BPI – تجزیه و تحلیل اندازه گیری فرآیند و گام برداشتن در فرآیند

پروژه های بهبود فرآیند کسب و کار را می توان برای هر فرآیندی در هر صنعتی اعمال کرد. با استفاده از BPI می توان کارایی هر فرآیندی را افزایش داد. فرآیندها اگرچه به خوبی طراحی شده اند، می توانند در طی یک دوره زمانی ناکارآمد شوند. علاوه بر این، فرآیندها باید به طور دوره ای مورد بازبینی قرار گیرند تا کارایی مشخص شود و همچنین تغییرات مورد نیاز مطابق با الزامات کسب و کار ایجاد شود. در بسیاری از موارد، جذب فناوری در عملیات تجاری نیازمند بهبود فرآیند کسب و کار و انجام بازبینی است.

آماده‌سازی برای BPI شامل انتخاب مناسب‌ترین و حیاتی‌ترین فرآیند کسب‌وکار برای تمرین BPI است و این معمولاً توسط تیم اجرایی اجرایی متشکل از مدیریت ارشد و رهبران تجاری مسئول بخش تجاری انجام می‌شود.

بهبود پروژه انتخاب تیم و آموزش اعضای تیم در مفاهیم BPI و همچنین تجهیز آنها به ابزارها و تکنیک های تجزیه و تحلیل فنی و آماری برای موفقیت پروژه ضروری است.

هنگامی که تیم PIT در حال خواندن و آموزش است، کار ثبت جزئیات فرآیند و نقشه برداری آن با استفاده از روش نمودار جریان درست آغاز می شود. نمودار جریان حاصل مبنایی برای گذر از فرآیند می شود. روند طی فرآیند باید به خوبی برنامه ریزی شود و به طور کامل اجرا شود، زیرا مشکلات، کمبودها و زمینه هایی را که به کارایی فرآیند کمک می کنند یا آنها را مختل می کند، آشکار می کند.

برای اثربخشی گام‌به‌گام فرآیند، یافته‌ها باید در قالب گزارش تفصیلی جدول‌بندی شوند، با صاحبان فرآیند بحث شود و برنامه اقدام با جدول زمانی نهایی شود. حوزه‌های مشکل می‌توانند به ورودی‌ها، خروجی‌ها و همچنین فقدان آموزش، مهارت‌ها، نگرش یا محیط در کنار چندین عامل دیگر مرتبط با فرآیند مرتبط باشند.

بررسی فرآیند بازخورد زیادی را برای اعضای تیم PIT در مورد مناطق مشکل دار ارائه می دهد که به راحتی قابل رفع هستند. با این حال، این کل تمرین BPI را کامل نمی کند. این فرآیند باید با توجه به اثربخشی و کارایی آن با استفاده از داده ها و گزارش ها ارزیابی شود.

اندازه گیری اثربخشی فرآیند

اثربخشی فرآیند را نیز می توان به روش های مختلفی اندازه گیری کرد. اثربخشی فرآیند به چگونگی عملکرد فرآیند از نظر کیفیت و همچنین خروجی علاوه بر رضایت مشتری اشاره دارد. داده ها و گزارش های نگهداری شده توسط بخش، عملکرد یا خروجی واقعی فرآیند را نشان می دهد. چندین داده و گزارش در قالب شکایات مشتری، منابع یا خروجی معیوب، تحویل دیرهنگام، تحویل ناقص، رد و کار مجدد و غیره پارامترهای مهمی هستند که کارایی فرآیند را منعکس می‌کنند. بنابراین، جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل داده ها در ارتباط با پیشبرد فرآیند ضروری است.

اندازه گیری کارایی فرآیند

عامل مهم دیگری که برای مطالعه فرآیند در نظر گرفته می شود، کارایی آن است. بهره وری فرآیند شامل زمان چرخه ای است که برای تکمیل فرآیند یا کار و همچنین منابع استفاده شده برای تکمیل یک واحد خروجی صرف می شود. علاوه بر این، می‌توانیم پارامترهای کیفیت را به اندازه‌گیری خروجی اضافه کنیم و ارزش کلی اضافه شده به خروجی کلی را نیز می‌توان برای رسیدن به کارایی فرآیند محاسبه کرد.

اندازه گیری زمان چرخه سرنخ ارزشمندی برای استفاده از منابع و همچنین زمان ارائه می دهد . با تجزیه و تحلیل و کار بر روی بهبود زمان چرخه یک فرآیند خاص، می توان هزینه هر تراکنش را همراه با کاهش زمان چرخه کاهش داد، که در نهایت منجر به افزایش سودآوری و همچنین افزایش از طریق فروش می شود که می تواند فروش را نیز افزایش دهد.

اگر سازمان ابزارها و روش‌های کیفیت را در عملیات خود تطبیق داده باشد، داده‌ها با اشاره به فرآیند، خروجی و تمامی معیارها در دسترس خواهند بود. در چنین مواردی، کار تیم PIT بسیار ساده می شود زیرا آنها می توانند از داده های موجود برای تجزیه و تحلیل خود استفاده کنند. اگر سیستمی برای ثبت داده ها در طول فرآیند وجود نداشته باشد، تیم باید به دنبال منابع جایگزین برای جمع آوری، جدول بندی و تجزیه و تحلیل داده ها باشد. همچنین ممکن است تیم را ملزم به بررسی تراکنش ها و ایجاد داده های لازم برای تجزیه و تحلیل کند. از طرف دیگر، تیم همچنین می‌تواند آزمایش‌های نمونه روی فرآیند انجام دهد و داده‌ها را برای تجزیه و تحلیل جمع‌آوری کند. در بسیاری از موارد، اگر داده‌های تاریخی از زمان‌های اولیه بیرون کشیده شوند، اغلب می‌توانند اطلاعات ارزشمند و درک روندهای کارایی را ارائه دهند.

جمع آوری داده ها و سوابق زیادی از طبقه فرآیند کافی نیست، تیم PIT باید در هر بخش از فرآیند کار کند و زمان چرخه نظری را در سطوح بهینه تعیین کند. سپس این مبنایی برای اندازه گیری عملکرد فعلی خواهد بود. در بسیاری از موارد، زمان چرخه فرآیند بهینه نیز ممکن است در اختیار بخش باشد، اما روند واقعی روی زمین ممکن است تغییر کرده باشد و بنابراین ممکن است برای بدست آوردن نقطه پایه، زمان فرآیند یک بار دیگر نیاز به محاسبه مجدد داشته باشد.

آماده‌سازی برای طی فرآیند شامل تهیه پرسشنامه دقیق، فرمت‌های مصاحبه و آشنایی با فرآیند، توجه بیمار و متمرکز اعضای PIT را می‌طلبد. زمان آماده سازی می تواند چند هفته طول بکشد. پس از گذراندن مراحل، خروجی در قالب انتشار یافته‌های پیاده‌روی و برنامه عملیاتی در برابر نکات مشاهده‌شده و مورد بحث در طول پیاده‌روی بسیار مهم است. این اولین خروجی قابل مشاهده پروژه BPI است.

بررسی داده‌های موجود، جدول‌بندی و تجزیه و تحلیل داده‌ها برای تعیین کارایی فرآیند و زمان فرآیند چندین هفته بیشتر طول می‌کشد. در این مرحله، تیم PIT ممکن است به دست های اضافی یا کمک تحلیلگرانی نیاز داشته باشد که می توانند در تجزیه و تحلیل آماری کمک کنند. با این حال، PIT باید همیشه به جدول زمانی پروژه پایبند باشد و پیشرفت باید توسط EIT به صورت دوره ای بررسی شود. پروژه BPI شامل منابع و هزینه ها می شود و از این رو برنامه نیاز به تمرکز و نظارت بر اولویت توسط مدیریت ارشد دارد. تنها در این صورت است که پروژه BPI می تواند موفق شود.