پروژه های بهبود کسب و کار راه بسیار خوبی برای آزادسازی کارایی عملیاتی و افزایش اثربخشی کل عملیات تجاری است. این به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را هرس کنند و در صورت بازبینی هر از چندگاهی، افزونگی‌ها را حذف کنند.
بدون شک عملیات تجاری به اسناد و مدارک تعریف شده و فرآیندهای دقیق و کارآمد وابسته است. با این حال، فرآیندها توسط مردم انجام می شود و فرآیندها را در یک دوره زمانی آسیب پذیر می کند. یکی از عوامل مثبتی که از عملیات مبتنی بر فرآیند به دست می آید این است که توابع به فرآیند وابسته می شوند نه به افراد . با این حال، این نباید در همه موارد و در یک دوره زمانی طولانی صادق باشد. در بسیاری از موارد، بسته به فقدان مهارت ها و نگرش صحیح از سوی نیروی انسانی و همچنین عدم آموزش، کارایی فرآیند می تواند کاهش یابد.
عدم اطلاع رسانی یا عدم بررسی عملکرد و شکاف در درک نیروی انسانی با توجه به انتظارات دقیق از نقش و وظیفه معین می تواند دلیل عدم کیفیت و ناکارآمدی عملکرد کارکنان باشد.
آماده شدن برای گذر از فرآیند
با در نظر گرفتن نقطه فوق، PIT (تیم بهبود فرآیند) باید یک روند دقیق از طریق تمرین روی زمین که فرآیند انتخاب شده را پوشش می دهد، برنامه ریزی کند. قبل از انجام فرآیند دقیق، مهم است که برای چندین تیم متشکل از دو عضو PIT با یکی از سرپرست فرآیند یا رئیس بخش برنامه ریزی کنید. تیم باید با محیط، فرآیند و همچنین اطلاعات زمینه ای در مورد کارکنانی که فرآیند را مدیریت می کنند آشنا باشد.
برای تیم مهم است که روی یک پرسشنامه دقیق کار کنند که تمام جنبه های فرآیند از جمله کارایی فرآیند، اثربخشی و سایر اندازه گیری ها از جمله زمان چرخه، هزینه و همچنین بررسی عوامل احتمالی مانع عملکرد را پوشش دهد. در این مرحله، تجربه تیم PIT به کار می آید تا بتواند اطلاعاتی را از کارمندان در زمین پیش بینی، مشاهده و استخراج کند و بتواند مناطق مشکل را در طول بحث تشخیص دهد.
با کار خانگی آماده شوید
پرسشنامه مفصل نه تنها باید شامل بررسی فرآیند و مستندات باشد، بلکه باید شامل مصاحبه با کارمند مربوطه نیز باشد. مصاحبه با کارمند باید زوایای مختلفی از جمله صلاحیت، مهارت ها، نگرش و توانایی فرد برای انجام وظیفه محول شده یا به طور خلاصه مناسب بودن یا تناسب او با نقش شغلی و همچنین میزان آموزش را پوشش دهد. او فراهم شده است. الزامات آموزشی باید فرکانس و نوع آموزش شامل مهارت های نرم و آموزش مهارت های فنی را نیز پوشش دهد.
مصاحبه کارمند
همچنین مهم است که از کارمند در مورد نظراتش در مورد فضای کار و حمایتی که از بخش، تیم و همکاران و همچنین مافوقش دریافت می کند، سؤال شود . سبک مدیریت و ارتباطات نیز می تواند از عوامل مهم بازدارنده یا حمایت کننده انگیزه و عملکرد کارکنان باشد و از این رو نکات مهمی است که باید در مصاحبه به آنها پرداخته شود.
مصاحبه با کارمند با جزئیات در مورد کار و درک او می تواند اطلاعات زیادی را که برای مطالعه مفید است، آشکار کند. در بسیاری از موارد، عدم وضوح یا درک یا عدم جزئیات در مستندات می تواند منجر به ابهام روند در طبقه شود. گاهی اوقات نیز دیده می شود که کارمند از عملکرد خود و آنچه از او انتظار می رود آگاه نیست. فقدان بازخورد مشتری و فقدان آگاهی از فرآیند کلی و نحوه ارتباط کار خاص با کل فرآیند به نظر می رسد که کارایی فرآیند اپراتور را مختل می کند.
وجود یک سرپرست یا یک همکار از همان فرآیندی که عضو PIT است در درک مسائل نرم و همچنین در آشکار ساختن مشکلات و مسائل پنهانی که مانع بهره‌وری و کارایی افراد و فرآیند می‌شوند بسیار مفید است.
مصاحبه در طول مراحل اولیه فرآیند باید به شیوه ای درست و دوستانه انجام شود تا بتوان مشارکت مناسب را از کارمندان در زمین جلب کرد. برای اعضای PIT مهم است که در رویکرد خود بی طرف اما دوستانه و در ارزیابی های خود منصف باشند.
یکی از مهم‌ترین و مهم‌ترین نکته‌ای که در این مقطع باید در نظر داشت این است که «به اشتراک گذاشتن بازخورد و نکات عملی با کارمندان پس از بحث مهم است». تیم PIT باید نکات مربوط به اقدام را جدول بندی کند و آن را با کارمند به اشتراک بگذارد و همچنین آن را برای بحث با رئیس بخش مطرح کند و بر اساس نتیجه بحث ها یک برنامه عملی تدوین کند. برنامه عملیاتی تفصیلی که شامل اقدامات، جدول زمانی و مسئولیت عمل می شود نیز باید در زمین نمایش داده شود.
در بسیاری از موارد، مناطق مشکل معمولاً توسط کارمندان در طول بحث شناسایی می‌شوند و حل مشکل نیز از انتهای کارمند اتفاق می‌افتد، زیرا آنها بهترین فرآیند را می‌دانند. اگر مشکلات و مسائل به دلیل کمبود زمان و بررسی باشد، این گونه مسائل به طور خودکار در طول پیاده روی حل می شود.
پست پیاده روی از طریق کار در خانه
پایان تمرین پیاده روی فرآیند باید منجر به یک مطالعه موردی دقیق برای هر فرآیند شود که یافته‌ها، شکاف‌ها، مشکلات و عوامل قابل کنترل و غیرقابل کنترل مانع کارایی و اثربخشی فرآیند باشد. مشکلاتی که قابل کنترل هستند باید با راه حل ها و برنامه عملیاتی دقیق همراه با جدول زمانی باشد. مشکلاتی که غیر قابل کنترل هستند باید برای حل مشکل به سطح بعدی ارجاع داده شوند.
این روند به خودی خود همه مشکلات را حل نمی کند. برای موثر بودن باید همراه با سایر عوامل اندازه گیری از جمله اثربخشی فرآیند، بازخورد مشتری، اندازه گیری ها، زمان چرخه و همچنین هزینه عملیات و غیره بررسی شود.
همچنین جمع آوری داده های تاریخی خروجی فرآیند و سایر معیارهایی که حفظ شده اند و نیاز به تجزیه و تحلیل دارند، مهم است. حوزه های مشکل در این فرآیند نیز از طریق تجزیه و تحلیل قابل شناسایی هستند. تجزیه و تحلیل عملکرد و سایر معیارهای اندازه گیری در این مرحله به پیگیری بهبود فرآیند و عملکرد فرآیند پس از تحت تأثیر قرار گرفتن تغییرات و بهبودها کمک می کند.
بدون نظر