BPI – مقدمه ای بر اندازه گیری کارایی فرآیند

پروژه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار به طور گسترده توسط سازمان‌ها هر از گاهی برای بازنگری فرآیندها و عملیات موجود خود در تلاش برای بهبود کارایی و اثربخشی استفاده می‌شوند. در شرایط کنونی که رقابت شدید و تغییر محیط کسب‌وکار سازمان‌ها را به اختراع مجدد خود و ایجاد قابلیت و همچنین انعطاف‌پذیری در عملیات خود برای پاسخگویی به خواسته‌ها و محیط در حال تغییر مشتریان می‌طلبد، پروژه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار در ایجاد امکان تغییر فرآیند بسیار مؤثر هستند. ایجاد کارایی در فرآیندها

برنامه بهبود فرآیند کسب و کار برای مؤثر بودن، نیازمند آموزش های خاص در مفهوم BPI و تکنیک های ابزارهای آماری، سیستم های مدیریت کیفیت و سایر تکنیک های حل مسئله است . تیم PIT باید به مهارت ها و آموزش های مناسب مجهز باشد تا بتواند این چالش را انجام دهد.

مرحله بهبود فرآیند کسب و کار با نگاشت جزئیات فرآیند موجود تنظیم می شود. رهبر PIT پس از بحث با تمام اعضایی که در فرآیند دخیل هستند، انجام عملیات واقعی و انجام مشاهدات و همچنین بحث با رهبران فرآیند در مورد تمام جنبه های فرآیند، وظیفه نقشه برداری فرآیند را بر عهده دارد. سپس نقشه‌برداری فرآیند با علامت‌گذاری مرزهای مشخصی که نشان‌دهنده آغاز و پایان فرآیندی است که در حال بررسی است، دنبال می‌شود. در ادامه ورودی ها، منبع ورودی ها و خروجی های فرآیند شناسایی و تعیین می شود. گرفتن و بررسی داده ها برای مشخصات دقیق، فرمت ها و دقت در این مرحله بسیار مهم است.

هنگامی که نقشه‌برداری کامل فرآیند انجام شد، مرحله بعدی مستلزم ایجاد اندازه‌گیری فرآیند و تنظیم اهداف است. تنظیم اندازه‌گیری‌های فرآیند، اندازه‌گیری فرآیند را در حین عملکرد واقعی و کنترل فرآیند قبل از تلاش برای رسیدن به هدف، امکان‌پذیر می‌سازد. فرآیند با استفاده از معیارهای اثربخشی فرآیند، کارایی فرآیند و سازگاری اندازه‌گیری می‌شود.

کارایی فرآیند

دومین معیار مهم اندازه گیری یک فرآیند، کارایی آن است. اجرای کارآمد فرآیند به دلایل بسیار بسیار مهم است. در بیشتر موارد، فرآیندها معمولاً حاوی ناکارآمدی‌هایی هستند که در یک دوره زمانی ایجاد شده‌اند. اول از همه، هر مشتری که محصول یا خدماتی را خریداری می کند، انتظار کارآمدی خدمات را دارد. بسته به ماهیت کسب و کار یا خدمات، کارایی فرآیند را می توان مشخص کرد. کارایی خدمات در یک رستوران را می توان بر حسب زمان صرف شده از سفارش تا تحویل غذا و در مورد شرکت هواپیمایی اندازه گیری کرد. بررسی راندمان فرآیند می تواند برای سنجش کارایی خدمات از اهمیت بالایی برخوردار باشد. مورد پردازش سفارش فروش را در نظر بگیرید. کارایی فرآیند در محاسبه کل زمان صرف شده از سفارش تا تحویل به مشتری نهایی اهمیت دارد.

کارایی فرآیند تنها از دیدگاه مشتری خارجی مهم نیست. در داخل نیز، کارایی فرآیند بر هزینه عملیات نیز تأثیر دارد. در داخل، کارایی فرآیند را می توان با استفاده از چندین معیار از جمله، اما نه محدود به – اندازه گیری کرد – زمان کل پردازش، استفاده از منابع در واحد خروجی، هزینه بدون ارزش افزوده، زمان بدون ارزش افزوده، هزینه کیفیت و غیره.

اندازه‌گیری زمان فرآیند در تمام مراحل، عوامل زیادی را ایجاد می‌کند که به کارایی فرآیند کمک می‌کنند یا به آن آسیب می‌رسانند و بنابراین اطلاعات کافی برای کنترل و بهبود فرآیند فراهم می‌کند. اندازه‌گیری زمان فرآیند یا زمان چرخه نیز باعث افزایش زمان غیر ارزش افزوده و همچنین فعالیتی می‌شود که می‌توان برای اصلاح روی آن عمل کرد. علاوه بر این، هر گونه نقص در آموزش یا مهارت کارگران و هرگونه تأخیر یا ناکارآمدی در فرآیندهای مرتبطی که قرار است ورودی‌ها را فراهم کنند، با اندازه‌گیری زمان چرخه فرآیند نیز نمایان می‌شود.

کارآیی فرآیند ارتباط مستقیمی با انتظارات مشتری و قول به مشتری و همچنین هزینه عملیاتی کلی دارد. بنابراین انجام اندازه‌گیری‌های کارآیی فرآیند به شناسایی مناطق و عواملی که برای کنترل، مدیریت، تغییر و تغییر در فرآیند بهبود فرآیند مذکور نیاز است، کمک می‌کند.