بخش دبیرخانه اجرایی

بررسی اجمالی

مطالعه وظایف دبیرخانه اجرایی یکی از اولویت های اولیه متقاضیان استخدام در پست های خالی دبیری اجرایی هر موسسه یا شرکتی اعم از دولتی و خصوصی است و دبیرخانه اجرایی به خودی خود دپارتمان ضروری هر شرکتی است و نه برای هر موسسه ای با مراجعه به سایت آکادمی آموزش و توسعه بریتانیا می توانید تعداد زیادی دوره آموزشی در زمینه دبیرخانه اجرایی و وظایف آن بیابید.

اهداف و گروه هدف

در پایان دوره، شرکت کنندگان می دانند:

• مفهوم منشی کاری و مدیریت دفتر هماهنگی.
• ساماندهی مدیریت دفاتر مدیریت بازرگانی.
• نحوه انجام امور منشی و امور اداری.
• مبانی مدیریت اداری و گزارشگری.
• دبیرخانه و اهمیت آن برای توسعه و سازماندهی کار شرکت ها.
• مبانی و استراتژی ها در فرآیند مدیریت دفتر.
• کسب تجربه در سازماندهی و ارائه مکاتبات و گزارشات.
• استفاده از جدیدترین نرم افزار برای پشتیبانی از فرآیند سازماندهی دفتر.

در مواردی که دپارتمان منشی اجرایی به سازماندهی، تنظیم، برنامه ریزی و برنامه ریزی کارهای مدیریتی می پردازد، بنابراین کارمند متقاضی را ملزم می کند تا در بخش دبیرخانه اجرایی جایگاهی را اشغال کند که مهارت های بسیاری را به دست آورد که مهمترین آنها عبارتند از:

• تسلط به کار بر روی برنامه های مختلف اداری بر روی کامپیوتر: تسلط در استفاده از کامپیوتر به یکی از مهارت هایی تبدیل شده است که قطعا باید در کارمند واحد دبیرخانه اجرایی موجود باشد.در بایگانی و سازماندهی.
• تسلط در برنامه ریزی و تنظیم قرارها: کارمند دپارتمان منشی اجرایی موظف به ترتیب دادن مصاحبه، شرکا، بازدید و بسیاری از تاریخ ها و جلسات کاری دیگر خواهد بود.
• تدبیر و ارتباط تلفنی: کارمند واحد دبیرخانه، چهره رسا و رسا کل دستگاه خواهد بود و برای ارتباط با سایرین در اداره، یا عذرخواهی و یا عذرخواهی و یا به وی مناسب، پاسخگوی تلفن خواهد بود. قدرت پاسخگویی با توجه به مهارت های او.
• مشاهده و پیگیری آخرین اخبار: یکی از وظایف دپارتمان اجرایی، ارائه گزارش به مدیریت از تمامی بخش های شرکت و اطلاع از آخرین اخبار رقبا، شرکت ها، فرصت ها، مناقصات و سایر اخبار است. از روزنامه ها و مجلات در مورد خود شرکت و دیگران نیز گزارش های خود را ارائه دهد.
• مهارت حفظ و بایگانی: بخش دبیرخانه اجرایی ملزم به آرشیو و حفظ داده های شرکت، از داده های کارگران و کارمندان، داده های کار و تولید، داده های مالی شرکت، در دسترس بودن و نیاز است.

با توجه به مطالب فوق، آموزش و برگزاری دوره های آموزشی برای ارتقای مهارت افراد واجد شرایط و مایل به تصدی پست در بخش دبیرخانه اجرایی هر شرکتی را ضروری می دانیم.

گروه هدف برای حضور در برنامه آموزشی:

• صاحبان موسساتی که می خواهند کار مدیریت اداری را در مدیریت ارشد توسعه دهند.
• مدیران و صاحبان مؤسساتی که مایل به توسعه کار مؤسسات خود هستند.
• مدیران دفتری که مایل به توسعه تخصص خود در مدیریت دفتر و منشی هستند.
• مسئول ارائه گزارشات و مکاتبات رسمی به سایر نهادها.
• کلیه کارگران در دفاتر منشی شرکت ها و افراد VIP.
• دانشجویان و دانشگاهیان به دنبال توسعه توانایی ها و مهارت های مدیریتی خود هستند.

محتوای برنامه

• مفهوم منشی.
• فعالیت های دبیرخانه ای معاصر در سازمان های تجاری.
• مسئولیت ها و وظایف منشی.
• شرایط و وظایف یک منشی.
• اهمیت فناوری های روز در کار منشیگری.
• آشنایی با مدیریت الکترونیک و مفهوم آن.
• معرفی اهمیت مدیریت اداری
• کار منشی پیشرفته و اهمیت آن در سازماندهی واقعیت کار.
• برنامه ریزی مناسب برای توسعه واقعیت کار شرکت ها.
• نحوه برخورد با مدیران را بیاموزید.
• مدیریت دفاتر و پذیرایی مناسب از بازدیدکنندگان.
• همه برنامه های مدرنی را که از فرآیند منشیگری مدرن پشتیبانی می کنند، شناسایی کنید.
• استفاده از وسایل ارتباطی مدرن به منظور تامین امنیت رزرو و سفر برای مدیران شرکت.
• هماهنگی جلسات، آماده سازی ارائه ها، موضوعات و توالی پاراگراف های ارائه.
• مهارت های منشی نوین و مهارت های ارتباط منشی موثر.
• رویکرد بریتانیا به مدیریت بازرگانی و دفاتر مدیریت مدرن.

محل برگزاری جلسات :

• دوره ها در هر یک از کشورهای زیر برگزار می شود:
• مصر، اردن، مالزی، ترکیه، انگلستان، فرانسه، ایتالیا، آلمان، سوئد، اتریش و دانمارک، علاوه بر استرالیا و ایالات متحده آمریکا
• دوره ها در زمان و مکانی ارائه می شوند که متناسب با ماهیت کسب و کار و زمان شما باشد.

الگوهای اجرای برنامه آموزشی :

• آموزش گروهی در مراکز وابسته به فرهنگستان.
• آموزش انفرادی.
• آموزش میدانی و عملی بر اساس برنامه درسی پیشرفته.
• آموزش تئوری در سالن های اختصاصی داخل آکادمی.