چگونه یک تیم مجازی تاثیرگذار بسازیم

آره. 

در واقع، یک  مطالعه GitLab به  افزایش 42 درصدی بهره‌وری  در میان تیم‌های  کارگران از راه دور اشاره می‌کند. 

با قرار دادن دقیق اعضای تیم مناسب، حضور موثر اعضای جدید، ایجاد اهداف روشن، تمرین ارتباطات قوی و پرورش فرهنگ اعتماد،  تیم‌های مجازی در بسیاری از موارد می‌توانند عملکرد بهتری نسبت به تیم‌های داخلی داشته باشند.  با این حال، بسیاری از شرکت ها هنوز با این تغییر دست و پنجه نرم می کنند و نمی دانند چگونه یک تیم مجازی برای موفقیت تشکیل دهند.

در این مقاله به موارد زیر می پردازیم: 

• تیم مجازی چیست و انواع مختلف آن
• مزایا و معایب تیم های مجازی
• آنچه تیم های مجازی برای موفقیت نیاز دارند
• چگونه یک تیم مجازی تاثیرگذار بسازیم

تیم مجازی چیست؟

یک تیم مجازی  گروهی از افراد است که از فناوری ارتباطی برای  همکاری مشترک در جهت یک هدف مشترک از مکان‌های مختلف استفاده می‌کنند. با توجه به ارزش ها و استانداردهای مشترک شرکت ، متخصصان با تخصص مشابه یا متفاوت ممکن است برای پروژه های در حال انجام یا یافتن راه حل هایی برای نیازهای فوری تر جمع شوند.

انواع تیم های مجازی

انواع مختلفی از تیم های مجازی وجود دارد. با این حال، در اینجا رایج ترین انواع آن وجود دارد:

• تیم های شبکه ای:  یک تیم مجازی شبکه ای موجودیتی سیال است که از چندین عضو تشکیل شده است که به صورت متقابل کار می کنند. با تکمیل و شروع پروژه ها، اعضای جدید اضافه می شوند، در حالی که سایرین بر اساس تخصص و مهارت مورد نیاز برای هر پروژه حذف می شوند. 
• تیم های موازی:  معمولاً از اعضای شاخه های مختلف در یک سازمان تشکیل شده اند، تیم های موازی از  تصمیم گیری گروهی  برای کار بر روی پروژه های کوتاه مدت با یک هدف خاص استفاده می کنند. پس از به دست آوردن، تیم منحل می شود. شرکت ها اغلب ممکن است از تیم های موازی مجازی برای درخواست نظرات و مهارت های مختلف از شاخه های دیگر کسب و کار برای کمک به حل مشکل در بخش دیگر استفاده کنند. 
• تیم‌های توسعه محصول: تیم‌های  توسعه محصول مجازی متشکل از کارشناسانی از پیشینه‌ها و بخش‌های مختلف جهان برای توسعه یک محصول، سیستم یا فرآیند جدید هستند. 
• تیم‌های تولید: تیم‌های تولید  که توسط اعضایی با همان نقش تشکیل می‌شوند، وظایف فردی کوچک‌تر را انجام می‌دهند تا به سمت یک پروژه مشترک بزرگ‌تر کار کنند. استودیوهای ویرایش و شرکت های بازاریابی اغلب از این تیم های مجازی برای رسیدن به اهداف تولید با استفاده از وظایف و رویه های روزانه ثابت استفاده می کنند.
• تیم های خدماتی : تیم های  خدماتی از اعضای مجازی در مکان ها و مناطق زمانی مختلف تشکیل شده اند. اعضای تیم خدماتی که در شیفت های مداوم کار می کنند، از کار کارگر قبلی با همپوشانی با کارگر دیگری از منطقه زمانی متفاوت حمایت می کنند. 
• تیم های مدیریت:  برای افزایش کارایی و ارتباطات در یک شرکت، تیم های مدیریت مجازی از کارکنان اداری از مکان های مختلف تشکیل شده اند. این تیم‌های مدیریتی که نماینده مکان‌های دیگر هستند، برای دستیابی به اهداف بلندمدت کل شرکت از طریق استراتژی‌های سازمانی تعریف‌شده، با هم کار می‌کنند. 
• تیم‌های اقدام: تیم‌های  اقدام برای مدت کوتاهی با هم کار می‌کنند تا مشکلات فوری را برطرف کنند. همانند یک تیم موازی، تیم‌های عمل متشکل از افراد حرفه‌ای با زمینه‌ها و سطوح مختلف تخصص هستند. علیرغم اختلافات آنها، هدف تیم یافتن راه حل های مشترک است. تفاوت اصلی بین یک تیم اکشن و یک تیم موازی در این است که وقتی یک راه حل وجود دارد، یک تیم عمل بلافاصله مشکل را حل می کند (جایی که یک تیم موازی نمی تواند). 

مزایا و معایب داشتن یک تیم مجازی

در حالی که تیم های مجازی دارای مزایای ظاهری هستند، معایبی نیز وجود دارد که باید به آنها اشاره کرد. در اینجا برخی از مهمترین مزایا و معایب وجود دارد که باید هنگام تغییر به یک محیط راه دور یا استفاده از یک تیم مجازی در نظر بگیرید.

مزایای تیم های مجازی:

• تعادل کار و زندگی سالم تر
• افزایش بهره وری هنگام کار از خانه
• صرفه جویی در هزینه های سربار
• استخر بزرگتری از استعدادها برای استخدام
• کاهش جلسات غیر ضروری و بهبود مدیریت زمان

معایب تیم های مجازی:

• کاهش همکاری تیمی
• ایزوله سازی اجتماعی
• عدم اعتماد
• مشکل ردیابی پیشرفت
• خطرات امنیتی بالقوه

اگر تیم های مجازی به درستی طراحی شوند، می توانند دارایی باورنکردنی برای یک شرکت باشند. استخدام بازیکنان A ، ایجاد فرهنگ اعتماد، و تشویق تعادل سالم بین کار و زندگی برخی از راه‌های جلوگیری و غلبه بر موانع احتمالی در کار تیمی مجازی هستند. بیشتر بخوانید تا بدانید تیم های مجازی برای موفقیت به چه چیزهایی نیاز دارند.

تیم های مجازی برای موفقیت به چه چیزی نیاز دارند؟

1. بازیکنان A را برای هر موقعیت در تیم استخدام کنید

راز موفقیت من این است که برای استخدام بهترین افراد جهان تلاش های استثنایی انجام داده ایم.

استیو جابز

ساخت یک تیم مجازی تاثیرگذار با جمع آوری افراد مناسب شروع می شود. تصمیمات نادرست استخدام در نهایت می تواند در دراز مدت هزینه بیشتری برای شرکت شما داشته باشد. در واقع، وزارت کار ایالات متحده گزارش می دهد که یک استخدام بد  می تواند حداقل 30٪ از حقوق سالانه آن کارمند را برای شرکت شما هزینه کند.  بنابراین، تصمیم گیری دقیق در مورد استخدام بر اساس این ویژگی ها ضروری است.

قبل از استخدام، شرح شغلی ایجاد کنید که فردی با ویژگی های A-player را جذب کند. این افراد کارمندانی با عملکرد بالا و همه ستاره هستند که شما بارها و بارها استخدام خواهید کرد. برای تعامل با کاندیداهای A-player، درباره هدف سازمان بحث کنید، ارزش های اصلی خود را تعریف کنید، و نحوه تأثیرگذاری آنها در این نقش را در میان بگذارید. بازیکنان A می خواهند بدانند چگونه می توانند فراتر از انتظارات عمل کنند. انتخاب دقیق و تعیین موقعیت این کارمندان می تواند از نظر فرهنگی و مالی برای شرکت شما تغییر کند. 

ویژگی های یک بازیکن A:

• پاسخگو
• هدف گرا
• رهبران طبیعی
• چشم انداز و ماموریت محور 
• داشتن ذهنیت رشد

پس از استخدام و به کارگیری اعضای تیم A-player، در مرحله بعد یک تیم مجازی موثر طراحی کنید. جی ریچارد هکمن، استاد دانشگاه هاروارد و  نویسنده تیم‌های پیشرو  ، توضیح می‌دهد که تعداد مشکلات عملکرد یک تیم می‌تواند با اندازه آن «به طور تصاعدی» افزایش یابد. به عنوان مثال،  اگر یک تیم متشکل از بیش از ده کارمند باشد، مسائل ارتباطی و سازمانی اغلب به وجود می آیند که بهره وری را کاهش می دهند. بنابراین، بهتر است چندین تیم کوچکتر داشته باشید.

برای طراحی یک تیم مجازی موثر:

• مشخص کنید که به چند تیم کوچکتر نیاز دارید 
• معیارهای خود را برای موفقیت به وضوح تعریف کنید 
• فرهنگ  تیمی را  که می خواهید پرورش دهید تصور کنید

2. یک فرآیند سوار شدن برجسته ایجاد کنید

شخصیت استخدام کنید. مهارت آموزش.

پیتر شولتز

در اولین روز خود در لینکدین، افراد جدید برای شرکت در فعالیت های یخ شکن گرد هم می آیند تا یکدیگر را بشناسند، ارتباط برقرار کنند و فرهنگ شرکت را بیاموزند. به دنبال آن یک تور پردیس لینکدین در طول ناهار برای پوشش موضوعات جدید استخدام و اطلاعات مزایا دنبال می شود. در نهایت، پس از تور، استخدام‌های جدید لپ‌تاپ‌هایی را دریافت می‌کنند که از قبل با ابزارهای مورد نیاز آنها و یک بسته ۹۰ روزه New Hire Onboarding Plan بارگذاری شده است. برنامه ورود به سیستم، تصاویر فوری هفتگی از چگونگی موفقیت و ادغام کامل در شرکت را ارائه می دهد. 

در حالی که لینکدین یک فرآیند نصب عالی را نشان می دهد، این مورد برای اکثر شرکت ها صادق نیست. متأسفانه، مطالعه ای توسط گالوپ  نشان داد که  تنها 12٪ از کارمندان فکر می کنند شرکت آنها به خوبی آنها را همراهی کرده است.  طبق یک  مطالعه انجمن مدیریت منابع انسانی  ،  یک تجربه ضعیف در استخدام می‌تواند منجر به جابجایی و کنارگذاشتن استخدام‌های جدید شود، در واقع تا 50 درصد در 18 ماه اول.

جابجایی و کنارگذاشتن استخدام جدید زمانی می‌تواند به وجود بیاید که فرآیند عضویت با برقراری ارتباط مؤثر با فرهنگ و انتظارات شرکت، یک پیوند عاطفی ایجاد نکند.

یک فرآیند سوار شدن عالی باید شامل موارد زیر باشد:

• معرفی تیم و غوطه ور شدن فرهنگ شرکت
• یک بسته ورود، کتابچه راهنمای کارمندان و برنامه زمانی یک یا دو هفته اول
• کاربرگ هدف 30، 60 و 90 روزه
• یک یا دو تکلیف مستقل
• اعلام حضورهای منظم با بازخورد

3. اهداف و معیارهای واضح را تعیین کنید

اگر همه با هم به جلو حرکت می کنند، پس موفقیت از خودش مراقبت می کند.

هنری فورد

برای کار تیمی مجازی باید انتظارات کارمندان را تعیین کرد. بدون درک استانداردهایی که اعضای تیم باید رعایت کنند، استراتژی‌ها می‌توانند نادرست باشند و فقدان سازماندهی عمومی می‌تواند توانایی تیم را برای رسیدن به اهداف کاهش دهد. 

در حالی که برخی از کسب‌وکارها شاخص‌های کلیدی عملکرد  ( KPI ) را که توسط مدیران اجرایی ایجاد شده‌اند، ترجیح می‌دهند، شرکت‌های نوآوری مانند Google، Spotify و LinkedIn، OKR‌های توسعه‌یافته توسط کارمندان (اهداف و نتایج کلیدی) را ترجیح می‌دهند. این به این دلیل است که این معیارهای چالش برانگیز  همکاری بین اعضای تیم و مدیریت را تشویق می کند.  در نتیجه، کسب و کارها بهره وری و مشارکت کارکنان را افزایش داده اند. 

نحوه تعیین اهداف و معیارها:

• اهداف و معیارهای شرکت را مشخص کنید.
• دلیل اهمیت آنها و هدف آنها را توضیح دهید.
• اهداف و معیارها را حضوری و روی کاغذ به اشتراک بگذارید.
• گردش کار خوب را با برنامه های معمول شرکت (مانند یک جلسه هفتگی تیم) تقویت کنید.
• جدول زمانی واقع بینانه تنظیم کنید.
• شفافیت و کانال باز ارتباطی را تشویق کنید.

4. ارتباط قوی را تمرین کنید

تنها بزرگترین مشکل در ارتباطات این توهم است که اتفاق افتاده است.

جرج برنارد شاو

هر جمعه، کارمندان Google در تمام بخش‌ها به‌صورت حضوری و مجازی برای شنیدن به‌روزرسانی‌ها، یادگیری در مورد محصولات جدید، ملاقات با استخدام‌های جدید و طرح سؤالات برای هم‌بنیان‌گذاران ارتباط برقرار می‌کنند. این به این دلیل است که شفافیت یکی از مهمترین ارزش های شرکت گوگل است.

ارتباطات قوی و باز کلید موفقیت هر تیم مجازی پویا است.  و با این حال، برای برخی از شرکت ها، این اغلب بزرگترین چالش است. ایجاد روابط کاری قوی در یک محیط از راه دور ممکن است تقریبا غیرممکن به نظر برسد. اما با وجود سیستم‌های ارتباطی مناسب، مانند جلسات هفتگی در سراسر شرکت، یک تیم مجازی می‌تواند خطوط ارتباطی قوی‌تری نسبت به یک تیم سنتی در دفتر داشته باشد.

راه های تقویت ارتباط تیم مجازی:

• از برنامه‌های مشترک مانند Slack یا Asana استفاده کنید تا در پروژه‌های خاص متصل بمانید و مکالمات و به‌روزرسانی‌ها را در یک مکان نگه دارید.
• یک فضای مشخص (مانند یک کانال جداگانه در Slack) برای کارمندان از راه دور ایجاد کنید تا به‌روزرسانی‌ها، اخبار و اطلاعیه‌های معمولی زندگی را به اشتراک بگذارند. 
• جلسات منظم هفتگی تیم داشته باشید. اگر هر جلسه برنامه متفاوتی دارد، یک تقویم جلسه ایجاد و به اشتراک بگذارید.
• وضعیت‌های نمایه را (به‌عنوان مثال، اگر برای مدت کوتاهی در دسترس نباشید، در تیم‌های مایکروسافت روی «دور» یا «درست برگردید» تنظیم کنید) در صورت نیاز، تا هم‌تیمی‌های مجازی بتوانند بر اساس آن برنامه‌ریزی کرده و تغییر مسیر دهند.

5. فرهنگ تیمی عالی را پرورش دهید

فرهنگ شرکت مهم است. نحوه برخورد مدیریت با افرادش بر همه چیز برای بهتر یا بدتر تأثیر می گذارد.

سایمون سینک

برخی از کارفرمایان می ترسند که تغییر از یک مدل داخلی به یک مدل کاملا مجازی به بهره وری آسیب برساند. با این حال، مرسر، یک شرکت مزایای منابع انسانی، در واقع دریافت که در دو سال گذشته،  94 درصد از 800 کارفرمای مورد بررسی گزارش کرده‌اند که بهره‌وری تیمشان   از زمان تغییر به سمت راه دور  یکسان یا بالاتر بوده است.

اما چرا؟

فرهنگ تیمی عالی

همه تیم ها، مجازی، حضوری و آنهایی که در مناطق زمانی مختلف هستند، زمانی که از همکاری و کار با یکدیگر لذت می برند، بهتر کار می کنند.  وقتی رهبری قوی از گفتگوی باز و بدون قضاوت و همکاری بین تیمی حمایت می کند، انگیزه کارکنان را تقویت می کند. اعضای تیم با انگیزه – و تیم هایی که در آنها عضویت دارند – دارای سطوح بهره وری بالاتر، نوآوری بیشتر و درگیری کمتری هستند. 

نکاتی برای پرورش فرهنگ عالی:

• تقویت اعتماد و ایجاد روابط – 5 تا 10 دقیقه قبل از تماس های کنفرانسی تیمی وقت بگذارید تا اخبار شخصی را به اشتراک بگذارید و رفاقت را تقویت کنید.
• کارکنانی را بشناسید که ارتباطات تیمی را بهبود می بخشند و از انتقاد سازنده و دلسوزانه استفاده می کنند. 
• برای کاهش سوء تفاهم ها، افزایش اعتماد اجتماعی و بهبود مدیریت پروژه، دستورالعمل های روشنی را ایجاد کنید.
• قدردانی از کارمندان را در هر سطح، به صورت عمومی و خصوصی نشان دهید. 
• در مواقع سخت از کارمندان حمایت کنید. به آنها یادآوری کنید که از آنها مراقبت می شود.
• برای جشن گرفتن نقاط عطف، موفقیت‌ها و به‌روزرسانی‌های شرکت، گهگاه نقاط تماس داشته باشید. 
• زندگی کنید و ارزش های اصلی شرکت را نشان دهید.

رهبری عمدی تیم های مجازی بزرگ ایجاد می کند

برای برنده شدن در بازار، ابتدا باید در محل کار برنده شوید.

داگ کنانت

تیم‌های مجازی می‌توانند بسیار مولد باشند، و اغلب حتی در شرایط مناسب عملکرد بهتری از تیم‌های داخلی دارند. اما ساختن تیمی از بازیکنان A و پرورش فرهنگ تیمی عالی یک شبه اتفاق نمی افتد. 

تاثیر محرک و تقویت عملکرد نیاز به رهبری عمدی دارد. این نیاز به خروج از شیار ناخودآگاه روزانه و مشاهده سیستم از منظر هوایی دارد.  قبل از اینکه بتوانید تغییرات را ترسیم کنید، ابتدا باید چیزها را به وضوح ببینید. پس از انجام این کار، زمان و فضای لازم را برای فکر کردن در مورد استراتژی خود به خود اختصاص دهید. 

چگونه یک رهبر عمدی باشیم:

• تیم ها را با بازیکنان A جمع کنید.
• راه های ارتباطی را باز کنید.
• فرهنگ اعتماد و همکاری را ایجاد کنید.
• تعادل کار و زندگی را تشویق کنید.
• هدف (هدف) شرکت را ارائه کرده و مجدداً بیان کنید.
• مراقب کارمندان خود باشید

جمع آوری بازیکنان A خود با دقت، ایجاد یک فرهنگ تیمی عالی، و اعمال رهبری عمدی برای  تیم سازی عالی حیاتی است