چطور مدیر خود را مدیریت کنیم؟:
فصل ۱۰: مدیریت مدیر شما
«پس از یک نگاه به این سیاره، هر بازدیدکننده‌ای از فضا خواهد گفت: “من می‌خواهم مدیر را ببینم.”»
~ ویلیام اس. باروز
درس ۳۴: شما باید مدیر خود را مدیریت کنید
همه باید رابطه‌ای که با مدیر خود دارند را مدیریت کنند. اما بسیاری از مردم فقط بدون توجه به آن، کار خود را پیش می‌برند. مدیریت مدیر شما برای داشتن یک رابطه عالی، ایجاد اعتماد و ساختن شغل شما ضروری است.
آیا فکر می‌کردید فقط مدیر شما مدیریت می‌کند؟ دوباره فکر کنید. افراد بسیار موفق مدیر خود را مدیریت می‌کنند.
درس ۳۵: بدون غافلگیری
هیچ‌کس غافلگیری را دوست ندارد، اما مدیران به دلیل شغلشان واقعاً از غافلگیری متنفرند. آنها چیزهای زیادی برای فکر کردن دارند. شغل آنها در حال juggling ده‌ها توپ در هوا به طور همزمان است. آخرین چیزی که می‌خواهند یا نیاز دارند این است که یکی از کارکنانشان یک بمب “غافلگیری!” روی میزشان بیندازد.
یک بمب “غافلگیری” ممکن است به معنای واقعی کلمه روز مدیر شما را به هم بریزد. این یک چیز غیرمنتظره دیگر خواهد بود که آنها باید با آن کنار بیایند زیرا شما نتوانستید یا نخواستید آن را مدیریت کنید. آیا واقعاً می‌خواهید چنین اتفاقی بیفتد؟ فکر می‌کنید مدیر شما چگونه واکنش نشان خواهد داد؟
در اینجا نحوه جلوگیری از غافلگیر کردن مدیرتان آمده است:
- انتظارات قابل دستیابی تعیین کنید.
- هر چه زودتر به آنها هشدار دهید.
- کار را برای آنها آسان کنید.
- یک منطقه عاری از درام ایجاد کنید.
- آنچه را که می‌گویید انجام می‌دهید، انجام دهید.
- قابل اعتماد و مورد اطمینان باشید.
- همیشه آنها را خوب جلوه دهید.
- با یک مشکل، راه‌حل داشته باشید.
انتظارات قابل دستیابی را تعیین کنید
بخش قبلی در مورد اهمیت مذاکره اهداف و ضرب‌الاجل‌های واقع‌بینانه و قابل دستیابی برای پروژه‌ها و محصولات قابل تحویل صحبت کرد. این به ویژه برای مدیریت مدیر شما صادق است. اگر به زمان بیشتری نیاز دارید، تا روز آخر برای درخواست ۲ هفته دیگر صبر نکنید. این را در ابتدای پروژه درخواست کنید.
عدم تعیین انتظارات قابل دستیابی با مدیرتان یکی از بهترین راه‌ها برای غافلگیر کردن آنهاست. بدتر از آن، آنها کمتر به شما اعتماد خواهند کرد و احتمالاً احساس نیاز به نظارت دقیق‌تر بر کار شما را خواهند داشت.
اگر انتظارات قابل دستیابی را تعیین کنید و آنها را محقق کنید، فکر می‌کنید مدیر شما چه احساسی نسبت به شما خواهد داشت؟
درس ۳۶: هر چه زودتر به آنها هشدار دهید
وقتی مشکل را در راه می‌بینید، به آنها اطلاع دهید!
شما شهود دارید، بنابراین می‌دانید که چه زمانی چیزی درست به نظر نمی‌رسد. این می‌تواند صدای کوچک شما باشد که می‌گوید “فکر نمی‌کنم این فروشنده به ضرب‌الاجل خود عمل کند”، یا می‌تواند “با این نرخ، بودجه سالانه تبلیغات ما را در ۶ ماه به باد خواهم داد.” نکته این است که همیشه نشانه‌هایی وجود دارد که چیزی اشتباه پیش خواهد رفت؛ خواه ۳ ماه یا ۳ روز دیگر باشد. وظیفه شما این است که آن نشانه‌ها را تشخیص دهید و کاری در مورد آنها انجام دهید!
باید به مدیر خود هشدار دهید وقتی فکر می‌کنید هر اتفاق منفی ممکن است رخ دهد – این “داد زدن برای گرگ” نیست. این “بالا بردن پرچم” و گفتن “ما باید این را بررسی کنیم تا ریسک، تأثیر آن بر پروژه را تشخیص دهیم و در صورت لزوم اقدامات پیشگیرانه را به کار گیریم” است. همچنین، به مدیر زمان می‌دهد تا فکر کند – شما در لحظه آخر به آنها نمی‌گویید، بنابراین زمان برای ارائه یک برنامه کاهش ریسک خوب و سنجیده شده وجود دارد.
چنین گفتگویی فرصتی برای بحث کامل در مورد وضعیت و ایجاد اعتماد نیز هست. مدیر شما خواهد دانست که شما به آنها هشدار می‌دهید تا از شکست در جایی محافظت کنید و آنها از آن قدردانی خواهند کرد.
درس ۳۷: کار را برای آنها آسان کنید
تعاملات با مدیر خود را دلپذیر و قابل پیش‌بینی کنید تا او بتواند هنگام صحبت با شما آرامش داشته باشد. به عنوان مثال، اگر با او جلسه‌ای دارید و می‌خواهید در مورد یک ایمیل یا چندین ایمیل که در هفته گذشته برای او ارسال کرده‌اید صحبت کنید، آن ایمیل‌ها را چاپ کرده و برای جلسه همراه خود داشته باشید. انتظار نداشته باشید که او ایمیل شما را به خاطر بسپارد یا بداند کجاست.
چه کاری می‌توانم انجام دهم تا این هفته کارها را برای مدیرم آسان‌تر کنم؟
درس ۳۸: یک منطقه عاری از درام ایجاد کنید
تجربه سفر با هواپیما را در نظر بگیرید: بستن چمدان، آماده شدن برای سفر، رسیدن به فرودگاه، تحویل چمدان، نگرانی در مورد دیگران (اگر بچه‌ها همراهتان هستند)، گرفتن کارت پرواز، عبور از بازرسی امنیتی TSA، راه رفتن به گیت، انتظار، راه رفتن به گیت دیگر (اگر گیت تغییر کرده باشد)، مراقبت از غریبه‌ها و سارقان، سوار شدن به هواپیما و مرتب کردن کیف‌های دستی خود. سپس می‌نشینید. آیا احساس آرامشی را به خاطر دارید که بالاخره بعد از تمام آن تلاش نشستید؟
روز یک مدیر مانند سفر روزانه با هواپیما است. ده‌ها چیز برای نگرانی و مراحل پیچیده زیادی وجود دارد. فقط زمانی که روز تمام شود مدیران می‌توانند آرامش و استراحت کنند (و این فقط در صورتی است که تلفن و کامپیوتر خود را خاموش کنند). مگر اینکه شما یک منطقه عاری از درام ایجاد کنید. آنگاه مدیر شما می‌تواند در آن جلسه آرامش داشته باشد.
مدیران اغلب شغل مدیریت را هم “بهترین جهان‌های ممکن” و هم “اثبات اینکه هیچ کار خوبی بدون مجازات نمی‌ماند” می‌نامند. این به این دلیل است که مردم مانند بچه‌های مهدکودک رفتار می‌کنند. غر زدن، بحث و جدل، از دست دادن ضرب‌الاجل‌ها، ناراحت کردن مشتریان، غیبت بدون دلیل، کارمندانی که ناهارهای ۲ ساعته می‌خورند، از دست دادن جلسات کلیدی، محصول کار با کیفیت پایین و غیره.
منطقه عاری از درام به این معنی است که شما فرد بالغ در اتاق هستید. به این معنی است که رفتار شما هر روز یکسان است – بدون غر زدن، بدون غافلگیری، بدون مشکل، بدون درام. جلسه شما با آنها ممکن است تنها جلسه آسان و عاری از درام آنها در تمام هفته باشد. شما برای آنها تبدیل به یک متحد قابل اعتماد می‌شوید؛ یک نفر کمتر که باید نگرانش باشند.
درس ۳۹: آنچه می‌گویید انجام خواهید داد
آنچه را که می‌گویید انجام خواهید داد، انجام دهید. وقتی با مدیر خود تعهدی می‌دهید، به آن تعهد احترام بگذارید. اگر می‌گویید شنبه ساعت ۷ صبح برای آماده کردن بسته‌ها برای ارسال ساعت ۱۰ صبح برای نمایشگاه تجاری دوشنبه آینده حاضر خواهید شد، بهتر است ساعت ۷ صبح آنجا باشید. حضور در ساعت ۸ صبح هیچ امتیازی برای اعتماد به شما کسب نمی‌کند. به خصوص اگر متوجه شوید که مدیر شما آمده و کار شما را تمام کرده است.
اگر این نوع اعتماد و انتظار را با مدیر خود ایجاد نمی‌کنید و بر اساس آن عمل نمی‌کنید، در نهایت ممکن است پشیمان شوید.
درس ۴۰: قابل اعتماد و امین باشید
هیچ چیز به اندازه قابل اعتماد و امین بودن و انجام مداوم این کار در طول یک دوره اثبات شده، نشان نمی‌دهد که مدیر خود را دوست دارید و به او احترام می‌گذارید. این استاندارد طلایی است که همه باید برای رسیدن به آن تلاش کنند. اگر این کار را نمی‌کنید، دوباره فکر کنید که آیا واقعاً می‌خواهید آن شغل را انجام دهید.
جایگزین قابل اعتماد و امین بودن این است که شما به یک مسئولیت یا یک متغیر منفی برای مدیر تبدیل شوید. مسئولیت‌ها و متغیرها کاهش می‌یابند یا حذف می‌شوند. سوالی هست؟
درس ۴۱: همیشه آنها را خوب جلوه دهید
همیشه تلاش کنید تا مدیر خود را خوب جلوه دهید. آنها نمی‌توانند همیشه همه جا باشند و شما در غیاب آنها نماینده آنها هستید. اگر فکر می‌کنید هر کاری که انجام می‌دهید فقط نماینده خودتان هستید، دوباره فکر کنید. شما برای کسی کار می‌کنید و آن شخص مسئول شماست. اگر کاری اشتباه انجام دهید، آنها باید پاسخگو باشند، نه شما. آنها کسی می‌شوند که باید “چیزی” را مدیریت کنند.
وقتی مدیر خود را نمی‌بینید، به این دلیل است که او با جدیت روی چیزی کار می‌کند – حتی ممکن است برای انجام کار در قسمت دیگری از ساختمان پنهان شود. دلیل دیگری برای غیبت مدیران از دید وجود ندارد.
اگر مدیر شما پروژه‌ای را برای شما تعریف کند و نتیجه آن خوب باشد، به آنها به خاطر نقششان در پروژه اعتبار لازم را بدهید – مستقیماً از آنها تمجید کنید. آنها هرگز چنین تمجیدی را از کارمندان دریافت نمی‌کنند، بنابراین از آن قدردانی خواهند کرد. برای روشن شدن، من در مورد چاپلوسی صحبت نمی‌کنم؛ من فقط در مورد تمجید صمیمانه و شایسته صحبت می‌کنم.
ممکن است این برای شما شوکه‌کننده باشد، اما مدیران فقط انسان هستند – درست مثل من و شما. مدیران از کمال فاصله زیادی دارند. گاهی اوقات چیزهایی را فراموش می‌کنند، در کاری شکست می‌خورند، چیزی را اشتباه به خاطر می‌آورند. وقتی این اتفاق می‌افتد، کسی نباشید که ساکت می‌نشیند یا آنها را در موقعیت دشوار قرار می‌دهد. فردی باشید که این سوال را می‌پرسد: “چه کاری می‌توانم انجام دهم تا به شما در حل این مشکل کمک کنم؟” مدیران می‌توانند و خواهند شکست خورد، مانند هر کس دیگری.
آخرین باری که در رسیدن به هدفی کوتاهی کردید، مدیرتان به شما چه گفت؟
درس ۴۲: با مشکلات، راه‌حل‌ها را همراه داشته باشید
وقتی با مشکلی یا مانعی به مدیر خود مراجعه می‌کنید، لیستی از راه‌حل‌ها را همراه داشته باشید. انتظار نداشته باشید که مدیرتان به سادگی آن را برای شما حل کند. فقط کودکان از والدین خود انتظار دارند که همه چیز را درست کنند.
مدیران به حل‌کننده‌های مشکل نیاز دارند، زیرا دنیا و کار پر از مشکلات است. بنابراین، در حالی که یکی از وظایف آنها “برداشتن موانع” از سر راه شماست، درست نیست که آنها مجبور باشند بهترین راه‌حل را پیدا کنند. شما متخصص موضوع هر آنچه که در حال رخ دادن است هستید؛ مدیر شما ممکن است چیزی در مورد آن نداند.
هنگامی که تشخیص دادید مشکلی دارید که نیاز به نظر یا کمک مدیرتان دارد، وقت بگذارید تا سناریوهای مختلفی را برای حل مشکل توسعه دهید. مشکل و راه‌حل‌ها را روی کاغذ یا اسلاید رسم کنید. سپس به مدیر خود مراجعه کنید و بگویید: “من مشکلی دارم که نیاز به بررسی و نظر شما دارد. آیا می‌توانید به آنچه برای راه‌حل‌های احتمالی آماده کرده‌ام نگاهی بیندازید؟” این کار مدیر شما را به وجد خواهد آورد زیرا باز هم، بیشتر مردم زحمت این کار را به خود نمی‌دهند.
خلاصه
قواعدی برای مدیریت مدیر شما وجود دارد. اینها شامل:
- هرگز مدیر خود را غافلگیر نکنید.
- همیشه زمانی که مشکلی را در راه می‌بینید به آنها هشدار دهید.
- در یک منطقه عاری از درام عمل کنید و آن را با مدیر خود به اشتراک بگذارید.
- فرد بالغ در اتاق باشید، نه کودک.
- همیشه مدیر خود را خوب جلوه دهید.
- وقتی مشکلی دارید، با راه‌حل‌ها به آنها مراجعه کنید.
سؤالاتی که باید از خود بپرسید
- آخرین باری که مدیری را غافلگیر کردم، واکنش او چه بود؟ عواقب آن برای من چه بود؟
- آیا در گذشته مشکلی را در راه دیده‌ام و آن را تشخیص نداده‌ام؟ اگر چنین است، چرا؟ نتیجه نهایی چه بود؟
- آیا در یک منطقه عاری از درام کار می‌کنم یا منطقه درام ایجاد می‌کنم؟ اگر درام ایجاد می‌کنم، چرا؟ از آن چه چیزی به دست می‌آورم؟ آیا زندگی کاری من بهتر یا بدتر می‌شود؟
- آیا من کودک یا بزرگسال در اتاق هستم؟ اگر کودک هستم، چرا؟ از کودک بودن چه چیزی به دست می‌آورم؟ آیا این کار به نوعی من را خوشحال می‌کند؟
آخرین باری که با مشکلی به مدیر مراجعه کردم، آیا راه‌حل‌ها را نیز همراه داشتم؟ اگر نه، چرا نه؟ آیا فکر می‌کردم او می‌تواند تمام مشکلات من را حل کند؟ نتیجه چه بود؟ بعد از آن چه احساسی داشتم؟
بدون نظر