BPI – مقدمه ای بر اندازه گیری فرآیند

پروژه بهبود فرآیند کسب و کار موثرترین ابزار برای به ارمغان آوردن کارایی فرآیند و عملیات موثر در هر زمینه ای از عملیات تجاری است. سازمان‌ها از برنامه‌های BPI برای بازنگری فرآیندهای موجود، حذف افزونگی‌ها و سازگاری با تقاضاها و شرایط متغیر مشتریان استفاده می‌کنند.

همانطور که محیط کسب و کار در حال تغییر و تحول است، انتظارات مشتری و همچنین شرایط عملیاتی کسب و کار نیز تغییر می کند. برای همه سازمان‌های تجاری نیاز است که برای بهبود فرآیندهای داخلی خود برای همگام شدن با محیط در حال تغییر و در نتیجه حفظ کارایی مورد نیاز برای برآورده کردن انتظارات مشتری و همچنین بهینه‌سازی عملیات ، تلاش کنند .

نقطه شروع تمرین BPI اتفاقاً تشکیل تیم اجرایی اجرایی است که متشکل از مدیران ارشد و روسای واحدهای تجاری است که مسئولیت حامیان برنامه را بر عهده دارند و منابع لازم و تحریم های بودجه ای را تأمین می کنند. دومین مسئولیت اصلی که تیم بر عهده دارد این است که فرآیندی را انتخاب کند که قرار است از طریق برنامه BPI به آن رسیدگی و اصلاح شود.

تحت تیم EIT، رهبر PIT و تیم PIT هستند که مسئولیت اجرایی پروژه را بر عهده خواهند گرفت. رهبر PIT سپس با کار بر روی فرآیند انتخاب شده شروع می کند. آماده‌سازی برای تمرین BPI شامل نقشه‌برداری دقیق فرآیند و ایجاد بلوک دیاگرام برای فرآیند مذکور پس از بحث و گفتگو با تیم‌های عملیاتی و پیاده‌روی طبقه است. سپس بلوک دیاگرام به خوبی تنظیم می شود تا مرزها را مشخص کند و در نتیجه نقطه شروع و نقطه پایان فرآیند انتخاب شده را منجمد کند. برنامه ریزی بیشتر شامل علامت گذاری منبع ورودی هایی است که وارد فرآیند مذکور می شوند، شناسایی منبع ورودی و همچنین مشتریان خروجی در مراحل میانی و نهایی فرآیند. بررسی دقیق داده هایی که به عنوان ورودی دریافت می شود، داده ها یا قابل تحویلی که باید به عنوان خروجی از فرآیند ارسال شوند باید انجام شوند تا اطمینان حاصل شود که تمام جزئیات ممکن گرفته شده است. در این مرحله بررسی صحت داده های ورودی و خروجی، خطاها، فراوانی و استانداردسازی داده ها و همچنین ثبت انتظارات مشتری از فرآیند ضروری است.

هنگامی که نقشه برداری و نمای کلی فرآیند تکمیل و تعریف شد، گام منطقی بعدی جدول بندی اندازه گیری ها و اهداف برای فرآیند کلی خواهد بود. سپس این اندازه گیری به تیم پروژه کمک می کند تا بر بهبود فرآیند تمرکز کند. اگرچه معیارهای اندازه‌گیری می‌تواند چندین و جامع باشد، توصیه می‌شود معیارها را به چند اندازه‌گیری اساسی فرآیند یعنی اثربخشی، کارایی و سازگاری محدود کنیم.

در این مرحله درک و درک نیاز به اندازه گیری فرآیند بسیار مهم است. اندازه گیری فرآیند همانطور که هست به نقطه شروعی برای بهبود فرآیند و اهداف تبدیل می شود. نگاشت سطح موجود فرآیند به ما نقطه مرجع یا پایه ای می دهد تا در جهت بهبود بیشتر کار کنیم. هنگامی که عملکرد فرآیندهای فعلی مشخص و ترسیم شد، می توان فرآیند را با استفاده از تکنیک های BPI مدیریت، کنترل و بهبود بخشید.