ابزارهای پروژه BPI – انواع مختلف نمودار جریان

برنامه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار راهی مؤثر برای بازنگری عملیات تجاری، بهبود کارایی، ایجاد تغییر در عملیات و در نهایت در ارتقای معیار ارائه محصول یا خدمات تجاری به مشتری است. در محیط تجاری در حال تغییر سریع که با پیشرفت های تکنولوژیکی مشخص شده است، چرخه عمر محصولات و خدمات کوتاه شده است، انتظارات مشتری در حال افزایش است و قاعده بازی به شدت تغییر می کند. سازمان‌ها باید در عملیات‌های خود بسیار کارآمد باشند، به طور مستمر فناوری را تکامل داده و تطبیق دهند و از طریق تمایز و انعطاف‌پذیری عملیات خود، برتری بیشتری نسبت به سایرین ایجاد کنند.

در محیطی که به سرعت در حال تغییر است، تنها راهی که سازمان ها می توانند در جهت انطباق فناوری جدید، فرآیندهای تجاری جدید و بهبود کارایی کار کنند، استفاده از پروژه های بهبود فرآیند کسب و کار به عنوان ابزاری برای مدیریت تغییر است. برای اینکه پروژه بهبود کسب و کار موثر باشد، تیم پیاده‌سازی باید در استفاده از ابزارهای آماری و کیفیت و همچنین نقشه‌برداری فرآیند و تکنیک‌های حل مسئله آموزش دیده و به خوبی آشنا باشد.

نقشه برداری فرآیند یکی از فعالیت های اساسی و بسیار مهمی است که به پروژه BPI کمک می کند. نگاشت تفصیلی فرآیند شامل درک جزئیات فرآیند از همه دیدگاه‌ها، از جمله سطوح کلان و خرد، بررسی تک تک وظایف درگیر، گذر از فرآیند، درک تک تک وظایف از سطح اپراتور، ترسیم وابستگی‌های متقابل و همچنین مشخص کردن ورودی ها و خروجی های فرآیند جدای از جمع آوری و جمع آوری داده ها، ارائه فرآیند نیز بسیار مهم است.

فلوچارت ها به توضیح گرافیکی فرآیندها کمک می کنند. نمایش تصویری فرآیند یک راه ارتباطی بسیار مؤثر نسبت به ارائه داده یا متن است. با کمک نمودارهای جریان، رهبران BPI می توانند تک تک وظایف فرآیند را توضیح، ساده و روشن کنند و همچنین تصویر بزرگتر یا کل فرآیند را به بیننده ارائه دهند.

بنابراین نگاشت فرآیند یکی از عملکردهای کلیدی است که تیم PIT با جزئیات انجام می دهد. نگاشت جزئیات فرآیند برای بررسی تمام جنبه های هر کار و گرفتن جزئیات به ترتیب و ارائه همان گرافیکی زمان زیادی می برد. این تمرین نه تنها مستلزم زمان بلکه منابع نیز است. با این حال، صرف زمان و منابع برای نقشه‌برداری فرآیند و آماده‌سازی نمودار جریان برای این امر ارزشمند است، سپس به کلید تجزیه و تحلیل، شناسایی مناطق مشکل‌دار و کار بر روی بهبود فرآیند تبدیل می‌شود.

معمولاً در پروژه‌های BPI، کارشناسانی را می‌یابیم که از سه نوع نمودار جریان استفاده می‌کنند، یعنی نمودارهای بلوکی، نمودارهای جریان ANSI و همچنین نمودارهای جریان جغرافیایی .

نمودار بلوکی

بلوک دیاگرام ها ساده ترین راه برای نمایش جریان منطقی فرآیند یا وظایف و فعالیت های متوالی هستند. بلوک دیاگرام ها از یک سری بلوک، خطوط و فلش های مستطیل شکل برای نشان دادن هر کار یا فعالیت، برای نشان دادن جهت جریان فعالیت و خط شکسته برای نشان دادن جریان ارتباط و غیره استفاده می کنند. نقاط شروع و پایان فرآیند با استفاده از مستطیل به تصویر کشیده می شود. دایره گرد

بلوک دیاگرام ها برای ثبت روند به ترتیب در وهله اول استفاده می شوند. هر فعالیت با استفاده از فعل توصیف می شود و نمودار جریان یک نمای کلی از فرآیند را به بیننده ارائه می دهد. با این حال، این نمودارها وابستگی‌های متقابل یا ورودی‌ها و خروجی‌های فرآیند را نشان نمی‌دهند. نمودار سازمانی بهترین مثال از نمودار بلوکی است.

نمودار جریان ANSI

اگر بلوک دیاگرام ها فرآیند کلی را نشان دهند، نمودارهای جریان ANSI ما را قادر می سازند تا فرآیند را با جزئیات از جمله تک تک کارها ثبت کنیم. در مورد هر کار یا فعالیت می توان جزئیات بیشتری را تا سطح مورد نیاز بیان کرد و تصمیم گیری و همچنین اقدامات را می توان به تصویر کشید. نمودار جریان ANSI خواننده را قادر می‌سازد تا فرآیند دقیق را دنبال کند و وظایف را به راحتی و با وضوح اجرا کند. بنابراین نمودارهای جریان ANSI برای اهداف آموزشی و همچنین برای جزئیات بهبود فرآیند استفاده می شود.

نمودار جریان عملکردی

نمودارهای جریان عملکردی برای جزئیات فرآیندها در واحدهای عملکردی مختلف در سراسر سازمان یا جزئیات وظایفی که در بین صاحبان وظایف مختلف به ترتیب حرکت می کنند استفاده می شود. بنابراین نمودارهای جریان عملکردی را می توان برای توضیح وابستگی های متقابل بین ایستگاه ها یا واحدهای کاری مختلف و ارائه نمای پیشرفته ای از فرآیند استفاده کرد.

نمودارهای جریان عملکردی در اندازه گیری حرکت اسناد، داده ها و تصمیمات در ایستگاه های مختلف یا صاحبان وظایف بسیار مفید هستند و در نظارت و همچنین اندازه گیری زمان چرخه عملیات به همراه مناطق مسئولیت فردی مؤثر هستند.

نمودار جریان جغرافیایی

نمودار جریان جغرافیایی یک گام فراتر می رود تا جدول زمانی هر کار و همچنین مکان های جغرافیایی فیزیکی مربوط به هر کار را به تصویر بکشد. این بعد اضافی می‌تواند تصویر بهتری از فعالیت واقعی ارائه دهد و تیم BPI را قادر می‌سازد تا مشکلات و موانع فرآیند را بررسی کند و در جهت بهبود فرآیند کار کند.