کنترل موجودی – حسابرسی موجودی و شمارش چرخه

هر گونه موجودی مواد اولیه، کالاهای تمام شده و موجودی میانی در فرآیند دارای ارزش اقتصادی بوده و در دفاتر شرکت دارایی محسوب می شود. بر این اساس، هر دارایی باید مدیریت شود تا اطمینان حاصل شود که به درستی نگهداری می شود و در محیط امن ذخیره می شود تا از سرقت، گم شدن یا سرقت و غیره جلوگیری شود.

کنترل موجودی با توجه به عوامل بسیاری اهمیت می یابد.

اول از همه موجودی مواد خام و همچنین کالاهای تمام شده می تواند در هزاران گونه SKU اجرا شود. ثانیا موجودی می تواند در یک مکان باشد یا در مکان های زیادی پخش شود. ثالثاً موجودی ممکن است نزد شرکت باشد یا ممکن است تحت نظارت یک ارائه دهنده تدارکات شخص ثالث باشد. این عوامل مستلزم ایجاد مکانیسم های نگهداری موجودی برای اطمینان از کنترل موجودی است.

کنترل موجودی نیز به عنوان یک نیاز فرآیند عملیاتی مورد نیاز است. موجودی دارای دو بعد متفاوت است. در یک سطح فیزیکی است و شامل معاملات فیزیکی و جابجایی موجودی است. در حالی که از سوی دیگر، موجودی با موجودی دفتری و موجودی انبارهای سیستمی قابل تشخیص است. این امر مستلزم اجرای مکانیسم کنترل موجودی است تا اطمینان حاصل شود که موجودی دفتری و موجودی فیزیکی همیشه مطابقت دارند.

ثالثاً موجودی کالا همیشه از طریق زنجیره تامین حرکت می کند و معاملات مختلفی را در مکان های مختلف انجام می دهد. تعداد تراکنش‌ها و رسیدگی‌هایی که از مبدأ تا مقصد طی می‌کند متعدد است. بنابراین کنترل موجودی و قابل مشاهده بودن از طریق خط لوله از جمله موجودی حمل و نقل ضروری است.

کنترل موجودی از طریق ممیزی موجودی و شمارش چرخه اعمال می شود. حسابرسی موجودی اساساً شامل حسابرسی دفاتر سهام و معاملات و تطبیق سهام فیزیکی با سهام دفتری است.

شمارش چرخه ای: شمارش چرخه به فرآیند شمارش اقلام موجودی موجود در مکان های فیزیکی اشاره دارد. بسته به ماهیت موجودی، تعداد معاملات و ارزش اقلام، شمارش چرخه می تواند به صورت دوره ای یا دائمی انجام شود.

1. تعداد چرخه روزانه: معمولاً در جایی که تعداد SKUها به همراه تعداد بالای n تراکنش و از طریق put بسیار زیاد است، شمارش چرخه روزانه آغاز می شود، جایی که در درصد معینی از مکان ها یا SKU ها به صورت روزانه شمارش می شوند و موجودی فیزیکی با آن مقایسه می شود. سهام سیستم تا پایان ماه، تمام سهام یک بار در شمارش چرخه پوشش داده می شد. 

   سیستم موجودی فهرستی را بر اساس تجزیه و تحلیل حرکات SKUهای متحرک سریع همراه با سایر ویژگی‌ها مانند مقدار و غیره ایجاد می‌کند. در برخی از سیستم‌ها، کنترل‌کننده‌های موجودی می‌توانند ویژگی‌ها را برای هر تعداد چرخه تنظیم کنند.

    

2. تعداد چرخه سه ماهه و نیمه سالانه: پایان سه ماهه فروش یا پایان فروش شش ماهه، کالاهای تمام شده و قطعات یدکی معمولاً تحت ممیزی موجودی قرار می گیرند و یک شمارش چرخه 100٪ انجام می شود. 

    

3. شمارش چرخه دیوار به دیوار: پایان سال مالی و بسته شدن دفاتر مستلزم انجام شمارش چرخه دیوار به دیوار همه سهام موجود در همه مکان‌ها و محاسبه با دفاتر حساب است. این یک الزام حسابرسی اجباری است و تا زمانی که ارقام موجودی تطبیق داده نشود، توسط حسابرسان تایید نشده و منتشر نشود، دفاتر حسابداری سال نو را نمی توان دوباره شروع کرد. 

فرآیند حسابرسی چگونه کار می کند؟

به جز شمارش چرخه های روزانه، همه شمارش چرخه های دیگر مستلزم شمارش صددرصد کل سهام با توقف تمام معاملات در طول دوره شمارش است. تراکنش های سیستم نیز تا زمانی که شمارش کامل شود مسدود می شوند.

سیستم موجودی لیست شمارش را با شماره SKU، توضیحات و شماره مکان نمایش می دهد. اپراتور به مکان می رود، SKU را بررسی می کند، تعداد موجود را می شمارد و لیست را به روز می کند، که سپس به سیستم وارد می شود. این سیستم مقدار فیزیکی را با کمیت سیستم تطبیق می دهد و گزارش مغایرت را ارائه می دهد که برای محاسبه و تنظیم موجودی بیشتر روی آن کار می شود.