بهبود فرآیند کسب و کار به عنوان یک برنامه در حال انجام که هر از چند گاهی اجرا می شود، جایگاه خود را در تمام بخش های کسب و کار به دست آورده است. سازمان‌های تجاری به طور دوره‌ای از این برنامه استقبال می‌کنند تا موانعی را که موانعی را برای جریان کار ایجاد می‌کنند کاهش دهند و همچنین فرآیندهای اضافی را که منسوخ شده‌اند و ارزشی به عملیات فعلی کسب‌وکار اضافه نمی‌کنند، حذف کنند. سازمان‌ها از BPI از لحاظ کیفی و همچنین از نظر کمی بهره می‌برند زیرا به کاهش هزینه‌ها، افزایش کارایی و همچنین کاهش اتلاف و مهم‌تر از آن افزایش مشتری مداری و رابط با کل سازمان کمک می‌کند.
تمرین بهبود فرآیند کسب و کار شامل کل سازمان، تمام بخش ها و فرآیندهای آن در تمام مکان های جغرافیایی و واحدهای تجاری می شود . راه اندازی یک طرح بهبود فرآیند کسب و کار به حمایت فعال و حمایت مالی مدیریت ارشد نیاز دارد. به طور کلی، BPI شامل پنج مرحله مجزا به شرح زیر است:
شروع برنامه
همانطور که در مورد هر تصمیم گیری استراتژیک توسط یک سازمان، برنامه BPI ابتدا باید توسط مدیریت ارشد سازمان مورد بحث، تطبیق و آغاز شود . معمولاً شرکت‌ها برای جلسه مدیران ارشد مدیریت و روسای واحد تجاری که در نهایت مالک فرآیند BPI خواهند بود، فراخوان می‌دهند. در این جلسه که خواستار برگزاری آن شد، بحث هایی در مورد موارد زیر انجام شد:
- نمای کلی از مفهوم BPI
- ارتباط برنامه BPI در سازمان در زمان های فعلی
- اهداف و زمینه های ممکنی را که با برنامه BPI بهبود می یابند و به دنبال آن منافع کلی برای واحد تجاری ایجاد می شود.
جلسه باید با تصویب برنامه و پذیرش حمایت از سوی مدیران بازرگانی به پایان برسد. این جلسه همچنین باید یک گروه ویژه یا یک تیم بهبود اجرایی را تشکیل و نهایی کند و مسئولیت کلی تیم برای شروع، اجرا، نظارت و نتیجه‌گیری کل برنامه BIT را مشخص کند.
انتصاب رهبر BPI یا تیم BPI
هنگامی که برنامه BPI در حال انجام است، کل پیاده سازی ممکن است از چند هفته تا بیش از یک سال طول بکشد تا دوره کامل آن بسته به فرآیندهای تجاری درگیر انجام شود. اگرچه رؤسای واحد تجاری صاحب برنامه BPI هستند، اما نمی‌توانند روی برنامه تمرکز کنند و در طراحی و اجرای برنامه شرکت کنند. بنابراین لازم است یک مدیر ارشد باتجربه یا یک فرد دارای رتبه معادل با پیشینه، صلاحیت و مجموعه مهارت های مناسب به عنوان رهبر BPI برای کل مدت برنامه منصوب شود. این رهبری BPI یک شغل تمام وقت خواهد بود که کل دوره تصدی برنامه پیش بینی شده را ادامه می دهد.
انتظار اینکه قهرمان یا رهبر BPI بتواند به تنهایی کل برنامه را بدون آموزش و جهت گیری مربوطه شروع، طراحی و اجرا کند، عملی نخواهد بود. اینجاست که مدیریت باید با مشاوران و متخصصان خارجی فرآیند کسب‌وکار همکاری کند تا با رهبر BPI در طراحی برنامه همکاری کنند. همچنین به فرستادن قهرمان BPI برای شرکت در چند جلسه آموزشی BPI برای تجهیز او برای مدیریت برنامه کمک می کند.
بنابراین باید مرحله ای را در سطح مدیریت تنظیم کرد تا نیاز به برنامه BPI را تشخیص دهد، تصمیمی آگاهانه برای انطباق برنامه و شروع اقدام برای تشکیل یک تیم مدیریتی و آغاز اولین اقدام انتصاب یک قهرمان BPI در سازمان را آغاز کند. . بسته به اندازه سازمان و گستره فعالیت، مدیریت ممکن است تیمی از دو یا سه عضو را به عنوان قهرمانان BPI منصوب کند.
ناگفته نماند که با پذیرش طرح BPI توسط مدیریت ارشد و روسای واحدهای تجاری، هزینه های متعاقب آن در برنامه تامین و برای این منظور در نظر گرفته می شود .
بدون نظر