برنامه ریزی برای پیاده سازی سیستم

برنامه ریزی اولین گام در پیاده سازی سیستم است . این کارکرد بسیار اساسی است که به طور مؤثر سؤالات اساسی را توصیف می کند که چگونه، کجا و چه زمانی می توان اهداف را محقق کرد یا به عنوان یک چارچوب راهنما عمل می کند. برنامه ریزی به همان اندازه مستلزم ارزیابی دقیق منابع موجود و چالش هایی است که تیم ممکن است در حین رسیدن به اهداف/اهداف تجاری خود با آنها روبرو شود.

به گفته Koontz & O’Donell، “برنامه ریزی شامل تصمیم گیری های پیشرفته در مورد آنچه که باید انجام شود، چگونه باید انجام شود و چه کسی ملزم به انجام آن است.” از سوی دیگر، پیاده سازی، فرآیند اجرای طرح پیشنهادی است . برنامه ریزی چارچوبی را برای اجرای موفقیت آمیز یک سیستم یا یک ماژول ایجاد می کند. مراحل کلیدی که اساساً در کل فرآیند دخیل هستند در زیر مورد بحث قرار می گیرند:

مدیر پروژه یا رهبر پروژه: مدیر پروژه فردی حرفه ای است که مسئول برنامه ریزی و اجرای پروژه ها در زمان بندی و منابع از پیش تعریف شده است. مدیران پروژه را می‌توان با استفاده از سه تکنیک ممکن استخدام کرد، اما ویژگی‌ها یا ویژگی‌های اساسی خاصی در مدیران پروژه الزامی است. یک مدیر پروژه باید دانش کافی برای اجرای پروژه کامل در زمان و بودجه تعیین شده داشته باشد. او باید رهبر خوبی باشد و با تکنیک های مختلف و روش های پروژه آشنا باشد. او همچنین باید ارتباط خوبی داشته باشد.

مدیران پروژه را می توان از منابع خارجی استخدام کرد، به عنوان مثال، یک مشاور باید تعیین شود. این روش بسیار گران است و همچنین نیاز به تخصص برای استخدام مشاور مناسب در چارچوب بودجه و قرارداد دارد. گزینه دوم نیز استخدام یک مدیر تمام وقت از یک موسسه مدیریت پروژه است. حتی اگر این گزینه نسبت به استخدام یک مشاور خارجی هزینه کمتری دارد، اما این امر عاری از محدودیت نیست.

برای استخدام یک مدیر پروژه با مسئولیت تخصصی مدیریت پروژه ها، یک سازمان باید پروژه های زیادی را با خود و همچنین در آینده داشته باشد. گزینه سوم این است که مدیری را انتخاب کنید که قبلاً در اجرای پروژه مشارکت داشته و ممکن است به طور موقت به عنوان سرپرست پروژه برای آن پروژه خاص عمل کند.

کمیته راهبری/منشور پروژه: مدیر پروژه توسط تیمی از افراد کمک می‌کند که به مدیر در پیگیری فرآیند اجرا کمک می‌کنند، که به عنوان کمیته راهبری شناخته می‌شود که در مورد اولویت‌های تجاری یک سازمان تصمیم می‌گیرد و عملیات آن را مدیریت می‌کند. ویژگی های کلیدی یک کمیته راهبری “خوب” عبارتند از:

• کمیته راهبری اساساً باید رقابت سالمی را بین شرکت کنندگان ایجاد کند و محیط کاری مناسبی را برای تسهیل دستیابی به اهداف ایجاد کند. 

   

• کمیته راهبری باید مکانیسم هایی را برای انجام کارها تضمین کند. 

   

• کمیته راهبری باید مطمئن شود که پروژه تمام نیازهای شرکت کنندگان را برآورده می کند. 

   

• تصمیم گیرنده نهایی در رسیدگی به مسائل حقوقی، فنی، مدیریت هزینه، فرهنگی و پرسنلی. 

منشور پروژه به عنوان بیانیه ای از محدوده و اهداف شرکت کنندگان در یک پروژه تعریف می شود. آی تی:

• یک جهت استراتژیک را با ایجاد همسویی بین اهداف پروژه و اهداف یا استراتژی های سازمانی ارائه می دهد. 

   

• توضیح یا وضوح در مورد محدوده پروژه ارائه می دهد 

   

• انتخاب تیمی از افراد و کارشناسان 

   

• فرآیند تصمیم گیری درگیر است 

   

• فرآیند بازخورد مشتریان 

   

• روش های مدیریت پروژه مورد استفاده 

   

• بودجه و 

   

• محدودیت در پروژه 

تیم پیاده‌سازی: مدیر پروژه توسط متخصصان فنی و کاربردی که از الزامات عملیاتی و توسعه نرم‌افزار مراقبت می‌کنند پشتیبانی می‌شود. اعضای تیم عملکردی اساساً از بخش منابع انسانی هستند که دانش گسترده ای در مورد عملکرد منابع انسانی و فرآیندهای دخیل در آن دارند. از سوی دیگر، متخصصان فنی دارای تخصص فنی قوی و دانش لازم برای ادغام فرآیندهای منابع انسانی با فناوری اطلاعات هستند.

محدوده پروژه: برای مدیریت اثربخش پروژه مهم است. پروژه ها باید با دقت برنامه ریزی و اجرا شوند و در صورتی که محدوده پروژه به وضوح تعریف شده باشد، این امکان فراهم می شود. محدوده پروژه امکان پیگیری نقشه راه از پیش تعریف شده، منابعی که ممکن است در آن دخیل باشد و مهلت هایی که قرار است پروژه طی آن تکمیل شود را فراهم می کند.

حامی مالی مدیریت : حمایت مالی مدیریت و مدیریت پروژه به یکدیگر وابسته هستند و با یکدیگر مرتبط هستند. مسئولیت هر گونه تغییر در پروژه، اعم از افزودن یا حذف یا تغییر پروژه، مدیریت است. مدیران ارشدی که تجربه گسترده و توانایی های اثبات شده در پروژه ها دارند، پذیرش رسمی خود را بر اجرای پروژه به عنوان حامی ارائه می کنند.

نقشه برداری فرآیند: این یکی از حیاتی ترین مراحل درگیر در پیاده سازی یک سیستم است، زیرا سیستم ها و فرآیندهای درگیر در مرحله پیاده سازی را برجسته می کند، ایده روشنی در مورد فرآیندهای کلیدی موجود و تغییرات مورد نیاز برای پیاده سازی سیستم ارائه می دهد. این شامل توسعه نمودارهای جریانی است که می تواند ایده روشنی در مورد فرآیندها ارائه دهد، عناصر داده ای را که پیاده سازی شده اند و منبع آنها را شناسایی کند، هر فرآیند و در خروجی موجود را اصلاح کند. علاوه بر فلوچارت، از ابزارهای دیگری نیز برای نقشه برداری استفاده می شود.

ابتدا تک تک فرآیندهای تابع منابع انسانی شناسایی شده و سپس بر اساس آن فلوچارتینگ انجام می شود. به طور کلی یک الگو برای درک بهتر تشکیل می شود که حاوی تمام توضیحات عملکرد تجارت و رویه ها است. پس از تکمیل نقشه‌های فرآیند، همه در یک نمودار بزرگ جمع‌آوری می‌شوند که به ما یک نمای کلی از فرآیندهای سازمان می‌دهد که در مکانی آسان برای دسترسی الکترونیکی ذخیره می‌شوند.

پیاده سازی نرم افزار: زمانی که برنامه ریزی، حمایت مالی و همچنین نقشه برداری انجام شد، اکنون مرحله اجرای نهایی نرم افزار است. ابتدا شرایط سخت افزاری بررسی می شود، یعنی تمام قسمت های پیاده سازی نرم افزار. سپس فرآیند پیاده‌سازی نرم‌افزار با تعیین اینکه کدام داده‌های گذشته باید به دست آیند آغاز می‌شود. هر مرحله از فرآیندهای منابع انسانی با فرآیند HRIS مطابقت دارد. فرآیند مستندسازی آخرین مرحله است.

سفارشی سازی: سفارشی سازی ها فرصت زیادی را به بخش منابع انسانی ارائه می دهد تا فرآیندهای عملکردی خود را با نرم افزار مطابقت دهد. سفارشی سازی زمینه ای برای بهبود مستمر فراهم می کند و دستیابی به اهداف تجاری را از طریق راه حل های قوی تسهیل می کند. سفارشی‌سازی شامل ارتقای مداوم نرم‌افزار و مستلزم هزینه‌های هنگفت نگهداری است.

مدیریت تغییر: در این فرآیند پذیرش کاربر مشخص می شود که آیا کاربران منابع انسانی مفهوم HRIS را قبول دارند یا خیر. کارکنان ممکن است در پذیرش آن با مشکل مواجه شوند، بنابراین، باید آموزش مناسبی در مورد فرآیندهای سیستم داده شود.

“Go Live!”: این صحنه برای بازدیدکنندگان است. در اینجا در این مرحله، ممکن است نرم افزار قدیمی بلافاصله با معرفی نرم افزار جدید خاموش شود یا ممکن است مراحل آموزشی یا آموزش دانش مناسب نرم افزار قبل از تعامل وجود داشته باشد.

ارزیابی پروژه: پس از اجرای پروژه، ارزیابی مستمر برای شناسایی نقاط ضعف یا ایرادات عمده در سیستم و تدوین برنامه اقدام برای رفع این ایرادات مورد نیاز است.

مشکلات احتمالی: این آخرین مرحله ای است که در آن موارد خاصی در نظر گرفته می شود:

• طرح ضعیف و دامنه ضعیف آن.
• نقشه برداری نامحدود
• عدم ارزیابی تغییرات داخلی و همچنین محیطی.
• اجرای اشتباه ارزیابی