استفاده از داده های تلفات داخلی برای کاهش ریسک های عملیاتی

رویکردهای مدرن برای مدیریت ریسک مبتنی بر داده است. چهار مرحله اساسی برای این رویکرد وجود دارد که بعداً در این ماژول مطالعه خواهیم کرد. گام اول حاوی اطلاعاتی در مورد چگونگی جمع آوری و مطالعه داده های مربوط به زیان های داخلی متحمل شده توسط یک سازمان است تا بتواند خطرات را در آینده کاهش دهد. داده های ضرر همچنین باید از منابع خارجی مانند همتایان و اعضای صنعت جمع آوری شود. با این حال، تجزیه و تحلیل داده های زیان خارجی را در مقاله بعدی بررسی خواهیم کرد.

در این مقاله، ما بر روی چیستی زیان داخلی، نحوه ایجاد سیستمی برای جمع‌آوری داده‌های زیان داخلی و نحوه استفاده از چنین داده‌هایی برای مدیریت مؤثرتر ریسک‌های عملیاتی تمرکز خواهیم کرد .

ضرر داخلی چیست؟

زیان های داخلی به زیان هایی گفته می شود که به دلیل فرآیندهای ناموفق یا افراد ناتوان در سازمان به وجود آمده اند. زیان هایی که رخ می دهد ممکن است ماهیت مالی یا غیر مالی داشته باشد. هدف از تجزیه و تحلیل زیان داخلی عبارت است از:

• برای طبقه بندی زیان های عملیاتی بر اساس عملکردهایی مانند فناوری، منابع انسانی، بازاریابی و غیره 

   

• برای دسته‌بندی ریسک‌های عملیاتی بر اساس دسته‌بندی محصول، مکان‌ها و حتی بر اساس مدیر 

   

• برای شناسایی و دسته بندی ریسک هایی که ممکن است در صورت تصمیم شرکت به برون سپاری برخی از فرآیندهای داخلی خود وارد شوند. 

   

• برای ایجاد یک لیست اولویت از تمام ریسک های داخلی به طوری که مکانیسم های کاهش ریسک مناسب به کار گرفته شود. 

مجموعه داده های ضرر داخلی

قبل از جمع‌آوری داده‌های مربوط به زیان داخلی از بخش‌های مختلف سازمان، ضروری است که سرمایه‌گذاری از سوی سهامداران مختلف ایجاد شود. این به این دلیل است که سازمان ها ذاتاً آینده نگر هستند. اگر مدیریت درخواست جمع آوری داده های گسترده در مورد رویدادهای گذشته را داشته باشد، این احتمال وجود دارد که با مقاومت هایی روبرو شوند. جمع آوری داده های از دست دادن یک فرآیند جامع است. هنگامی که اجرا می شود، بخشی از وظیفه روزانه هر کارمند در سراسر سازمان و بخشی از تجارت روزانه و عملکرد معمول می شود.

اهداف جمع آوری داده های زیان و مزایایی که از آن حاصل می شود باید برای همه ذینفعان توضیح داده شود تا بعداً از مسائل جلوگیری شود.

• اولین قدم ایجاد رویه ای برای شناسایی و رزرو ضررهای داخلی است. این بدان معناست که سیستمی باید ایجاد شود که با استفاده از آن بتوان ضررها را شناسایی، تایید کرد و سپس ثبت کرد. 

   

• کارشناسان موضوع باید طوری توسعه داده شوند که بتوانند ضررهای داخلی را تشخیص دهند و قبل از رزرو آنها را به درستی دسته بندی کنند. فرآیند ایده آل این است که کارمند خط مقدم فرآیند را با پیشنهاد ضرری که باید رزرو شود آغاز کند. این باخت سپس توسط یک متخصص ارزیابی می شود و در نهایت رزرو می شود 

   

• برای ثبت این هزینه ها باید حساب های جداگانه ای وجود داشته باشد. این حساب‌ها سپس می‌توانند برای شناسایی الگوهای زیان‌های داخلی یا جمع‌آوری اطلاعات در مورد محرک‌های آنها استفاده شوند. حساب های جداگانه همچنین تشخیص مقدار پولی که به دلیل زیان های داخلی از دست می رود را آسان می کند 

   

• فرآیند باید دارای کنترل، کنترل و تعادل باشد. این بدان معناست که باید تدابیر حاکمیتی مناسب برای جلوگیری از جمع‌آوری داده‌های اشتباه وجود داشته باشد. ذینفعان این فرآیند باید به طور مستمر با شرکای انطباق و حسابرسی در ارتباط باشند تا مطمئن شوند که فرآیند آنها در سطح بهینه عمل می کند. 

   

• در سال های اخیر، تاکید بر حذف فرآیندهای دستی و اجرای فرآیندهای خودکار مبتنی بر گردش کار بوده است. این باعث می‌شود که داده‌ها را راحت‌تر جمع‌آوری کنید و از ثبات در سراسر فرآیند در زمان‌های مختلف اطمینان حاصل کنید. 

کاستی های داده های از دست دادن داخلی

چندین مزیت آشکار برای جمع آوری داده های زیان داخلی وجود دارد. با این حال، چندین کاستی نیز وجود دارد. در زیر به برخی از آنها اشاره شده است:

1. اولاً، فرآیند جمع آوری ضررهای داخلی بسیار گران و زمان بر است. هنجارهای بازل مشخص می کند که حداقل سه سال داده باید جمع آوری شود تا اطمینان حاصل شود که سازمان با هنجارها مطابقت دارد. این منجر به استفاده از منابع زیادی برای رفع این نیازها می شود. این منابع می‌توانست برای مقاصد سازنده‌تر دیگری استفاده شود 

    

2. مشکل دیگر این رویکرد این است که همیشه به عقب نگاه می کند. این یک واقعیت شناخته شده است که ممکن است آینده لزوماً مانند گذشته نباشد. با این حال، جمع آوری داده های زیان داخلی باعث می شود مدیران با ضررهای قبلی تثبیت شوند. این منجر به مدیریت نادرست ریسک و کاهش آن می شود. 

    

3. همچنین، چارچوب جمع‌آوری خسارت داخلی هیچ مکانیزمی برای جمع‌آوری داده‌ها در مورد زیان‌های احتمالی یا تلفات نزدیک، یعنی ضررهایی که تقریباً رخ داده است، ندارد. از این رو، حتی اگر سازمان ممکن است در آینده در معرض خطرات مشابه باشد، داده ها جمع آوری نمی شوند زیرا ضرر واقعی رخ نداده است! از این رو، می توان گفت که رویکرد واکنشی است و نه پیشگیرانه. 

    

4. در برخی از سازمان ها، تعریف ضرر در یک دوره زمانی تغییر می کند. این امر مجموعه جدیدی از چالش ها را ایجاد می کند. این به این دلیل است که داده‌های سال‌های گذشته را دیگر نمی‌توان با حال مقایسه کرد، قبل از اینکه آن‌ها را اصلاح کرد تا تأثیر تغییر در تعریف را از بین ببرد. 

نکته اصلی این است که جمع آوری داده های زیان داخلی بخشی جدایی ناپذیر از فرآیند مدیریت ریسک عملیاتی است. نتیجه نهایی این جمع آوری داده ها ایجاد یک پایگاه داده زیان است که می تواند برای پیش بینی بهتر و کاهش خطرات آتی مورد استفاده قرار گیرد. به همین دلیل است که این رویکرد در هنجارهای بازل II پیشنهاد شده است و احتمالاً در سازمان های بزرگ در سراسر جهان اجرا می شود.