایجاد بستر برای عرضه BPI نه تنها شامل تعیین اهداف و سایر پارامترها برای پروژه با انتظارات واضح است، بلکه شامل انتقال BPI به کل سازمان در سراسر سازمان و حصول اطمینان از همسویی کارکنان با برنامه و آگاهی از آن است. انتظارات نیز چنین ارتباطات و تاییدی به رفع موانع و موانع در حین اجرا کمک می کند.
هنگامی که شروع اولیه تکمیل شد، به مرحله بعدی آماده سازی زمینه برای بهبود فرآیند می رسیم. کل تمرین بهبود فرآیند کسب و کار مستلزم یک رویکرد ساختاریافته برای فعالیت های بهبود است، با هدف به حداقل رساندن خطوط زمانی و همچنین به حداقل رساندن اختلال در عملیات موجود و در حال انجام.
طرح اجرای فرآیند
کاندیدایی که به عنوان مالک فرآیند شناخته می شود، مسئولیت تشکیل تیم بهبود فرآیند، آموزش آنها را در مورد BPI و همچنین تهیه یک برنامه اجرایی دقیق بر عهده دارد. اجزای اصلی طرح اجرایی عبارتند از:
- شناسایی مرزها و دامنه از فرآیندهای انتخاب شده برای BPI.
- ترسیم بلوک دیاگرام فرآیند انتخاب شده.
- فهرستی از مفروضات تهیه کنید.
- جدول زمانی اجرا را ترسیم کنید.
شناسایی مرزهای فرآیند
بیشتر عملیات تجاری شامل شبکه ای از فرآیندهای متعدد است که به هم متصل یا متوالی یا همپوشانی و تعاملی نیز هستند. چنین فرآیندهایی شامل بیش از یک عملکرد و چندین بخش نیز می شود. بنابراین نیاز به توضیح در مورد فرآیند خاصی که برای بهبود انتخاب شده است و تعریف مالکیت در هر مرحله و شناسایی مرزها به وضوح وجود دارد. در برخی موارد ممکن است نیاز باشد که فرآیندها با وضوح بیشتری در پیوندها و مالکیت‌های مختلف دوباره ترسیم شوند.
مورد فرآیند صورتحساب و ارسال را در نظر بگیرید. در اکثر سازمان‌ها، تیم سفارش فروش در دفتر فروش می‌نشیند و از رزرو و تخصیص سفارش مراقبت می‌کند. سپس این فرآیند با تیم اعزام که سفارش‌های تخصیص‌یافته را پردازش می‌کند، مجوز مالی دریافت می‌کند، از موجودی انتخاب می‌کند، سفارش‌ها را تجمیع می‌کند، فاکتور را بالا می‌برد، ترتیب بسته‌بندی و ارسال را انجام می‌دهد. این فرآیند بیشتر به بخش تدارکات می رود که تحویل را پیگیری می کند و مدرک تحویل را در سیستم آپلود می کند. در این فرآیند، ما مدیریت سفارش فروش، کنترل‌کننده‌های موجودی، امور مالی و همچنین صورتحساب و تیم تدارکات را در کل فرآیند داریم. در بسیاری از موارد، موجودی و صورتحساب ممکن است توسط یک ارائه دهنده خدمات شخص ثالث و از یک مکان شخص ثالث انجام شود. در اینگونه موارد،
بدون نظر