مدیریت کارکنان از راه دور: چگونه یک تیم قوی از راه دور بسازیم:کار از راه دور مزایای بیشتری را برای کارفرمایان و کارمندان به طور یکسان فراهم می کند. این شامل هزینه های سربار کمتر، افزایش انعطاف پذیری و افزایش سطح آزادی است. با این وجود، هنگام مدیریت کارکنان از راه دور، چند چالش عمده وجود دارد.
در زیر، نکات مهمی را برای ایجاد انگیزه و مدیریت موثر تیم راه دور خود با تقویت پیوندهایی که باعث می شود افراد احساس ارزشمندی کنند، بیابید.
نیاز به یک تیم از راه دور متصل
در نظرسنجی ” بی میز نه بی صدا: ارتباطات کار می کند”، 4000 کارگر از راه دور احساس عدم ارتباط قابل توجهی بین خود و رهبران شرکتشان داشتند. ارتباطات، ارزش درک شده برای سازمان، و پذیرش ایده های جدید به عنوان سه موضوع اصلی در میان تیم های راه دور رتبه بندی می شوند.
به عنوان مثال، تنها 3٪ از کارمندان از راه دور گفتند که احساس می کنند با مدیران C-suite مرتبط هستند. وقتی صحبت از ایده‌پردازی تیمی به میان می‌آید، 90 درصد از مدیران معتقدند که کارکنانشان احساس راحتی می‌کنند تا ایده‌های خود را با آنها به اشتراک بگذارند، در حالی که در واقعیت، تنها 46 درصد این کار را انجام می‌دهند. علاوه بر این، بیش از نیمی از افراد در تیم‌های راه دور گفتند که احساس بی‌صدایی می‌کنند، در حالی که 83 درصد از مدیران اظهار داشتند که برای بینش کارکنان خود ارزش قائل هستند.
اتصال در مقابل جامعه را درک کنید
در حالی که بسیاری از ابزارها مانند Slack و Zoom کارمندان از راه دور را به یکدیگر متصل می‌کنند، یک برنامه فقط به اندازه کیفیت اتصال در بین اعضای تیم خود است. به همین دلیل، ایجاد حس اجتماع در گروه بر عهده رهبران است. در واقع، تحقیقات نشان می دهد که جامعه سازی هم نرخ تعامل و هم ROI را افزایش می دهد.
قبل از جلسات حضوری، معمول است که رهبران با پرسیدن سؤالاتی مانند “بچه های شما چطور هستند؟” به طور غیر رسمی با اعضای تیم درگیر می شوند. یا “برنامه شما برای آخر هفته چیست؟” هنگام کار و مدیریت از راه دور، اغلب اوقات این لحظات مهم پیوند نادیده گرفته می شوند. با این حال، پریدن «مستقیم به تجارت» می‌تواند با ایجاد احساس بیش از حد عقیم و سفت و سخت بر روی جامعه‌سازی تأثیر منفی بگذارد.
در عوض، سعی کنید جلسات را با پرسیدن سؤالات مربوط به ورود، تمجید از دستاوردها یا ارائه پشتیبانی شروع یا پایان دهید. به عنوان مثال، از این زمان برای رای دادن به کارمند هفته استفاده کنید یا 10 دقیقه را به ابراز قدردانی از یکدیگر اختصاص دهید. تمرین‌هایی که حس اجتماع را در بین کارگران از راه دور تقویت می‌کند، تیم را تقویت می‌کند. در نتیجه، ارتباط عمیق تری در درون گروه ایجاد می شود.
جلسات حضوری را حفظ کنید
دور زدن تماس‌های کنفرانس ویدیویی هنگام کار از خانه وسوسه‌انگیز است. خاموش کردن دوربین و برقراری ارتباط فقط صوتی برای رهبرانی که کارکنان از راه دور را راهنمایی می کنند آسان تر است. اما، نمایش در ویدیو ممکن است مهمتر از آن چیزی باشد که فکر می کنید.
ارائه‌دهنده کنفرانس ویدیویی Lifesize®، هنگام بررسی مشتریان خود، دریافت: «89 درصد از کارکنان از راه دور گفتند که ویدیو به آنها کمک می‌کند تا احساس ارتباط بیشتری با همکاران خود داشته باشند». علاوه بر این، این شرکت متوجه شد که 63 درصد از افراد وقتی نمی توانند از طریق ویدئو به همکاران خود بپیوندند، دلتنگ چهره همکاران خود می شوند. شگفت آورتر از همه، 98٪ گفتند که کنفرانس ویدئویی به ایجاد رابطه کمک می کند.
جلسات حضوری اعتماد و احساس ارتباط را در بین اعضای تیم ایجاد می کند. کارول کینزی گومان، کارشناس استراتژی رهبری، در مقاله‌ای برای فوربس توضیح می‌دهد : «ما بیشتر پیام (و همه ظرافت‌های احساسی پشت کلمات) را از لحن صدا، قدم زدن، حالات چهره و دیگر نشانه‌های غیرکلامی دریافت می‌کنیم. و ما به بازخورد فوری – پاسخ‌های آنی دیگران – برای کمک به سنجش میزان پذیرش ایده‌هایمان تکیه می‌کنیم.»
نشانگرهای مایل را جشن بگیرید
همانطور که در بالا ذکر شد، حفظ روحیه تیمی هنگام مدیریت کارکنان از راه دور مهم است. بخش بزرگی از تیم‌سازی در حال جشن گرفتن هیجان و شادی پیرامون دستیابی به موفقیت‌های مشترک است. علیرغم اینکه در یک محیط اداری قرار ندارند، هنوز برای رهبران مهم است که دستاوردهای تیم خود را گرامی بدارند.
به عنوان مثال، چند ایده عالی برای جشن گرفتن نشانگرهای مایل در فاصله عبارتند از:
- ایجاد یک «نمایش و بگویید» که کارکنان را تحسین می کند
- تشکر از افراد در جلسات فردی
- ارتقای اعضای تیم
- دادن پاداش
- اهدای کارت هدیه
- ارسال یادداشت یا هدیه شخصی “تشکر” به خانه آنها
- ارائه مرخصی در صورتی که پروژه زودتر به اتمام برسد
- افزودن روزهای مرخصی با حقوق به بسته مزایای افراد
ایجاد مرزهای ارتباطی
ارتباط “افتاده ای” می تواند تمرکز یک فرد را کاهش دهد و منجر به کاهش بهره وری شود. به همین دلیل است که تنظیم یک ریتم برای ارتباطات در مدیریت کارکنان از راه دور مهمتر از همیشه است. در مورد آن اینگونه فکر کنید: در یک محیط اداری، بدون در زدن وارد دفتر کسی نمی شوید.
درعوض، برای هر فرد یک زمان ایده آل برای سوالات و بررسی ها تعیین کنید. برای تعیین این زمان‌ها، از افراد بپرسید که معمولاً چه زمانی ناهار یا استراحت‌های کوتاه روزانه می‌خورند. برنامه ریزی جلسات قبل یا بعد از استراحت باعث کاهش وقفه در ساعات اوج بهره وری می شود. علاوه بر این، احترام به مرزهای ارتباطی نشان دهنده احترام به زمان اعضای تیم است.
سایر اعمال مرزهای ارتباطی سالم عبارتند از:
- یک جمع بندی صبحگاهی مجازی (15 دقیقه)
- هدف اصلی روز هر کارمند را مشخص کنید.
- بلوک های موجود در مواردی را که در انتظار آنها هستند آدرس دهید.
- بعد از رسیدن به هدفشان مشخص کنید که چه اتفاقی می افتد.
- با اشتراک گذاری 2-3 به روز رسانی در مورد پیشرفت کار را به پایان برسانید.
- در صورت نیاز، با تماس با کارمندان برای گفتگوی طولانی‌تر دنبال کنید.
- برنامه ریزی یک جلسه هفتگی طولانی تر رهبری (1 ساعت)
- هفته ای یک بار با تیم رهبری ملاقات کنید.
- از طریق تمرین “چه کار می کند، چه چیزی شکسته است، چه چیزی از دست رفته” کار کنید.
- آنچه را که به آرامی اجرا می شود در مقابل جایی که تیم می تواند پیشرفت کند، تجزیه و تحلیل کنید.
- استراتژی ها یا وظایف تعیین شده را با بقیه اعضای تیم در میان بگذارید یا به آنها محول کنید.
- برای جمع بندی پایان روز (15 دقیقه) ملاقات کنید
- در صورت نیاز اینها را ایجاد کنید.
- از هر یک از اعضا بخواهید که یک بالا و یک پایین روز خود را به خاطر بیاورند.
- با یک دستاورد ارتباط برقرار کنید.
- از رهبر تیم بخواهید یک مرور کلی از روز ارائه دهد.
- جلسه را با احساس انگیزه و تشویق به پایان برسانید.
شخصیت تیم خود را بشناسید
کار از خانه همچنان به کار تیمی و تعامل منظم در یک محیط اجتماعی (البته آنلاین) نیاز دارد. مسلماً تشکیل این پیوندها از طریق اینترنت دشوارتر است. شناخت شخصیت‌های فردی می‌تواند به افزایش ارتباط مؤثر بین کارفرمایان و کارکنان دورکار آنها کمک کند.
اصلی‌ترین ویژگی‌های شخصیتی که رهبران باید با آنها آشنا باشند، درونگرایی و برونگرایی است. الین هیوستون در مقاله‌ای برای positivepsychology.com توضیح می‌دهد : «در موقعیت‌های اجتماعی، شخصیت‌های برون‌گرا و درون‌گرا رفتارهای بسیار متفاوتی از خود نشان می‌دهند.» برونگراها ترجیح می دهند به دنبال، درگیر شدن و لذت بردن از تعاملات اجتماعی باشند، در حالی که درونگراها تمایل دارند در محیط های اجتماعی محتاط و گوشه گیر باشند.
حقیقتاً ، اکثر مردم دو گرا هستند اما نمی دانند چگونه درونگرایی و برونگرایی خود را به بهترین نحو مدیریت کنند. به همین دلیل است که رهبران باید سیستم ها و ساختارهایی را برای ارتباط منظم بسازند. در نتیجه تعادل بیشتری در طول تعاملات تیمی وجود خواهد داشت.
برای بینش بیشتر در مورد ویژگی های شخصیتی یک فرد، سعی کنید از کارکنان راه دور استفاده کنید:
- تست دیسک
- تست مایرز-بریگز
- تست انیاگرام
تست‌های شخصیتی می‌توانند به رهبران کمک کنند تا بفهمند چه چیزی هر فرد را برمی‌انگیزد و چه چیزی در بهره‌وری و رضایت شغلی کلی آنها اختلال ایجاد می‌کند.
دریابید که چه چیزی آنها را تشویق می کند
یکی از راه‌های اصلی برای اطمینان از انگیزه ماندن کارکنان و پیمانکاران، از طریق مشارکت دادن رهبری است. علاوه بر این، اطمینان از اینکه کارگران از راه دور احساس می کنند که در کسب و کار سهمی دارند، به حفظ رضایت شغلی کمک می کند. به همین دلیل، مشارکت به طور مثبت بر سطوح بهره‌وری، توانایی‌های دستیابی به هدف و حفظ تأثیر می‌گذارد.
مهم این است که بنشینید و بفهمید که چه چیزی باعث انگیزه کارکنان می شود. نویسنده دن پینک در کتاب Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us ، می گوید افرادی که مسئول انجام کارهای پیچیده هستند، در درجه اول با سه چیز انگیزه می گیرند:
- تسلط
- خودمختاری
- هدف
هنگام تعیین عوامل انگیزشی هر فرد، سوالاتی در رابطه با این سه زمینه بپرسید. در نهایت، تنها راه برای تعیین اینکه یک فرد از زندگی چه می خواهد این است که از او بپرسید. در نتیجه، رهبرانی که نیازها و خواسته‌های کارکنان خود را می‌دانند، می‌توانند با همسو کردن اهداف شرکت با پاداش‌های شخصی دلخواه، به طور مؤثرتری مشارکت کنند.
با تمرکز بر روابط، تیم های راه دور را مدیریت کنید
کار از راه دور به معنای کار در انزوا نیست. بدون شک، رهبرانی که مسئولیت مدیریت کارکنان از راه دور را بر عهده دارند، می توانند با تمرکز بر ایجاد روابط، تیم خود را تقویت کنند. با انجام این کار، افرادی که از خانه کار می کنند احتمالاً در شرکت خود احساس اجتماعی بیشتری می کنند.
بدون نظر