بهبود فرآیند کسب و کار – اجرای پروژه

پروژه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار توسط سازمان‌ها هر از گاهی برای بهبود عملکرد داخلی و کارایی عملیاتی آنها انجام می‌شود. موفقیت پروژه BPI تا حد زیادی به دو عامل بستگی دارد. اول و مهمتر از همه، پروژه BPI به حامیان مالی آن بستگی دارد که در حالت ایده آل باید از مدیران و روسای واحد تجاری استخراج شوند. حمایت مالی و تسهیل و همچنین مالکیت و حمایت از پروژه از بالا تضمین می کند که ارتباط صحیح به همه کارکنان مربوطه می رسد و راه را برای اجرای روان هموار می کند. دومین عاملی که برای پروژه حیاتی است PIT است. تیم بهبود فرآیند متشکل از مالک فرآیند و تیمی که انتخاب می شود مالک پروژه است و مسئولیت پیشبرد پروژه را بر عهده می گیرد.

تیم اجرای پروژه

این تیم اجرای پروژه است که عمدتاً مسئول مدیریت و هدایت پروژه با استفاده از EIT یا تیم اجرایی متشکل از مدیریت برای حمایت و تسهیل برنامه است . بسته به پروژه و فرآیند، بهتر است اندازه تیم PIT را حداکثر به حدود بیست نفر محدود کنید. اعضای تیم PIT باید از بین رهبران بخش یا کسانی که این فرآیند را هدایت می کنند از هر یک از بخش های مربوطه انتخاب شوند.

آموزش و فعالیت PIT

اعضای PIT که از میان تیم‌های عملیاتی انتخاب می‌شوند باید در تکنیک‌های BPI جهت‌گیری و آموزش ببینند. آنها مجهز به دانش فرآیند هستند. هنگامی که آنها آموزش ببینند و به تکنیک های BPI مجهز شوند، می توانند مسئولیت طراحی فرآیندهای بهبود یافته و اجرای فرآیند بهبود یافته را بر عهده بگیرند.

فعالیت های مختصر تیم PIT شامل موارد زیر است:

• نقشه برداری فرآیند – طی فرآیند دقیق، صحبت با تک تک اعضای عملیاتی برای درک فرآیند، جمع آوری اطلاعات در مورد جدول زمانی جاری برای هر فعالیت و جدول بندی الزامات کیفیت فرآیند جاری.
• جزئیات منابع و هزینه های مربوط به فرآیند جاری را جمع آوری کنید.
• شناسایی صاحبان فرآیند، وابستگان، مشتریان و سایر افرادی که تحت تأثیر فرآیند هستند، با آنها تعامل دارند و درگیر آن هستند.
• از تکنیک های BPI برای اصلاح فرآیند یا خودکار کردن فرآیند فعلی استفاده کنید.
• تدوین برنامه اجرایی برای معرفی بهبودهایی که پس از بررسی و بحث طراحی شده است.
• معیارهای اندازه‌گیری و گزارش‌دهی را برای فرآیند بهبودیافته تازه معرفی شده ایجاد کنید.
• برنامه پیاده سازی مدل شامل برنامه های گزارش دهی و نظارت را توسعه دهید.
• طرح نظارت و بررسی وضعیت را تهیه کنید.

تیم های زیر PI

بسته به اندازه پروژه و پیچیدگی فرآیندی که نیاز به بهبود دارد، طرح پیاده‌سازی ممکن است تشکیل تیم‌های اجرایی فرعی اضافی را که از نظر اندازه کوچکتر هستند برای تمرکز بر روی فرآیندهای فرعی خاص ضروری باشد. معمولاً هنگامی که بهبود فرآیند شامل اتوماسیون یا معرفی فناوری جدید یا تغییر کلی فرآیند است که نیاز به پیاده سازی و انتقال بدون ایجاد اختلال در عملیات جاری یا با کمترین زمان از کار افتادن بر عملیات کسب و کار دارد، وجود تیم های کوچکتر ضروری است که می توانند بر روی آنها تمرکز کنند. بخش خاصی از فرآیند یا روی فرآیندهای فرعی حیاتی.

متخصص عملکرد یا متخصص فرآیند

در مواردی که تیم به یک متخصص کارکردگرا نیاز دارد که در بهبود فرآیند مشارکت داشته باشد، چنین متخصصانی ممکن است برای وظایف خاصی درگیر شوند. این متخصصان ممکن است از داخل سازمان آمده باشند یا ممکن است نیاز به استخدام داشته باشند. در مواردی که فرآیند در حال انتقال به یک فرآیند مبتنی بر سیستم ERP است و در حال خودکار شدن است، نیاز به متخصص فناوری اطلاعات کاربردی برای بحث‌ها و پیاده‌سازی فرآیند ضروری می‌شود. در چنین مواردی، فروشنده ERP باید متخصص عملکردی خود را برای مشارکت در طراحی فرآیند بهبود یافته بیاورد.

موارد فوق تنها تعدادی از اجزای حیاتی یک تیم BPI هستند. بسته به دامنه کنترل و مقیاس پروژه، تیم های فرعی مناسب، گروه ها و منابع اضافی ممکن است بر حسب مورد مستقر شوند. در صورتی که اجرای فرآیند بهبودیافته در چندین واحد تجاری به طور همزمان برنامه ریزی شود و اگر شامل بیش از یک مکان جغرافیایی باشد، تیم مدیریت پروژه باید ساختار مناسبی داشته باشد تا از کنترل مؤثر، نظارت و همچنین مالکیت محلی اطمینان حاصل شود. مکان ها