BPI Essentials – نمودارهای جریان و ابزارهای کنترل کیفیت

تغییر تنها عامل ثابت در زندگی است. همین امر برای هر سازمان و همچنین تجارت نیز صدق می کند. در مورد سازمان ها، شرایط بیرونی و داخلی، تقاضاهای بازار، فناوری، انتظارات مشتری، نیاز به تغییر سازمانی را برای برآوردن نیازهای جدید و ادامه مسیر رشد، برمی انگیزد. سازمان ها شامل چندین بخش، توابع، سیستم ها، منابع و افرادی هستند که روی صدها فرآیند کار می کنند. فرآیندها می توانند بسیار زیاد باشند و شامل فرآیندهای تولید و همچنین فرآیندهای تجاری و غیره باشند. همه فرآیندها به یکدیگر وابسته هستند، افراد و سیستم ها و همچنین اطلاعات را در بر می گیرند. همه این عوامل متعدد به کارایی و اثربخشی کسب و کار یا سازمان کمک می کنند.

کار هر سازمان وضعیتی پویا است که در آن افراد، سیستم ها، منابع، اطلاعات و فرآیندها دائماً با هم کار می کنند، توسط مدیریت هدایت و مدیریت می شوند تا نتایج مورد نیاز را به دست آورند. در طی یک دوره زمانی، فرآیندها می توانند به دلیل عوامل مختلف ناکارآمد شوند یا اضافی شوند. انتظارات مشتریان خارجی و شرایط بازار، رقابت و همچنین پیشرفت های تکنولوژیکی نیز می تواند بهبود فرآیندهای تجاری و افزایش کارایی عملیاتی و اثربخشی تجاری سازمان را ایجاب کند. در همه موارد، اجرای تغییر از طریق پروژه های بهبود فرآیند کسب و کار به یک هنجار پذیرفته شده در همه زمینه های کسب و کار تبدیل شده است.

پروژه های BPI از چندین ابزار در پروژه استفاده می کنند. تجزیه و تحلیل آماری و سیستم‌های کیفیت شامل 7 ابزار QC نقش عمده‌ای در ساده‌سازی فرآیند، تضمین ثبات آن و تعیین معیارها، اندازه‌گیری فرآیند و تحلیل عملکرد دارند. علاوه بر QC و ابزارهای آماری، نمودارهای جریان از انواع مختلف به طور گسترده استفاده می شود و ستون فقرات پروژه ها را تشکیل می دهد.

فلوچارت ها ابزار اصلی برای نگاشت فرآیند در شرایط «همانطور که هست» و همچنین در ترسیم فرآیند پیشنهادی «باید باشد» را تشکیل می دهند. فلوچارت ها به تیم پروژه کمک می کند تا وابستگی های متقابل را درک کند، تنگناها را شناسایی کند، عناصر و عوامل مختلف مؤثر در فرآیند را درک کند و همچنین کل فرآیند شامل همه ورودی ها و خروجی ها را در سطوح خرد و کلان مشاهده کند. مهمتر از آن، نمودارهای جریان مجموعه ای عالی از ابزارهایی هستند که به فرآیند پیشنهادی می رسند تا تغییرات موجود و پیشنهادی را بتوان به راحتی بررسی کرد.

نمودارهای جریان را می توان به طور مؤثر برای آموزش و آموزش کارکنان به منظور درک و درک وابستگی های متقابل و اینکه چگونه کارایی آنها بر کار دیگران و همچنین کل فرآیند تأثیر می گذارد استفاده کرد. بحث در مورد عملکرد و نقش فردی با استفاده از نمودار جریان به ایجاد حس اهمیت و تقویت روحیه کارکنان کمک می کند که قادر به شناسایی کل فرآیند و تیم هستند و از این طریق نسبت به خروجی احساس مسئولیت کنند.

نمودارهای جریان ابزار موثری برای شناسایی و کمک به کارکنان برای رفع مشکلات موجود در زمین هستند. شناسایی کاستی‌ها و تنگناها را می‌توان به‌طور عینی بدون اینکه افراد درگیر در این فرآیند ذهنی‌سازی کرد، مورد بحث قرار گیرد.

مشابه نقشه ها، نمودارهای جریان ابزارهای طراحی فوق العاده ای هستند که نمای کلی از کل فرآیند کسب و کار از جمله همه فرآیندهای فرعی و همچنین فرآیندهای مرتبط را در اختیار شما قرار می دهند. ترسیم نمودار جریان با جزئیات و ثبت کل فرآیند اغلب مشکلات و کمبودهای ذاتی را به ناظران نشان می دهد.

در واقع اکثر سازمانهای مترقی نه تنها خط مشی کیفیت را به عنوان اصل راهنمای سازمان تعیین کرده اند بلکه فرهنگ کاری را ایجاد کرده اند که بر آموزش و استفاده از نمودارهای جریان و ابزارهای QC به عنوان بخشی از فرهنگ کاری تاکید دارد . هنگامی که کارکنان و گروه‌ها در مورد استفاده از نمودارهای جریان برای عملیات روزانه خود آموزش می‌بینند، اکثر کاستی‌ها و تنگناها در سطح طبقه توسط خود کارکنان شناسایی و اصلاح می‌شوند و به نوبه خود به‌طور خودکار فرآیندها و عملیات قوی و کارآمد را ایجاد می‌کنند.