معرفی دوره آموزشی:

این دوره جنبه های کاربردی و کاربردی وظایف و مهارت های کارکنان دبیرخانه را شناسایی می کند و شامل مجموعه ای از سوالات، فعالیت ها و موارد کاربردی است که هدف آن ارتقاء و نصب اطلاعات و مهارت های لازم است.مکاتبات ورودی و خروجی، بایگانی و سازمان فنی سازمان آرشیو و نمایه سازی، نوشتن نامه و گزارش، دبیر و روابط عمومی و انسانی، نحوه برخورد با افراد مختلف، نحوه برخورد منشی با مافوق و زیردستان، ویژگی هایی که باید در یک منشی وجود داشته باشد، اهمیت تفکر و مشکل – مهارت های حل، مهارت های مدیریت توافقی و سایر موضوعات مرتبط.

اهداف دوره:
شرکت کنندگان در پایان دوره قادر خواهند بود:

• وظایف و مسئولیت ها را بشناسید.
• مهارت های اولیه و شخصی را بشناسید.
• با کاربردهای واقعی و عملی آشنا شوید.
• آشنایی با کاربردهای الکترونیکی و فناوری.

گروه های هدف:

• متصدیان پست های دبیرخانه اجرایی یا نامزدهای تصدی آنها.
• هرکسی که خود را نیازمند این دوره می بیند و می خواهد مهارت و تجربه خود را توسعه دهد.

محتوای دوره:

واحد اول:

روش های فنی در سازماندهی پرونده ها و اسناد:

• اهمیت ارتباطات اداری و نگهداری اسناد.
• ویژگی های کارکنان حفاظت.
• برخورد با ارتباطات اداری
• مبدأ و چرخه اسناد.
• سیستم های نظارت بایگانی
• طبقه بندی، کدگذاری و نمایه سازی.
• استفاده از کامپیوتر برای بایگانی
• مکاتبات و اسناد را ذخیره و بازیابی کنید.
• مرتب سازی، مهاجرت و نابود کردن آرشیو.
• فن آوری ها و دستگاه های مدرن در زمینه گردش، حفظ و بازیابی.

واحد دوم:

تهیه گزارش و مکاتبات:

• مفهوم مکاتبات و گزارشات و انواع آنها.
• اهمیت گزارش دهی به مدیریت
• توانایی ها و مهارت های لازم برای رشد نوشتن و خواندن.
• ویژگی ها و بخش هایی از یک گزارش خوب.
• سبک نگارش مکاتبات و گزارشات.
• تصاویر در گزارش ها
• کامپیوتر و خروجی مکاتبات و گزارشات.
• اشتباهات رایج در نوشتن مکاتبات و گزارشات.

واحد سوم:

مهارت های نوین منشی:

• نقش دستیار اداری در تسهیلات و ویژگی های دستیار اداری.
• مهارت های ارتباطی در دفاتر منشی.
• تهیه دستور جلسه و صورتجلسات و سازماندهی سفرها.
• سازماندهی کار اداری: قرار ملاقات ها، زمان، اولویت بندی کار.
• برخورد با دیگران و فشارهای ناشی از کار در دفاتر منشی.
• ساده کردن مراحل کار اداری، استفاده کارآمد از تلفن.
• دبیرخانه الکترونیکی
• استفاده از سخت افزار، نرم افزار و ابزارهای اداری مدرن.

واحد چهارم:

منشی اجرایی و مدیریت دفتر:

• فرآیند اداری اداری
• وظایف، مسئولیت ها و ویژگی های مدیر دفتر، معاون اداری و منشی اجرایی.
• مهارت های ارتباطی.
• مدیریت زمان و اولویت بندی
• برگزاری جلسات و سازماندهی سفرها.
• رسیدگی به تماس های تلفنی و بازدیدکنندگان.
• محیط فیزیکی در دفتر مدرن.
• مکاتبات، گزارش ها و یادداشت های داخلی.
• تجهیزات اداری و فناوری.
• کتابچه راهنمای کار و رویه های اداری.

واحد پنجم:

دبیرخانه الکترونیکی:

• گرایش های مدرن در منشیگری.
• اهمیت فناوری های روز در کار منشیگری.
• تهیه مکاتبات و گزارشات بر روی کامپیوتر.
• نمایش اطلاعات روی کامپیوتر
• سازماندهی اطلاعات مردم به صورت الکترونیکی
• برگزاری جلسات الکترونیکی
• سازماندهی آرشیو و اسناد به صورت الکترونیکی.
• سازماندهی الکترونیکی قرارها و وظایف در دفاتر منشی.
• ارتباطات الکترونیکی {اینترنت، ایمیل}.

واحد ششم:

خودسازی برای دستیاران اداری و آداب معاشرت:

• مفهوم آداب معاشرت، قوانین آن و اهمیت آن در وظایف منشی.
• بدون نظارت و خودسازی کار کنید.
• مفاهیم و روندهای مثبت را توسعه دهید.
• مهارت های تلفنی