به ندرت “برگزاری جلسات” یک هدف اصلی تجاری است. با این حال، جلسات تقریباً در همه مکان‌های کاری یک واقعیت زندگی است.

چند بار در یک جلسه بوده اید و به راه های بهتری برای گذراندن وقت خود فکر کرده اید؟

گاهی اوقات هیچ جایگزینی برای تعامل یک به یک که در یک اتاق جلسه انجام می شود وجود ندارد. اما در بسیاری از موارد، گزینه‌های مناسب فراوانی وجود دارد و مردم از جلساتی که وقتشان را تلف می‌کند، ناراحت می‌شوند.

یک  نظرسنجی  از 182 مدیر ارشد نشان داد که تقریباً دو سوم از آنها گفتند که جلسات آنها را از تکمیل کار واقعی باز می دارد. حیرت آور 71 درصد گفتند که جلسات “غیرمولد و ناکارآمد” بودند. شاید به این دلیل باشد که تعداد کمی از مشاغل به رهبران آموزش می دهند که چگونه از جلسات استفاده کنند و چگونه آنها را به طور مؤثر اداره کنند.

اشتباه نکنید: برگزاری یک جلسه سازنده عنصر مهم رهبری خوب است. در اینجا کارهایی وجود دارد که رهبران برجسته باید انجام دهند تا اطمینان حاصل شود که جلسات ارزشمندترین کالا، یعنی زمان را هدر نمی دهند.

آنها مطمئن می شوند که هر جلسه ضروری است

رهبران بزرگ اطمینان حاصل می کنند که وقتی جلسه ای برگزار می کنند، جلسه کاملا ضروری است. آنها به سؤالاتی مانند “آیا می توان با ایمیل این کار را انجام داد؟” با یک “نه” تاکیدی اگر هر رهبر چند دقیقه وقت بگذارد تا مطمئن شود که هر جلسه واقعاً ضروری است، متخصصان زمان بسیار کمتری را تلف خواهند کرد.

آنها فقط افرادی را دعوت می کنند که باید آنجا باشند

تعداد مناسب شرکت کنندگان در جلسه تا حد زیادی به نوع جلسه بستگی دارد. رهبر واقعی نقش ها و مسئولیت های هر کس را به خوبی می شناسد تا دقیقاً تعیین کند که چه کسی باید در یک جلسه باشد و چرا آنها باید آنجا باشند.

آنها برای هر جلسه یک دستور کار واضح دارند

تخلیه داده های بدون دستور کار تقریباً همیشه اتلاف وقت است. یک جلسه موفق و سازنده بر اساس یک دستور کار مشخص و یک تخمین زمانی مشخص تشکیل و برنامه ریزی می شود. شرکت کنندگان می دانند که دستور کار چیست و چرا از آنها خواسته شده است که شرکت کنند.

آنها از تکنیک هایی استفاده می کنند که مشارکت را تضمین می کند

جلسات به شرکت کنندگان نیاز دارند نه تماشاچی.

جلسات نیازی به تماشاگر ندارند. آنها به شرکت کنندگان نیاز دارند. رهبری عالی جلسه تضمین می کند که شرکت کنندگان در آن شرکت می کنند. آن‌ها ممکن است از تکنیک‌های ساده‌ای مانند نوبت‌گیری مکالمه استفاده کنند، یا زمانی را برای افراد تعیین کنند تا به صورت جداگانه و در گروه‌های بزرگ‌تر کار کنند. اما آنها مطمئن می شوند که همه کسانی که برای شرکت در جلسه وقت گذاشته اند، شرکت می کنند و به نوعی سود می برند.

آنها به موقع شروع می کنند و در مسیر باقی می مانند

یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای یک رهبر جلسه برای بیگانه کردن شرکت‌کنندگان این است که دیر شروع کند یا درباره موضوعات نامربوط (مثلاً امتیازات بیسبال دیشب) به جای ادامه دادن به هدف جلسه شروع کند. به همین ترتیب، آنها از دستور کار خود استفاده می کنند تا اطمینان حاصل کنند که در مسیر باقی می مانند و در مماس ها سرگردان نمی شوند. آنها از نظر دیپلماتیک مانع از انحراف شرکت کنندگان از مسیر می شوند.

آنها از جلسه حضوری به عنوان حالت پیش فرض استفاده نمی کنند

در نهایت، رهبران قوی نیازی به استفاده از جلسات به عنوان “تنظیمات پیش فرض” برای مدیریت کسب و کار ندارند. آنها به تمامی روش های ارتباطی که در اختیار دارند به خوبی مسلط هستند و از آنها به درستی استفاده می کنند. تماس‌های تلفنی مستقیم، تماس‌های کنفرانس، ایمیل‌ها و حتی چت‌های گروهی می‌توانند به بسیاری از مسائل رسیدگی کنند، به طوری که وقتی افراد به یک جلسه واقعی دعوت می‌شوند، بدانند که استفاده مهمی از وقتشان است.

مربیگری رهبری ارزش بسیار زیاد زمان افراد (از جمله زمان خودشان) را به رهبران می آموزد (یا باید به آنها بیاموزد). جلسات غیرضروری یا برنامه ریزی نادرست زمان را تلف می کنند – زمانی که قابل بازیابی نیست. گاهی اوقات هیچ جایگزینی برای حضور در یک اتاق و تبادل اطلاعات چهره به چهره با افراد وجود ندارد و در این مواقع جلسات می تواند بهترین استفاده از زمان باشد.

وقتی رهبران وقت می گذارند تا واقعاً در مورد آنچه می خواهند به انجام برسانند و بهترین راه ها برای انجام آن فکر کنند، اغلب متوجه می شوند که بهترین گزینه آنها چیزی غیر از یک جلسه سنتی است. هنگامی که آنها مهارت های ارتباطی و مهارت های مدیریت زمان را دارند که همه رهبران قوی باید داشته باشند، می توانند تیم خود را به دستاوردهای چشمگیر بدون نیاز به جمع کردن همه بدون دلیل واقعاً خوب هدایت کنند.

البته رهبری چیزی فراتر از جلسات است. اساساً، این در مورد توانمندسازی تیم ها برای رسیدن به اهداف با حصول اطمینان از اینکه همه ابزارها و پشتیبانی لازم را برای استفاده از مهارت های خود به بهترین شکل در اختیار دارند، است. اگر می‌خواهید تمام ابعاد کلیدی رهبری هوشمند  را بررسی کنید، توصیه می‌کنم کتاب‌های من،  از جمله آخرین کتاب من  ، رهبر هوشمند را بررسی کنید.