معرفی
سازمان ها بسیار شبیه به موجودات زنده هستند. آنها نیز یک چرخه زندگی مشخص و مراحل مختلف رشد را طی می کنند. همانطور که در زندگی، تغییر تنها عامل ثابت به ویژه در عملیات هر سازمان است.
سازمان ها به طور مداوم درگیر فرآیند تغییر و تنظیم دقیق فرآیندهای داخلی خود در راستای محیط بیرونی، انتظارات مشتری و همچنین رقابت و سایر تحولات در این زمینه هستند. تغییرات مورد نیاز برای انجام ممکن است شامل تغییر فرآیندها، انطباق و اجرای فناوری جدید و غیره باشد. علاوه بر اجرای تغییرات یا فناوری جدید فرآیند، نیاز به بررسی منظم کارایی فرآیند وجود دارد تا اطمینان حاصل شود که عملیات با کارایی بهینه اجرا می شود و به خروجی کمک می کند.
چرا BPI
پروژه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تغییرات را آغاز کنند، فرآیندهای موجود را بازنگری کنند و همچنین فناوری و روش کار جدید را پیاده‌سازی کنند. بنابراین هر زمان که نیاز به کار بر روی عملیات داخلی ایجاد شود، پروژه های BPI توسط مدیریت آغاز می شود.
برنامه ریزی برای موفقیت BPI
برای اینکه پروژه‌های BPI مؤثر واقع شوند، باید توسط مدیریت ارشد در سطح مدیر بازرگانی راه‌اندازی، مالکیت و حمایت مالی شوند . جدای از حمایت مالی و تامین حمایت های مورد نیاز در قالب منابع و بودجه، مهم این است که پیام صحیح پروژه، دست یافتنی ها و انتظارات از طریق تمامی بخش ها و به ویژه بخش خاصی که قرار است طی شود، ابلاغ شود. تمرین BPI درک پروژه BPI و همسویی با هدف BPI از سوی کارکنانی که در عملیات مشارکت دارند ضروری است.
مجموعه پروژه BPI نورد
عامل بعدی که برای پروژه BPI مهم است، تشکیل تیم PIT است. تیم بهبود فرآیند باید متشکل از اعضایی باشد که به خوبی با عملیات تجاری در دست آشنا باشند و همچنین به مهارت‌های لازم برای مدیریت فرآیند مجهز باشند. آموزش تیم PIT در ابزارهای BPI و تکنیک های شامل تکنیک های حل مسئله، تجزیه و تحلیل آماری و غیره بسیار مهم است.
مرحله اول – نقشه برداری فرآیند
اولین مرحله برنامه BPI شامل مطالعه و درک دقیق فرآیند و ترسیم نمودار جریان دقیق از فرآیند انتخاب شده است . بلوک دیاگرام های ساخته شده در مرحله اول به منجمد کردن مرزهای فرآیند مورد نظر و همچنین شناسایی راه های ورودی و خروجی مرتبط با فرآیند کمک می کند. اغلب فرآیندها اغلب به هم مرتبط و بیش از حد هستند، بنابراین شناسایی و منجمد کردن مرزهای فرآیندهایی که برای بهبود در نظر گرفته شده اند بسیار مهم است.
فرآیند پیاده‌روی
در مورد بعدی، فرآیند باید با جزئیات بررسی شود. تیم PIT باید با هر اپراتور راه برود و صحبت کند، هر کار را با جزئیات شناسایی و بررسی کند و در صورت لزوم نمودار جریان دقیق ایجاد کند. بسته به بحرانی بودن و پیچیدگی فرآیند و همچنین موقعیت جغرافیایی و گستردگی و غیره، نوع نمودار جریان عملکردی مناسب را می توان برای به تصویر کشیدن فرآیند انتخاب کرد.
بررسی فرآیند
هنگامی که فرآیند با استفاده از نمودار جریان ترسیم شد، گام منطقی بعدی درک و بررسی کل فرآیندی است که نقشه برداری شده است. بررسی و مطالعه فرآیند به ما سرنخی برای شناسایی کمبودها و شناسایی مناطقی که نیاز به توجه بیشتری برای بهبود دارند می دهد. در این مرحله، فرآیند باید با در نظر گرفتن ویژگی‌های حیاتی فرآیند مورد بررسی انتقادی قرار گیرد.
ویژگی‌های فرآیند کسب‌وکار که باید به‌عنوان مرجع برای بررسی انتقادی فرآیند با جزئیات حفظ شوند عبارتند از – جریان فرآیند، اثربخشی فرآیند، کارایی فرآیند و زمان چرخه .
هنگامی که فرآیند با توجه به ویژگی‌های بالا بازبینی می‌شود، مناطق مشکل به طور خودکار برجسته می‌شوند و ورودی‌های مورد نیاز را در اختیار تیم قرار می‌دهند تا بتوانند فرآیند را در صورت نیاز ساده و اصلاح کنند. ثانیاً ویژگی‌های فرآیند، خط پایه را در اختیار ما قرار می‌دهند تا بتوانیم فرآیند را «همانطور که هست» اندازه‌گیری کنیم و پس از اتمام اجرای پروژه، بهبود را اندازه‌گیری کنیم.
در کنار بررسی فرآیند با اشاره به ویژگی های فرآیند، بررسی جزئیات مستندات فرآیند نیز مهم است. اغلب اسناد فرآیند ممکن است واضح نباشد یا حاوی خطا باشد. فرآیندی که در واقع دنبال می‌شود ممکن است با فرآیندی که در مستندات توضیح داده شده است متفاوت باشد. در بیشتر موارد، فرآیندهای روی زمین در طی یک دوره زمانی تغییر می‌کنند و ممکن است اسناد به موقع مورد بازبینی قرار نگیرند و بنابراین ممکن است به روز نشوند.
با استفاده از نمودار جریان، مطالعه جزئیات فرآیند با اشاره به ویژگی‌های فرآیند و بررسی مستندات فرآیند برای دقت و تطابق با فرآیند فیزیکی که دنبال می‌شود، به تیم BPI کمک می‌کند تا به مرحله‌ای برسند که شروع به دریافت تصویر واقعی از آن می‌کنند. کل فرآیند و مشکلات مربوط به آن شناسایی مشکلات زمانی که به خوبی انجام شود نیمی از مشکل را حل می کند.
بدون نظر