سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS): معنی، تکامل و ویژگی های آن

در سناریوی معاصر نوسازی و جهانی شدن، سازمان ها به شدت بر پیشرفت و نوآوری فناوری در حوزه فناوری اطلاعات تکیه دارند.

پیشرفت‌ها در حوزه فناوری اطلاعات، راه‌های جدیدتری را برای سازمان‌ها گشوده و با استفاده از راه‌حل‌های نوآورانه و سفارشی‌شده، مزیت رقابتی ایجاد کرده است. این به بخشی جدایی ناپذیر از عملکرد سازمانی تبدیل شده است و همه بخش ها برای سازماندهی، ذخیره سازی، بازیابی و بررسی داده ها به سیستم های یکپارچه وابسته هستند. امروزه اینترنت و اتوماسیون دسترسی، قابلیت اطمینان و دقت اطلاعات را تسهیل کرده است. با بکارگیری فناوری در عملیات مختلف، اثربخشی سازمانی را بهبود بخشید و مزیت رهبری را فراهم کرد.

عملکرد مدیریت منابع انسانی به سرعت در حال تحول است و کاربرد فناوری اطلاعات شیوه عملکرد سازمان ها را متحول کرده است.

حوزه مدیریت منابع انسانی پیوسته در حال تحول بوده و منابع انسانی در سناریوی امروزی نقشی استراتژیک دارد تا صرفاً یک سیستم پشتیبانی. عملکرد منابع انسانی در درجه اول با کارکنان، کارفرمایان و همه افرادی که با سازمان مرتبط هستند سروکار دارد. برای بهبود بهره وری کارکنان، عملکرد و همسوسازی نیروی کار با کسب و کار طراحی شده است.

کارکردهای HRM در یک سازمان با موضوعات مرتبط با افراد مانند استخدام و انتخاب، پاداش، مدیریت عمومی، رفاه و مشارکت کارکنان، ارتباطات، توسعه سازمانی، مدیریت عملکرد، انگیزه کارکنان، پاداش ها و شناخت ها و آموزش و توسعه سروکار دارد.

HRIS یا سیستم اطلاعات منابع انسانی، یک راه حل نرم افزاری سفارشی شده است که برای کمک به سازمان ها برای خودکارسازی و مدیریت فعالیت های منابع انسانی، حقوق و دستمزد، مدیریت و حسابداری طراحی شده است . HRIS با خودکارسازی فرآیندهای کلیدی منابع انسانی مانند استخدام، آموزش، برنامه ریزی نیروی انسانی، ارزیابی عملکرد و تجزیه و تحلیل و طراحی شغل، بر عملکرد افراد، فرآیندها و استراتژی های کلیدی سازمانی تأثیر می گذارد.

HRMS/HRIS چیست؟

نرم افزار HR عملکردهای عمومی و اداری روزانه را که توسط بخش منابع انسانی انجام می شود مکانیزه می کند و بهره وری و عملکرد کلی کارکنان را افزایش می دهد. از برنامه های HRM می توان برای به روز رسانی و ثبت اطلاعات کارکنان استفاده کرد، استفاده از آن می تواند فرآیند استخدام را قوی تر و موثرتر کند.

HRMS روند ردیابی، مصاحبه و تایید متقاضی را تسهیل می کند. جدای از این، استراتژی‌های مدیریت نیروی کار را می‌توان ساده کرد و با ساده‌سازی عملیات‌های مختلف عملکردی، مزایای هزینه‌ای مختلفی را برای سازمان‌ها ایجاد کرد.

سیستم مدیریت منابع انسانی یا بسته منابع انسانی (راه حل های منابع انسانی) را می توان در فرآیندهای آموزشی، ردیابی عملکرد و مشارکت کارکنان (سیستم مدیریت عملکرد)، سیستم مدیریت حقوق و دستمزد و حسابداری، مزایا و مرخصی ها استفاده کرد.

به طور خلاصه، HRMS با خودکار کردن عملکردهای مختلف HRM، مزایای متمایزی را به سازمان ها ارائه می دهد ، در نتیجه حجم کاری بخش منابع انسانی را کاهش می دهد و با استانداردسازی فرآیندهای کلیدی منابع انسانی، کارایی بخش را افزایش می دهد.

به گفته پری (2010) ، HRIS می تواند به عنوان یک ابزار استراتژیک حیاتی عمل کند زیرا داده های مهمی را با مدیریت مرتبط با استراتژی های استخدام و حفظ به اشتراک می گذارد که می تواند با استراتژی کلی شرکت برای تحقق اهداف رشد سازمانی همسو شود. به‌علاوه، با استفاده از برنامه‌های منابع انسانی، یک شرکت می‌تواند هزینه‌های کلی متحمل شده به ازای هر کارمند و تأثیرات آن بر کل کسب‌وکار را محاسبه کند ( DeSanctis، 1986 ).

تکامل HRM و HRIS

داده های تاریخی نشان می دهد که تکامل HRIS را می توان در دهه 1950 و 1960 ردیابی کرد، زمانی که اولین سیستم های خودکار (سیستم حقوق و دستمزد) معرفی شد ( Martinsons 1997 ). کاوانا و همکاران (1990) بینش خود را در مورد تکامل تاریخی HRIS با معرفی دوره های تاریخی در منابع انسانی از دوره قبل از جنگ جهانی دوم تا دهه 1980 و اینکه چگونه شیوه های متحول HR تأثیر خود را بر HRIS داشت، به اشتراک گذاشتند.

با اهمیت روزافزون کاربردهای فناوری اطلاعات در منابع انسانی، عملکرد بخش منابع انسانی دستخوش تغییری اساسی از کارکردهای اداری و پشتیبانی صرف به مشارکت فعال تر در تصمیم گیری های استراتژیک سازمان شده است.

دوره های تاریخی در منابع انسانی (منبع: کاوانا و همکاران 1990، ص: 7)

در طول دهه 1990، مطالعات گسترده ای در مورد مزایای معرفی HRIS در سازمان و تأثیر آن بر استراتژی های کلی منابع انسانی و برنامه ریزی تجاری انجام شد. چندین نظریه‌پرداز از مزایای استفاده از HRIS حمایت می‌کنند و اگر سازمان‌ها دارای یک HRIS مجهز برای پشتیبانی از عملکردهای منابع انسانی باشند، رقابتی‌تر خواهند بود.

ویژگی های اساسی نرم افزار منابع انسانی

ویژگی های کلیدی که یک برنامه HR باید داشته باشد عبارتند از:

 

• پایگاه داده کارکنان مهمترین ویژگی در هر نرم افزار منابع انسانی است. این شامل پر کردن تمام جزئیات کارمند و داده های مربوطه است. می توان آن را مطابق با الزامات اصلاح یا به روز کرد. 
• یک نرم افزار قوی منابع انسانی باید شامل جزئیات مربوط به حقوق و دستمزد نیز باشد و نرم افزاری که از این امر پشتیبانی می کند نیمی از بار متخصصان منابع انسانی را کاهش می دهد. ویژگی ها ممکن است متفاوت باشد اما امروزه نرم افزارهای زیادی ردیابی زمان و حضور و غیاب را نیز به این ویژگی اضافه می کنند. 
• گزینه سلف سرویس در نرم افزار باعث صرفه جویی زیادی در زمان پرسنل منابع انسانی در سازمان های بزرگ می شود که بیشتر وقت آنها صرف چندین کار HR می شود. با کمک این ویژگی، کارکنان ممکن است بدون ایجاد وقفه در کار کارکنان منابع انسانی، به نرم افزار برای به روز رسانی جزئیات برنده خود دسترسی داشته باشند. 
• هر نرم افزار منابع انسانی باید دارای ماژول مدیریت عملکرد باشد. این نرم افزار شامل پارامترها و سیستم امتیازدهی خاصی برای ارزیابی عملکرد در برابر معیارها یا پارامترهای خاص است و گزارش عملکرد کامل را به اشتراک می گذارد. نرم افزار خوب HRIS همچنین وضعیت آموزش و پیشرفت حرفه ای را ردیابی می کند. که ممکن است به متخصصان منابع انسانی در اجرای ابتکارات استراتژیک برای تقویت عملکرد کارکنان و توسعه مهارت های آنها از طریق ابتکارات T&D کمک کند. 
• از مزایای اداری نیز از این نرم افزار بهره مند می شود، زیرا گزارش هایی را در سطوح مختلف و به طور مساوی برای کارمندان ایجاد می کند. 
• نرم افزار منابع انسانی همچنین باید مفاداتی برای انتشار مشاغل، فهرست مشاغل داشته باشد و با تولید گزارش های کاربرپسند سریع در مورد متقاضیان مختلف و شرح شغل و غیره، از روند کلی استخدام پشتیبانی کند. 
• نرم افزار منابع انسانی باید دسترسی آسانی داشته باشد، به این معنی که باید از طریق هر ابزاری قابل دسترسی باشد. این انعطاف پذیری را در استفاده از نرم افزار در هر زمان و از هر مکان فراهم می کند.