شرکت های چند ملیتی با مشکل مدیریت دانش مواجه هستند. صنایعی مانند نرم افزار و ITES کارکنان بسیار ماهر را استخدام می کنند تا برای آنها کار کنند. با این حال، آنها با مشکلات متعددی روبرو هستند. این به این دلیل است که مهارت در “ذهن کارمند” نهفته است و نه در سیستم. در نتیجه، اگر کارمند به مرخصی طولانی برود یا سازمان را ترک کند، شرکت با مشکل دانش مواجه می شود. نتیجه این است که سازمان در سیلوها فعالیت می کند. بدیهی است که این امر منجر به از دست دادن بهره وری و همچنین کاهش سطح خدمات می شود. این مشکلات را می توان در صورتی حل کرد که شرکت ها یک مخزن متمرکز و تعاملی داشته باشند که درک و کارکرد آن بصری باشد.
در این مقاله خواهیم فهمید که چگونه می توان چنین مخزنی ایجاد کرد. این بدان معنی است که نگاه دقیق تری به مفهوم مستندسازی فرآیند خواهد داشت.
مستندسازی فرآیند چیست؟
سند فرآیند سندی است که مراحل مورد نیاز برای انجام برخی وظایف در سازمان را شرح می دهد . این سند در سطح دانه ای، ورودی های مورد نیاز، مراحلی که باید انجام شود و خروجی هایی که می توان از فرآیند انتظار داشت را توضیح می دهد. از آنجایی که مراحل مشابه را می توان به روش های مختلفی انجام داد، سازمان ها اغلب روشی را انتخاب می کنند که به بهترین وجه با نیاز آنها مطابقت دارد. مهم است که این استانداردسازی مستند باشد. اهمیت مستندسازی فرآیند به شرح زیر است:
- در مرحله اول، مستندات فرآیند تضمین می کند که مراحل به ترتیب صحیح انجام شده است. اگر فرآیند دقیق مشخص باشد، اطمینان از انطباق با فرآیند آسان تر است.
- تمرین‌های بهبود فرآیند آسان‌تر و مؤثرتر می‌شوند. فرآیندها تنها پس از مطالعه به شکل موجود و شناسایی کاستی های آنها قابل بهبود هستند. مخزن ایجاد شده نه تنها به ساده سازی فرآیندها بلکه به کشف آنها نیز منجر می شود.
- آموزش کارمندان جدید و همچنین ارتقاء مهارت و مهارت های متقابل کارکنان فعلی آسان و ارزان تر می شود. به جای داشتن آموزش های کلاسی وقت گیر و پرهزینه، می توان برنامه های درسی آموزش الکترونیکی را در مخزن طراحی کرد.
بهترین روش ها برای مستندسازی
ابزارهای متعددی در بازار موجود است که امکان مستندسازی فرآیند کارآمد را فراهم می کند. با این حال، این ابزار برای یک سازمان بزرگ در نظر گرفته شده است. برای سازمان‌های کوچک‌تر، ابزارهایی مانند PowerPoint و Word که به راحتی در دسترس هستند برای انجام این کار کافی هستند. چارچوبی که معمولاً توسط شرکت ها دنبال می شود به شرح زیر است:
معیارهای ورودی
معیارهای ورودی برای فرآیند باید به وضوح تعریف شوند. اگر فرآیندی به کارکنان واجد شرایط نیاز دارد، باید به آن اشاره شود. اگر اجرای یک فرآیند نیاز به ابزار خاصی از یک فروشنده خاص دارد، باید به آن نیز اشاره شود. نقطه ماشه برای فرآیند باید به وضوح توضیح داده شود. اینکه آیا این فرآیند پس از برآورده شدن معیارهای خاص به طور خودکار شروع می شود یا اینکه آیا باید به صورت دستی راه اندازی شود، باید به وضوح ذکر شود. اگر لازم است قبل از شروع یک فرآیند، اندازه‌گیری یا مشخصاتی یادداشت شود، باید به وضوح ذکر شود.
نمودار جریان
این قلب کل تمرین مستندسازی فرآیند است. نمودار جریان اغلب با استفاده از روش “مسیر شنا” ایجاد می شود . یک مسیر شنا اساساً نشان می دهد که چه کسی باید یک کار را انجام دهد. اگر وظیفه در مسیر شنای مدیر باشد، او وظیفه را انجام خواهد داد. اگر در مسیر شنای کارمند باشد، کارمند باید آن را تکمیل کند.
این اسناد کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که مسئولیت وظایفی که باید انجام شوند به وضوح مشخص شده است. برخی از کارها ممکن است بیش از یک مسیر شنا را شامل شود. با این حال، این نادر است و در چنین موردی می توان توضیح مفصلی ارائه داد.
همچنین باید درک کرد که فرآیندها در سطوح مختلف وجود دارند. از این رو، مهم است که ابتدا یک جریان فرآیند بسیار سطح بالا ایجاد کنیم. این جریان سطح بالا باید به فرآیندهای سطح پایین تر تو در تو منتهی شود. این امر طراحی را بصری و قابل درک می کند.
چندین روش برای مستندسازی فرآیند وجود دارد. شرکت ها باید بر اساس پیچیدگی فرآیند خود، یکی را انتخاب کنند که متناسب با نیاز آنها باشد.
معیارهای خروجی
ختم فرآیند نیز باید به وضوح ذکر شود. مهم است که نقطه ای را مشخص کنید که در آن یک فرآیند تکمیل می شود و دیگری شروع می شود. یک بار دیگر، جزئیاتی مانند اینکه آیا فرآیند باید به صورت دستی خاتمه یابد، باید ذکر شود. مهم است که معیارهای خاتمه مشخص و قابل اندازه گیری باشد.
تحویل دادنی ها
نتیجه ملموس یا دستاوردهای فیزیکی یک فرآیند به عنوان قابل تحویل شناخته می شود . اسناد ممکن است شامل تحویل تکمیل شده و همچنین محصولات میانی باشد. کیفیت و کمیت کالای تحویلی باید به طور واضح به گونه ای ذکر شود که درک و اجرا آسان باشد.
سوابق کیفیت
سوابق کیفیت خروجی های ثانویه فرآیند هستند. این سوابق به عنوان شواهدی عمل می کنند که توالی خاصی از مراحل واقعاً انجام شده است. این سوابق همچنین میزان کارایی این مراحل را مشخص می کند. سپس می توان این مراحل را برای سازگاری با معیارهای داخلی که توسط شرکت تنظیم شده است تأیید کرد.
به طور خلاصه، ضروری است که هر شرکتی فرآیندی مستند داشته باشد . با این حال، چنین اسنادی نباید گران باشد. ابزارهای گرافیکی ساده و پردازش کلمه تضمین می کنند که حتی کوچکترین شرکت ها نیز می توانند از مزایای استانداردسازی بهره ببرند. همچنین ایجاد مستندات فرآیند یک فعالیت یکبار مصرف نیست. برای اطمینان از به روز بودن و قابل استفاده بودن آن باید به طور منظم نگهداری شود.
بدون نظر