سازمان ها برای ایجاد تغییرات در عملیات داخلی به منظور افزایش کارایی در فرآیند و همچنین تأثیرگذاری بر کسب و کار، به بهبود فرآیند کسب و کار وابسته هستند. همانطور که نیازهای کسب و کار مدام در حال تغییر است، سازمان ها نیز باید با همان سرعت و فرکانس تغییر کنند تا بتوانند با محیط کسب و کار جدید روبرو شوند. جدا از عواملی که تغییر فرآیند را ضروری می کند، فناوری های جدید، مدل های کسب و کار بهبود یافته و سایر موقعیت های سازمانی نیز می توانند بهبود فرآیند کسب و کار را تضمین کنند.
موفقیت BPI به عوامل مختلفی بستگی دارد. اول و مهمتر از همه، ابتکار برنامه و مالکیت باید از سوی مدیریت ارشد و آن دسته از روسای واحدهای تجاری باشد که عملیات تجاری را مدیریت و هدایت می کنند. هنگامی که تمرین BPI توسط صاحبان مشاغل و مدیریت ارشد حمایت، مالکیت و تسهیل می شود، برنامه می تواند به طور موثر اجرا شود . تمرین BPI مستلزم سرمایه گذاری و همچنین منابع و زمان در منطقه تعیین شده اجرا است. این رهبران واحد تجاری به بهترین وجه برای انتخاب اهداف و حوزه های اولویت برای اجرای برنامه BPI با هدف به حداکثر رساندن تأثیر کسب و کار به دست آمده، مجهز هستند.
اکثر سازمان ها EIT یا تیم پیاده سازی اجرایی را زیر نظر یا شامل رئیس واحد تجاری به عنوان حامی تشکیل می دهند. این تیم مسئولیت اجرای برنامه BPI را بر عهده دارد.
عنصر حیاتی بعدی یا عاملی که در برنامه BPI شکل می گیرد، انتخاب رهبر یا مالک فرآیند کسب و کار است. اثربخشی و کارایی فرآیند در نهایت به مالک فرآیند آن بستگی دارد. سازمان‌های دوران مدرن مانند سازمان‌های سنتی سلسله مراتبی و از نظر عملکردی سازمان‌دهی نشده‌اند. در یک محیط تجاری پیچیده‌تر، در میان جهانی شدن، سازمان‌ها با شبکه‌ای پیچیده‌تر از واحدهای تجاری با مدیریت ماتریسی و همچنین مدیریت خط عملکردی که کسب‌وکارها را در مکان‌های مختلف واقع در قاره‌های مختلف، بازارها و فرهنگ‌های مختلف مدیریت می‌کنند، فعالیت می‌کنند. چنین عملیات تجاری شامل استفاده گسترده از فناوری و ابزارهای نرم افزاری است که با استفاده از هزاران نفر از افراد درگیر در عملیات تجاری، به فرآیندهای کسب و کار کمک می کند. در چنین شرایطی، هر فرآیند حیاتی می‌تواند با چندین فرآیند و عملکرد دیگر در بسیاری از بخش‌ها پیوند داشته باشد. بنابراین اگر فرآیندی باید بهبود، اجرا و تثبیت شود،
انتخاب مالک فرآیند مناسب برای برنامه BPI بسیار حیاتی و مهم است . مسئولیت انتخاب رهبر فرآیند برای هر یک از فرآیندهای حیاتی که برای پروژه انتخاب می کند، بر عهده تیم EIT است. انتخاب کاندیدای مناسب نیاز به بررسی و تعیین چندین عامل کلیدی با توجه به کاندیدای مناسب دارد.
اول از همه، همیشه بهتر است کاندیدایی را انتخاب کنید که به طور طبیعی ذینفع این فرآیند باشد. اگر مدیر فروش یک واحد تجاری از بهبود فرآیند بهبود سیستم مدیریت گارانتی یا فرآیند مدیریت ارتباط با مشتری سود می برد، مدیر فروش مذکور باید مالک فرآیند مذکور باشد. رهبران عملکردی گروه مدیریت گارانتی یا گروه ارتباط با مشتری می توانند به مدیر فروش در اجرا کمک کنند زیرا آنها نیز مسئول این فرآیند هستند، اما مالکیت کلی باید با مدیر فروش واحد باشد.
ثانیاً، مالک فرآیند باید بتواند روندهای تجاری را درک کند و تغییرات را در فرآیند کسب و کار آغاز کند. او باید با مدیریت برای تغییر سیاست های عملیاتی یا فرآیند به منظور برآورده ساختن الزامات تجاری لازم، بحث و گفتگو را آغاز کند.
نیازی به ذکر نیست که مالک فرآیند باید یک رهبر خوب، یک انگیزه دهنده، مذاکره کننده بسیار خوب باشد و بتواند از طریق تیم ها ارتباط موثر برقرار کند و از جلو رهبری کند.
بدون نظر