عوامل موثر بر عملیات موجودی

عملیات مدیریت موجودی به طور فزاینده ای به ارائه دهندگان خدمات شخص ثالث برون سپاری می شود، در نتیجه اطمینان حاصل می شود که سرمایه گذاری ها و هزینه ها در مدیریت موجودی ها کاهش می یابد. این یک روند خوشایند است، مشروط بر اینکه شرکت ها بر نظارت و بازبینی هر دو مدیریت موجودی و همچنین عملیات موجودی به صورت دوره ای برای اطمینان از حفظ کنترل های مناسب و پیگیری فرآیندها تمرکز کنند.

مدیریت موجودی مستلزم مطالعه داده‌ها در مورد حرکت موجودی، الگوی تقاضای آن، چرخه‌های عرضه، چرخه‌های فروش و غیره است.

عملکرد مدیریت موجودی توسط برنامه ریزان موجودی در شرکت با هماهنگی نزدیک با تدارکات، تدارکات زنجیره تامین و امور مالی، علاوه بر بخش های بازاریابی انجام می شود.

کارایی مدیریت موجودی تا حد زیادی به مهارت ها و دانش برنامه ریزان موجودی، تمرکز و مشارکت مدیریت و سیاست های مدیریت همراه با سیستم مدیریت موجودی بستگی دارد.

با این حال، مدیریت عملیات موجودی تحت کنترل تیم مدیریت موجودی نیست، بلکه در اختیار ارائه دهندگان خدمات شخص ثالث است. در این بخش از مقاله، هدف ما این است که تعداد کمی از مناطق حیاتی و نقاط عمل در بخشی از عملیات را که می تواند بر موجودی شرکت تأثیر بگذارد، کشف کنیم.

1. نیروی کار و کارکنان غیر ماهر: مدیریت عملیات موجودی یک عملیات فرآیند محور است. هر کار و اقدامی که باید توسط اپراتورها انجام شود، بر موجودی انبار و همچنین زمان تحویل و سایر پارامترها تأثیر می گذارد. بنابراین آگاهی از آنچه که فرد باید انجام دهد و تأثیر عمل باید برای عواملی که در طبقه مغازه هستند شناخته شود. به عنوان مثال: اگر به یک عامل وظیفه واگذاری داده شود، او باید بداند چگونه و کجا باید پالت را کنار بگذارد، چگونه شناسه پالت را اسکن کند و آن را به سیستم بازگرداند. علاوه بر این، او باید تأثیر کامل نکردن هر یک از این اقدامات یا انجام برخی کارها را نیز بداند. تأثیری که اقدام او بر روی سیستم و همچنین موجودی فیزیکی خواهد داشت باید برای عامل روشن باشد. 

   ثانیاً اقلام مختلف موجودی باید به گونه‌ای متفاوت مدیریت شوند. اپراتورهایی که وظیفه را انجام می دهند باید بدانند چرا و چه کاری باید انجام شود. آنها همچنین باید عواقب عدم پیروی از روند را بدانند. ممکن است یک پالت باید برای شناسه پالت اسکن شود و در یک طبقه قرار گیرد، در حالی که یک کارتن ممکن است باز شود و جعبه‌های جداگانه داخل آن اسکن شود و در سطل زباله گذاشته شود. عوامل عملیاتی باید در مورد کل فرآیند آموزش ببینند و بفهمند که چرا و چه کاری انجام می دهد.

   سیستم های WMS کاملاً عملیاتی و فشرده هستند. در جایی که انبارها بر اساس سیستم‌های مبتنی بر RF مدیریت می‌شوند، اپراتورها باید بتوانند خواننده‌های RF را مدیریت کنند، نحوه دسترسی و تکمیل تراکنش‌ها را از طریق تفنگ‌های RF درک کنند.

   اغلب متوجه می‌شود که وقتی عملیات انبار توسط یک ارائه‌دهنده خدمات شخص ثالث مدیریت می‌شود و مشتری اصلی در محل حضور ندارد، کیفیت کارکنان و عوامل عملیاتی به خطر می‌افتد و قبل از تخصیص مسئولیت به افراد آموزش کافی داده نمی‌شود. چنین شرایطی می تواند منجر به اختلاف موجودی شود.

    

2. در SOP کافی، آموزش و تاکید بر انطباق با فرآیندها: هنگامی که یک پروژه مدیریت موجودی در محل انبار شخص ثالث شروع می شود، هم مشتری اصلی و هم ارائه دهنده خدمات شخص ثالث روی پروژه کار می کنند و فرآیندهای اساسی را تنظیم می کنند، آنها را در استاندارد مستند می کنند. رویه های عملیاتی و انجام آموزش به عنوان بخشی از روش شناسی مدیریت پروژه. 

   با این حال، طی یک دوره زمانی، ماهیت الزامات کسب و کار تغییر می کند و در نتیجه فرآیندهای عملیاتی تغییر می کند. اینها از نظر اصلاحات مستند نمی شوند و SOPها قدیمی می شوند. پس از آن فرد متوجه می شود که تازه واردانی که در طبقه فروشگاه معرفی می شوند، ملزم به یادگیری فرآیندها با همکاری با دیگران هستند، زیرا هیچ آموزشی یا مدرک SOP برای مرجع در اختیار او قرار نمی گیرد. در نتیجه آنها اغلب دانش نیمه کاره ای از فرآیندها دارند و وظایف خود را انجام می دهند بدون اینکه بدانند چرا انجام می دهند و چه کاری باید انجام دهند.

   این وضعیت برای سلامت موجودی بسیار خطرناک است و نشان دهنده سستی در نگرش ارائه دهنده خدمات شخص ثالث است. تداوم چنین وضعیتی منجر به خانه داری نامناسب، عدم تطابق موجودی، مغایرت و همچنین تأثیرگذاری بر ارائه خدمات می شود. در صورت عدم کنترل می تواند منجر به سرقت، دزدی و سوء استفاده از موجودی شود.

   در هر انبار عملیات موجودی متعلق به شخص ثالث، مشتری اصلی باید اطمینان حاصل کند که بازبینی و آموزش دوره ای برای همه کارکنان انجام می شود. عملیات موجودی باید به صورت دوره ای بررسی شود و شمارش و ممیزی موجودی به طور منظم انجام شود.