BPI Project Walk Through – درک افراد و فرآیند

پروژه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار به‌طور ایده‌آل برای هر عملیات تجاری مناسب هستند، به‌ویژه برای افزایش کارایی فرآیند، اجرای تغییرات فرآیند و رساندن عملیات تجاری به سطح بعدی و برآورده کردن خواسته‌های تجاری و انتظارات مشتری.

برای موفقیت هر پروژه BPI، رهبری و مالکیت مدیر تجاری مربوطه و همچنین مدیریت ارشد ضروری است. تنها زمانی که حمایت مالی از پروژه BPI توسط مدیریت ارشد نشان داده و ابلاغ شود، کارمندان با هدف پروژه هماهنگ می شوند و تیم BPI می تواند به جلو حرکت کند.

نقشه برداری فرآیند

هنگامی که تیم‌های EIT (تیم پیاده‌سازی اجرایی) و PIT (تیم بهبود فرآیند) تشکیل شدند، در مفاهیم BPI آموزش دیدند و به ابزارهایی برای کمک به آنها در حل مشکل مجهز شدند. اعضای تیم PIT کار را با ثبت فرآیند در شرایط “همانطور که هست” آغاز می کنند. جزئیات فرآیند باید با جزئیات گرفته شود و با استفاده از نمودارهای جریان که به بهترین شکل کل فرآیند را به تصویر می‌کشد، نقشه‌برداری شود.

فرآیند قدم زدن و بازبینی

مرحله مهم بعدی پروژه با درک و بررسی جزئیات فرآیند با توجه به ویژگی های آن آغاز می شود. جریان فرآیند، اثربخشی، کارایی و زمان چرخه ویژگی‌های اساسی فرآیند هستند که فرآیند باید در شرایط فعلی اندازه‌گیری شود. جدای از ویژگی های فوق، فرآیند باید بر روی پارامترهای دیگری مانند کیفیت خروجی، هزینه خروجی و هر معیار دیگری که خاص و مرتبط با عملیات تجاری موجود است اندازه گیری شود.

بررسی اسناد فرآیند

بررسی فرآیند باید با گذر از فرآیند و بررسی تک تک کارها با جزییات جزئی و همچنین بررسی مستندات فرآیند برای شناسایی اختلافات و شکاف بین فرآیندی که در حال حاضر با اشاره به جزئیات دنبال می‌شود، با جزئیات انجام شود. در اسناد فرآیند ارائه شده است.

بعد “مردم” فرآیند

اگر تیم PIT فرآیند را با استفاده از نمودار جریان ثبت کند، وظایف را با جزئیات بررسی کند و مستندات را بررسی کند، کافی نیست. آنها ممکن است فرآیند جاری را با استفاده از ویژگی های فرآیند اندازه گیری و نقشه برداری کنند تا فرآیند را در یک خط پایه ثابت کنند. اما مهم‌تر از همه، فرآیند باید با اشاره به مهم‌ترین منبعی که ابزاری برای فرآیند است، که اتفاقاً «افرادی» هستند که فرآیند را انجام می‌دهند، بازبینی شود.

در این مرحله، برای تیم PIT مهم است که تشخیص دهد که سازمان‌ها و همچنین عملیات تجاری مربوط به رویه، اسناد، زیرساخت، سیستم‌ها و اهداف نیستند، بلکه این افراد هستند که کارها را انجام می‌دهند . مردم محرک این فرآیند هستند و هر فردی متفاوت است. از آنجایی که هر فردی از نظر مجموعه مهارت ها، نگرش، درک و توانایی های خود منحصر به فرد است، این فرآیند در معرض تغییرات است.

هنگامی که بعد “افراد” درک شد و در نقشه برداری یا درک فرآیند ادغام شد، تیم PIT می تواند پویایی آنچه که فرآیند را کار می کند را بهتر درک کند، مشکلات را درک کند و علل ریشه ای را بهتر شناسایی کند.

در بسیاری از موارد، حل مشکلات اغلب بسیار ساده است. فرآیند ممکن است توسط افراد درک نشده باشد یا افراد مربوطه ممکن است از آنچه از آنها انتظار می رود آگاه نباشند. در چنین مواردی، آموزش افراد ذینفع می تواند کارایی فرآیند را بهبود بخشد و مشکلات عمده را حل کند. چندین دلیل دیگر در رابطه با افراد وجود دارد که می تواند علت ناکارآمدی فرآیند باشد. هنگامی که گروهی از افراد پشت سر هم روی یک فرآیند کار می کنند، عدم همسویی یا عدم تعادل در مجموعه مهارت های مورد نیاز افراد می تواند خروجی فرآیند را مختل کند. ممکن است دلایل عملی دیگری مانند مشکلات زبان، نبود زیرساخت یا ابزار مناسب و غیره وجود داشته باشد که ممکن است توسط سرپرستان متوجه نشده باشد و در نتیجه خروجی فرآیند ممکن است آسیب ببیند.

گذراندن زمان بیشتر با افراد درگیر در فرآیند، درک ابعاد مختلف افراد و مشاهده فرآیند در کنار عنصر و بعد انسانی می تواند به تیم در زمینه شناسایی مشکل کمک زیادی کند .