برنامه ریزی در سال 1403:درسی+کنکور+سالانه+روزانه +زندگی

برنامه ریزی در سال 1403:درسی_کنکور+سالانه+روزانه+زندگی

برنامه ریزی در سال 1403:درسی_کنکور+سالانه+روزانه+زندگی یکی از ساده ترین سیستم های مدیریت وظایف است که امروزه مورد استفاده قرار می گیرد. با این حال، همچنان میلیون ها نفر را ناامید می کند. شما ممکن است یکی از آنها باشید.اول اینکه تقصیر شما نیست. تعداد کمی از افراد آموزش رسمی در مورد چگونگی ایجاد لیست کارهای موثر دریافت می کنند. به ندرت در مدرسه تدریس می شود. و تا زمانی که اکثر ما وارد محل کار می شویم، رویکرد ضعیف و ناکارآمدی را برای انجام کارها اتخاذ کرده ایم.

ثانیاً، بدون آموزش کامل، احتمالاً از یک روش مدیریت کار استفاده می‌کنید که توانایی شما را برای تکمیل وظایف خراب می‌کند. من این را “پارادوکس بهره وری” می نامم که در چند لحظه به تفصیل درباره آن بحث خواهیم کرد.نتایج فاجعه بار است.بدون یک استراتژی مناسب برای مدیریت وظایف، روزهای ما از کنترل خارج می شوند. سطوح استرس ما سر به فلک می کشد، زیرا اقلام با اولویت بالا از ضرب الاجل خود می گذرند. در همین حال، یک جریان دائمی از وظایف جدید وارد می شود و توجه ما را می طلبد. وقتی لیست کارهایمان از نقطه ای می گذرد که به طور منطقی می توانیم انتظار داشته باشیم همه چیز را انجام دهیم، احساس غرق شدن می کنیم.

این زندگی برای میلیون ها نفر است.این دلیلی است که من این راهنمای عمل را نوشتم، فرمول فهرست کارها: راهنمای استرس برای ایجاد لیست کارهایی که کار می کنند! من به شما نشان خواهم داد که چگونه وظایف را مدیریت کنید و لیست کارهایی را ایجاد کنید که به شما کمک می کند کارهای مهم خود را انجام دهید. این مهارت باعث می شود تا بسیاری از استرسی که احساس می کنید از بین برود.فرمول فهرست کارهاکتاب کوتاهی است که به شما کمک می کند تا در اسرع وقت اقدام کنید. این مهم است. شما آن را می خوانید زیرا احساس می کنید در زیر کوهی از وظایف، پروژه ها و مسئولیت ها مدفون شده اید. سیستمی که قرار است برای شما طرح کنم به شما نشان می دهد که چگونه کنترل روز کاری خود را دوباره به دست آورید و از منحنی جلوتر بمانید.

این راهنمای اقدام به این معنی نیست که از بین رفته و در قفسه گذاشته شود. این به معنای خواندن و اعمال است. خبر خوب این است که مطالب به گونه ای نوشته و سازماندهی شده است که خواندن سریع آن را آسان می کند. همچنین می توانید انتخاب کنید که فقط بخش هایی را بخوانید که فکر می کنید برای شما مهم هستند.استفاده از مواد به شما بستگی دارد.عنوان این کتاب، فرمول فهرست کارها، نباید به این معنی باشد که یک رویکرد مدیریت کار واحد و بی نقص برای همه کارساز خواهد بود. برعکس، هدف شناسایی رویکردی است که به بهترین وجه تکمیل کننده فرآیند کاری شخصی شما باشد.

برای این منظور، من چندین سیستم فهرست کارهایی را که امروزه مورد استفاده قرار می گیرند، شرح می دهم. هر کدام دارای ویژگی های مفید و همچنین نقص های قابل توجه هستند. پس از بحث درباره این سیستم ها، به شما نشان خواهم داد که چگونه لیست های موثر ایجاد کنید. من شما را از طریق روند، مرحله به مرحله.در پایان این راهنمای اقدام، ما در مورد نحوه روغن کاری دستگاه صحبت خواهیم کرد تا روز به روز بدون عیب و نقص برای شما کار کند. من شما را تشویق می کنم که تاکتیک هایی را که برای شما مفید است اتخاذ کنید و بقیه را کنار بگذارید.

همانطور که در کتاب های دیگرم برجسته کرده ام، شما ناخدای کشتی خود هستید. من نقشه را ارائه خواهم کرد و توصیه های عملی ارائه خواهم کرد. شما دوره را ترسیم می کنید.نکته آخر… از فهرست مطالب این کتاب نترسید. من این مطالب را سازماندهی کرده ام تا بتوانید به راحتی بخش هایی را پیدا کنید که بیشترین تأثیر را در زندگی شما دارند. اگر نمی خواهید، لازم نیست همه آنها را بخوانید. مواردی که به شما علاقه دارند را اکنون بخوانید و بقیه را برای بعد ذخیره کنید.

با این اوصاف، اگر احساس می‌کنید کاملاً خسته هستید، توصیه می‌کنم این راهنمای عمل را از ابتدا تا انتها بخوانید. خواهید فهمید که چرا رویکرد فعلی شما برای مدیریت وظایف شکست خورده است. همچنین تغییراتی را که باید انجام دهید تا به ضرب الاجل های خود برسید، استرس خود را کاهش دهید و در تجربه روزانه خود لذت بیشتری ببرید، خواهید یافت.

زمانی که خواندن فرمول فهرست کارها: راهنمای بدون استرس برای ایجاد لیست کارهایی که کار می‌کنند را به پایان می‌رسانید، می‌دانید که چگونه لیست‌های وظایفی را ایجاد کنید که کارهایی بیش از نمایش موارد عملی انجام دهند. آنها در واقع به شما کمک می کنند تا کارها را انجام دهید. بیشتر به این نکته، آنها به شما کمک می کنند تا کارهای مهم را انجام دهید. این می تواند به معنای تفاوت بین مبارزه با استرس مزمن و احساس گناه و لذت بردن از یک هفته کاری آرام و بدون فشار باشد.شما در شرف یادگیری سیستمی هستید که نحوه برخورد شما با کارتان را چه در دفتر و چه در خانه متحول خواهد کرد.برای شروع آماده اید؟ اگر چنین است، بیایید وارد شویم.

دکتر-سعید-جوی-زاده-نویسنده

برنامه ریزی در سال 1403

  • عوامل مؤثر بر موفقیت یک کسب و کار را شناسایی کنید.
  • نقاط قوت و ضعف کسب و کار خود را ارزیابی کنید.
  • استراتژی بازسازی کسب و کار خود را تدوین کنید.
  • تغییرات لازم را در کسب و کار خود ایجاد کنید.

چطور برنامه ریزی کنیم ؟

  • مدرس: دکتر سعید جوی زاده 
  • مخاطب: تمام کارآفرینانی که می‌خواهند کسب‌وکارشان رشد
  • مدت زمان دوره: 30ساعت آموزش
دوره بازسازی کسب و کار

برنامه ریزی در سال 1403:درسی_کنکور+سالانه+روزانه+زندگی

یک استراتژی فهرست کارها چه کاری برای شما انجام می دهد:

  • اول، به شما امکان کنترل روز کاری را می دهد. شما می‌دانید که باید روی چه چیزهایی کار کنید و چه چیزهایی را می‌توانید در پشت مشعل قرار دهید. یک سیستم مدیریت کار خوب، روز کاری شما را کمتر آشفته می کند.
  • دوم، شما می توانید ضرب الاجل های خود را رعایت کنید. فهرست کاملی از کارها، اولویت های اصلی روز را بر اساس اهمیت و فوریت آنها آشکار می کند. فوراً به شما نشان می دهد که باید زمان و توجه خود را به کجا اختصاص دهید.
  • سوم، لیست کارهای شما تضمین می کند که در زمان مناسب روی وظایف درست کار می کنید. بر این اساس، موارد فوری را انجام می‌دهید و می‌توانید تا زمانی که زمان اجازه می‌دهد، روی موارد کمتر فوری تمرکز کنید. به جای اینکه احساس غمگینی کنید، احساس خواهید کرد که از منحنی جلوتر هستید.
  • چهارم، شما از هدر دادن زمان ارزشمند برای خاموش کردن آتش جلوگیری خواهید کرد. به یاد داشته باشید، لیست وظایف شما به شما نشان می دهد که بر اساس فوریت هر مورد باید روی چه چیزی کار کنید. شما یاد خواهید گرفت که برای مدیریت زمان خود به آن تکیه کنید. یک لیست مناسب از واکنش شما به رویدادهایی که به نظر می رسد مانند بحران هستند، باز می دارد. درعوض، هر موقعیتی را بر اساس حجم کاری فعلی خود ارزیابی می کنید و تصمیمات منطقی در مورد اینکه زمان محدود خود را کجا باید بگذرانید، اتخاذ خواهید کرد.
  • پنجم، لیست وظایف شما تا حد زیادی استرس شما را کاهش می دهد. می‌توانید ضرب‌الاجل‌های خود را رعایت کنید، و بنابراین فشار دائمی، ناخوشایند و کشنده خلاقیت را که با دیر انجام دادن وظایف همراه است، تجربه نخواهید کرد. از پرت شدن حواس با بحران‌های فرضی جلوگیری می‌کنید، که باعث می‌شود احساس کنید کنترل روز کاری خود را بیشتر می‌کنید. شما روی کارهای با ارزش تمرکز خواهید کرد، که تضمین می کند زمان خود را به کارآمدترین شکل ممکن صرف خواهید کرد.
  • ششم، یک لیست کارهایی که به درستی طراحی شده باشد، تمرکز شما را بهبود می بخشد. وقتی نوبت به انجام کارها می رسد، تمرکز جایی است که نبرد پیروز می شود. همانطور که در بالا ذکر شد، لیست شما به شما نشان می دهد که زمان خود را کجا بگذرانید. شما می‌دانید که کدام کارها اولویت بیشتری نسبت به کارهای دیگر دارند، و به این ترتیب مستحق زمان و توجه فوری شما هستند. تمرکز چیزی است که به شما این امکان را می دهد که به جای اتلاف وقت برای فعالیت های جزئی یا بی اهمیت، کارهای مهم را انجام دهید.
  • هفتم، یک لیست وظایف خوب، ناامیدی و گناهی را که هنگام عقب افتادن از پروژه ها احساس می کنید، از بین می برد. این به شما کمک می کند تا هوشمندانه تر و با هدف بیشتری کار کنید. روی مواردی تمرکز خواهید کرد که شما را به اهدافتان نزدیک‌تر می‌کنند و در پایان هر روز به شما احساس موفقیت می‌دهند.

پارادوکس بهره وری: چگونه لیست کارهای شما مانع موفقیت شما می شود

دوره بازسازی کسب و کار

41 درصد از کارهای انجام شده هرگز تکمیل نمی شوند.

بر اساس آمارهای اخیر، 41 درصد از کارهای انجام شده برای همیشه ناتمام مانده و بر بهره وری و کارایی در بخش های مختلف سایه افکنده است. این پدیده بر چالش مداوم وظایف ناقصی که سازمان‌ها را در سراسر جهان آزار می‌دهد، تاکید می‌کند. چه به تغییر اولویت ها، منابع ناکافی یا موانع پیش بینی نشده نسبت داده شود، این آمار به عنوان یادآوری آشکار از شکاف بین قصد و اجرا است. چنین کار ناقصی نه تنها نشان دهنده زمان و تلاش از دست رفته است، بلکه پیامدهایی برای روحیه و عملکرد سازمانی نیز به همراه دارد. پرداختن به این موضوع نیازمند رویکردی چندوجهی است، از جمله هدف‌گذاری واضح‌تر، استراتژی‌های مدیریت پروژه بهبود یافته، و فرهنگی که به مسئولیت‌پذیری و پیگیری اهمیت می‌دهد. تنها از طریق تلاش های هماهنگ برای به حداقل رساندن این اختلاف بین وظایف آغاز شده و کارهای انجام شده، سازمان ها می توانند امیدوار باشند که پتانسیل کامل خود را باز کنند و به موفقیت پایدار دست یابند.

50 درصد از کارهای تکمیل شده در یک روز انجام می شود.

به طور قابل توجهی، 50 درصد از کارهای تکمیل شده تنها در یک روز انجام می شود و کارایی تلاش متمرکز و مدیریت زمان را در دستیابی به نقاط عطف بهره وری برجسته می کند. این آمار بر پتانسیل پیشرفت سریع زمانی که وظایف با قاطعیت و کارایی نزدیک می شوند، تاکید می کند. این پدیده چه با ضرب‌الاجل‌های قریب‌الوقوع، الهام‌بخشی یا عزم محض پیش برود، ظرفیت افراد و تیم‌ها را برای تولید خروجی قابل توجه در یک بازه زمانی فشرده نشان می‌دهد. چنین نمونه هایی از بهره وری شتابان نه تنها قدرت کار متمرکز را نشان می دهد، بلکه به عنوان شاهدی بر سازگاری و تدبیر انسان عمل می کند. استفاده از این پتانسیل مستلزم ترکیبی از اولویت‌بندی مؤثر، جریان‌های کاری ساده و محیط کاری مساعد است که تمرکز و انگیزه را پرورش می‌دهد. با بهره‌گیری از درس‌های به‌دست‌آمده از این آمار، افراد و سازمان‌ها به طور یکسان می‌توانند فرآیندهای خود را برای دستیابی به کارایی بیشتر و حرکت به سمت اهداف خود با شتاب بیشتر بهینه کنند.

18 درصد از کارهای تکمیل شده در عرض یک ساعت انجام می شود.

با کمال تعجب، 18 درصد از کارهای تکمیل شده در بازه زمانی بسیار کوتاه تنها یک ساعت انجام می‌شوند که پتانسیل اجرای سریع و تأثیر فوری در حوزه‌های مختلف را برجسته می‌کند. این آمار کارایی و اثربخشی را روشن می کند که می توان از طریق تکمیل سریع کار به دست آورد، خواه به دلیل فوریت، سادگی، یا مدیریت ماهرانه زمان باشد. توانایی رسیدگی سریع به وظایف بر اهمیت استفاده از فرصت ها برای پیروزی های سریع و حفظ شتاب در جریان های کاری روزانه تاکید می کند. خواه پاسخگویی به درخواست‌های فوری، پرداختن به تکالیف جزئی یا استفاده از مهارت‌های تخصصی باشد، افرادی که در تکمیل وظایف در عرض یک ساعت برتری دارند، مهارت و کارایی و چابکی خود را نشان می‌دهند. پذیرش این آمار باعث ارزیابی مجدد تخصیص زمان و اولویت بندی وظایف می شود و بر اهمیت شناسایی و استفاده از فرصت ها برای پیشرفت سریع تاکید می کند. با استفاده استراتژیک از این توانایی، افراد و تیم ها می توانند بهره وری را به حداکثر برسانند، از فرصت های حساس به زمان سرمایه گذاری کنند و در نهایت به موفقیت بیشتری در تلاش های خود دست یابند.

دوره بازسازی کسب و کار

10 درصد از کارهای تکمیل شده در عرض یک دقیقه انجام می شود.

قابل توجه است که تنها 10 درصد از کارهای تکمیل شده در یک بازه زمانی کوتاه و شگفت‌انگیز تنها یک دقیقه به دست می‌آیند که پتانسیل اقدام آنی و حل سریع مشکل را در زمینه‌های مختلف برجسته می‌کند. این آمار حاکی از چابکی و کارایی است که وقتی افراد توانایی رسیدگی سریع به وظایف را با دقت و تمرکز داشته باشند، می تواند مهار شود. خواه با تقاضاهای فوری، فرآیندهای خودکار یا تخصص استثنایی هدایت شود، ظرفیت تکمیل وظایف در عرض یک دقیقه به معنای تسلط بر مدیریت زمان و حس شدید اولویت‌بندی است. افرادی که قادر به دستیابی به چنین بردهای سریعی هستند، نه تنها یک رویکرد فعالانه برای اجرای کار، بلکه همچنین استعداد برای استفاده از فرصت های لحظه ای را نشان می دهند. پذیرش این آمار باعث ارزیابی مجدد گردش کار و فرآیندهای تصمیم گیری می شود و بر اهمیت استفاده از فناوری، تفویض اختیار و روش های کارآمد برای سرمایه گذاری از فرصت های زودگذر برای پیشرفت سریع تأکید می کند. با پذیرش استراتژیک این توانایی، افراد و سازمان ها می توانند سطوح جدیدی از کارایی، پاسخگویی و رقابت پذیری را در فعالیت های خود باز کنند.

دوره بازسازی کسب و کار

چرا لیست کارهای خود را تکمیل نمی کنید؟

در حالت ایده‌آل، شما باید بتوانید هر موردی را که در لیست کارهای شما ظاهر می‌شود در پایان هر روز خط بکشید. اگر در انجام این کار مشکل دارید، این بخش را با دقت بخوانید.من قصد دارم هشت دلیل متداول را که مردم از لیست خود عبور نمی کنند را پوشش دهم. هر یک از آنها می تواند بهره وری شما را از بین ببرد و مانع از انجام به موقع کارها شود.

دلیل شماره 1: شما هدف لیست کارهای انجام شده را اشتباه درک می کنید

آیا شما لیست کارهایی را ایجاد می کنید؟ امیدوارید با آنها چه کاری انجام دهید؟اکثر مردم پاسخ می دهند “برای انجام کارها”. اما این هدف از یک لیست وظایف به درستی طراحی شده نیست.هدف اصلی لیست کارهای شما کمک به سازماندهی وظایف و پروژه های خود و برجسته کردن موارد مهم است. این به شما امکان می دهد همه چیز را از سر خود بیرون بیاورید، جایی که احتمال دارد همه چیز از طریق شکاف ها سقوط کند. با نوشتن آن‌ها، آنها را در یک مکان جمع‌آوری می‌کنید و به بزرگ‌ترین اولویت‌هایتان دیدی چشم‌بین خواهید داشت.

مدیریت فهرستی از مواردی که در جلوی شما نمایش داده می شود بسیار ساده تر از فهرستی است که در ذهن شما شناور است. شما می توانید به راحتی وظایف را بر اساس زمانی که باید تکمیل شوند سازماندهی کنید و بر اساس آن روز خود را برنامه ریزی کنید. این به تنهایی به شما کمک می کند تا روی مهمترین کار خود تمرکز کنید.

اکثر مردم عملکرد فهرست کارها را اشتباه درک می کنند. آنها بر این باورند که این ابزاری است که باید به آنها کمک کند تا هر کاری را که فکر می کنند مستحق توجه آنهاست به پایان برسانند. برعکس، یک لیست کامل از کارهایی که باید انجام دهید، توجه شما را بر روی کار درست متمرکز می کند و مانع از کنار رفتن شما توسط موارد کم اهمیت می شود.لیست وظایف شما ابزاری برای انجام همه کارها نیست. در عوض، این ابزاری است که به شما اطمینان می دهد که کارهای درست را انجام می دهید.

مهم است که تفاوت را درک کنید. اگر هدف لیست کارهای خود را اشتباه تعبیر کنید، در نهایت به ایجاد و استفاده ناکارآمد از آنها خواهید رسید. این به نوبه خود تضمین می کند که لیست های شما به جای افزایش بهره وری شما را مختل می کند.بعداً در این راهنمای عمل، من دقیقاً به شما نشان خواهم داد که چگونه لیست هایی ایجاد کنید که به نفع شما باشد. البته می‌خواهید سیستم من را طوری تغییر دهید که با جریان کاری و ترجیحات شخصی شما مطابقت داشته باشد. اما خواهید دید که اصول اولیه ای که زیربنای یک سیستم لیست کارهای جامد را تشکیل می دهند، به طور جهانی قابل اجرا هستند.

دوره بازسازی کسب و کار

دلیل شماره 2: از تعیین ضرب الاجل غفلت می کنید

لیست کارهای بدون مهلت یک لیست آرزو است. هیچ چیز بیشتر. بدون مهلت، ما به سمت انفعال متمایل می شویم.ضرب‌الاجل‌ها بیش از تحمیل احساس فوریت انجام می‌دهند. آنها به ما کمک می کنند تا وظایف و پروژه ها را بر اساس مدت زمانی که برای تکمیل آنها داریم اولویت بندی کنیم. علاوه بر این، هنگامی که آنها ظاهر می شوند، ما را تشویق می کنند تا اقدامی انجام دهیم.

این را در نظر بگیرید: اگر تاریخ سررسید برای پرداخت وجود نداشته باشد، چقدر سریع صورتحساب کارت اعتباری خود را پرداخت می کنید؟ چقدر سریع ثبت نام ماشین خود را پرداخت می کنید؟ اگر مثل اکثر مردم هستید، هر دو کار را برای مدت نامحدودی به تعویق می اندازید.

این نتیجه زمانی اتفاق می افتد که افراد لیست کارهایی را ایجاد می کنند و از تعیین ضرب الاجل برای هر کار غفلت می کنند. بدون ضرب الاجل، انگیزه کمی برای اقدام وجود دارد. بدون انگیزه، هیچ کاری انجام نمی شود. این دلیلی است که بسیاری از فهرست‌های کارها از کنترل خارج می‌شوند و با ناتمام ماندن کارها، روز به روز طولانی‌تر و طولانی‌تر می‌شوند.این یک مشکل بزرگ است زیرا اکثر مردم با به تعویق انداختن کار دست و پنجه نرم می کنند. حتی آنهایی از ما که توانسته‌ایم این عادت را مهار کنیم، باید همیشه مراقب باشیم که مبادا سرش را بالا ببرد و جای پایی در زندگی‌مان به دست آورد.ضرب الاجل ها دشمن تعلل هستند. آنها به ما انگیزه می دهند که دست به کار شویم و وظایف را به پایان برسانیم. آنها همچنین به ما کمک می کنند تا اثربخشی تلاش های مدیریت زمان خود را بسنجیم. اگر به طور مداوم کارهای مهم را به موقع انجام می دهیم، باید کاری را درست انجام دهیم.

ضرب‌الاجل‌ها همچنین به ما کمک می‌کنند تا تصمیم بگیریم زمان و توجه محدود خود را در کجا صرف کنیم. این مهم است. همیشه کارهایی که باید به پایان برسند بیشتر از زمان لازم برای اتمام آنها خواهد بود. ضرب‌الاجل‌ها به ما کمک می‌کنند تا بر اساس اهدافی که امیدواریم به آنها برسیم، بین وظایف رقابتی یکی را انتخاب کنیم.قانون پارکینسون را به یاد بیاورید: “کار به گونه ای گسترش می یابد که زمان در دسترس برای تکمیل آن پر شود.” اگر تصمیم می‌گیرید برای کارهایتان مهلت تعیین نکنید، وقتی این موارد در لیست شما باقی می‌مانند، تعجب نکنید.

دلیل شماره 3: لیست های شما خیلی طولانی است

می دانید به چه چیزی اشاره می کنم من در مورد لیست کارهای روزانه صحبت می کنم که به نظر می رسد هرگز تمام نمی شود. آنها ادامه می یابند و حاوی ده ها مورد هستند.چنین لیست هایی از جهات متعددی نتیجه معکوس دارند. اول، آنها حواسشان را پرت می کنند. آنها گزینه های زیادی را ارائه می دهند، که هر کدام توجه شما را از مهمترین کار شما دور می کند.دوم، آنها غیر واقعی هستند. لیست هایی که خیلی طولانی هستند در نهایت به نقطه ای می رسند که غیر قابل مدیریت می شوند. شما نمی توانید به همه موارد دسترسی پیدا کنید زیرا تعداد آنها بسیار زیاد است.

سوم، آنها ناامید کننده هستند. هر روز را با درک اینکه نتوانسته اید لیست وظایف روز را کامل کنید، تمام می کنید. این نتیجه که بارها و بارها تجربه می شود، می تواند برای انگیزه شما ویرانگر باشد.

چهارم، آنها به تعویق انداختن کار را تشویق می کنند. با ناتوانی در تکمیل کارهای روزانه خود، ذهن خود را آموزش می دهید تا آن نتیجه را بپذیرد. با گذشت زمان، انگیزه یا انگیزه برای انجام به موقع وظایف را از دست خواهید داد.شما زمان محدودی برای انجام کارها در طول یک روز معین دارید. نتیجه این است که شما باید دامنه لیست کارهای خود را برای تطبیق با این محدودیت محدود کنید. اگر فقط چهار ساعت در اختیار دارید، مطمئن شوید که موارد موجود در لیست کارهایتان را می‌توانید در آن بازه زمانی تکمیل کنید. در غیر این صورت، خود را برای شکست آماده خواهید کرد.بسیاری از افراد هر کاری را که نیاز دارند یا می‌خواهند انجام دهند، به طور خلاصه انجام می‌دهند. آنها همه چیز را در یک لیست ثبت می کنند. مشکل این است که آنها از دسته بندی این وظایف غفلت می کنند و آنها را بر اساس زمینه، اولویت و فوریت در لیست های جداگانه قرار می دهند. اقلام در یک ثبت بزرگ باقی می مانند، که سپس هر روز به عنوان یک یادآوری متوالی از آنچه باید انجام شود نامیده می شود.این یک رویکرد وحشتناک برای مدیریت وظایف است. این منجر به یک لیست طولانی می شود که با اضافه شدن وظایف جدید هر روز طولانی تر می شود.

دوره بازسازی کسب و کار

دلیل شماره 4: لیست های شما دارای تنوع بسیار زیادی هستند

به عنوان مخازن تخلیه مغز عمل می‌کنند، همواره وظایفی را جمع‌آوری می‌کنند که از نظر دامنه بسیار متفاوت هستند. مواردی که تکمیل آنها سه دقیقه طول می کشد در کنار مواردی که سه هفته طول می کشد فهرست شده اند. وظایف با اولویت بالا در کنار وظایف با اولویت پایین لیست شده اند که می توانند به طور نامحدود در پشت مشعل قرار گیرند. همچنین مواردی را خواهید یافت که با طیف گسترده ای از پروژه های نامرتبط مرتبط هستند.

به عبارت دیگر، هیچ ارتباطی بین وظایف مختلف وجود ندارد.این رویکرد پیامدهای جدی دارد. ابتدا، در مواجهه با فهرست طولانی از گزینه‌ها، احتمالاً یا در اثر بی‌عملی فلج می‌شوید یا تشویق می‌شوید که در یک فعالیت کم‌ارزش، مانند بررسی فیسبوک، شرکت کنید. این همان چیزی است که روانشناس بری شوارتز آن را «پارادوکس انتخاب» نامید. هرچه گزینه های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری برای تصمیم گیری بین آنها داریم و در نتیجه اضطراب بیشتری را تجربه می کنیم.

دومین پیامد تنوع بیش از حد در لیست وظایف شما این است که زمان بیشتری برای انجام کارها صرف می کنید. چه به دلیل بلاتکلیفی فلج شده باشید و چه از بررسی فیس بوک به عنوان راهی برای جلوگیری از انتخاب بین گزینه های متعدد خود، در نهایت زمان ارزشمند خود را تلف می کنید. این به بهره وری شما آسیب می زند.

سوم، تنوع بیش از حد در لیست کارهای شما، سطح استرس شما را افزایش می دهد. حواس‌تان پرت‌تر است، به این معنی که کارایی کمتری خواهید داشت. شما نمی توانید انتخاب کنید که روی چه کاری باید کار کنید، که توانایی شما را برای مدیریت زمان از بین می برد. در نتیجه، زمان کمتری برای تکمیل پروژه‌های مهم باقی می‌ماند، که شما را مجبور می‌کند برای انجام کارها در موعد مقرر سخت‌تر تلاش کنید. با در دسترس بودن زمان کمتر، احتمال اینکه ضرب الاجل ها را از دست بدهید، بیشتر می شود، که می تواند باعث ایجاد احساس گناه، شرمساری و ناامیدی شود.این شرایط می تواند باعث افزایش سطح استرس شما شود. این به نوبه خود، تولید آثار باکیفیتی را که می‌توانید به آن افتخار کنید و به موقع انجام دهید، دشوارتر می‌کند.خبر خوب این است که هنگامی که بدانید چگونه لیست کارهای موثری را ایجاد کنید، می توانید به راحتی از مشکلات فوق جلوگیری کنید. من مراحل بعدی را در این راهنمای عمل به شما نشان خواهم داد.

دلیل شماره 5: گزینه های زیادی به خود می دهید

مشکل او ارتباط نزدیکی با داشتن تنوع بیش از حد در لیست وظایف شما دارد. اما به دلیل تأثیری که بر نحوه تصمیم گیری مغز دارد، شایسته ذکر است.ما صبح با ذخیره محدودی از منابع شناختی از خواب بیدار می شویم. این فروشگاه به سرعت در طول روز با تصمیم گیری ما استفاده می شود. همه تصمیمات، چه ساده و چه پیچیده، عوارض دارند.

به همین دلیل است که انتخاب بین چندین گزینه در صبح آسان است – برای مثال، آیا باید وافل، تخم مرغ یا غلات برای صبحانه بخورید؟ شما یک ذخیره کامل از منابع شناختی در اختیار دارید. با این حال، در پایان روز، حتی ساده ترین انتخاب ها نیز می تواند دشوار به نظر برسد. آیا باید به باشگاه بروید، تلویزیون تماشا کنید یا با همسرتان گفتگوی معناداری داشته باشید؟ شما خسته هستید و منابع شناختی کمتری در اختیار دارید. در نتیجه توانایی شما برای تصمیم گیری منطقی مختل می شود.به این خستگی تصمیم می گویند. این حالتی است که در آن کمتر قادر به تصمیم گیری خوب هستید زیرا از نظر ذهنی از تصمیم گیری در طول روز خسته شده اید. به عبارت دیگر، منابع شناختی شما تمام شده است. تو دود می کنی

درک این پدیده مهم است زیرا تأثیر مخربی بر توانایی ما برای تصمیم گیری در مورد نحوه تخصیص زمان بین گزینه های رقیب دارد. ما کمتر منطقی، تمرکز کمتر و کمتر قادر به کنترل تکانه های خود می شویم. در نتیجه، ما تمایل بیشتری به انتخاب فعالیت‌هایی داریم که رضایت فوری را به ارمغان می‌آورند تا آن‌هایی که مسلماً برای ما بهتر هستند، اما به تلاش بیشتری نیاز دارند.

به عنوان مثال، در پایان روز، که از خستگی تصمیم‌گیری رنج می‌بریم، بیشتر از رفتن به باشگاه، تلویزیون تماشا می‌کنیم. ما بیشتر احتمال دارد که یک کیسه چیپس سیب زمینی بگیریم تا اینکه یک سالاد تهیه کنیم یا یک استیک بپزیم. ما تمایل داریم راه آسان را انتخاب کنیم.لیست کارهایی که گزینه های زیادی را ارائه می دهند این مشکل را تشدید می کنند. آنها شما را مجبور می کنند که تصمیمات غیرضروری در مورد اینکه کدام وظایف را انجام دهید، بگیرید. همانطور که در بالا ذکر شد، هر تصمیم ذخیره منابع شناختی شما را از بین می برد و خستگی تصمیم گیری شما را افزایش می دهد.

این در نهایت منجر به یک مخمصه به نام “اجتناب از تصمیم گیری” می شود. در مواجهه با گزینه های بسیار زیاد، از انتخاب از میان آنها اجتناب می کنید زیرا انجام این کار به تلاش ذهنی بیش از حد نیاز دارد. در عوض، شما وقت ارزشمندی را صرف بررسی ایمیل، بازدید از فیس بوک، و خواندن سرفصل های اخبار می کنید، همه اینها در تلاش برای دور زدن تصمیم گیری در مورد اینکه روی چه چیزی کار کنید.نتیجه قابل پیش بینی است. بهره وری شما به شدت کاهش می یابد و مواردی که باید انجام دهید، از جمله موارد مهم، ناتمام می مانند.

دوره بازسازی کسب و کار

دلیل شماره 6: از افزودن زمینه برای هر کار غفلت می‌کنید

یکی از بزرگ‌ترین ناکامی‌ها در بیشتر فهرست‌های کار، فقدان زمینه برای وظایف فردی است. موارد بدون هیچ اشاره ای در مورد زمان لازم برای تکمیل آنها، اولویت آنها و نقشی که در دستیابی به اهداف خاص ایفا می کنند، یادداشت می شوند.بدون چنین زمینه ای، دشوار است که بدانید کدام وظایف مستحق توجه فوری شما هستند. در واقع، حتی دانستن اینکه آیا قادر به انجام یک کار خاص با توجه به شرایط خود هستید، دشوار است.

اگر نمی دانید چه مدت طول می کشد تا کاری تمام شود، چقدر مهم است و چگونه به اهداف شما کمک می کند، چگونه می توانید بدانید که آیا باید روی آن کار کنید یا خیر؟ اگر نمی دانید که آیا برای کار بر روی کار به منابع خاصی نیاز دارید یا نه، چگونه می توانید بدانید که آیا کار بر روی آن حتی در یک مقطع زمانی خاص امکان پذیر است؟پاسخ این است که شما نمی توانید بدانید.این دلیلی است که لیست های کارهایی که هیچ زمینه ای در سطح کار ارائه نمی دهند، بی اثر هستند. در واقع، آنها بیشتر از اینکه فایده ای داشته باشند ضرر می کنند. به جای اینکه شما را وادار کنند که روی مهمترین وظایف خود کار کنید، باعث می شوند وقت خود را برای مواردی که مناسب شرایط فعلی شما نیستند تلف کنید.

به عنوان مثال، فرض کنید لیست کارهای شما شامل کار «با حسابدار من تماس بگیرید» باشد. هیچ اطلاعاتی در مورد اولویت مورد ارائه نمی دهد. آیا امروز باید با حسابدار خود تماس بگیرید یا می تواند تا هفته آینده صبر کند؟ همچنین اطلاعاتی در مورد مدت زمان احتمالی تماس وجود ندارد. چند دقیقه طول می کشد یا یک ساعت با تلفن صحبت می کنید؟ همچنین جزئیات مربوط به هدف تماس وجود ندارد. آیا لازم است از حسابدار خود سؤالی در مورد حذف احتمالی بپرسید؟ یا می خواهید مزایا و معایب راه اندازی یک شرکت پوسته را بررسی کنید؟نکته این است که دشوار است بدانید که آیا باید با یک مورد انجام دهید بدون دانستن جزئیات متنی آن مقابله کنید.وقتی لیستی از وظایف را بدون زمینه ایجاد می کنید، در نهایت با گزینه هایی مواجه می شوید که انتخاب از بین آنها دشوار است. نتیجه؟ فهرست شما، که قرار است رکوردی از کارهایی باشد که باید انجام دهید، به یک رکورد رو به رشد از چیزهایی تبدیل می شود که رسیدگی نشده و ناتمام مانده اند

دلیل شماره 7: وظایف شما خیلی گسترده تعریف شده است

مشکل او با وظایف کلی تعریف شده این است که دامنه آنها بسیار بزرگ است. بسیاری فاقد نقطه شروع و پایان روشن هستند. در نتیجه، هیچ راهی برای اندازه گیری درست موفقیت وجود ندارد.به عنوان مثال، فرض کنید یکی از موارد موجود در لیست کارهای شما «ساخت یک وب سایت» است. این وظیفه خیلی گسترده تعریف شده است. ساخت یک وب سایت شامل چندین مرحله است که بسیاری از آنها را نمی توان تا زمانی که مراحل دیگر تکمیل کرد، اجرا کرد. شما باید یک نام دامنه را رزرو کنید، یک میزبان وب پیدا کنید، یک حساب میزبانی ایجاد کنید، سرورهای نام خود را به سرورهای میزبان هدایت کنید، وردپرس را نصب کنید، یک تم نصب کنید، افزونه های وردپرس را نصب کنید، و بسیاری موارد دیگر.

به عبارت دیگر، این مورد تعریف شده گسترده در واقع یک پروژه تمام عیار است که از وظایف متعددی تشکیل شده است.اگر این مورد در فهرست کارهای من بود، نمی‌دانستم چگونه شروع کنم زیرا از فهرست کردن تکالیف غافل شدم. من تمایل به تعویق دارم. در این صورت، در لیست کارهای من بدون توجه باقی می ماند، و باعث ایجاد اضطراب در من می شود که هر روز افزایش می یابد، زیرا من نتوانستم در آن پیشرفت کنم.

در مقابل، یک وظیفه با تعریف محدود، مستلزم نقاط شروع و پایان روشن است. به عنوان مثال، شما می دانید زمانی که وظیفه “رزرو نام دامنه” تکمیل شده است. وقتی کار “یافتن میزبان وب” تکمیل شد، می دانید. این موارد انجام کار دارای یک هدف منحصر به فرد هستند و به راحتی می توان فهمید که آیا آن هدف محقق شده است یا خیر.پروژه‌ها زمانی که به بخش‌های تشکیل‌دهنده‌شان تقسیم نشده باشند، به عنوان وظایف ظاهر می‌شوند. از آنجایی که تک تک موارد کاری نامشخص باقی مانده اند، تشخیص اینکه پروژه ها چه زمانی تکمیل شده اند دشوار است.

این یک شکست رایج در لیست کارهای انجام شده است.برای مثال، نویسنده ای را در نظر بگیرید که قصد دارد رمان جدیدی بنویسد. موردی که باید انجام دهید «شروع به نوشتن رمان» خیلی مبهم است. وظایف بسیار زیادی درگیر هستند که نامشخص مانده اند. «اولین پیش‌نویس فصل 1 را بنویسید» مؤثرتر خواهد بود. ویژگی آن اقدام را تشویق می کند و تشخیص اینکه چه زمانی مورد تکمیل شده است را آسان می کند.دانشجویی را در نظر بگیرید که باید برای امتحان آماده شود. مورد “مطالعه برای امتحان” نادقیق است. “مسائل تمرینی کامل در صفحات 171 – 175” موثرتر خواهد بود زیرا به دانش آموز وظیفه خاصی را می دهد تا به آن رسیدگی کند.مدیر شرکتی را در نظر بگیرید که می خواهد گردش کار بخش خود را بهبود بخشد. مورد “افزایش بهره وری بخش” مبهم است. “برنامه ریزی جلسه با رهبران تیم برای بحث در مورد برنامه گردش کار جدید” موثرتر خواهد بود زیرا یک هدف واحد را ارائه می دهد. فهمیدن اینکه چه زمانی به آن هدف رسیده است آسان است.نکته این است که تعریف وظایف بسیار گسترده برای تکمیل آنها مضر است. مبهم بودن آنها باعث می شود که ماندگار شوند. اگر در تکمیل موارد کاری مشکل دارید، بررسی کنید که آیا می توان آنها را به کارهای کوچکتر تقسیم کرد یا خیر.

دوره بازسازی کسب و کار

دلیل شماره 8: وظایف شما به اهداف خاصی متصل نیست

هر کاری که انجام می دهید هدفی دارد به عنوان مثال، شما روغن خودروی خود را تعویض می کنید تا موتور در حالت خوبی باشد. برای جلوگیری از جریمه و جریمه مالیات بر درآمد خود را به موقع ثبت می کنید. شما در رستوران مورد علاقه خود رزرو می کنید تا مجبور نشوید 45 دقیقه برای یک میز منتظر بمانید.اهداف ما ما را ترغیب به اقدام می کند. وقتی می‌توانیم نتیجه مثبت انجام یک کار خاص را پیش‌بینی کنیم، کمتر تمایل به تعویق داریم. اگر همه متغیرهای دیگر برابر باشند، هر چه نسبت به نتیجه مطمئن تر باشیم، احتمال اقدام ما بیشتر می شود.

به طرز عجیبی، بسیاری از مردم هنگام ایجاد لیست کارهای خود این اصل را فراموش می کنند. آنها هر کاری را که به ذهنشان می رسد یادداشت می کنند (یا آنلاین ضبط می کنند). اما آنها نمی توانند این وظایف را با اهداف خاصی مرتبط کنند. در نتیجه، آنها در نهایت زمان محدود خود را صرف کارهایی می کنند که در دراز مدت برایشان اهمیت چندانی ندارد.

برای مثال، فرض کنید یک وبلاگ دارید و «نوشتن یک پست وبلاگ جدید» را در فهرست کارهای فردا ثبت می‌کنید. این وظیفه ای است که شما فرض می کنید باید انجام دهید. اما آیا دلیل خاصی که باید آن را انجام دهید را می دانید؟ آیا سعی می کنید با پست وبلاگ جدید به هدف خاصی برسید؟شاید شما امیدوار باشید که پست جدید در فیس بوک و توییتر در معرض دید قرار گیرد و منجر به هجوم ترافیک به وب سایت شما شود. شاید بخواهید به گوگل دلیل دیگری بدهید تا وبلاگ شما را در صفحه اول لیست هایش برای جستجوهای محبوب نمایش دهد. یا شاید امیدوار باشید که پست وبلاگ شما توجه تأثیرگذاران صنعت شما را جلب کند. این می تواند زمینه را برای ایجاد ارتباطات ارزشمند فراهم کند و شما را به سمت یک رهبر فکری سوق دهد.

نکته این است که شما باید هدف خاصی را به هر کار در لیست کارهای خود بچسبانید. دلیل نیاز به تکمیل هر مورد را بدانید. اگر از این مرحله غفلت کنید، انگیزه کمتری برای انجام آن مورد خواهید داشت.ممکن است از روی تجربه با این موضوع ارتباط برقرار کنید. اگر چنین است، ناامید نشوید. من قول دادم به شما نشان دهم که چگونه لیست کارهایی را ایجاد کنید که شما را تشویق به انجام کاری کند، به شما کمک کند کارآمدتر کار کنید و بهره وری خود را افزایش دهید. من به این قول در بخش های آینده عمل خواهم کرد.با این حال، قبل از اینکه به آنجا برسیم، بیایید یک ارزیابی سریع از مهارت لیست کارهای شما انجام دهیم.

دلیل شماره 8: وظایف شما به اهداف خاصی متصل نیست

هر کاری که انجام می دهید هدفی دارد به عنوان مثال، شما روغن خودروی خود را تعویض می کنید تا موتور در حالت خوبی باشد. برای جلوگیری از جریمه و جریمه مالیات بر درآمد خود را به موقع ثبت می کنید. شما در رستوران مورد علاقه خود رزرو می کنید تا مجبور نشوید 45 دقیقه برای یک میز منتظر بمانید.اهداف ما ما را ترغیب به اقدام می کند. وقتی می‌توانیم نتیجه مثبت انجام یک کار خاص را پیش‌بینی کنیم، کمتر تمایل به تعویق داریم. اگر همه متغیرهای دیگر برابر باشند، هر چه نسبت به نتیجه مطمئن تر باشیم، احتمال اقدام ما بیشتر می شود.

به طرز عجیبی، بسیاری از مردم هنگام ایجاد لیست کارهای خود این اصل را فراموش می کنند. آنها هر کاری را که به ذهنشان می رسد یادداشت می کنند (یا آنلاین ضبط می کنند). اما آنها نمی توانند این وظایف را با اهداف خاصی مرتبط کنند. در نتیجه، آنها در نهایت زمان محدود خود را صرف کارهایی می کنند که در دراز مدت برایشان اهمیت چندانی ندارد.

برای مثال، فرض کنید یک وبلاگ دارید و «نوشتن یک پست وبلاگ جدید» را در فهرست کارهای فردا ثبت می‌کنید. این وظیفه ای است که شما فرض می کنید باید انجام دهید. اما آیا دلیل خاصی که باید آن را انجام دهید را می دانید؟ آیا سعی می کنید با پست وبلاگ جدید به هدف خاصی برسید؟شاید شما امیدوار باشید که پست جدید در فیس بوک و توییتر در معرض دید قرار گیرد و منجر به هجوم ترافیک به وب سایت شما شود. شاید بخواهید به گوگل دلیل دیگری بدهید تا وبلاگ شما را در صفحه اول لیست هایش برای جستجوهای محبوب نمایش دهد. یا شاید امیدوار باشید که پست وبلاگ شما توجه تأثیرگذاران صنعت شما را جلب کند. این می تواند زمینه را برای ایجاد ارتباطات ارزشمند فراهم کند و شما را به سمت یک رهبر فکری سوق دهد.

نکته این است که شما باید هدف خاصی را به هر کار در لیست کارهای خود بچسبانید. دلیل نیاز به تکمیل هر مورد را بدانید. اگر از این مرحله غفلت کنید، انگیزه کمتری برای انجام آن مورد خواهید داشت.ممکن است از روی تجربه با این موضوع ارتباط برقرار کنید. اگر چنین است، ناامید نشوید. من قول دادم به شما نشان دهم که چگونه لیست کارهایی را ایجاد کنید که شما را تشویق به انجام کاری کند، به شما کمک کند کارآمدتر کار کنید و بهره وری خود را افزایش دهید. من به این قول در بخش های آینده عمل خواهم کرد.با این حال، قبل از اینکه به آنجا برسیم، بیایید یک ارزیابی سریع از مهارت لیست کارهای شما انجام دهیم.

دوره بازسازی کسب و کار