مقدمه ای بر تدارکات الکترونیکی – ابزارها، کاربردها و مزایای آن

معرفی

در اصطلاح عامیانه، تدارکات الکترونیکی چیزی جز انتقال الکترونیکی داده برای پشتیبانی از تدارکات عملیاتی، تاکتیکی و استراتژیک نیست. تدارکات الکترونیکی مدتهاست که به یک شکل وجود داشته است یا قبلاً از طریق تبادل الکترونیکی داده ها انجام می شد. در محیط امروزی، بیشتر خریدهای الکترونیکی از طریق اینترنت انجام می شود.

به طور سنتی، تهیه لوازم و مواد از طریق کاغذ انجام می شد، که به آرامی به استفاده از یک رسانه الکترونیکی برای چاپ سفارش و ذخیره سازی مهاجرت کرد. با ظهور اینترنت، تجارت الکترونیک رونق گرفت و خرید از طریق ایمیل و وب سایت ها انجام شد. با تکامل فناوری اینترنت، کاتالوگ الکترونیکی در خط مقدم قرار گرفت، بنابراین خرید سنتی از طریق اینترنت انجام می شد. در بازار کنونی با امنیت داده ها و ابزارهای پیشرفته، تمام فرآیند تدارکات الکترونیکی از طریق اینترنت انجام می شود.

تدارکات به عنوان یک کارکرد

بخش های تدارکات در بیشتر سازمان ها یافت می شوند. مسئولیت خرید مواد اولیه، لوازم اداری، تجهیزات اداری، تعمیر و نگهداری تاسیسات و غیره را بر عهده دارند. دانستن و درک مفهوم تدارکات الکترونیکی برای آنها مهم است تا بتوانند کارایی و اثربخشی را به کل فرآیند اضافه کنند.

مدیران تدارکات باید درک کاملی از برنامه های مختلف تدارکات الکترونیکی داشته باشند. او باید بتواند فرآیندهایی را شناسایی کند که می تواند تدارکات را موثر کند. او باید درک درستی از مزایای تدارکات الکترونیکی داشته باشد. او باید ریسک مرتبط با اجرای تدارکات الکترونیکی را درک کند.

ابزار و برنامه تدارکات الکترونیکی

ابزارها و برنامه های مختلفی وجود دارد که تحت تدارکات الکترونیکی قرار می گیرند که برخی از آنها به شرح زیر است:

• در سیستم تبادل الکترونیکی داده ها، پیام های تدارکات بین رایانه های دو سازمان مجزا مبادله می شود. پیام به صورت دسته ای مبادله می شود و به راحتی قابل انتقال و ذخیره است. EDI بیشتر برای انتقال سفارش، تایید سفارش، اطلاعات لجستیک و صورتحساب سفارش استفاده می شود. 

   

• سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی دارای ماژول جداگانه ای برای مدیریت عملکرد تدارکات است. 

   

• ابزارها و منابع مبتنی بر اینترنت به فرآیند تدارکات کمک می کنند. برخی از برنامه های کاربردی رایج عبارتند از: ایمیل، EDI مبتنی بر اینترنت، تبادل داده مبتنی بر XML از طریق اینترنت و غیره. 

   

• ابزار منبع یابی الکترونیکی برای شناسایی تامین کنندگان بالقوه در مرحله انتخاب استفاده می شود. ابزار مناقصه الکترونیکی برای ارسال مناقصات با الزامات تدارکات، برنامه زمان‌بندی عرضه، شرایط قرارداد و غیره استفاده می‌شود. ابزارهای مزایده الکترونیکی تامین‌کننده بالقوه شناسایی شده در مرحله انتخاب را در زیر یک چتر گرد هم می‌آورند تا فرآیند مزایده را انجام دهند. ابزارهای حراج الکترونیکی تحت دو مکانیسم مجزا، مکانیزم قیمت صعودی برای سازمان فروش و مکانیزم قیمت نزولی برای سازمان خریدار عمل می‌کنند. ابزار سفارش الکترونیکی برای تهیه لوازم و خدمات اداری استفاده می شود. برای همه کارکنان سازمان قابل دسترسی است و عمدتاً برای خریدهای موردی استفاده می شود. یک ابزار ERP مبتنی بر وب برای خریدهای مرتبط با محصول استفاده می شود، منحصراً توسط بخش تدارکات استفاده می شود و تحت یک فرآیند برنامه ریزی شده قرار می گیرد. 

یک فرآیند تدارکات سنتی با تعریف فاز مورد نیاز، منبع یابی، درخواست، ارزیابی، قرارداد و مدیریت قرارداد شروع می شود. در اینترنت مبتنی بر این مراحل با منبع یابی الکترونیکی، مناقصه الکترونیکی، حراج معکوس الکترونیکی، سفارش الکترونیکی و ERP مبتنی بر وب جایگزین می شود.

مزایای تدارکات الکترونیکی

تدارکات الکترونیکی بر موارد زیر تأثیر می گذارد:

• هزینه های انجام شده برای کالاها و خدمات مرتبط با تولید. 

   

• هزینه های انجام شده در فرآیند تدارکات مانند سفارش، پشتیبانی اداری و غیره. 

   

• هزینه های متحمل شده در فرمول بندی مشخصات، انتخاب تامین کننده و غیره 

   

• فایده هزینه در ایجاد ارتباط با تامین کنندگان 

   

• شفافیت در فرآیند را ارتقا می دهد و بنابراین مسئولیت پذیری را بهبود می بخشد.