دوره مدیریت دفتر – نقش ها و مهارت ها
بررسی اجمالی
آکادمی آموزش و توسعه بریتانیا این دوره را به شرکت کنندگان خود ارائه می دهد تا به آنها کمک کند نحوه سازماندهی یک دفتر را برای ارائه بهینه کارایی و اثربخشی لازم برای انجام و مدیریت تجارت در یک سازمان بیابند. در صورت عدم کارایی در اداره امور دفتر، حواس مدیران از کار اصلی خود منحرف می شود که این امر سازمان را از دستیابی به اهداف خود باز می دارد، بنابراین این دوره به شرکت کنندگان کمک می کند تا مبانی منطقی اصلی و اصلی را بشناسند. کارهای اداری مختلف و همچنین به آنها کمک می کند تا اعتماد به نفس خود را افزایش دهند و مهارت های خود را افزایش دهند.
اهداف و گروه هدف
گروه هدف دوره:
- پرسنل مسئول مدیریت دفتر و انجام معاملات و رویه های اداری روزانه.
اهداف دوره:
- برای آشنایی شرکت کنندگان با بهترین شیوه های عملی رویه های اصلی در دفتر.
- این که شرکت کنندگان نقش خود را در این شیوه ها و مشارکت آنها در دستیابی به اهداف و حمایت از سازمانی که در آن کار می کنند، درک کنند.
- که شرکت کنندگان اهمیت روابط کاری در محیط کار در دفتر را درک می کنند.
- این که شرکت کنندگان بتوانند مهارت های شخصی خود را در ارتباط و برخورد با دیگران در سازمانی که در آن کار می کنند، توسعه دهند.
- این که شرکت کنندگان بتوانند یک برنامه عملیاتی برای ارتقاء و دستیابی به بهبود در دفاتر خود در سازمانی که در آن کار می کنند تهیه کنند.
محتوای برنامه
منشی اجرایی و مدیریت دفتر :
- مفهوم منشی و اهمیت آن
- اهمیت کار اداری و وظایف مدیریت اداری.
- وظایف، مسئولیت ها و ویژگی های مدیر دفتر و معاون اداری
- و دبیر اجرایی
- مهارت های ارتباطی.
- مدیریت زمان و اولویت بندی
- برگزاری جلسات و سازماندهی سفرها.
- رسیدگی به تماس های تلفنی و بازدیدکنندگان.
- محیط فیزیکی در دفتر مدرن.
- دفتر مدرن، فناوری اداری.
مهارت های ارتباطی و هنر گفتگو:
- مفهوم و اهمیت ارتباطات.
- عناصر ارتباطی
- انواع ارتباطات
- ارتباط کلامی و غیرکلامی.
- آداب ارتباط و گفتگو با دیگران با استفاده از همه ابزار.
- روش های مدرن و استفاده از فناوری برای تقویت ارتباطات، گفتگو و روابط.
روشهای فنی تنظیم اوراق و اسناد:
- مقام دفتر یعنی در ثبت اسناد.
- ویژگی های کارکنان ثبت احوال
- روابط با نامه های اداری.
- مبدأ و مرحله اسناد.
- خط مشی دسترسی به سوابق
- توزیع، حفاظت و ترتیب.
- ضبط و بازیابی پیام ها و اسناد.
- جداسازی، انتقال و از بین رفتن ضبط ها.
- تخصص ها و ابزارهای پیشرفته در زمینه تبادل، ثبت و استرداد.
تهیه گزارش و مکاتبات:
- معنی و انواع پیام ها و داده ها.
- داده های طاقچه برای مدیریت
- انرژی ها و توانایی های لازم برای رشد نوشتن و خواندن.
- ویژگی ها و اشتراک داده های خوب
- نحوه نوشتن پیام و داده
- تصاویر در داده ها
- کامپیوتر و نمایش پیام ها و داده ها.
- نقص های غالب در نوشتن پیام ها و داده ها.
قابلیت های منشی پیشرفته:
- وظیفه معاون اداری در موسسه و ویژگی های معاون اداری
- قابلیت های ارتباطی در دفاتر منشی
- تهیه فهرست دستاوردها، سوابق ملاقات، و ترتیب سفر
- ترتیب کارهای اداری: قرار ملاقات ها، زمان، سازماندهی کار بر اساس اولویت
- ارتباط با دیگران و تاثیر کار در دفاتر منشی
- تسهیل امور اداری و استفاده موفق از تلفن
- منشی عملی
- استفاده از ابزار، فرآیندها و تجهیزات پیشرفته اداری
منشی اجرایی و مدیریت دفتر:
- واقع گرایی اداری اداری
- شرح وظایف، تعهدات و کیفیات مدیر دفتر، معاون اداری و منشی مستقیم
- قابلیت های ارتباطی
- سازماندهی زمان و تعیین اولویت ها
- ترتیب جلسات و ترتیب سفر
- با تماس های تلفنی و بازدیدکنندگان تعامل داشته باشید
- عوامل فیزیکی در دفتر مدرن
- پیام ها، بیانیه ها و کتاب های داخلی
- تنظیمات و تخصص های اداری
- مدارک مربوط به کار و ترتیبات اداری
منشی الکترونیکی
- روش های پیشرفته در دبیرخانه
- وضعیت تخصص های پیشرفته در منشی کاری
- بیانیه اطلاعات کامپیوتر
- ترتیب الکترونیکی داده های افراد
- تنظیم الکترونیکی قرار ملاقات و شرح وظایف در دفاتر منشی
- برگزاری جلسات به صورت الکترونیکی
- تنظیم الکترونیکی سوابق و اسناد
- تنظیم الکترونیکی قرار ملاقات و شرح وظایف در دفاتر منشی
- ارتباطات الکترونیکی (اینترنت و ایمیل)
خودسازی برای دستیاران اداری و آداب
- معنای هنر آداب، خاستگاه و جایگاه آن در تخصص های منشی
- بدون جهت و پیشرفت شخصی کار کنید
- ایده ها و روش های مناسب را توسعه دهید
- قابلیت استفاده از گوشی
بدون نظر