ابزارهای پروژه BPI – نمودارهای پردازش اطلاعات

پروژه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار به پذیرفته‌شده‌ترین ابزار برای ایجاد تغییرات در عملیات جاری کسب‌وکار با هدف حذف افزونگی‌ها، انطباق فناوری‌های جدید، افزایش کارایی و همچنین ایجاد تغییر مورد نیاز در فرآیند مطابق با نیازمندی های کسب و کار. هدف فرآیندهای BPI افزایش کارایی عملیات و همچنین موثر ساختن آنها برای تحقق اهداف، اهداف تجاری و افزایش رضایت مشتری است.

پروژه های BPI در تمام یا هر یک از مناطق عملیاتی یک سازمان انجام می شود. مناسب بودن انتخاب یک فرآیند یا بخش خاص توسط مدیریت ارشد و روسای بازرگانی مطابق با نیازهای تجاری و انتظارات مشتری انجام می شود. گاهی اوقات مدیریت ها از پروژه های BPI برای افزایش کارایی عملیاتی داخلی و همچنین کاهش هدر رفتن حمایت می کنند.

موفقیت هر پروژه BPI به عوامل متعددی از جمله علاقه و تعهد مدیریت ارشد به پروژه به عنوان حامیان اصلی بستگی دارد. عامل مهم دیگری که به کیفیت پروژه و همچنین نتیجه کمک می کند، سطح آموزش و مهارت تیم وظیفه BPI یا تیم PIT است. تیم پیاده‌سازی پروژه باید در مفهوم و روش‌شناسی BPI و همچنین ابزارهای BPI از جمله ابزارها و روش‌های تحلیل آماری، استفاده از اصول و روش‌شناسی کیفیت و همچنین استفاده از نمودارهای جریان، آموزش کامل ببیند.

نمودارهای جریان تا حد زیادی مؤثرترین ابزاری هستند که به طور گسترده در همه زمینه ها و همه حوزه های عملیات تجاری و سازمان ها استفاده می شود. نمودارهای جریان زمانی که برای به تصویر کشیدن هر فرآیندی استفاده می شوند، می توانند تصویر را بهتر از استفاده از کلمات برای توصیف فرآیند ثبت کنند. تجسم تصویری بسیار مؤثرتر از کلمات است. بنابراین استفاده از نمودارهای جریان برای ترسیم فرآیند کسب و کار به درک فرآیندهای ساده تا پیچیده و عملکرد آن در سطح خرد، کلان و همچنین درک وابستگی متقابل با سایر فرآیندها، شناسایی ناکارآمدی ها، موانع و موانع و همچنین تعیین معیارها کمک می کند. پارامترهای اندازه گیری کارایی و اثربخشی فرآیند

انواع مختلفی از نمودارهای جریان وجود دارد که برای اهداف مختلف استفاده می شود. برخی از متداول ترین نمودارهای جریان عبارتند از: نمودارهای بلوکی، نمودارهای جریان استاندارد ANSI، نمودارهای جریان عملکردی، نمودارهای جریان خط زمانی عملکردی، نمودارهای جریان جغرافیایی و نمودارهای جریان نمایش پردازش اطلاعات و غیره.

همه نمودارهای جریان از چیزی که به عنوان نمادهای استاندارد شناخته می شود برای نقشه برداری از فرآیندها استفاده می کنند. برای تیم پروژه BPI مهم است که با نمادهای استاندارد آشنا باشند تا بتوانند نمودارهای جریان را تهیه کنند و همچنین آنها را تفسیر کنند. نمادهای استاندارد ANSI به صورت جهانی برای نشان دادن عملیات، حرکت، حمل و نقل، نقطه تصمیم گیری، و همچنین فعالیت هایی مانند بازرسی، ذخیره سازی و غیره استفاده می شود. هر فعالیت و وظیفه را می توان با استفاده از نمادهای استاندارد ترسیم کرد.

نمودار جریان پردازش اطلاعات

جدا از نمودارهای جریان فرآیند و نمودارهای جریان جغرافیایی که معمولاً مورد استفاده قرار می گیرند، نمودارهای جریان پردازش اطلاعات برای پیگیری جریان اطلاعات در برابر هر فعالیت فیزیکی یا وظیفه ای که با استفاده از انواع دیگر نمودارهای جریان نقشه برداری می شود، استفاده می شود .

هنگامی که هر فرآیند خاصی را تجزیه و تحلیل می کنید، متوجه خواهید شد که این فرآیند ترکیبی از وظایفی است که توسط کارکنان پردازش منابع فیزیکی و همچنین اطلاعات دریافت شده از طریق منابع مختلف انجام می شود. بنابراین اطلاعات به یکی از حوزه‌های اصلی تبدیل می‌شود که باید برای بهبود کارایی مورد بررسی قرار گیرد. کارکنانی که روی فرآیندها کار می کنند، انبار اطلاعات و دانش هستند. نیازی به گفتن نیست که اطلاعات، دانش و افرادی که اطلاعات را مدیریت، ارتباط و استفاده می کنند هسته اصلی فرآیند را تشکیل می دهند. عامل مهم دیگری که باید به خاطر داشت این است که هرگاه افراد درگیر ارتباطات و تبادل اطلاعات می شوند، این فرآیند پیچیده و آسیب پذیر می شود. علاوه بر این، موقعیت جغرافیایی، روش های ارتباطی و ابزارها و غیره نقش مهمی در کارایی فرآیند دارند.

نمونه ای از نمودار جریان اطلاعات