سیستم‌های ارتباطی و گروه‌افزار – مفاهیم سیستم اطلاعاتی که در همه حوزه‌های عملکردی کسب‌وکار کاربرد دارند.

معرفی

سیستم های اطلاعاتی را می توان به عنوان مجموعه ای از شبکه های هماهنگ از اجزا تعریف کرد که با هم در جهت تولید، توزیع و یا پردازش اطلاعات عمل می کنند. سیستم های اطلاعاتی در ارتباط با فناوری اطلاعات در محیط کسب و کار امروزی کاربردهای مختلفی دارند.

سیستم ارتباطات

فرآیند انتقال اطلاعات از مکانی به مکان دیگر ارتباط نامیده می شود. انتقال ارتباطات باید به شیوه ای کارآمد و بدون هیچ گونه تداخلی انجام شود. انتقال ارتباطات باید قابل اعتماد و امن باشد.

سیستم ارتباطی شبکه ای از اجزا و وسایل است که برای انجام وظیفه انتقال اطلاعات با یکدیگر تعامل دارند.

اجزای یک سیستم ارتباطی عبارتند از: دستگاه ورودی، فرستنده، کانال، گیرنده و دستگاه خروجی. وظایف اجزای سیستم ارتباطی به شرح زیر است:

دستگاه ورودی: وظیفه دستگاه ورودی تبدیل پیام به فرم مناسب برای آن سیستم ارتباطی خاص است.

فرستنده: وظیفه فرستنده تبدیل پیام مناسب به آن کانال ارتباطی خاص است.

کانال: رسانه ای است که پیام از طریق آن مخابره می شود، مثلاً هوا، کابل، فیبر نوری و غیره.

گیرنده: وظیفه گیرنده تبدیل سیگنال به شکل مناسب برای مصرف دستگاه خروجی است.

دستگاه خروجی: وظیفه دستگاه خروجی تبدیل سیگنال به فرم مناسب برای کاربر نهایی است.

سیستم های ارتباطی بر دو نوع هستند، سیستم های ارتباطی دیجیتال و سیستم های ارتباطی آنالوگ.

برخی از سیستم‌های ارتباطی که در حال حاضر مورد استفاده قرار می‌گیرند عبارتند از: ایمیل، پست صوتی، تلفن هوشمند، دورکاری، تجارت الکترونیک، سیستم موقعیت‌یابی جهانی، فکس، پیام‌رسانی فوری، ویدئو کنفرانس، اینترنت، وب و غیره.

گروه افزار

Groupware فناوری است که از کار در یک گروه پشتیبانی می کند. از این فناوری به عنوان فناوری مشارکتی یاد می شود. این فناوری ارتباط، همکاری، هماهنگی، حل مشکلات و مذاکرات بین گروه کاری داخلی و خارجی را تسهیل می کند. در مقایسه با سیستم های تلفن قبلی، سیستم های اطلاعاتی مدرن از شبکه های کامپیوتری مانند اینترنت، ایمیل و غیره برای دستیابی به همکاری استفاده می کنند.

Groupware اصولاً به دو زیر سیستم همزمان و ناهمزمان تقسیم می شود. در گروه افزارهای همزمان؛ تعامل بین کاربران در زمان واقعی است در حالی که در گروه افزار ناهمزمان تعامل بین کاربران در زمان متفاوتی است.

گروه افزار برای همه سازمان های مدرن ضروری است. گروه افزار نسبت به کاربر مستقل مزیت قطعی دارد.

چند نمونه از گروه افزارها به شرح زیر است:

گروه خبری و لیست پستی: این گروه افزار به همکاری فراتر از ارتباطات 1on1 نگاه می کند. جریان سریعتر اطلاعات را در سراسر سازمان ممکن می سازد.

سیستم‌های گردش کار: این گروه‌افزار امکان جریان روان اسناد و اطلاعات در سراسر سازمان را فراهم می‌کند. به عنوان مثال، کارت زمان ماهانه، پس از وارد کردن توسط کارمند، برای تایید به مدیر کارمند هدایت می شود، پس از تایید مدیر، کارت زمان برای پردازش حقوق ماهانه به بخش حقوق و دستمزد ارسال می شود.

Hypertext: این سیستم گروه افزاری برای پیوند دادن چندین سند در وب استفاده می شود.

تقویم گروهی: این گروه افزار بخشی ضروری از سیستم مدیریت پروژه است. اطلاعاتی از وضعیت پروژه، تضادهای زمان بندی و غیره را ارائه می دهد.

تخته سفید مشترک: این گروه افزار به کاربر مستقر در مکان های مختلف اجازه می دهد تا به یک تخته سفید مشترک دسترسی داشته باشند. تخته‌های سفید معمولاً در گفتگوهای غیررسمی و جلسات طوفان مغزی استفاده می‌شوند.

مفاهیم سیستم های اطلاعاتی نقش مهمی در محیط کار امروز ایفا می کنند. همکاری و نوآوری شعار موفقیت سازمان امروزی است.