سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) که اغلب به عنوان سیستم مدیریت منابع انسانی توصیف می شود، در سناریوی حاضر می تواند به عنوان ابزاری حیاتی در ارائه مزیت رقابتی برای سازمان ها عمل کند. این شامل قابلیت اندازه‌گیری، مدیریت بهتر داده‌ها و اطلاعات است و به همان اندازه زمینه را برای اندازه‌گیری شیوه‌های کلیدی منابع انسانی و نتایج آن بر بهره‌وری کارکنان و همچنین عملکرد سازمانی فراهم می‌کند. HRIS معمولاً برای دستیابی به اهداف زیر اتخاذ و اجرا می شود:
- بهبود کارایی: اتوماسیون در منابع انسانی، وابستگی به فرم چاپی داده ها و اطلاعات مربوط به جزئیات کارمند را کاهش می دهد، با استفاده از برنامه ها/فرم های آنلاین ایجاد شده در یک رابط کاربر پسند، صرفه جویی در زمان و منابع را تسهیل می کند. این امر کارایی کلی بخش منابع انسانی را بهبود می بخشد و متخصصان منابع انسانی ممکن است بیشتر بر تصمیم گیری استراتژیک و عملکردهای توسعه منابع انسانی تمرکز کنند.
- سود متقابل هم برای مدیریت و هم برای کارکنان: اتوماسیون منابع انسانی یا HRIS، شفافیت در سیستم را تسهیل می‌کند، در نتیجه رضایت کارکنان را از شغل خود بهبود می‌بخشد و مدیریت را در پاسخگویی فعالانه به امور مربوط به افراد تسهیل می‌کند.
- منابع انسانی به عنوان یک شریک استراتژیک: با اجرای HRIS در سازمان، نقش منابع انسانی از صرفاً یک سیستم پشتیبانی یا یک مدیر به یک شریک استراتژیک گسترش می یابد. منابع انسانی در راستای استراتژی شرکت عمل می کند و امروزه از طریق مدیریت موثر منابع انسانی و اجرای بهترین شیوه ها/مداخله های منابع انسانی برای بهبود عملکرد کارکنان، نقشی استراتژیک در هدایت اهداف تجاری ایفا می کند.
ارزیابی هزینه‌های منابع انسانی شامل محاسبه ROI (بازده سرمایه‌گذاری) بر سرمایه انسانی است که به طور کلی شامل ارزیابی منافع یا نتایج مثبت و همچنین هزینه‌ها یا نتایج منفی ابتکارات/عملکردهای رهبری منابع انسانی است. ارزیابی هزینه ها و مزایای HRIS را می توان با کمک تکنیک های مختلف انجام داد:
- شناسایی منابع ارزش برای هزینه ها و منافع ابتکارات رهبری منابع انسانی: این شامل ارزیابی محیط کسب و کار، تغییر روندها و ارزیابی مسیر استراتژیک گزینه ها خواهد بود.
- برآورد زمان‌بندی مزایا و هزینه‌ها: این اساساً شامل مقایسه هزینه‌ها و منافع منابع انسانی در دوره‌های مختلف یا اندازه‌گیری هزینه‌ها و منافع برنامه‌های مختلف است که در زمان‌بندی‌های مختلف انجام می‌شوند. این نقش مهمی در فرآیند سیاست گذاری ایفا می کند.
- محاسبه ارزش مزایای غیرمستقیم: مزایای غیرمستقیم مزایای ثانویه هستند. این مرحله به درک تأثیر عوامل مختلف بر احتمال موفقیت پروژه های HRIS کمک می کند. با تخمین بزرگی، می توان ارزیابی بهتری از فرآیند برنامه ریزی انجام داد. برای تخمین ابتدا متریک مناسب انتخاب شده و سپس تخمین مستقیم، محک گذاری و ارزیابی داخلی انجام می شود. بنچمارک به طور گسترده ای در دسترس است، زیرا چندین مزیت برای ارائه دارد. این منجر به مدیریت ریسک بهتر برای پروژه های مقیاس بزرگی می شود که در حال پیشرفت هستند. ارزیابی داخلی شامل ارزیابی معیارهای داخلی خود شرکت است. در اینجا انتقال داده بسیار ساده تر و مقرون به صرفه است.روش‌های تخمین ارزش مزایای غیرمستقیم: اینها معمولاً به دلار تخمین زده می‌شوند. این شامل محاسبه میانگین مشارکت کارکنان (AEC) است. AEC با محاسبه تفاوت بین درآمد خالص یک سازمان و بهای تمام شده کالای فروخته شده تقسیم بر تعداد کل کارکنان به دست می آید. به طور خلاصه، AEC = (درآمد خالص – هزینه کالاهای فروخته شده) / تعداد کارکنان.AEC میانگین مشارکت کارکنان در سازمان است. این یک تکنیک سودآور برای سازمان است. این به متخصصان منابع انسانی کمک می کند تا سهم خود را در سازمان تخمین بزنند. همچنین به ارزیابی تفاوت های فردی کارکنان و میزان تولید کمک می کند.
اجتناب از مشکلات رایج
فرآیند تجزیه و تحلیل سود هزینه HRIS اغلب ارزیابی سیاست های منابع انسانی و تأثیر آن بر اثربخشی سازمانی را نادیده می گیرد. محاسبه هزینه های مستقیم و غیرمستقیم گاهی اوقات با اشتباه گرفته می شود که در نتیجه هزینه های مستقیم به عنوان هزینه های مستقیم محاسبه می شود. از آنجایی که تاکید بیشتری بر صرفه جویی در زمان می شود، تصمیم گیرندگان در تجزیه و تحلیل نتایج یا نتایج نهایی ابتکارات رهبری منابع انسانی شکست می خورند.
بسته بندی تجزیه و تحلیل برای تصمیم گیرندگان
تجزیه و تحلیل هزینه سود با تجزیه و تحلیل اهداف کلی سازمان و اهدافی که برای دستیابی به آنها در یک دوره زمانی برنامه ریزی شده است، با شرایط قابل اندازه گیری انجام می شود. تا زمانی که تجزیه و تحلیل مناسب هزینه فایده انجام نشود، تصمیم گیرندگان قادر به برآورد هزینه های سرمایه گذاری نخواهند بود. این فرآیند استراتژی‌های اثربخشی یک شرکت را افزایش می‌دهد. تجزیه و تحلیل گسترده باید توسط تصمیم گیرنده از طریق شناسایی مناسب هزینه ها و منافع مستقیم و غیرمستقیم انجام شود.
تحلیل واریانس: تحلیل واریانس یکی از روش‌های ارزیابی مزایای غیرمستقیم است و می‌تواند به‌عنوان معیاری در فرآیند ارزیابی مورد استفاده قرار گیرد. این شامل ارزیابی داده های مالی و عملیاتی برای شناسایی و تعیین علت واریانس شناسایی شده است. در مدیریت پروژه، این تکنیک می تواند برای ارزیابی و بررسی پیشرفت یک پروژه، حفظ کنترل بودجه با ارزیابی هزینه های برنامه ریزی شده و همچنین هزینه های واقعی انجام شده در یک پروژه بسیار مفید باشد.
مزایای HRIS
طبق نظر کواچ (2002)، اجرای HRIS دارای مزایای زیر است:
- بهبود رقابت پذیری سازمانی از طریق بهبود عملکرد منابع انسانی.
- این فرصت را برای تغییر تمرکز از موضوعات عملیاتی روزانه منابع انسانی به اهداف بسیار استراتژیک‌تر فراهم می‌کند.
- کارکنان نقش فعالی در اجرای HRIS و استفاده از آن در عملکرد روزانه دارند.
- نتایج در مهندسی مجدد یا بازسازی کل HRD.
به طور کلی مزایای HRIS را می توان به موارد زیر طبقه بندی کرد:
- مزایایی برای مدیریت از نظر بهبود توانایی تصمیم گیری مدیریت، کنترل موثر هزینه، وضوح دید و شفافیت در عملیات و تمرکز بیشتر بر اهداف استراتژیک منابع انسانی.
- مزایای بخش منابع انسانی از نظر بهبود کارایی بخش منابع انسانی، کاهش وابستگی به کار کاغذی و مدیریت دستی داده ها/اطلاعات کارکنان، استانداردسازی در فرآیندهای کلیدی و کاهش افزونگی و تبدیل بخش منابع انسانی به یک بخش فعال.
- مزایای اضافی را برای کارکنان فراهم می کند زیرا باعث صرفه جویی در زمان، تسهیل در استفاده و مدیریت، بهبود تصمیم گیری و غیره می شود.
بدون نظر